Позиция официальных ведомств
Неясность в начислениях была обусловлена тем, что в нормативных документах нет понятия «нерабочих дней». Соответственно, не оговаривалось, нужно ли учитывать выплаты за этот период в расчете среднего заработка или нет. До официального письма Минтруда № 14-1/В-585, выпущенного 18.05.2020 г., на сайте Роструда разъяснялось, что нерабочие дни из расчетного периода не исключаются, а произведенные выплаты учитываются при начислениях отпускных. Однако позже чиновники пришли к единому противоположному мнению:
- зарплата за время нерабочих оплачиваемых дней не должна участвовать в расчетах среднего заработка;
- расчетный период уменьшается на нерабочие оплачиваемые дни.
Такое решение Минтруд объясняет тем, что оплата нерабочего периода – это иные случаи освобождения от работы с сохранением зарплаты, исключаемые из расчета, согласно пп. «е» п. 5 «Положения о порядке расчета средней зарплаты» (утв. Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007). Таким образом, работодатели, ранее воспользовавшиеся методикой Роструда, столкнутся с необходимостью перерасчета отпускных за 2021 г.
Рекомендованный порядок расчета
Сам алгоритм начисления не изменился. Этапы расчета состоят из следующих шагов:
- определяется количество календарных дней в расчетном периоде (РП), то есть, за 12 календарных месяцев предшествующие месяцу начала отпуска. При этом вычитаются исключаемые дни (например, отпуск за свой счет, командировка, простой, временная нетрудоспособность и т.д.). Если месяц отработан полностью, в расчете применяется среднемесячное число календарных дней — 29,3 (ст. 139 ТК РФ), по неполностью отработанным месяцам оплачиваемые дни рассчитывают пропорционально;
- суммируются учитываемые доходы (не включаются суммы, не относящиеся к вознаграждению за труд, или рассчитанные по среднему заработку);
- определяется среднедневной заработок делением суммы доходов на число дней в РП;
- количество дней отпуска умножается на среднедневной заработок – получается сумма отпускных.
При выплате бухгалтерия удерживает из отпускных выплат НДФЛ.
Единственное новое правило, которое нужно учитывать, если работодатель решит руководствоваться мнением Минтруда – исключить из расчета среднего заработка дни и выплаты, приходящиеся на нерабочий период с 30 марта по 8 мая 2021г.
Пример перерасчета отпускных за апрель 2021 г.
Оклад слесаря Смирнова 18 000 руб. 30 и 31 марта Смирнов, как и все сотрудники компании, не работал. Весь период с 1 апреля 2021 по 31 марта 2021 г. заработок начислялся ему в полном объеме (в том числе – за нерабочие дни 30 и 31 марта). В апреле 2021 Смирнов уходит в отпуск на 28 дней.
Как в компании были начислены отпускные сотруднику изначально (по методике Роструда):
- зарплата за РП: 18 000 х 12 мес. =216 000 руб.;
- среднедневной заработок: 216 000 / 12 мес. / 29,3 = 614,33 руб.;
- отпускные: 614,33 х 28 дн. = 17 201,24 руб.;
- удержан НДФЛ 13%: 17201,24 х 13% = 2236 руб.;
- Смирнову выдана сумма отпускных на руки: 17 201,24 – 2236 =14 965,24 руб.
В мае бухгалтерии пришлось сделать перерасчет отпускных за апрель после выхода разъяснений Минтруда:
- из РП исключены нерабочие дни – 30 и 31 марта, соответственно, число календарных дней для расчета средней зарплаты изменится:
29,3 х 11 мес. + 29,3 /31 день (календарные дни в марте) х 29 дн. (отработанные Смирновым в марте 2021 г.) = 349,7 дней;
- учитываемая зарплата уменьшится на сумму за 2 нерабочих дня:
18 000 х 11 мес + 18 000 / 21 раб. дн. марта х 19 отраб. дн. в марте = 214 285,71руб.;
- среднедневной заработок Смирнова составит:
214 285, 71руб. / 349,7 = 612,77 руб.
