Для чего нужна справка 2 НДФЛ с предыдущего места работы

Что это простыми словами

Официально трудоустроенные работники могут подтвердить свою платежеспособность при помощи справки 2-НДФЛ. Документ оформляется на рабочем месте по требованию сотрудника, содержит данные о начисленных доходах, а также о больничных выплатах, материальной помощи за определенный период времени. Также имеются сведения об удержанном подоходном налоге на физических лиц (НДФЛ). Справка формируется за период продолжительностью 1 год нарастающим итогом с начала года или с того месяца, когда сотрудник приступил к работе. Данные по начислениям и удержания должны совпадать со сведениями, которые впоследствии будут предоставлены в налоговую инспекцию.

Как получить справку 2-НДФЛ людям, находящимся на пенсии или безработным?

Безработные, состоящие на учёте в Центре занятости населения, могут получить справку о доходах обратившись с письменным заявлением непосредственно в Центр занятости.

В случае, если гражданин не работал, не состоял на учёте в качестве безработного в Центре занятости населения – на получение справки о доходах рассчитывать не стоит по одной простой причине – доход отсутствовал и, соответственно, НДФЛ не исчислялся и не уплачивался.

Граждане, получающие государственные пенсии, не могут претендовать на получение справки 2-НДФЛ, т.к. пенсионные пособия не облагаются НДФЛ.

Где могут потребовать

Справка 2-НДФЛ формируется в 2-х случаях: по требованию работника или для предоставления в налоговые органы. В первом случае документ выдается в любое время, как правило, по письменному заявлению сотрудника за указанные периоды с учетом фактически отработанного времени. То есть если работнику понадобилась справка в июле для личной необходимости, бухгалтерия сформирует данные о заработке и удержанном налоге с января (или с месяца начала работы) по июнь.

Кроме того, справки на всех работников предоставляются в ФНС ежегодно по окончании рабочего года. На их основании налоговая проверяет полноту начисленного и уплаченного подоходного налога в целом по предприятию. Оба документа идентичны друг другу. Для чего нужна справка самому работнику? Необходимость возникает, когда требуется показать уровень доходов, в том числе и для подтверждения статуса малоимущего. Также 2-НДФЛ может служить доказательством достаточного уровня платежеспособности гражданина. В некоторых случаях целью получения служит показать размер перечисленного с заработка подоходного налога.

Кто может затребовать справку 2-НДФЛ? Документ формируется для предоставления:

1. В банки и иные кредитные учреждения для получения заемных средств.
2. В государственные органы (соц.защита и прочие) для оформления ряда льгот и выплат в пользу малообеспеченных.
3. В магазинах и торговых центрах при оформлении дорогостоящей покупки в кредит.
4. Для получения налоговых вычетов (возврата ранее уплаченного налога).
5. Для подтверждения ранее полученных доходов на новом месте работы.

Когда подают аннулирующие справки

Чаще всего, когда отправили отчёт не в ту налоговую. Если 2-НДФЛ нужно просто скорректировать, сразу подайте корректировку — аннулирующую справку перед этим не подавайте.

В аннулирующей справке в поле «признак» ставят код 99. А в полях «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» — нули.

Сдавайте отчётность в три клика

Эльба поможет вам работать без бухгалтера. Она подготовит отчёты, посчитает налоги и не потребует от вас специальных знаний.

Попробуйте 30 дней бесплатно Подарок новым ИП Год на «Премиуме» для ИП младше 3 месяцев

Зачем необходима

Справка 2-НДФЛ служит подтверждением заработка физического лица. Периодически документ требуется для предоставления в ряд организаций и учреждений.

Физическому лицу

Рядовой сотрудник при помощи справки 2-НДФЛ может получить кредит, оформить льготы на себя и своих несовершеннолетних детей, воспользоваться налоговым вычетом. Полный список ситуаций, при которых может потребоваться документ, приведен выше. Также стоит отметить, что справка поможет разобраться с корректным начислением доходов, их полнотой и объемов на рабочем месте. Указанные доходы являются облагаемой базой для начисления налогов. Кроме того, при расчете страховых взносов в ПФ и ФСС за основу берутся практически те же данные с наличием небольших нюансов.

