Технический сбой при сдаче СЗВ-М. Можно ли избежать штрафа?

Кто отвечает за сдачу

Прежде чем прояснить главный вопрос – когда нет протокола из ПФР по СЗВ-М – нужно разобраться в терминологии.

Что такое «СЗВ-М»? Это специальная форма, по которой компания или ИП держит отчет перед Пенсионным фондом РФ. Расшифровывается как сведения о застрахованных входящие. То есть которые компания подает в фонд. А буква «М» говорит о том, что отчетность эта – ежемесячная (постановление ПФР № 83п от 01.02.2016).

Также см. «Новая форма отчета СЗВ-М с 2021 года».

Ответственного за ведение подобной документации руководитель компании назначает на своё усмотрение. Но, как правило, этим занимается кто-то из отдела кадров (либо бухгалтер): у них есть допуск ко всем личным делам и договорам с сотрудниками.

Ежемесячно в СЗВ-М приводят перечень всех сотрудников, которые за отчетный период (месяц) работали на организацию. Даже если человек трудился на компанию всего один день, информацию об этом все равно нужно отразить.

Также см. «Инструкция по заполнению формы СЗВ-М в 2021 году».

Определение понятий

СЗВ-М представляет собой отчетную форму, с помощью которой работодатели отчитываются перед пенсионным фондом о трудящихся у них застрахованных лицах.

Документ разработал ПРФ и ввел его в действие в 2021 году. Первостепенной целью внедрения данной бумаги является контроль над количеством трудоустроенных лиц пенсионного возраста. Их пенсии государство не индексирует. Получать их в полном объеме пенсионеры смогут лишь после увольнения.

Аббревиатура «СЗВ» означает, что форма содержит сведения о застрахованных лицах входящие. Буква «М» в названии бланка свидетельствует о том, что отчет ежемесячный. Он утвержден Постановлением Правления фонда № 83п от 01.02.16. Предоставлять сведения должны все юрлица и ИП, использующие труд физлиц, с апреля 2020.

В СЗВ-М указывают:

• краткое наименование компании (ФИО ИП), ИНН, КПП, номер ПФР;
• отчетный месяц (01, 02 и т. д.) и год;
• тип формы (варианты заполнения приведены в бланке);
• сведения о сотрудниках: ФИО, СНИЛС, ИНН;
• дату, подпись, печать.

Руководитель юрлица назначает сотрудника, ответственного за составление формы. Обычно это бухгалтер или кадровый работник, имеющий доступ к трудовым соглашениям с персоналом и их личным делам.

В форме приводится перечень лиц, которые в отчетном месяце трудились у работодателя. При этом не имеет значения, сколько времени человек проработал. Главным критерием включения тружеников в список является заключение с ним договора: трудового или гражданско-правового.

В форму включают совместителей, сотрудников-иностранцев, в т. ч. не имеющих гражданства, которые застрахованы в ПФР. Не включают в СЗВ-М высококвалифицированных зарубежных специалистов, т. к. им не нужно регистрироваться в системе пенсионного страхования РФ.

Если гражданин, работающий по трудовому соглашению, в течение месяца не получал выплаты, его все равно нужно включить в СЗВ-М, а если не имел дохода и работал по ГПД, включать его в форму не нужно.

Бланк формы СЗВ-М

Чем грозит отсутствие протокола

Это первое, что интересует большинство бухгалтеров и кадровиков. Ведь в законе есть жесткие рамки, которые определяют, когда нужно отправлять СЗВ-М. А именно – не позднее 15-го числа каждого месяца.

В случае просрочки незамедлительно последуют санкции: 500 рублей за каждого человека, чьи данные ПФР не получил вовремя. Это прописано в статье 17 Закона Штрафы за несвоевременную сдачу СЗВ-М: 2017 год».

Естественно, любой работодатель начинает нервничать, если не получит от ПФР протокол о принятии отчета. Ведь только по нему можно судить, даст фонд добро на отправленный СЗВ-М или нет. И если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, то велика вероятность санкций.

Подобная ситуация возникла весной 2021 года, когда в роли «провинившихся» оказалось большое число организаций и коммерсантов. Все они не получили положительный протокол на СЗВ-М, хотя отправили данные вовремя. Причина стала известна совсем скоро. Оказалось, что у фонда возникли технические сложности, на которые никто не мог повлиять. В результате понадобилось время, чтобы устранить этот сбой. Но в итоге штраф никто не платил, так как в этом не было вины страхователей.