- отпускные сотрудника: 612,77 х 28 = 17 157,56 руб.;
- НДФЛ с пересчитанных отпускных уменьшится: 17 157,56 руб. х 13% = 2230 руб. (т.е. излишне удержаны 6 руб.);
- на руки сотрудник должен был получить: 17 157,56 – 2230 = 14 927,56 руб.
Таким образом, отпускные у Смирнова стали меньше: вместо 14 927,56 руб. он получил 14 965,24 руб. Переплата составила: 14 965,24 – 14 927,56 = 37,68 руб.
В результате перерасчета отпускных за апрель, май, июнь 2021 г. сумма может не только уменьшиться, но и увеличиться. Это произойдет, если начисления за март, апрель, май (именно за нерабочий период) стали меньше, например, из-за отсутствия премий. Поэтому однозначно сказать, кто выиграет в итоге — сотрудник или компания, невозможно. Размер начислений зависит от каждого конкретного случая. Как произвести исправление ошибок в случае неправильно начисленных отпускных, мы рассказывали ранее в нашей статье.
Как сделать перерасчет отпуска в 1С:ЗУП
Чтобы пересчитать отпускные в текущем периоде нужно исправить данные в исходном документе «Отпуск».
Например, сотруднице Волиной Ирине Валерьевне, предоставлен отпуск на период с 25.05.2020 по 06.06.2020 года, начислены и выплачены отпускные. По решению руководства ее отзывают из отпуска. Необходимо изменить дату окончания отпуска и выполнить перерасчет отпускных в 1С.
Рис.1 Документ начисления отпуска
Исправив дату отпуска и пересчитав сумму отпускных, излишне выплаченные отпускные вычитаются при следующей выплате зарплаты. Наша компания специализируется на автоматизации расчета заработной платы в 1С, поэтому если у вас возникнут вопросы по данной теме, вы можете связаться с нашими экспертами, просто оставив заявку на нашем сайте или по телефону. Мы с радостью вам поможем.
Рис.2 Выплата отпускных
Откройте первоначальный документ начисления отпускных и исправьте дату «По». Дни отпуска и начисление пересчитаются, исходя из новых данных.
Рис.3 Изменение количества дней отпуска
После начисления зарплаты и ее выплаты переплата будет учтена автоматом. Сформированный расчетный листок отображает начисление отпуска за количество дней с учетом исправления, а в документе «Выплата зарплаты» при расчете учтена переплата, начисленная за отпуск.
Рис.4 Отражение отпускных в расчетном листке
Как в 1С:ЗУП пересчитать отпускные в «незакрытом» периоде – обычно не вызывает вопросов. А вот что делать, если зарплата выплачена, и наступил следующий период? Хотя в ЗУП и нет понятия «закрытый период», но такой вопрос все равно возникает, поскольку такой перерасчет отпуска затрагивает данные другого расчетного периода.
Настроим корректный перерасчет отпускных в 1С:ЗУП. Предоставляем гарантию на услуги!
Кому не нужен перерасчет отпускных за апрель, май, июнь
Перерасчет не потребуется компаниям и ИП, продолжившим работу в период самоизоляции 30 марта – 8 мая 2021 г. Ведь сотрудники получали заработную плату, эти дни фактически отработаны полностью, соответственно, отпускные начислены верно.
Отпуск без перерасчета отпускных также будет у работников, трудившихся в период самоизоляции удаленно.
Работодатель может не делать перерасчет, если не затронуты интересы работников – то есть в том случае, когда отпускные получились больше, чем при исключении нерабочего периода. Однако в этом случае могут возникнуть риски неправомерного учета расходов в налогооблагаемой базе по налогу на прибыль или по УСН «доходы минус расходы».
Правила отзыва сотрудника из отпуска
Если возникла острая необходимость в работнике, находящемся на отдыхе, первое, что обязан сделать его руководитель, это связаться с подчинённым и согласовать с ним вопрос.
Получив отказ, руководитель не вправе предпринимать какие-либо действия.
Если коллега согласен прервать свой отпуск, на предприятии немедленно издаётся приказ.
