Входят ли в расчет отпускных предыдущие отпускные

Несмотря на большой опыт и высокую квалификацию, есть ряд вопросов, которые вызывают даже у опытных бухгалтеров разногласия и вопросы. К одному из таких относится месяц начисления отпускных, если отпуск с 1 числа. В этой статье мы подробно рассмотрим порядок начисления отпускных.

Месяц начисления отпускных если отпуск 1 числа

Правовая основа

Согласно трудовому кодексу, каждый работник РФ имеет право на 28 дней оплачиваемого отпуска. По желанию работника, этот период может быть разделен на части, при этом минимальная часть всего отпуска не может быть менее двух недель. Также есть ряд льготных категорий и специальностей, где работникам положены дополнительные дни к отпуску. В зависимости от правового основания, они могут быть оплачиваемыми или оформленными за свой счет.

Если на период отпуска выпадают праздничные дни, которые считаются государственными, то отдых продлевается на это количество дней. Работник имеет право перенести дату запланированного отдыха, но сделать это можно не более двух раз за год. При увольнении сотрудника, если у него есть неоформленный отпуск, то работнику полагается выплата компенсация за эти дни.

Компенсация полагается за просрочку выплаты

Согласно законодательству, пособие должны быть начислены и выплачены сотруднику за три дня до обозначенной даты в заявление. Игнорирование этого влечет за собой серьезные штрафные санкции и административные взыскания для работодателя.

Если при проверке вскроется факт неправильного и несвоевременного начисления денег, то для ИП это грозит штрафом до 5 тысяч рублей, а для ООО – до 50 тысяч. Это правило регламентирует 136 статья ТК РФ.

Ст. 136 ТК

Даже если по какой-либо причине у работодателя не получается уложиться в этот трехдневный срок, ему следует компенсировать каждый день задержки. А размер компенсации и основание для ее начисления необходимо оформить специальным локальным актом. Только тогда, при проверке контролирующими органами, ситуация не будет зачислена к нарушениям.

Но когда работник обозначает дату начала отпуска 1 число, ситуация вызывает множество вопросов. Ведь, по сути, месяц еще полностью не отработан на момент фактического начисления заработной платы. А заработная плата должна быть выдана вместе с пособием. Как быть в этом случае?

Определение расчетного периода

Учитывая то, что начисление должно произойти еще до момента полной выработки отчетного периода, расчет следует производить по среднему. Бухгалтер должен рассчитать среднюю заработную плату за последние 12 месяцев. Если работник проработал только полгода, то средний показатель рассчитывается за 6 месяцев.

При расчете отпускных учитывается средняя годовая зарплата

Если работник уходит на отдых с 1 июля 2021 года, то периодом, который по среднему будет взят за основу для расчета, станет 1.07.2018 по 30.06.2019. Есть еще один нюанс законодательной базе, который может вызвать вопросы. Если первое число приходится на государственный праздник. Как в данном случае рассчитывать пособие? Это положение регулируется 136 статьей ТК (8 часть), которая предусматривает такую ситуацию. Если отпуск совпадает с праздничным днем, то выплату необходимо произвести накануне.

Как рассчитать отпускные, если работник уходит в отпуск с первого числа месяца?

Средний дневной заработок для оплаты отпусков исчисляется за последние 12 календарных месяцев, следовательно, в расчет следует включить и месяц, предшествующий отпуску (ч. 3 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее – Положение N 922)).

Если работник уходит в отпуск с 1, 2 или 3-го числа месяца, то отпускные ему нужно выплатить еще в предыдущем месяце. Чтобы деньги он получил не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Поэтому рассчитывать отпускные придется, когда последний месяц расчетного периода отработан еще не полностью.

В такой ситуации возможны два варианта:

1. В расчет среднего заработка включается полный месяц. Например, если работник пойдет в отпуск с 1 октября 2019 г., то в расчетный период войдут полные 12 месяцев с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2021 г.

Для расчета отпускных учитывается полная заработная плата за сентябрь 2021 г.