Если ваша организация окажется в подобной ситуации – когда время идет и нет протокола СЗВ-М, вас начинают обвинять в просрочке, пишите претензии на акт фонда. Конечно о том, что выслали отчет вовремя. И опротестовывайте все обвинения.

Что такое протокол ошибок СЗВ-М

Страхователи с численностью персонала от 25 чел. обязаны предоставлять персонифицированные сведения только в электронном формате. Когда подается СЗВ-М, протокол является конечным подтверждением того, что отчет принят фондом. Не путайте протокол с квитанцией, которая подтверждает только получение ПФР формы, но не ее принятие. Положительный протокол означает, что отчет проверен, принят, а подлинность ЭЦП подтверждена.

Обратите внимание! Иногда при получении протокола СЗВ-М сроки увеличиваются на 2-3 дня. Задержки могут возникать из-за сбоев в работе системы ПФР. Проконсультироваться об этом можно в самом отделении фонда.

Читайте: Как заполняется СЗВ-М без работников

Какие шаги предпринимать

Если прошло уже достаточно времени, а протокола о приеме СЗВ-М всё нет, то:

1. в первую очередь свяжитесь со своим спецоператором, который выступает посредником при передаче отчетности в ПФР.

Вполне возможно, он в курсе ситуации и сможет пролить свет на причину задержки. Например, скажет, что в вашем отделении Пенсионного фонда просто большой наплыв документов и специалисты не успевают рассылать всем обратные протоколы. Это, кстати, одна из самых распространенных причин.

2. второй вариант – звонить сразу в отделение фонда. Так даже быстрее. И если задержка вызвана опять же большим наплывом документов, то тому, кто обратился, сотрудники постараются ответить в первую очередь.

Если нет протокола из ПФР по СЗВ-М, это не означает, что вы не сдавали отчет. И уж тем более, в этом нет состава нарушения. Если всё сделано правильно и вовремя, никто не может обвинять вас в просрочке отправки отчета.

Самая неприятная причина, по которой долго не приходит протокол – когда отчет составлен неправильно. В этом случае фонд формирует отрицательный протокол, и на это уходит гораздо больше времени. Более того, когда вы получите его, времени на исправление ошибок практически не останется.

Подробнее об этом см. «СЗВ-М: отрицательный протокол».

Поэтому в любом случае советуем всегда перестраховываться и звонить в отделение Пенсионного фонда. И если скажут, что сотрудники фонда готовят отрицательный протокол, можно действовать на опережение: самим найти ошибки и отправить исправленный вариант СЗВ-М. В этом случае есть шанс избежать штрафов.

Читать также

14.11.2016

Что такое протокол об административном правонарушении СЗВ-М

Согласно стат. 15.33.2 КоАП РФ несдача формы в установленные сроки или представление ложных сведений влечет взыскание штрафа с должностного лица работодателя. Размер санкции равен 300-500 руб. При наложении такого наказания на руководителя страхователя ПФР РФ составляет протокол об административном правонарушении.

Следовательно, в отношении формы СЗВ-М возможно 2 вида наказания. Первый по стат. 17 № 27-ФЗ, второй по КоАП РФ. Если истек срок давности, фонд не вправе привлекать должностное лицо к административной ответственности. О каком периоде речь? По ч. 1 стат. 4.5 КоАП в данной ситуации за срок давности признается 1 год с даты совершения нарушения. Если дата составления протокола «выпадает» за пределы указанного срока, привлечение к административной мере ответственности юридически незаконно.

Частые ошибки при сдаче СЗВ-М

В блоке 4 данной формы необходимо перечислить всех сотрудников компании, с которыми в отчетном месяце действовали трудовые договоры или договоры ГПХ (только для тех договоров ГПХ, с которых исчислялись страховые взносы). Включить нужно даже тех работников, которые были уволены 1 числа месяца или приняты в его последний день.

Предлагаем ознакомиться: Как проверить декларацию по НДС по оборотно-сальдовой ведомости

СЗВ-М также должна быть выдана увольняющемуся сотруднику.