Индивидуальному предпринимателю

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ может быть составлена только при возможности исчисления подоходного налога, который удерживается из зарплаты работников. При этом документ формирует не сам сотрудник, а работодатель, являющийся налоговым агентом. Особенности трудовой деятельности индивидуального предпринимателя не предполагают наличие работодателя. А составить справку на себя лично не будет корректным решением. ИП может получить 2-НДФЛ только при условии, что параллельно с ведением собственной деятельности трудоустроен еще и у другого работодателя.

Тем не менее, предприниматели часто сталкиваются с необходимостью предъявить справку по форме 2-НДФЛ, например, при оформлении кредитов. Стоит понимать, что это всего лишь стандартное требование банков. Обычно для ИП разрабатываются иные формы документов о доходах в произвольной форме. Также подтвердить наличие поступлений можно при помощи налоговых деклараций или специальной книги доходов и расходов.

Налоговому агенту

Работодатели, имеющие в штате наемных сотрудников, рассматриваются как налоговые агенты. Это значит, что они ответственны за удержание НДФЛ с заработной платы работников и перечисление налога в бюджет. Штрафы за просрочку платежей или неполное удержание также производятся за счет предприятия. Работодатели как налоговые агенты обязаны ежегодно отчитываться о налоговых удержаниях с доходов работников. С этими целями и предоставляются справки 2-НДФЛ. Как правило, величины исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет сумм налога по итогам года совпадают. Но в некоторых ситуациях удержать НДФЛ в полном объеме не удается. В таких случаях за работником образуется долг перед бюджетом, о чем также нужно известить налоговую инспекцию.

Пенсионерам

Пенсионные выплаты подоходным налогом не облагаются. Поэтому формирование справки НДФЛ на этих условиях невозможно. Так же, как и в случае с предпринимателями, пенсионеры могут предоставить справки о доходах, только если официально трудоустроены и получают заработную плату. Отдельно следует сказать о людях, получающих выплаты от негосударственных пенсионных фондов.

Подобные виды пенсионного обеспечения НДФЛ облагаются. Люди, получающие пенсии за счет средств НПФ, могут получить справку 2-НДФЛ по месту нахождения местного отделения НПФ. НК РФ не рассматривает пенсии как налогооблагаемую базу, только если они начислены за счет государственного ПФ. Подтвердить доходы людям пенсионного возраста можно при помощи справок из ПФ. Также могут учитываться и другие источники заработка, например, предпринимательская деятельность, сдача квартир в аренду.

Справка по форме 2-НДФЛ в 2021 году

Главная / Отчетность за работников

ВНИМАНИЕ!

С 1 января 2021 года опять обновится форма 2-НДФЛ.

Что изменилось + новые бланки можно посмотреть в этой статье.

2-НДФЛ – официальный документ о доходах физического лица, полученных от конкретного источника (обычно, организации или ИП) и удержанном с этих доходов налоге на доходы физических лиц.

Организации и индивидуальные предприниматели представляют справки только в случае выплаты доходов наемным работникам и другим физ лицам. Но в отношении себя ИП форму 2-НДФЛ не составляют.

Представлять справки обязаны как в налоговую инспекцию, так и своим сотрудникам.

Работникам 2-НДФЛ выдается в течение трех рабочих дней с подачи заявления о выдаче справки. Справка может понадобиться при увольнении и переходе на другую работу, оформлении налоговых вычетов, подаче заявки в банк на получение кредита, при обращении за получением визы в значительную часть стран, обращении за пенсией, усыновлении ребенка, подаче документов на оформление различных льгот и т.д.

Сроки сдачи

В налоговую справки предоставляются один раз в год:

• не позднее 1 апреля (до 2 апреля 2021 года, т.к. 1 число – выходной);
• до 1 марта при невозможности удержать НДФЛ (справки с признаком 2).

