Как заполнить карточку начисленных выплат и страховых взносов

Источник/официальный документ: приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г Способ сдачи: бумажно или электронно Штраф за несвоевременную сдачу: 200 руб. за каждого работника

Название документа: Карточка индивиуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов Формат: xls Размер: 134 кб

Печать Предварительный просмотр В закладки

Сохранить у себя:

С 01.01.2017 г. выплаты в ПФР, ПСС и ФОМС администрирует Налоговая служба России. В НК РФ появилась специальная глава № 34, посвященная страховым взносам. Нововведение отменило действующий ранее ФЗ № 212. Необходимо ли предприятиям осуществлять контроль выплат в форме Карточки персонального учета в 2021 г.?

Карточка индивидуального учета сумм выплат и страховых взносов: что это такое

В 2021 г. ФЗ № 212 от 24.07.2009 г. гласил, что учет страховых и социальных взносов за работника обязателен на предприятии. С 01.01.2017 г. выплаты регулируются на основании гл. 34 НК РФ. Статья п. 4 ст. 431 Кодекса практически полностью повторяет ст.ст. 15, 28 ФЗ № 212. Соответственно, обязанность работодателя вести учет по каждому сотруднику не отменена.

Для упрощения учета ФСС и ПРФ России рекомендовали бланк карточки как приложение к письмам №№ АД-30-26/16030, 17-03-10/08–473 от 09.12.2014 г. Это не обязательная форма: предприятие может разработать ее самостоятельно с учетом особенностей своей деятельности, например, вредного производства или наличия сотрудников-чернобыльцев.

После произошедших изменений новой рекомендованной формы пока не утвердили. Можно использовать бланк карточки, разработанный в 2014 г., с небольшими корректировками. Необходимо заменить устаревшие ссылки на ФЗ № 212 на актуальные выдержки из НК, исправить старые названия страховых взносов на новые, указать текущие лимиты выплат.

Зачем нужна карточка индивидуального учета вознаграждений и соцвзносов

Страховые взносы начисляют все работодатели, производящие выплаты работникам. С 01.01.2017 контролируют их начисление и уплату налоговые органы. С этой даты введена в действие глава 34 НК РФ, в которой прописаны правила расчета и уплаты соцвзносов на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование.
В пункте 4 статьи 431 НК РФ прописана обязанность работодателя организовать учет выплаченных вознаграждений и начисленных в отношении них страховых взносов индивидуально по каждому физическому лицу. Хранить эти сведения необходимо не менее шести лет (подпункт 6 пункта 3.4. статьи 23 НК РФ). Несмотря на то, что ответственность за отсутствие учетных документов по соцвзносам прямо не установлена, не исключена вероятность привлечения налоговыми органами плательщика к ответственности по статье 120 НК РФ.

Кто и в каких случаях сдает Карточку

Учет страховых, пенсионных и социальных взносов необходимо вести плательщикам по каждому сотруднику отдельно с первого дня его работы. Это обязательно для всех юридических лиц и ИП, у которых трудоустроен хотя бы один человек. Полный список плательщиков приведен в ст. 419 НК РФ.

Учет ведется в форме карточки, которая заводится на каждого работника в первый его оплачиваемый день. Она заполняется раз в месяц по результатам предыдущего с нарастающим итогом, рассчитана на календарный год. Если сотрудник устроился на работу, например, в марте, за январь–февраль ставятся прочерки.

В отличие от других форм страховой отчетности (СЗВ-М, РСВ-1), специально сдавать карточку в фонды и ведомства не нужно. Она требуется только для выездных и камеральных проверок со стороны налоговой службы и различных фондов, а также для сверки сумм выплат в конце года. Так, ПФР запрашивает карточки согласно Распоряжению ПФ России № 34Р от 03.02.2011 г.

Карточка страхового учета для упрощенцев в 2017-2018 годах

П. 4 ст. 431 НК РФ не делает различий по организационно-правовой форме или системе налогообложения, применяемой страхователями. Если, согласно ст. 419 НК РФ, индивидуальный предприниматель или организация были признаны плательщиками взносов, значит, они обязаны соблюдать требование законодателя о ведении индивидуальных карточек.