При этом варианте возможны ситуации, в результате которых по итогам месяца отпускные следует пересчитать (например, наступившая в сентябре 2021 г. временная нетрудоспособность работника).

В случае если размер выплаченных работнику отпускных оказался больше положенного, переплата засчитывается в счет следующей выплачиваемой зарплаты. Если сумма выплаченных отпускных меньше, чем должна быть, то доплачивается разница при выплате зарплаты.

2. В расчет среднего заработка последний месяц расчетного периода включается как не полностью отработанный. А в сумме выплат учитываются суммы, причитающиеся работнику за время работы в последнем месяце расчетного периода с 1-го числа по день расчета отпускных.

В таком случае средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Положения N 922).

Пример. Расчет отпускных с учетом неполного месяца

Работник уходит в отпуск с 1 октября 2021 г. Отпускные будут рассчитаны 27 сентября 2021 г. В расчет будут включены выплаты, начисленные за период с 1 октября 2021 г. по 27 сентября 2021 г. Количество календарных дней в неполном месяце – сентябре 2021 г. составит 26,4 дня (29,3 / 30 x 27). Таким образом, для исчисления среднего дневного заработка начисленная сумма будет делиться на количество дней, определенное следующим образом: 29,3 x 11 + 29,3 / 30 x 27.

При этом варианте после окончания месяца следует сделать перерасчет и при необходимости доплатить работнику отпускные.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам . Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Особенности предоставления отпусков

Отпускные начисляются по заявлению сотрудника. На крупных предприятиях ведется график отпусков, который закладывается перед началом календарного года. Это помогает создать непрерывный производственный процесс и позволяет бухгалтерии правильно и своевременно произвести все выплаты. График отпусков ведется согласно 123 ст ТК РФ.

123 ст ТК РФ

На небольших фирмах такого графика может не быть, тогда случае руководитель самостоятельно может обозначить период рекомендованного отпуска. Но в любом случае, если сотрудник напишет заявление, по закону ему не может быть отказано. Кроме этого на предприятии обязательно должен вестись табель рабочего времени. Это документ, контролирующий посещение работников. По предприятию должен быть составлен Приказ, где обозначается ответственное лицо за ведение Табеля.

Табель Учета Рабочих Дней

Заполняться документ может письменно или электронной форме. Выбор обозначения табеля (буквенный или кодовый) также определяется руководством.

Статья 135 ТК четко регламентирует порядок оформления отпуска и начисления денег. Выплата сотруднику может производиться любым способом:

• на расчетный банковский счет;
• на карту;
• наличными в кассе.

Каждый работодатель самостоятельно устанавливает для себя удобную форму расчетов.

Выдача отпускных сотруднику может осуществляться как в наличной, так и в безналичной форме

Перевод денег на карту намного удобнее для предприятия, так как позволяет максимально снизить затраты на проведение кассовых операций. При приеме сотрудника на работу, компания должна проконтролировать открытие банковского счета. Сотрудник пишет заявление в бухгалтерию, где указывает реквизиты счета. Согласно этому заявлению в дальнейшем проводятся все начисления и выплаты (отпускные, больничный, премия, заработная плата).

Порядок предоставления отпусков

Продолжительность отпуска

Для разных категорий рабочих длительность отпуска разная.

Через полгода после трудоустройства в компанию любой его служащий может пойти в отпуск. Законодательством закреплено 28 календарных дней за каждый год.

Если он работает на вредных и опасных производствах, на Крайнем Севере, то дни отпуска увеличиваются, добавляют дополнительные дни отпуска. Работодатель самостоятельно устанавливает эти дни.

Ежегодно в компании должен составляться график отпусков (ст.123 ТК РФ). Если он вдруг забыл, когда его ждет это прекрасное время, то он всегда может узнать в бухгалтерии.

Также ему должны напомнить за 2 недели.

Порядок оформления отпуска на предприятии

Согласно 123 статье ТК РФ, разработан следующий порядок оформления:

1. сотрудник пишет заявление, где указывает отработанный период и дату начала;
2. руководитель проверяет эти данные и подписывает заявление;
3. создается Приказ на предприятии;
4. бухгалтерия производит выплату за три дня до обозначенной в заявлении даты.

