Как закрыть обособленное подразделение: оформляем документы, увольняем работников, уведомляем контролирующие органы

Пошаговая инструкция с примерами ликвидации ОП в 2021 году
Обособленное подразделение – это структурная единица организации, которая часто открывается временно, для достижения каких-либо бизнес-целей. Если эти задачи уже решены, или стали неактуальны, то возникает вопрос: «Как закрыть обособленное подразделение в 2021 году?».

Кратко об обособленном подразделении

Обособленным считается подразделение компании вне её основного адреса, где более месяца работает хотя бы один человек. Такая структурная единица не является самостоятельным юридическим лицом, тем не менее информация о нём вносится в ЕГРЮЛ. До 2021 года сведения об ОП было необходимо отражать и в уставе, поэтому организациям, работающим с тех пор, при закрытии подразделений приходится вносить изменения и в него.

Обособленное подразделение не имеет собственного имущества, его руководитель назначается головной компанией. Задача филиалов и представительств – представлять основную организацию и действовать в её интересах.

Чтобы закрыть обособку, нужно подготовить документы, уволить сотрудников и зарегистрировать изменения. Это делается в несколько этапов. Предлагаем алгоритм ликвидации обособленного подразделения 2020 года.

Ещё раз про обособленное подразделение

В законодательстве упомянуты три вида обособленных подразделений:

• филиалы;
• представительства;
• иные (отдельные стационарные рабочие места).

Это следует из ст. 55 ГК РФ и ст. 11 НК РФ.

Вопрос: В какой момент следует издать приказ о закрытии обособленного подразделения, если его работники переведены в головной офис, но договор аренды помещения, в котором размещалось производство продукции обособленным подразделением, еще не расторгнут? Посмотреть ответ

Филиалы и представительства различаются по своим функциям. Как следует из наименования, представительство представляет и защищает юридические интересы головной фирмы в каком-либо регионе. Задачи филиала шире: он не только представляет интересы, но и может осуществлять другие функции фирмы в регионе, где расположен, полностью или частично.

Такие подразделения должны располагаться по адресу, отличающемуся от адреса головной структуры, а также иметь стационарные (постоянные), созданные на срок более месяца, рабочие места. Понятие рабочего места можно вывести из ст. 209 ТК РФ. Это место, где сотрудник должен находиться или куда обязан прибыть в связи с исполнением трудовых обязанностей; которое контролируется работодателем.

Как заполнить и сдать декларацию по налогу на прибыль при закрытии обособленного подразделения?

Обособленные подразделения, если это филиал или представительство, указываются в ЕГРЮЛ. Приказом от 09/06/11 г. №ММВ-7-6/[email protected] ФНС утверждена форма №С-09-3-2, которая используется как уведомление (сообщение) при закрытии обособленного подразделения. В приложении №14 к приказу дается подробный порядок ее заполнения.

На заметку! Обособленные подразделения, не являясь самостоятельной юридической единицей, лишены и собственного имущества. Они наделяются активами, принадлежащими юридическому лицу – создателю.

Принятие решения о закрытии

Всё начинается с того, что головная организация принимает решение о закрытии обособленного подразделения. Если это филиал или представительство, то требуется решение от собственников головной организации. В обществах с ограниченной ответственностью для этого следует провести общее собрание участников. Закон об ООО прямо этого не требует, однако проводить собрание нужно при открытии таких подразделений. Соответственно, и при закрытии лучше позаботиться о коллективном решении собственников компании.

Проголосовать за открытие обособленного подразделения должны как минимум 2/3 учредителей. Опять же, по части его ликвидации требований к числу проголосовавших нет. Поэтому будет достаточно простого большинства голосов.

А как закрыть ОП, не являющееся филиалом или представительством? Для этого решение собственников не нужно. То есть в ООО нет необходимости проводить собрание участников – достаточно будет решения руководителя основной организации.

После принятия решения оформляется распоряжение или приказ о прекращении деятельности обособленного подразделения. В нём следует указать, с какой даты оно перестаёт действовать, назначить лиц, ответственных за закрытие, и распределить между ними обязанности.

Сообщение в налоговую

Процедура извещения инспекции о прекращении деятельности зависит от вида подразделения.

Филиал или представительство:

1. Проверяем, включены ли сведения в устав. Нет – переходим к пункту 2, да – вносим изменения в учредительные документы, заполняем и сдаем форму Р13001 для обновления ЕГРЮЛ, не забываем оплатить пошлину, если документы сдаются не в электронном виде через личный кабинет с ЭЦП.

Обратите внимание! Когда в отношении налогоплательщика проводится или инициирована выездная налоговая проверка, то до ее окончания ОП не снимается с учета.

2. Заполняем сообщение формы С-09-3-2. Направить его можно через ЛК, почту, ТКС (оператора) или передать лично.
3. После принятия решение о ликвидации (выпуске приказа) подать сообщение и внести корректировки в реестр нужно в течение 3 дней.