О платежах на соцстрахование, возникающих у ИП, читайте в материале «Какие страховые взносы платит ИП в 2017-2018 годах?».

Ошибки в данных учетных карточек или отсутствие последних могут дорого обойтись при проверке: от 10 000 до 30 000 руб., если ошибка не занизила базу обложения, и 20% от суммы неоплаченных взносов с минимумом в 40 000 руб. в случае занижения базы (ст. 120 НК РФ).

Предоставление карточки

Карточка необходима, чтобы подтвердить факт ведения учета выплат и взносов на предприятии в ходе ревизорских проверок. В НК РФ нет уточнения о форме ведения этого учета. Соответственно, можно заполнять в электронном виде (в 1C или Excel) или скачать бланк карточки индивидуального учета выплат и страховых взносов, заполнить от руки на бумаге.

Если бухгалтерия предприятия работает с 1C, карточку ежегодно распечатывают для сверки размеров отчислений в фонды по каждому сотруднику или по мере необходимости — при ревизорских проверках. Форму ищут в разделе 1C «Расчет зарплаты по организациям», подразделах «Налоги и взносы», «Карточка». Следует выбрать ФИО работника, распечатать сформированный бланк, заверить подписью главного бухгалтера и синей печатью.

Также рекомендуется делать бумажный вариант карточки в начале года за предыдущий период. На документе необходима подпись главного бухгалтера и печать организации. Итоговый и промежуточные бланки следует сохранять.

Зачем нужна карточка страховых взносов

В соответствии с п. 4 ст. 431 НК РФ плательщики страховых взносов должны учитывать процесс формирования базы по взносам и начисление самих взносов отдельно по каждому физлицу, которому выплачивается доход. Официально утвержденной для этого формы сейчас нет. В большинстве случаев на практике для этой цели служит такой документ, как карточка индивидуального учета страховых взносов. Но ваш регистр может называться и иначе.
Главное, чтобы он содержал помесячную и сформированную нарастающим итогом в отношении каждого физлица информацию:

• о выплатах сотруднику;
• формировании базы по взносам;
• суммах начисленных взносов с их разбивкой по фондам и указанием расходов, сделанных за счет ФСС.

О том, какую форму имеет отчет, в который попадают сводные данные о взносах, начисленных работникам, читайте в статье «Единый расчет по страховым взносам — бланк».

Образец заполнения такой карточки подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности оформления документа.

Штраф за несвоевременную сдачу

Непредоставление карточки по требованию проверяющих органов будет расцениваться как неведение учета страховых и иных выплат и взносов. Это грозит работодателю налоговой ответственностью по п. 1 ст. 126 НК РФ: штрафом в размере 200 руб. за каждого работника. Так, предприятие со штатом в 40 человек заплатит 200*40 = 8000 (руб.).

Необходимо помнить, что срок хранения бухгалтерских документов составляет 5 лет (ст. 29 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.). Требование предоставить карточки за более ранний период незаконно.

Расходы по страховым взносам и налогам

В этой статье мы постараемся как можно детальнее рассмотреть нюансы признания расходов по страховым взносам, правильность настроек программы на первоначальном этапе, сравнить показатели по данным налогового и бухгалтерского учета с помощью отчетов, что упростит пользователю задачу при сдаче отчетности.
Эти расходы признаются в полном объеме в налоговом учете УСН. Для этого они должны быть начислены и оплачены.

Начисление расходов происходит в момент начисления заработной платы.

Начисление страховых взносов отражается в бухгалтерских и налоговых регистрах.

Рассмотрим схему регистров и их влияние на бухгалтерскую и налоговую отчетность:

За что отвечает каждый регистр и как регистры взаимосвязаны между собой мы рассмотрим в процессе решения примера.

Пример

• Начислена зарплата сотрудникам 30 000 руб., начислены страховые взносы, из них по одному сотруднику взносы и зарплата не принимаются к расходам (10 000 руб.);
• Оплачено взносов 7 000 руб.

Перед тем как непосредственно перейти к начислению взносов, необходимо проверить правильность настроек по оплате труда и начислению страховых взносов по налоговому учету УСН в программе.

Проверим регистр сведений “Статьи затрат по страховым взносам

«.