Сведения о доходах неработающих в фирме

В следующих распространенных случаях мы должны подать сведения о доходах по лицам, неработающим в компании:

1. Фирма оплатила работы/услуги по договорам подряда;
2. ООО выплатило дивиденды участникам;
3. Было арендовано имущество у физического лица (например, помещение или автомобиль);
4. Были вручены подарки стоимостью более 4 000 руб.;
5. Оказана материальная помощь неработающим в организации / ИП.

Когда не надо сдавать 2-НДФЛ

Не возникает обязанности подавать 2-НДФЛ, когда:

• приобретены недвижимость, автомобиль, товары у физического лица;
• стоимость врученных компанией подарков менее 4 000 руб. (при отсутствии других выплачиваемых доходов);
• был возмещен вред здоровью;
• оказана материальная помощь близким родственникам умершего работника/работника, вышедшего на пенсию из организации или самому работнику/вышедшему на пенсию работнику в связи со смертью членов его семьи.

В каком формате подавать 2-НДФЛ

1) Если число заполненных для налоговой справок 25 и более, нужно передавать 2-НДФЛ по телекоммуникационным каналам связи (через интернет), для чего должен быть заключен договор со специализированной организацией (оператором электронного документооборота между налогоплательщиками и инспекциями).

Список операторов можно посмотреть на сайте налоговой службы. Также для подачи справок можно воспользоваться сайтом ФНС.

2) При меньшем количестве подать справки можно на бумаге – принести лично или отправить по почте.

При подаче 2-НДФЛ в бумажном виде также составляется реестр сведений о доходах – сводный документ с данными о нанимателе, общем количестве справок и таблицей из трех колонок, в первой из которых проставляются номера предоставляемых в налоговую справок, во второй указывается ФИО сотрудников, в третьей проставляются даты их рождения.

Также в реестре отражается дата представления в налоговый орган справок, дата принятия и данные сотрудника налоговой, принявшего документы. Заполняется реестр всегда в 2-х экземплярах.

Актуальная форма реестра приведена в приказе ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/[email protected] При подаче через интернет реестр сформируется автоматически и отдельно составлять документ не нужно.

Когда ведение бухгалтерского учета осуществляется в специальной программе (например, различных версиях «1С Бухгалтерия»), отчетность по НДФЛ формируется автоматически, остается только перепроверить корректность заполнения. Также некоторые разработчики предлагают отдельные программы для заполнения отчетности по НДФЛ (например, ресурс 2ndfl.ru).

Инструкция по заполнению справки 2-НДФЛ

Шапочная часть

Указываем:

1. Год, за который составлена 2-НДФЛ;
2. Порядковый номер справки;
3. Дату составления.

Графа «признак»

Указывается значение:

• «1» – во всех случаях, когда НДФЛ был удержан, если справку подает налоговый агент («3» – если форму по этим же основаниям подает правопреемник организации или ее ОП);
• «2» — когда удержать НДФЛ не было возможности, если документ представляет налоговый агент («4» – если бланк по такому же основанию подает правопреемник).

Необходимость предоставления 2-НДФЛ с признаком 2 может возникнуть в таких распространенных случаях, как:

• Вручение человеку, не являющемуся работником компании, неденежного подарка стоимостью больше 4000 руб.;
• Оплата проезда и жилья представителям контрагентов;
• Прощение долга уволившемуся сотруднику.

Следует иметь в виду, что подача справки с признаком 2 не отменяет обязанности подачи справки с признаком 1 по тому же получателю дохода.

Графа «Номер корректировки»

Когда справка представляется в первый раз, проставляется “00”. Если мы хотим исправить сведения из предоставленной ранее справки, в графе указывается значение больше предыдущего на единицу – 01,02 и т.д.

Если представляется аннулирующая справка взамен поданной ранее, указывается «99».

Примечание: при заполнении корректирующего документа правопреемник налогового агента должен указать номер справки, представленной ранее реорганизованной компанией, и новую дату составления.

Код налоговой инспекции, в которой организация или ИП состоит на учете

Можно узнать на сайте ФНС через этот сервис).

Раздел 1

Код по ОКТМО

ОКТМО – это Общероссийский классификатор территорий муниципальных образований. Код можно посмотреть на сайте налоговой службы в этом сервисе).

