Первичная документация в компании может подписываться определенными лицами. Для передачи возможности росписи на ряд хозяйственных и учетных актов руководитель может оформить специальный приказ или доверенность, которая составляется от имени фирмы. Это позволяет наделить полномочиями определенное лицо, которое занимается хозяйственной деятельностью или бухгалтерским учетом.
Порядок наделения обязанностями требуемого лица должен осуществляться в соответствии с законодательством.
Что такое первичные документы
Бумаги являются первичными, если они осуществляют регистрацию осуществленных сделок хозяйственного типа. Получается, что для внесения фактов и сведений в бухгалтерский учет требуется наличие первичной документации в виде договоров, оформленных сделок.
Любой акт первичного типа несет в себе информацию о хоздеятельности предприятия, а также об экономических фактах.
Первичные документы: виды
Важно! Бумаги должны храниться в течение 4 лет, так как в это время налоговый орган может проверить наличие таких данных.
Базовые сведения
Любая операция хозяйственного типа, проводимая на предприятии или в организации, сопровождается оформлением специальных документов, которые называют первичными.
На основе совокупности документации ведется бухгалтерский учет.
Важно! Любая бумага должна быть подписана ответственным лицом, которое имеет данную обязанность.
Возможность росписи может быть установлена специальным распоряжением, учетной политикой или дополнительными бумагами, в которые входят должностные инструкции и доверенности.
По законодательству желательно наличие списка лиц в учетной документации. Это позволит избежать проблем с оформлением бланков.
Что такое подпись
Под подписью подразумевается роспись представителя или должностного лица. Она должна быть собственноручной и подтверждает подлинность акта или копии.
Подпись состоит из трех основных частей, в том числе наименования должности, личной росписи и расшифровки, которая включает в себя фамилию и инициалы.
Важно! Если используются бланки организации, то наименование организации не требуется. В противоположном случае оно необходимо, например, если оформляется документ на чистом листе.
Само подписание означает наличие юридической силы, поэтому подписывать должно только то лицо, которое установлено с помощью различной документации.
Читать так же: Коды бюджетной классификации на 2021 год
Что относят к данной категории
К категории относится документ учета для бухгалтеров и налоговой. Документация:
- счет-фактура;
- платежное поручение;
- акт;
- выписка;
- справка;
- накладная.
Также сюда относят все бумаги, которые связаны с хозяйственной деятельностью организации. Они должны быть правильно оформлены, а также содержат росписи ответственных лиц.
Первичная документация
Правовая база
База включает в себя несколько основных нормативных актов. Среди них:
- приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, утверждающий положения для ведения учета и отчетности бухгалтерского типа;
- ФЗ № 402-ФЗ, регулирующий бухгалтерский учет;
- ФЗ № 129 ст.9 от 21.11.1996.
Согласно последнему законодательному акту любой процесс оформления первичного акта требует наличия реквизитов.
По законодательству правильное составление документации обязательно, так как на основе нее ведется учет.
Зачем нужна первичка?
Первичка используется для фиксации действий предпринимателя и организации, то есть любая деятельность является подотчетной. Документация может быть унифицированной или произвольной. Все зависит от типа деятельности и наличия дополнительных факторов, например, есть опасное производство или фирма занимается государственными поставками.
Любая бумага содержит ряд данных:
- наименование и дату составления;
- наименование предприятия;
- тип и название хозоперации;
- данные лиц, участвующие в операции;
- подпись ответственного лица, то есть того, кто имеет право на данную операцию и оформление бланка.
Роспись считается обязательной. При этом, неважно будет она цифровой или собственноручной. Главным будет наличие росписи и возможность лица на нее.
Полезное видео
В данном видео рассказывается о тонкостях заключения трудового договора:
Добре утро, подскажите, каков порядок подписания приказов. Сначала подписывает директор, а потом уже ознакамливаются сотрудники, я права? Спасибо, а можно ссылку кинуть, а то мне директор мой не верит Да нет, мне просто нужен матриал в котором будет конкретно прописано, что директор первый подписывает приказ а затем ознакамливаются сотрудники как подтверждающий факт для руководства. А вот хотя может быть дополнить то, кто все таки первый ставит подпись в трудовом договоре если возможно
Ответ на вопрос:
С подписанием приказов и договоров немного разная ситуация. Рассмотрим их отдельно.