Расчет отпускных производится по среднему заработку работника.

Часто у сотрудников возникает вопрос, сколько дней он уже «заработал» на отпуск. Это относится к вновь оформленным работникам, которые не проработали еще целый год без перерыва. По закону, правом воспользоваться отдыхом сотрудник может спустя 6 месяцев после трудоустройства. За каждый месяце начисляется 2 дня.

Расчет дней на отпуск

Но Законом также определена отдельная категория лиц, которым полагаются льготы. К ним относятся:

• чернобыльцы;
• матери, которые сами воспитывают детей;
• многодетные работники и т.д.

Также существует понятие стандартного и удлиненного отпуска. Работники в сфере образования, здравоохранения, министерства внутренних дел и категория лиц, трудящихся на предприятиях с вредными условиями, имеют удлиненный срок отдыха.

Таблица 1. Количество дней отпуска у разных категорий сотрудников

Справка. В отдельную категорию можно отнести людей, которые трудятся на Крайнем Севере. Учитывая тяжелые условия труда и проживания, им полагается удлиненный отдых, начисление трудового стажа по другому коэффициенту.

Общие правила предоставления отдыха регламентируются 9 Главой ст. 114 РФ ТК.

9 Глава, ст. 114 РФ ТК

Расчетный период для начисления включает все отработанное время вместе с праздниками. А вот декретный отпуск, временная нетрудоспособность расчетный период не включаются.

Правила расчета отпускных

При расчете отпускных важно опираться на несколько простых подсказок:

• для того чтобы рассчитать отпускные, необходимо определить средний заработок (СДЗ). Для этого нужно сумму заработной платы разделиться на количество дней в месяце, при этом учитываются рабочие, выходные и праздничные;
• зная среднее значение дневного заработка, можно легко рассчитать сумму отпускных. Для этого следует СДЗ умножить на количество дней по заявлению;
• после расчета отпускных, определяется сумму подоходного налога, который должен быть удержан не позднее дня выплаты отпускных. Бухгалтерия должна перечислить НДФЛ в тот же месяц в бюджет, в котором была произведена выплата.

Алгоритм начисления отпускных

Пособия должны быть начислены четко по количеству дней, указанному в заявлении. Даже если этот период совпал с государственными праздниками, то отпуск просто продлевается, но отпускные за эти дни не выплачиваются.

Таким образом, месяцем начисления отпускных в ситуации начала отпуска 1 числа будет считаться тот, в котором были выплачены отпускные. Это происходит потому, что подоходный налог и перечисление его в бюджет тоже будет произведен в прошлом месяце.

Начисление бухгалтер должен произвести по среднему дневному заработку. Если же после окончания расчетного периода окажется, что СДЗ выше, то сотруднику будет произведен перерасчет и начислены деньги сверху. При определении среднего заработка сотрудника, бухгалтер не берет во внимание следующие позиции:

• оплату командировочных;
• компенсации;
• выплаты по льготам;
• премии;
• оплату за особо важное задание и т.д.

Расчет среднего дневного заработка

Также если сотрудник является одним из акционеров компании и ему ежемесячно начисляются дивиденды, они в сумму среднего заработка бухгалтером не берутся.

Для подсчета суммы начисления, воспользуйтесь калькулятором расчета отпускных.

Выполнение начисления отпускных

Данный этап в 1С Бухгалтерия выполняется только после предварительных настроек, которые были описаны выше. В 1С ЗУП таких манипуляций выполнять не требуется. Теперь можно перейти непосредственно к начислению зарплат и отпускных.

Первым делом следует отправиться в раздел «Зарплата и кадры», где находится пункт «Все начисления». Далее следует выполнить пошаговый этап:

1. Нажать кнопку «Создать» (если в окне программы не будет данной кнопки, то следует вернуться в настройки и перепроверить необходимые параметры).
2. В открывшемся небольшом меню выбрать «Отпуск» (если данного меню не будет, то следует вернуться к настройкам софта).
3. После открытия формы для заполнения данными, необходимо выбрать сотрудников, указать организацию, дату начала и окончания отпускного времени.