ИП на ЕНВД и ПСН указывают ОКТМО по месту ведения деятельности в отношении своих наемных работников, занятых в данных видах бизнеса.

Правопреемник налогового агента заполняет ОКТМО по месту нахождения реорганизованной компании (ОП).

ИНН и КПП

Выписываются из свидетельства о постановке на учет в налоговой. В 2-НДФЛ по сотрудникам обособленных подразделений указываются ОКТМО и КПП данных подразделений. Индивидуальные предприниматели КПП не указывают.

Если справку сдает правопреемник налогового агента, заполняется ИНН/КПП правопреемника.

Налоговый агент

Указывается сокращенное (в случае его отсутствия – полное) наименование организации (ФИО предпринимателя).

Если справка представляется правопреемником, следует указать наименование реорганизованной фирмы (ОП).

Коды реорганизации (ликвидации)

В поле «Форма реорганизации» указываются коды реорганизации (ликвидации) юрлица (ОП):

В поле ИНН / КПП заносятся коды реорганизованной компании (ОП).

Если справка подается не за реорганизованное юрлицо (ОП), данные поля не заполняются.

В случае, когда в заголовке справки указан признак «3» или «4», данные поля должны быть заполнены в установленном порядке.

Раздел 2

Статус налогоплательщика

Указывается кодом от 1 до 6:

Код 1 – для всех налоговых резидентов РФ (лиц, находящихся на территории РФ 183 и более календарных дней в течение 12 месяцев, идущих подряд), а в отношении пробывших менее 183 дней указываются следующие коды:

• 2 – когда получатель дохода не резидент и не попадает под другие коды;
• 3 – если мы пригласили на работу высококвалифицированного специалиста;
• 4 – если наш сотрудник участник программы по переселению соотечественников;
• 5 – если сотрудник принес справку о признании беженцем или о предоставлении временного убежища в РФ;
• 6 – когда наш работник принят на основании патента (иностранные работники из стран, гражданам которых не требуются въездные визы в РФ, за исключением входящих в Таможенный союз. Например, граждане Азербайджана, Таджикистана, Узбекистана, Украины, временно пребывающие в России, для права на работу у юридических лиц и ИП обязаны получать патенты).

Статус мы определяем на конец года, за который подаются сведения. Т.е. если работник стал резидентом в течение года, в графе «Статус налогоплательщика» проставляем цифру 1. Это не применяется только к заполнению справок по работающим на основании патента (по ним всегда код 6).

Если 2-НДФЛ оформляется до окончания года – статус указывается на дату составления документа.

Код страны гражданства

Указывается в соответствии с ОКСМ (Общероссийским классификатором стран мира). Например, для граждан России это код 643. Коды для других стран смотрите по этой ссылке.

Код документа, удостоверяющего личность

Указывается по справочнику «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (см. таблицу ниже). Обычно это коды 21 (паспорт гражданина РФ) и 10 (паспорт иностранного гражданина). Далее указывают серию и номер документа.

Разделы 3-5

Показатели (кроме НДФЛ) отражают в рублях и копейках. Сумма налога округляется по правилам арифметики.

Если мы выплачивали доходы, не облагаемые НДФЛ в полном объеме (перечень таких доходов приведен в статье 217 НК РФ), суммы таких доходов в 2-НДФЛ мы не включаем. Например, в 2-НДФЛ не отражаются:

• пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• выплата увольняемому сотруднику выходного пособия в размере не более трех месячных заработков;
• единовременная выплата при рождении ребенка в размере до 50 000 руб.

Раздел 3

Он включает данные:

• о доходах, облагаемых налогом по одной из ставок (13, 15, 30, 35%);
• о налоговых вычетах, применимых к данным видам доходов (в частности, суммы, не облагаемые НДФЛ).

Полученные доходы отражаются в хронологическом порядке с разбивкой по месяцам и кодам доходов.

Доходы работника облагались по разным ставкам – как заполнять?

Если в течение года одно лицо получило доходы, попадающие под налогообложение по разным ставкам, заполняется одна справка, содержащая разделы 3 – 5 для каждой из ставок. Т.е. все доходы работника, независимо от вида дохода, должны попасть в одну справку.