Приказы.
Что касается приказов, то, несомненно, именно директор ставит первую подпись тем самым подтверждая свое решение и делая приказ лигитимным, т.е. законным. Далее работник лишь ознакамливается с приказом и принимает его к сведению. От него тут не требуется какого-либо соглашения или несоглашения. Без визы директора это еще не распорядительный документ, а просто бумажка. Такой порядок подтверждают и методические рекомендации по ведению документооборота. В частности, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76 (текст см. ниже).
Трудовой договор.
С трудовым договором немного другая ситуация, поскольку это уже не распорядительный односторонний документ со стороны работодателя. Это двухстороннее соглашение (ст. 56 ТК РФ). Соглашение вступает в действие только с момента подписания его обеими сторонами. Т.е в данном случае вполне допустимо сначала подписать договор с работником, а только потом с директором. При этом самостоятельно оцените какова вероятность, что директор откажется подписать договор или захочет изменить его отдельные условия. Если работник выйдет на работу без подписанного договора, то отказать в дальнейшем приеме уже не получится, так как сотрудник был фактически допущен к работе и ознакомлен с условиями приема на данную работу. Если работник еще не выйдет на работу, а директор откажется подписывать договор, то работнику придется сообщить от отказе в приеме на работу или пересогласовывать условия приема, если вдруг директора не устроят его отдельные пункты.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Приложения к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти
УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76
Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26 апреля 2010 г. № 01/6756-ДК)
Интересная информация о доверенности на подпись кадровых документов размещена здесь.
Приложение N 15
к п. 3.3.5.2.
Подготовка и оформление приказов (распоряжений)
….
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Службы делопроизводства и юридической службы. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.
Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.
Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланках приказа установленной формы и представляются на подпись при необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.
Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно.
Копии приказов (распоряжений) на бумажном носителе Служба делопроизводства
заверяет печатью Службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в Службу делопроизводства.
Подробности Категория: Наемная работа
Помните ли вы, как обозначена ваша должность в трудовом договоре? Вы знакомы с собственной должностной инструкцией и правилами внутреннего распорядка вашей компании? Знаете ли вы, когда заканчивается ваш контракт? Каждый из этих пунктов может сыграть существенную роль в трудовом споре.
Попробуем разобраться, как правильно читать написанное и что подписывать точно не стоит.
Сразу отметим: трудовой договор должен существовать в принципе — по закону он подписываетя не позднее, чем через три дня после фактического начала работы, причем в 2-х экземплярах. «Если работодатель не хочет подписывать с вами трудовой договор, просите письменно объяснить причину отказа, — советует юрист-консультант по трудовому праву Галина Демина.- Иногда одного этого требования бывает достаточно, чтобы договор с вами все-таки составили».
Перед тем, как подписать трудовой договор, внимательно изучите все его пункты: возможно, в нем будут условия, которые не обговаривались с вами на собеседовании. Вы имеете полное право не согласиться с ними и попросить поменять формулировки, но сделать это нужно до подписания договора.
Как правильно составить трудовой договор
В трудовом договоре обязательно указываются ваше имя и название компании, место и дата заключения договора, дата начала работы, а также ваши паспортные данные , ИНН работодателя и сведения о представителе комании, который этот договор подпишет. В идеале документ должен быть подписан одним из первых лиц компании, например, генеральным директором. Если на вашем договоре стоит подпись другого человека, удостоверьтесь, что у него есть полномочия заверять подобные документы.
Проверьте, правильно ли указано в трудовом договоре место вашей будущей работы. Если вас принимают на работу в определенный филиал компании, в договоре должно быть указано его конкретное местоположение.