По умолчанию, страховые взносы отражаются на тех же статьях затрат, что и заработная плата. Если начисление заработной платы отражено по статье “Оплата труда”, то и все страховые взносы отражаются по статье “Оплата труда

”.

Далее перейдем к настройке отражения заработной платы. По условию нашей задачи по одному сотруднику заработная плата и взносы не будут приниматься в расходы, соответственно создадим два способа учета заработный платы:

1 — начисления по сотруднику “Принимаетс

я” в расходах при УСН.

2 — начисления по сотруднику “Не принимаются

” в расходах при УСН и на расчет налога не оказывают никакого влияния.

Укажем, у сотрудника Александров Игорь Петрович способ начисления — “Принимается” в расходах для целей УСН, а у сотрудника Федулова Елизавета Юрьевна — “Не принимается” в расходах для целей УСН.

Начисление заработной платы и страховых взносов работникам организации:

Исходя из движения документа по бухгалтерским и налоговым регистрам, проанализируем начисление страховых взносов:

1) По бухгалтерским регистрам начислено взносов на сумму 9 060 руб.

Для целей налога документ делает движение по регистру “Прочие расчеты” и “Расходы при УСН”:

2) Регистр “Прочие расчеты”

предназначен для учета взаиморасчетов по зарплате. Возникновение кредиторской задолженности перед работниками организации и страховыми фондами отражается в регистре “” расходными записями.

По регистру “Прочие расчеты” возникла кредиторская задолженность по страховым взносам в размере 9 060 руб.

Далее рассмотрим движения документа по регистру “Расходы при УСН”

:

3) По регистру УСН

вводятся приходные записи со статусом “
Не оплачен
о” по виду расхода “
Налоги и взносы
”.

Обратим внимание на колонку “Отражение в НУ

” — по сотруднику Федулова не принимаются расходы для целей УСН — сумма не принимаемых расходов по страховым взносам составила 3 020 руб. Данная сумма не будет участвовать в расходах, уменьшающих налоговую базу при расчете налога.

Что касается сотрудника Александрова, то сумма принимаемых расходов для целей УСН по этому сотруднику составила 6 040 руб.

На данном этапе не выполнены все условия признания расходов по страховым взносам и никаких движений по регистру “Книга доходов и расходов I” нет и в КуДиР не делает никаких записей.

Уплата налога (ПФР)

1. Документ делает движения по бухгалтерским регистрам на сумму 6 600 руб.

2. В регистре “Книга учета доходов и расходов I” в колонке “Расходы”

отражаются суммы по признанным расходам и будут отражены в КуДиР. В колонке
“Расходы всего”
отражается сумма расходов, которая указана в документе (включает и признанные и непризнанные расходы).

3. По регистру “Прочие расчеты” делается приходная запись — происходит погашение кредиторской задолженности по расходам на пенсионное страхование на сумму 6 600 руб.

4. По регистру “Расходы по УСН” делается расходная запись со статусом “Не оплачено” — это запись свидетельствует о том, что расход оплачен. Запись по этому регистру разделена на две части:

• Оплата “Принимаемой” части расходов на сумму 4 400 руб.
• Оплата “Не принимаемой” части расходов на сумму 2 200 руб.

Уплата налога (ФСС)

1. По бухгалтерским регистрам документ делает движения на сумму 400 руб.

2. По регистру ““Книга учета доходов и расходов I” в колонке “Расходы”

отражается признанная часть расходов для целей налога в размере 400 руб. в колонке
“Расходы всего”
отражается сумма расхода указанная по документу (включает признанные и непризнанные расходы).

3. По регистру “Прочие расчеты” делается приходная запись на сумму погашения кредиторской задолженности по медицинскому страхованию в размере 400 руб.

4. По регистру “Расходы при УСН” делается расходная запись на сумму 400 руб. Можно заметить, что по первыми по регистру проходят записи в части “Принимаемых” расходов. Соответственно расход оплачен в размере 400 руб.

Для проверки правильности остатка по показателям БУ и НУ сформируем анализ счета 69 и отчет “Анализ учета по УСН” :

Сумма задолженности страховых взносов по данным БУ = 2 060 руб.

Задолженность по страховым взносам (по показателям НУ) = (470+1530 + 60) = 2 060 руб.