Когда ликвидируется обычное ОП, достаточно издать приказ и подать сообщение. Срок аналогичный.

Рекомендуется до завершения процедуры сдать все отчеты. После ликвидации передача станет невозможной, налоговый орган откажет в принятии документов, основываясь на снятии с учета налогоплательщика.

Уведомление работников о закрытии ОП

Перед тем как закрыть любую обособку, нужно уволить работников. В соответствии со статьёй 180 ТК РФ сообщить им о предстоящем увольнении нужно не менее, чем за 2 месяца. Соответственно, процедуру необходимо планировать с учётом этих сроков. Впрочем, закрытие не всегда влечёт роспуск сотрудников ОП – они могут быть переведены в другие подразделения или головной офис.

Для оповещения сотрудников об увольнении составляется уведомление, с которым каждый из них должен ознакомиться под подпись.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Увольнение персонала

Итак, снять с учёта обособленное подразделение в 2021 году невозможно до того, пока не уволены все сотрудники.

Увольнение при закрытии ОП происходит по определённым правилам. Если оно расположено в том же населённом пункте, где основной офис, то следует предложить сотрудникам перевод в другие подразделения. Увольнять их можно лишь в том случае, если подходящих вакансий нет. Основание для расторжения договора – сокращение в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 81 ТК РФ.

Если у компании нет других ОП в том же городе или посёлке (селе, деревне), то договор с работником расторгается на основании пункта 1 части 1 статьи 81 ТК РФ, так как подразделение ликвидируется.

В остальном всё как обычно. С сотрудниками необходимо рассчитаться не позже увольнения, а также выдать им должным образом оформленные кадровые документы. Если производится сокращение, им дополнительно обеспечиваются гарантии в соответствии с Трудовым кодексом и договором.

Инструкция по заполнению заявления С-09-3-2

Порядок оформления бланка закреплен Приказом ФНС России от 09.06.2011 № ММВ-7-6/[email protected] Если фирма решила ликвидировать сразу несколько ОП, то придется заполнить заявление о снятии с учета обособленного подразделения в 2021 году на каждое.

Структура формуляра предусматривает заполнение двух страниц. Это титульный лист или лист 1, в котором раскрывается идентификационная информация о головном учреждении. Второй лист отражает сведения о закрытии представительства, филиала или обособленного подразделения.

Сообщение о закрытии ОП в ИФНC

В течение 3 рабочих дней с даты прекращения деятельности в ИФНС подаётся сообщение о закрытии обособленного подразделения (С-09-3-2). Обращаться надо в налоговый орган по месту нахождения головного офиса компании.

На первом листе формы С-09-3-2 указываются:

• основные коды юридического лица (головного офиса) – ИНН, КПП и ОГРН;
• код ИФНС по месту нахождения компании;
• количество страниц сообщения. На каждое закрытое подразделение – 2 страницы.

На втором листе формы сообщения нужно прописать:

• код причины постановки на учёт обособленного подразделения, которое ликвидируется;
• наименование филиала / представительства, если оно есть;
• адрес этого обособленного подразделения;
• дата из решения о прекращении его деятельности.

Закрытие обособленного подразделения – пошаговая инструкция

Снятие с учета обособленного подразделения начинается с принятия двух базовых решений:

• о ликвидации ОП;
• о реализации кадровых перестановок и увольнений, необходимость в которых возникает в связи с предстоящим изменением структуры предприятия.

Чтобы закрытие обособленного подразделения было осуществлено в рамках законодательных требований, надо предварительно уведомить весь наемный персонал об увольнении по инициативе работодателя. В стандартных ситуациях делается это за 2 месяца до предполагаемой даты расторжения трудовых контрактов, но в случае с сезонными сотрудниками уведомительный период сокращается до 1 недели, а лиц, трудоустроенных по срочным контрактам на срок менее 2 месяцев, надо оповестить за 3 дня. Процедуре увольнения должно предшествовать предложение о переводе на вакантные должности в других ОП или в головном офисе (при наличии вакансий). Если свободных рабочих мест нет, работников увольняют по сокращению штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ).

Закрытие обособленного подразделения – пошаговая инструкция в 2019 году состоит из следующих этапов:

1. Принятие учредителями решения о необходимости пересмотра структуры предприятия и ликвидации конкретного ОП, документальное оформление решения о закрытии обособленного подразделения.
2. Издание приказа о закрытии ОП на основании решения учредителей.
3. Оповещение наемного персонала об увольнении по инициативе работодателя в соответствии с нормами ст. 81 ТК РФ. Отправка сообщения о предстоящем высвобождении кадров в службу занятости. Письменное предложение работникам перевестись на вакантные места (если такая возможность имеется).
4. Если информация о подразделении содержится в уставе компании, в него вносятся корректировки.
5. Формирование комплекта документов для подачи в фискальный орган для снятия подразделения с налогового учета и регистрации изменений в уставе.
6. Подготовка и сдача всех видов отчетности по итогам деятельности ликвидируемой обособленной структуры.
7. Увольнение наемного персонала, проведение окончательного расчета с работниками.
8. Закрытие расчетных счетов ОП.