Юристы рекомендуют руководителям оформлять согласие работника в письменном виде. Это не предусмотрено законодательством, однако, так предприятие обезопасит себя от трудовых споров, которые могут возникнуть в дальнейшем.
Согласие может быть оформлено одним из двух способов:
- работник пишет заявление-согласие в вольной форме;
- сотрудник делает в приказе о.
Сам приказ также оформляется в произвольной форме. Все изменения должны найти отражение как в штатном расписании, так и графике отпусков.
Нередко на практике случается, что руководство по обоюдной договорённости с работником осуществляет процедуру условно.
То есть, работник выходит на работу, что никак не отражается в документах, а затем «забирает» не использованные отпускные дни. Это, опять же, делается негласно.
Юристы остерегают от таких действий. Отзыв из отпуска должен быть отражён в документах предприятия.
Как повлияет перерасчет отпускных на НДФЛ
Доплата по отпускным облагается НДФЛ в общем порядке. Налог взимается с разницы между ранее начисленной суммой и суммой перерасчета.
Пример
С 12 по 31 мая 2021 г. в компании для всех сотрудников продлены нерабочие оплачиваемые дни, т.к. в регионе ведения деятельности режим самоизоляции продлили до конца мая. У инженера Михайлова по графику отпусков ежегодный отпуск начинается с 1 июня 2021 г. Отпускные ему начислили заранее в сумме 25 260 руб. При перечислении был удержан НДФЛ 13% — 3284 руб. На руки Михайлов получил 21 976 руб.
Исходя из разъяснений Минтруда, компания произвела перерасчет отпускных за июнь 2021, исключив оплачиваемый нерабочий период. В итоге сумма отпускных инженера увеличилась и составила 26 120 руб.
Сумма к доплате: 26 120 – 25 260 = 860 руб. Ее было решено перечислить сотруднику на карту. При выплате компания удержала НДФЛ 13% с учетом ранее удержанного налога:
26 120 х 13% — 3284 = 112 руб.
В результате перерасчета отпускных за июнь Михайлов дополнительно получил 748 руб. (860 -112). Налог компания перечислила 29.05.2020 общей суммой: 3284 + 112 = 3396 руб.
Срок перечисления НДФЛ по отпускным — последнее число месяца, в котором они выплачены работнику (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому, при перечислении налога в платежном документе указывается месяц, когда компания выплачивает доплату. Например, если при перерасчете отпускных за май компания доплатила разницу сотруднику в июне, налог с этой разницы необходимо перечислить до конца июня.
Сложнее с уменьшением суммы отпускных. В таком случае возникает переплата — как по отпускным, так и по НДФЛ. Учесть ее можно при удержании излишне выплаченных средств у сотрудника, что допускается делать только при письменном согласии (заявлении) работника. Переплату по НДФЛ можно либо вернуть сотруднику по его заявлению, либо зачесть в счет будущих периодов.
Как поступить с отпускными
Что делать с отпускными при отзыве работника из отпуска?
Самой большой проблемой является финансовая сторона.
За три дня до законного отправления на отдых, сотруднику были выплачены отпускные. С них были сделаны все необходимые вычеты.
Работник вернулся на рабочее место согласно приказу. Соответственно, с обозначенного в документе дня он больше не является отпускником.
Человек работает, ему начисляется заработная плата. То есть, получается, что в один и тот же день сотрудник получил двойную выплату.
В большинстве случаев бухгалтерия делает перерасчёт отпускных по отработанной схеме.
Есть ли возможность не делать перерасчёта?
Одним из путей является добровольный возврат сотрудником денег в кассу предприятия.
Согласно законодательству без согласия сотрудника изымать у него сумму отпускных предприятие не в праве.
Вторым путём может стать оформление выплаченных средств в качестве аванса будущей заработной платы.
Как и в первом случае, процедура осуществляется исключительно с согласия работника.
Какие бы действия не предприняли руководитель и подчинённый в данном направлении, они должны быть прописаны в приказе об отзыве.
Некоторые организации утверждают такой пункт в нормативных актах предприятия.
Любая форма возврата отпускных при отзыве сотрудника из отпуска должна производиться с его согласия.