Можно сделать вывод, что показатели по данным НУ и БУ равны и соответственно можно преступать к следующему этапу.

Как заполнить бланк

Остановимся подробнее на заполнении каждой страницы карточки.

В начале формы надо указать общие сведения по сотруднику: Ф. И. О., страховой номер, ИНН, вид и номер заключенного договора (трудовой, гражданско-правовой и т. д.).

В табличке справа – код тарифа (если общий, то 01), а также размеры тарифов в процентах по видам взносов: на обязательное пенсионное страхование (ОПС) – 22 процента; на обязательное медицинское страхование (ОМС) – 5,1 процента; на обязательное социальное страхование (ФСС) – 2,9 процента.

Далее надо определить базу начисления и суммы взносов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

В ФФОМС. С 2015 года работодатели платят взносы на обязательное медицинское страхование со всех выплат, которые облагаются взносами (лимит не установлен). Поэтому в карточке не предусмотрены строки для сверхлимитных выплат в части ОМС. Нужно показывать лишь базу и суммы начисленных взносов.

В ПФР. Для пенсионных взносов лимит базы – 711 тыс. руб. Со всех выплат сверх этой величины взносы платят по тарифу 10 процентов. Выплаты сверх лимита нужно отражать в карточке в специальной строке «Сумма выплат, превышающая установленную…». Они не входят в базу, в карточке их указывают до строки «База для начисления страховых взносов на ОПС».

Поэтому и строка, где отражаются пенсионные взносы, разделена на две части: для взносов, начисленных на выплаты в пределах базы, и для сверхлимитных взносов.

Обратите внимание: если строительная компания применяет упрощенку, то выплаты сверх предельной базы взносами не облагаются ( подп. 8 п. 1 ст. 58 закона № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 30 января 2015 г. № 17-3/В-37).

В ФСС России. Лимит для взносов в фонд соцстраха равен 670 тыс. руб., эта сумма отличается от лимита базы для пенсионных взносов ( постановление Правительства РФ от 4 декабря 2014 г. № 1316). Поэтому на странице 1 карточки появились разные строки для выплат, превышающих лимит по пенсионным взносам, и для выплат, превышающих лимит по взносам в фонд социального страхования.

Заметим, что для взносов на травматизм лимит не установлен (они начисляются со всех выплат).

Для расходов на пособия есть специальная строка на странице 1, но одновременно выплаты нужно расшифровать на странице 3.

По работникам, которые трудятся во вредных или опасных условиях, надо заполнить страницу 2 карточки.

На этом листе отражают суммы выплат, облагаемых взносами по дополнительным фиксированным (6 или 9%) или дифференцированным (от 2 до 8%) тарифам.

Предлагаем ознакомиться: Прекращение выплаты страховой пенсии по инвалидности

Также нужно рассчитать и сами взносы. Причем сведения необходимо разбить в зависимости от того, к какому классу относятся работы.

В течение года дополнительный тариф может измениться, если компания проведет специальную оценку условий труда. До дня утверждения отчета об оценке взносы надо начислять по тарифам 9 и 6 процентов (для списков № 1 и № 2 соответственно).

А со дня утверждения отчета – по дифференцированным тарифам: от 2 до 8 процентов ( письмо Минтруда России от 13 марта 2014 г. № 17-3/В113). Взносы по разным тарифам указывают в разных подразделах карточки.

Страница 3 карточки предназначена для учета сумм пособий (больничных, декретных, детских, а также пособий по страхованию от несчастных случаев на производстве) и других выплат за счет ФСС России. Кроме сумм надо проставить количество выплат или дней болезни.

При отражении ежемесячных пособий по уходу за ребенком (детьми) отдельно указывают, какая сумма приходится на первого ребенка, а какая на других детей.

Если есть соответствующие категории работников, надо уточнить, сколько денег было выдано за счет средств федерального бюджета (например, в отношении выплат чернобыльцам). Так как в отдельных случаях финансовое обеспечение расходов на соцстрах производится за счет межбюджетных трансфертов из федерального бюджета, предоставляемых ФСС России ( п. 5 ст. 3 закона № 255-ФЗ, ст. 5 Федерального закона от 1 декабря 2014 г. № 386-ФЗ).