Если все данные не помещаются на одном листе, заполняем вторую страницу справки (фактически у нас будет 2 заполненных бланка 2-НДФЛ с одинаковым номером).

На второй странице указывается номер страницы справки, заполняется заголовок «Справка о доходах физического лица за ______ год № ___ от ___.___.___» (данные в заголовке, включая номер, такие же, как на первой странице), вносятся данные в разделы 3 и 5 (разделы 1 и 2 не заполняются), заполняется поле «Налоговый агент» (внизу документа). Подписывается каждая заполненная страница.

Пример такой ситуации – выдача организацией своему сотруднику беспроцентного займа. У получателя займа возникнет как доход, облагаемый по ставке 13 % (заработная плата) и доход, попадающий под ставку 35 % (материальная выгода).

В случае выплаты дивидендов участнику, который работает в организации, они отражаются вместе с другими доходами. Заполнять по дивидендам отдельные разделы 3 и 5 не надо.

Например, 5 июня 2021 г. участнику Никифорову, который также работает заместителем Генерального директора, выплачены дивиденды 450 000 руб. В данных за июнь (см. образец выше) мы отразим доход по заработной плате с кодом 2000 и доход по дивидендам с кодом 1010.

Коды доходов и вычетов

Коды доходов и вычетов устанавливаются приказами ФНС (последние изменения утверждены приказом от 24.10.2017 № ММВ-7-11/[email protected]). Полный перечень кодов по доходам смотрите здесь.

Полный перечень кодов по вычетам смотрите здесь.

При отсутствии суммовых показателей в графах справки проставляется ноль.

Зарплата за декабрь выплачена в январе – как отразить?

В справке доходы отражаются в месяце, в котором такой доход считается фактически полученным по нормам Налогового кодекса. Например:

1) Нашему сотруднику зарплата за декабрь 2021 г. выплачена 12 января 2021 г. – ее сумму мы отразим в справке за 2021 г. в составе доходов за декабрь (т.к. в соответствии с п. 2 ст. 223 Налогового кодекса датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который начислен доход в соответствии с трудовым договором).

2) Мастеру, работающему у нас по договору подряда, оплата работы, выполненной в декабре 2021 г., произведена 12 января 2018 г. – данная сумма будет включена в 2-НДФЛ за 2021 г. (т.к. отдельных норм для оплаты по договорам гражданско-правового характера Налоговым кодексом не предусмотрено, следовательно, мы применяем общую норму, в соответствии с которой дата фактического получения дохода определяется как день его выплаты – п.1 ст. 223 НК РФ).

Отпускные отражаются в справке в составе доходов месяца, в котором они были выплачены (Письмо Минфина РФ от 06.06.2012 № 03-04-08/8—139).

Например, наш работник Никифоров находился в отпуске с 9 по 21 января 2021 г. Отпускные ему выплатили 29 декабря 2021 г. В 2-НДФЛ за 2021 г. (см. пример заполнения) мы включаем сумму отпускных в доход за декабрь с кодом 2012.

Некоторые виды доходов не облагаются налогом в пределах определенных норм. В 2-НДФЛ напротив такого дохода нужно указать код и сумму вычета в размере необлагаемой суммы.

Например, сотруднику Никифорову на день рождения (10 сентября) от компании подарили телефон стоимостью 18000 руб. Т.к. стоимость подарков за год не облагается НДФЛ в сумме, не превышающей 4000 руб., в справке 2-НДФЛ в данных за сентябрь (см. пример заполнения) мы отразим:

• доход 18000 руб. с кодом 2720 (стоимость подарков);
• вычет 4000 руб. с кодом 501.

Раздел 4

Наиболее часто употребляемые коды вычетов:

• 126, 127, 128 – вычеты на первого, второго, третьего и последующих детей;
• 311 – по расходам на приобретение жилья;
• 312 – на уплаченные проценты по ипотеке;
• 324 – по расходам на лечение.

Полный перечень кодов смотрите здесь. Вычеты получают исключительно налоговые резиденты в отношении доходов, облагаемых по ставке 13% (кроме дивидендов).