О том, какие моменты в связи с этим заслуживают внимания, читайте в публикации «Месяц закончился, работник увольняется, СЗВ-М еще не сдан — как быть?».

Сроки подачи корректировки СЗВ-М

В настоящее время абсолютно все компании и ИП, которые осуществляют выплаты наемным сотрудникам и лицам по договорам ГПХ, обязаны отчитываться по форме СЗВ-М.
Все нюансы заполнения отчета вы найдете в этой статье.

Также рекомендуем скачать наш чек-лист по заполнению СЗВ-М.

Данный отчет можно представить на бумажном носителе, если в штате 24 сотрудника или менее. В электронном варианте отчет сдается, если у работодателя трудится от 25 человек (п. 2 ст. 8 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…» от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Заполненный бланк подается в ПФР ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, наступающего после окончания отчетного периода (п. 22 ст. 11 закона № 27-ФЗ).

Чтобы не пропустить важные для отчетности даты, следите за нашей рубрикой «Календарь бухгалтера».

Важно! КонсультантПлюс предупреждает Нередко проверки налоговиков или внебюджетных фондов заканчиваются штрафом. Однако его сумму можно попытаться уменьшить, если есть смягчающие обстоятельства. Применить их могут как проверяющие, так и суды. На какие обстоятельства нужно ссылаться, чтобы снизить штраф, узнайте в К+.

Корректировать выявленные самостоятельно ошибки в принятых ПФР сведениях по форме СЗВ-М страхователь без негативных для себя последствий может до момента выявления этих ошибок фондом. Причем если ошибка выявляется в момент приемки отчета, то санкций можно избежать, подав уточнение не позднее 5 рабочих дней с даты получения уведомления об устранении расхождений (п. 39 инструкции, утвержденной приказом Минтруда России от 21.12.2016 № 766н).

Напомним, что 1 ошибка будет стоить компании 500 руб. Общая сумма штрафных санкций рассчитывается исходя из количества застрахованных лиц, перечисленных в табличной части документа (абз. 4 ст. 17 закона № 27-ФЗ).

Как проверить СЗВ-М

Сведения можно представить двумя способами: электронно либо на бумаге. Бумажный вариант примут только у страхователей, у которых численность застрахованных лиц менее 24 человек. Если в организации 25 и более сотрудников, сдавать придется в электронном виде. Унифицированная электронная форма утверждена Постановлением ПФР от 07.12.2016 № 1077п.

Сформированные данные необходимо проверить на наличие ошибок. Алгоритм проверки сформирует протокол с оценкой корректности представленных сведений:

• персональных данных — в части правильности заполнения СНИЛС и ИНН, соответствия индивидуальных данных застрахованного лица;
• данных организации — в части правильности заполнения реквизитов страхователя;
• формат отчета на соответствие действующим утвержденным формам.

Выявленные «ошибки» и «предупреждения» необходимо устранить в обязательном порядке, в ином случае Пенсионный фонд не примет отчетность.

Проверить составленную форму можно через Интернет, например, проверка СЗВ-М онлайн без регистрации реализована на официальных сайтах Пенсионного фонда или ФНС. Для этого загрузите файл XML в онлайн-приложение и запустите проверку.

Проверка СЗВ-М ПФ РФ

Сформированный и проверенный файл отправляется в территориальное отделение ПФР. Если ошибки и предупреждения отсутствуют, отчет считается принятым. Затем сотрудник Пенсионного фонда проводит камеральную проверку. Если недочетов не выявлено, СЗВ-М считается сданным.

1. Сведения о страхователе. Здесь нужно указать реквизиты организации, ИП или физлица:

• наименование организации, допустим краткий вариант написания;
• регистрационный номер ПФР;
• ИНН;
• КПП.

Нужно сверить внесенную информацию с учредительными документами.

2. Отчетный период. Отразить сведения об отчетном месяце, за который формируем отчетность.

3. Тип формы. Выберите из доступных видов: «исх» — первичная (исходная), «доп» — содержащая дополнения, «отмн» — форма с отменяющими данными.

4. Сведения о застрахованных лицах. Здесь укажите ФИО, СНИЛС и ИНН по каждому работнику. Сверьте информацию по каждому застрахованному лицу с карточками сотрудников.