Оповещение персонала и предложение работникам альтернативных должностей производится в письменной форме с обязательным проставлением сотрудниками подписей, подтверждающих факт ознакомления с информацией. Каждому физическому лицу, увольняемому в связи с ликвидацией ОП, в день расторжения контракта надо будет выплатить:

• зарплату за истекший расчетный период;
• полный набор дополнительных начислений, причитающихся работнику в соответствии с локальным положением об оплате труда (компенсации, обусловленные наличием нестандартных условий труда, премиальные, прочие вознаграждения);
• компенсации неиспользованных отпусков;
• выходное пособие.

Срок закрытия обособленного подразделения обозначен нормами Налогового кодекса. В пп. 3.1 п. 2 ст. 23 НК РФ говорится, что предприятие должно направить в ФНС уведомление о предстоящей ликвидации ОП. Сообщение о закрытии обособленного подразделения составляется по шаблону формы № С-09-3-2 (утв. приказом ФНС от 09.06.2011 г. № ММВ-7-6/[email protected]). Подробнее об уведомлении и приказе на закрытие можно прочитать в наших статьях.

Срок сообщения о закрытии обособленного подразделения равен трем рабочим дням с даты принятия решения о закрытии филиала/представительства или с даты закрытия иного подразделения. При проведении выездной налоговой проверки ОП будет снято с учета не ранее, чем она завершится (п. 5 ст. 84 НК РФ).

Внесение изменений в устав

Этот этап предназначен только для тех юридических лиц, в уставе которых прописаны сведения о филиале или представительстве. Закрытие обособленного подразделения, отражённого в учредительном документе, подразумевает внесение в него изменений. Для этого необходимо подготовить заявление по форме № Р13001.

В бланке нужно заполнить титульный лист, на котором указываются основные данные для идентификации компании. Кроме того, заполняется приложение «К». Оно состоит из двух листов, но при закрытии ОП нужно заполнить только первый. Здесь указывается тип ликвидируемого обособленного подразделения, его название и причина, по которой в учредительный документ вносятся изменения.

Кроме того, нужно:

• подготовить новую версию устава или изменений в него – 2 экземпляра;
• уплатить госпошлину в сумме 800 рублей и сохранить оригинал квитанции.

Форма Р13001, устав и документ об оплате пошлины подаются в ИФНС по месту регистрации основной компании.

Какие отчеты нужно сдавать при закрытии подразделения

При закрытии филиала придется провести инвентаризацию и по ее результатам поставить на баланс головной организации имущество или снять его с баланса. Затем оформляются:

1. Налоговая декларация. Согласно ч. 3 ст. 346.23 НК РФ, это делается не позднее 25 числа месяца, следующего за тем, в котором подана форма С-09-3-2. Декларация подается по месту регистрации обособленного подразделения.
2. Формы 2-НДФЛ по каждому сотруднику и иным лицам, которым подразделение выплатило доход за период с начала года до ликвидации (ч. 2 ст. 230 НК РФ). Подача производится по месту регистрации подразделения.
3. Отчетность по страховым взносам во внебюджетные фонды. При этом у организации есть 15 дней на выплату оставшихся невыплаченными сумм по страховым взносам.

Если у подразделения имеется собственный расчетный счет, его тоже необходимо закрыть.

Изменения сведений в ЕГРЮЛ

Как закрыть обособленное подразделение и зарегистрировать это изменение в реестре юрлиц, если оно не вписано в устав? Всё очень просто. Необходимо подготовить заявление по форме Р14001, в котором заполняется:

• титульный лист – указываются главные сведения об организации;
• лист «О» – указывается тип ликвидируемого подразделения, его название и причина подачи формы.

Бланк Р14001 подаётся в регистрирующую налоговую инспекцию по месту нахождения головного офиса организации, госпошлину при этом платить не нужно.

Изменения в ЕГРЮЛ в Москве «под ключ»

Снятие филиала или представительства с учёта

Когда произойдёт закрытие ОП? Снятие с учёта происходит в такие сроки:

• по месту нахождения филиала или представительства – после поступления в ЕГРЮЛ сведений о ликвидации этого подразделения;
• по месту нахождения ОП – в течение 10 рабочих дней с даты получения ИФНС сообщения о прекращении деятельности.

Итак, мы рассмотрели закрытие обособленного подразделения. Нужно учитывать, что процесс ликвидации растягивается во времени в основном из-за необходимости распустить работников. В остальном же эта процедура довольно проста, не потребует много времени и финансовых затрат.