Предоставить социальный или имущественный вычет по месту работы мы можем, если сотрудник принес уведомление из налоговой о праве на такой вычет. Реквизиты уведомлений указываются внизу раздела 4.

В 5 разделе указывается:

• Общая сумма доходов из 3 раздела (складываем показатели столбца «Сумма доходов»);
• Налоговая база (из общей суммы дохода отнимаем суммы вычетов из столбцов «Сумма вычетов» 3 и 4 разделов);
• Сумма исчисленного и удержанного с этих доходов налога (показатель графы «налоговая база»* ставку налога, в справках с признаком “2” (“4”) суммы исчисленного и удержанного налога будут различаться);
• Сумма перечисленного в бюджет НДФЛ.

Графы для информации по фиксированным авансовым платежам по патенту заполняются в справках по работающим на основании патента по информации из уведомления о подтверждении права на уменьшение налога, полученного из налоговой инспекции.

В графе «Налоговый агент» указывается:

1 – когда справку представляет руководитель организации (компании-правопреемника) лично или справка отправлена с цифровой подписью руководителя;

2 – в других случаях (например, при подаче 2-НДФЛ в бумажном виде главным бухгалтером или курьером).

Внизу вписываются данные лица, представившего справку, и его подпись.

Представитель указывает также данные доверенности.

Понравилась статья? Поделитесь в соц. сетях:

Похожие записи
• Единый расчет по страховым взносам в ФНС
• 6-НДФЛ за 9 месяцев 2021 (3 квартал)
• 6-НДФЛ за 2 квартал 2021 (полугодие)
• Образец заполнения справки 2-НДФЛ
• Форма 6-НДФЛ в 2021 году
• 6-НДФЛ за весь год
• Форма СЗВ-СТАЖ – новая отчетность 2021
• Форма СЗВ-К – отчетность в ПФР для работодателей

Обсуждение: 17 комментариев

1. Елена:
   01.02.2018 в 12:24

   Добрый день. Подскажите, пожалуйста, в разделе 5 по “сумма налога перечисленная” надо указывать фактические перечисления НДФЛ и выплату зарплаты в январе за начисленную декабрьскую зарплату или же “сумма налога исчисленная”, “удержанная” и “перечисленная” будут совпадать?

   Ответить

   Алексей:

   03.02.2018 в 04:04

   Здравствуйте. Если на дату подачи справки 2-НДФЛ налог был уже удержан и уплачен в бюджет, то его следует указать и как исчисленный, и как удержанный, и как перечисленный.

   Факт удержания и уплаты налога в 2021 году, а не в 2021 – значения не имеет (письма ФНС РФ от 02.03.2015 № БС-4-11/3283, от 03.02.2012 № ЕД-4-3/[email protected] и № ЕД-4-3/[email protected], от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74). Таким образом, все суммы налога по разделу 5 будут одинаковыми.

   Ответить

Оставить комментарий Отменить ответ

Справка во время больничного и декрета

Большинство доходов, не связанных с трудовой деятельностью, не облагаются налогом на доходы. Сюда относятся:

• государственные пособия, в том числе о беременности и родам и по уходу за ребенком
• пенсии
• выплаты, связанные с причинением вреда
• предоставление бесплатного жилья или компенсационные суммы
• выплаты в связи с увольнением работника (за исключением компенсации за неиспользованный отпуск)
• возмещенные расходы по повышению квалификации сотрудников
• командировочные в пределах установленных норм
• прочие выплаты

Указанные выше начисления в справках 2-НДФЛ не отражаются.

Если женщина находится в декретном отпуске по уходу за детьми, положенные ей выплаты налогом не облагаются, соответственно, оснований для составления справки 2-НДФЛ нет. В документе могут быть лишь доходы от трудовой деятельности. Например, сотрудница, находясь в отпуске по уходу за ребенком, продолжает работать в режиме неполного рабочего дня.