Данные манипуляции позволят в автоматическом режиме определить для каждого сотрудника сумму начисления отпускных и налога на доход физического лица (НДФЛ). В созданном документе необходимо правильно и аккуратно заполнить данными о сотрудниках и компании, в которой они работают. Теперь следует выбрать месяц, после чего можно приступать к основному оформлению документа во вкладке «Главное».

Расчет начислений для каждого сотрудника выполняется в автоматическом режиме. Система при подсчете ориентируется на данные о зарплате. Проверить это можно в дополнительной вкладке «Начисление», где предоставляется следующая информация:

1. Ежегодная отчетность по поводу объема выполненной работы.
2. Отработанные дни за каждый месяц.
3. Суммарно отработанное время.
4. Ежемесячные выплаты заработной платы.

Предоставляется данная информация в виде таблицы, которая имеет два раздела. Ниже можно наблюдать сумму среднего заработка и отпускных начислений, которые учитывают установленные отпускные дни.

Суммы, которые учитываются при составлении отпускных, является:

• начислено;
• НДФЛ;
• средний показатель заработка.

Последние два показателя можно корректировать вручную, нажав на специальную кнопку, которая имеет вид карандаша. Зеленый карандаш располагается рядом с тем полем, которое можно изменить.

Показатель среднего заработка основывается по данным за последний год. Берется во внимание фактическое отработанное время. В окне, где можно изменить все необходимые значения, можно отредактировать сумму ежемесячных начислений и отработанные дни. После выполненных изменений будет осуществлен автоматический счет, результат которого отобразиться в специальном поле «Средний заработок». Остается только нажать кнопку «Перезаполнить», чтобы изменения вступили в силу и можно было вернуться к основным расчетам. Похожие изменения можно выполнять с показателем НДФЛ.

Теперь необходимо выполнить проведение документа. После выполнения проводки может появиться ошибка. Такая ошибка содержит текст: «Дата документа не может быть больше планируемой даты выплаты».

Чтобы избавиться от данной проблемы, следует произвести некоторые поправки в параметрах документа. Необходимо изменить дату проведения документа, то есть дату, когда начисляется отпускная сумма. В соответствии с Трудовым кодексом работодателям необходимо выполнять оплату отпуска максимум за три дня до начала выходного периода. Также следует выполнять оплату до начала нерабочих и праздничных дней.

Если изменить дату не получается, так как программа не предоставляет для этого доступ, то следует выполнить следующие манипуляции:

1. На основном окне софта в правой стороне необходимо нажать кнопку «Еще».
2. Выбрать «Изменить форму».
3. Зайти в подраздел «Главное».
4. Поставить галочку напротив «Дата выплаты».

Когда все настройки были выставлены, данные были вписаны, а сам документ был проведен, то можно его распечатать. Для этого программа 1С 8.3 обладает меню «Печать». В нем можно выбрать:

• Расчет среднего заработка;
• Приказ о предоставлении отпуска (Т-6).

Что делать при несвоевременной или неполной оплате отпускных

Если работник не вовремя или не полностью получил отпускные, то есть ряд государственных органов, куда можно обратиться за разъяснением сложившейся ситуации, ее оспариванием. Но для начала, конечно, лучше обратиться напрямую в бухгалтерию и уточнить, почему отпускные были не выплачены вовремя и всей суммой. Возможно, сам сотрудник неправильно вел учет своей заработной платы. Например, получая основную зарплату «серым» способом, не стоит рассчитывать, что во время отпуска будут начислены эти же деньги.

Государственная инспекция труда следит за нарушениями со стороны работодателей и защищает интересы работников

Если все же зафиксирован факт неправоверных действий со стороны работодателя (отказ в отпуске, несвоевременное начисление пособия, неправильное начисление суммы), то можно обратиться в государственную инспекцию по труду и обжаловать эту ситуацию.

Понимание регламента взаимодействие между работодателем и сотрудником, знание прав трудового законодательства поможет застраховать себя от неправомерного действия со стороны начальства.