Также в карточке есть строка для мероприятий, которые профинансировал фонд соцстраха. В их числе: спецоценка рабочих мест, обязательные медосмотры, приобретение аптечек и др.

Но это расходы не по конкретному сотруднику, а в целом по компании. Поэтому в карточке их можно не указывать.

На основании данных страницы 3 карточки будет легко заполнить таблицу 2 «Расходы по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» и таблицу 8 «Расходы по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» формы-4 ФСС РФ.

Пример

Борисов И.И. работает в ООО «Стройка». Зарплата – 80 000 руб. в месяц. В марте он семь дней болел, зарплата в этом месяце составила 73 000 руб., пособие по нетрудоспособности – 2000 руб.
Предлагаем ознакомиться: Утерян полис ОМС — как восстановить?

Сверхлимитные выплаты на ОПС и в ФСС надо отразить в карточке начиная с сентября 2015 года.

Предположим, что профессия Борисова включена в список № 1 вредных работ. В октябре 2015 года компания планирует провести спецоценку условий труда. По ее итогам по рабочему месту этого сотрудника будет установлен класс 3.4 (вредный). Следовательно, до спецоценки компания рассчитывает дополнительные пенсионные взносы по тарифу 9 процентов, а после – по тарифу 7 процентов ( п. 2.1 ст. 58.3 закона № 212-ФЗ).

Отчет о спецоценке утвержден 16 октября 2015 года. Сумма зарплаты работника в этом месяце составила 40 000 руб. до оценки и 40 000 руб. после нее (по 11 рабочих дней с 1 по 15 и с 16 по 31 октября).

По мнению автора, исходя из нормы законодательства и приведенных Минтрудом России разъяснений, зарплата и взносы делятся пропорционально дням месяца: до даты утверждения отчета о спецоценке и после нее. Условия о том, что тариф нужно изменить со следующего месяца, в законодательстве нет. Образец заполнения карточки на работника приведен на стр. 77.

Зачем разработали новую форму

По каждому работнику надо вести учет выплат и взносов ( п. 6 ст. 15, подп. 2 п. 2 ст. 28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Обязательный учет взносов и расходов на страхование по временной нетрудоспособности и материнству предусмотрен также в пункте 1 статьи 4.8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Для этого используют карточку индивидуального учета. Ее прежняя форма была рекомендована в совместном письме ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П. Но сейчас она не актуальна, так как в ней всего одна строка для предельной базы по взносам, а с 2015 года лимиты у фондов разные.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Есть и другие корректировки, учитывающие, в частности:

• отмену деления работодателем пенсионных взносов на страховую и накопительную части;
• ликвидацию разбивки взносов на медстрахование по фондам: в ФФОМС (Федеральный фонд обязательного медицинского страхования) и ТФОМС (территориальный фонд обязательного медицинского страхования), так как взносы перечисляются только в ФФОМС;
• необходимость указания статуса работника-иностранца (в связи с обязанностью платить взносы с зарплаты иностранных работников).

Поэтому теперь в карточке вместо одной страницы три (три раздела). Первую страницу надо заполнять по всем работникам. Вторую – только по тем, кто занят на вредных или опасных работах. А третью – по сотрудникам, получающим пособия за счет средств соцстраха.

Обязательное требование

Новая глава Налогового кодекса (п. 4 ст. 431) говорит о необходимости каждому страхователю вести учет сумм:

1. начисленных выплат;
2. иных вознаграждений;
3. страховых взносов по ним.

Делать это нужно по каждому человеку, в пользу которого шли выплаты. Данные позиции должны найти отражение в отдельном регистре. Например, карточке индивидуального учета сумм начисленных выплат. Образец 2021 года, на наш взгляд, не будет сильно отличаться от прошлых периодов.

Дело в том, что указанная обязанность перекочевала в Налоговый кодекс из Закона № 212-ФЗ о страховых взносах в неизменном виде. Вдобавок, объект обложения страховыми взносами и правила их начисления не претерпели серьезного пересмотра. За исключением, пожалуй, сверхнормативных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2021 года».

Предлагаем ознакомиться: Вторая пенсия военным пенсионерам и ее расчет: алгоритм