В таких случаях справка оформляется с указанием начисленной заработной платы. Также документ выдается, если в этот период была начислена премия, размер которой превышает 4 000 рублей в год (максимальная необлагаемая величина материальной помощи). Пособия по больничным выплатам, в том числе и по уходу за больным ребенком, налогом облагаются. Их суммы в полном объеме учитываются в справе 2-НДФЛ.

Что указывается

Справка по форме 2-НДФЛ дает представление о заработке работника в течение года и удержанном налоге на доходы физических лиц. Информация о доходах формируется помесячно, при этом указываются статьи доходов (зарплата, отпускные, больничный, материальная помощь и прочие). Кроме того, в документе присутствуют следующие сведения:

1. Информация о работодателе: наименование, ИНН, контактный телефон
2. Данные сотрудника: Ф.И.О, ИНН, дата рождения
3. Облагаемые доходы по месяцам
4. Наличие налоговых вычетов, их суммы
5. Сведения об общем размере доходов, начисленном, удержанном и перечисленном в бюджет налоге

Какой заполнять бланк

Действующая форма справки о доходах – 2-НДФЛ – утверждена Приложением № 1 к приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Этим же документом утверждён:

• порядок заполнения данной справки (Приложение № 2, далее – Порядок);
• электронный формат 2-НДФЛ (Приложение № 3).

Официальное название рассматриваемого документа – «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (форма 2-НДФЛ).

Как правильно заполнять

Справка по форме 2-НДФЛ заполняется либо по требованию сотрудника для его личных нужд, либо в ФНС в качестве годовой отчетности. При формировании учитываются годовые данные о полученном заработке, облагаемым налогом на доходы физических лиц. Если документ составляется по требованию сотрудника, то период заполнения ― от начала текущего года (или месяца принятия на работу) до момента настоящего актуального момента.

Новые требования по заполнению справки не предусматривают указывать адрес сотрудника, чьи данные указываются в документе. Ранее это относилось к обязательным реквизитам. Также нет необходимости указывать ИНН работника, если есть сомнения в его подлинности, или он неизвестен. При составлении справки 2-НДФЛ стоит обратить внимание, что некоторые коды доходов и вычетов поменялись. Сведения с некорректными данными делают документ недействительным.

Доходы сотрудника указываются помесячно, отдельно по каждому виду поступлений. Так, если в одном и том же месяца была начислена зарплата и отпускные, то появляются 2 строки с кодировкой 2000 и 2012 соответственно, где отражаются полученные суммы. Вычеты также учитываются отдельно по каждому виду.

Итоговые данные в документе (раздел 5) должны быть следующими:

1. Общая сумма дохода, включая все налогооблагаемые выплаты (зарплаты, больничные, компенсации и прочие)
2. Налогооблагаемая база, определяемая как разница между суммарным доходом и вычетами
3. Исчисленный, удержанный с заработной платой работника и перечисленный в бюджет налог. Все 3 показателя должны принимать одинаковое значение.

Справка подписывается налоговым агентом ― работодателем, ответственным за правильность начисления. Использовать печать нет необходимости.

Распространенные ошибки при заполнении

Если справка 2-НДФЛ заполняется с применением программного обеспечения, риск допущения ошибок минимален. Но при условии, что начисления проведены корректно.

Самые распространенные ошибки при формировании справок следующие:

1. Неверные персональные данные сотрудника. Могут быть неправильно указаны ИНН, дата рождения сотрудника. Адрес работника больше не проставляется.
2. ИНН организации. При заполнении справки вручную важно не перепутать ИНН сотрудника и работодателя, особенно если налоговым агентом выступает индивидуальный предприниматель.
3. Коды доходов и вычетов. При оформлении документа важно удостовериться в том, что используемые коды актуальны на момент заполнения.
4. Доходы, не облагаемые налогом, например, декретные выплаты, в справке не отражаются. Поэтому если сотрудница весь год находилась в отпуске по уходу за ребенком, справка на нее в налоговые органы за этот период не предоставляется.
5. Итоговая сумма всех доходов должна быть результатом сумм помесячных поступлений.
6. В разделе 5 в графах по исчисленному, удержанному и перечисленному в бюджет налогу должна фигурировать одинаковая сумма.
7. При заполнении справки необходимо обратить внимание на коды организации (ОКТМО, КПП и прочие).

Недостоверные данные в справках могут привести к некорректным расчетам. При обнаружении ошибки необходимо сдать корректирующие документы до обнаружения недочетов налоговой инспекцией. В противном случае налоговый агент может получить штраф из расчета 500 рублей за каждую неверную справку.

В чем разница между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ

Многие физические лица слышали о документах, отражающих доходы физических лиц. Отдельные категории граждан должны отчитаться о полученных доходах самостоятельно. Речь идет о документах по форме 2-НДФЛ и 3-НДФЛ. В чем разница между ними?

2-НДФЛ ― представляет собой справку о полученном у работодателя заработке. Составителем документа выступает сам работодатель в качестве налогового агента. Справка передается ежегодно в налоговые органы в качестве отчетности, а также формируется по требованию сотрудников для личных целей. Если в течение года у физических лиц были доходы, не связные с предпринимательской деятельностью, то получатели обязаны самостоятельно декларировать полученные денежные суммы, исчислять налог и перечислять его в бюджет. С этими целями составляется декларация по форме 3-НДФЛ.

Кроме того, документ потребуется для подтверждения налоговых вычетов, при продаже имущества (автомобилей, жилья), получения иной материальной выгоды. В большинстве случаев при формировании отчетности 3-НДФЛ появляется необходимость указать все полученные доходы, в том числе используя и данные из справки 2-НДФЛ.

Основное отличие между 2-НДФЛ и 3-НДФЛ заключается в следующем. В справках 2-НДФЛ отражаются доходы, полученные сотрудником у работодателя. Декларация 3-НДФЛ содержит прочие сведения о дополнительных доходах, а также примененных налоговых вычетах.

Куда требуется справка 2-НДФЛ

В налоговую инспекцию справку 2-НДФЛ обязательно предоставляют в 2 случаях:

1. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых он должен удержать и перечислить подоходный налог в бюджет (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это справка с признаком 1. С 2021 года она подается в ИФНС до 1 марта года, следующего за истекшим (за 2021 год — до 02.03.2020).
2. Налоговым агентом были выплачены доходы, с которых не было возможности удержать налог. В такой ситуации налоговому агенту нужно известить инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать налог справкой с признаком 2 — тоже не позднее 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ). Также по таким налогоплательщикам чиновники требуют сдавать и справку с признаком 1 (см., например, письмо ФНС от 30.03.2016 № БС-4-11/544). Отметим, что эти требования относятся к периодам, когда действовали разные сроки сдачи справок с признаком 1 и 2. Сейчас сроки совпадают. Интересно, поменяется ли позиция контролеров или они все равно продолжат требовать оба варианта.

Если физическое лицо обращается к налоговому агенту с заявлением о выдаче справки 2-НДФЛ, то, скорее всего, она нужна ему:

• для передачи на новое место работы, чтобы получить стандартные налоговые вычеты, поскольку для предоставления таких вычетов учитываются все доходы с начала года, включая доходы, полученные от прежнего работодателя (абз. 2 п. 3 ст. 218 НК РФ);
• составления декларации 3-НДФЛ, заполняемой на основе сведений из справки 2-НДФЛ;
• представления по иному месту требования (например, при оформлении кредита в банковском учреждении).

Нужно отметить, что налогоплательщик не обязан сообщать, для каких целей ему понадобилась или куда нужна справка 2-НДФЛ. Налоговый агент при этом не может отказать в выдаче справки 2-НДФЛ. Справка должна быть выдана не позже 3 рабочих дней с момента получения налоговым агентом заявления от физического лица (ст. 62 ТК РФ). В противном случае к налоговому агенту могут быть применены меры ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Если налогоплательщик запрашивает справку 2-НДФЛ в середине года, налоговый агент заполняет ее на основании имеющихся у него данных на тот момент времени.

Как заполнить справку с признаком «2»? Что делать, если сотрудник из закрытого обособленного подразделения просит справку? Как оформить 2-НДФЛ при реорганизации? Ответы на эти и другие вопросы ищите в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.