Также в трудовом договоре должна быть указана не только ваша должность, но и ваши функциональные обязанности: то, что конкретно вы должны делать. Подходите к этому пункту очень внимательно: в нем не должно быть общих фраз ни о чем. «Если какая-то функция осталась для вас непонятной, просите изменить формулировки до подписания трудового договора,- советует Галина Демина.- Особенно опасны фразы типа «сотрудник обязан выполнять приказы руководителя и администрации». Подписав такое, в перспективе вы рискуете быть уволенной «за невыполнение должностных обязанностей», например, потому, что не справились с годовым финансовым отчетом, хотя вообще-то вы секретарь».
Бонусная система
Если вы на словах договорились о зарплате 30 тысяч рублей, а в договоре увидели только 3 тысячи, то подписывать такой документ, конечно, не стоит. Не ждите, что о вашей «настоящей» зарплате вспомнят, когда будут выплачивать вам отпускные, больничные или компенсацию по сокращению.
В идеале в трудовом договоре должна быть указана не только ваша реальная зарплата, но и все премии, надбавки и бонусы, о которых вы договаривались на собеседовании, а также условия их получения.
Правила внутреннего распорядка
Перед подписанием трудового договора вас должны ознакомить с правилами внутреннего распорядка .
Испытательный срок при приеме на работу
Испытательный срок до 3-х месяцев- обычная практика современных рекрутеров, что в конце концов не так уж плохо: в это время вы сможете и себя показать, и других посмотреть. Правда, если вы претендуете на очень ответственную должность, к примеру, на генерального директора или главного бухгалтера, испытательный срок могут продлить до полугода. Главное, чтобы все было четко прописано в договоре. Если же в документах об этом ничего не сказано, значит, вас приняли на работу без всяких подстраховок. Тогда не ждите, что по истечении 3-х месяцев вам поднимут зарплату. Этого вам никто не обещал.
Уловки работодателей
В случае, если ваша новая работа предполагает обучение за счет работодателя, внимательно прочитайте, что сказано в трудовом договоре про возможное возмещение затрат. «Обычно в договоре прописывается, сколько времени после окончания обучения вы должны будете проработать в компании. И если уволитесь раньше, то должны будете возместить работодателю деньги,- говорит Елена Демина.- Но многие хитрые боссы обычно утаивают, что вы обязаны вернуть не все деньги, а лишь часть. Если подобного уточнения в договоре нет, лучше перестрахуйтесь и попросите его внести».
Работодатель обязан!
С вами обязаны заключить трудовой договор, даже если:
— у вас нет регистрации по месту проживания. Отсутствие прописки не является основанием для отказа в заключении трудового договора. Сошлитесь на статью 64 Трудового кодекса;
-вы беременны. Отказ беременным женщинам в заключении трудового договора незаконен, к тому же вы не обязаны заранее уведомлять своего будущего работодателя о своем положении;
-вы приглашены в компанию в порядке перевода от другого работодателя. Если у вас на руках есть письменное приглашение на работу, с вами обязаны заключить трудовой договор.
Кто имеет право подписи первичных учетных документов
За исключением руководителя компании есть ряд лиц, которые имеют полномочия на оформление бумаг. Эти лица устанавливаются с помощью:
- устава фирмы, то есть учетная политика устанавливает все лица, которые могут подписывать и оформлять первичку;
- должностных инструкций;
- специального приказа;
- доверенности.
Важно! Доступ может оформляться даже на постороннее лицо. Важным моментом будет его полноценное оформление.
Что такое первичные учетные документы
Учетный вариант является фиксированным актом совершения хозяйственной операции, которая проводится в организации. Учетность в данном случае выражается тем, что такие данные требуются для полноценного учета как бухгалтерского, так и налогового. Получается, что к учетным документам относятся все оформленные и подписанные бланки.
Кто в организации имеет право подписи первичных документов
Ранее возможностью обладали два лица в виде руководителя и главного бухгалтера, но после изменения законодательства по умолчанию ее имеет только руководитель. Дополнительно ею наделяются уполномоченные лица. Они могут быть уполномочены как с помощью распоряжения, так и по должностной инструкции.
Формирование списка лиц, имеющих право подписи
Формирование списка лиц, которые имеют возможность подписывать документацию, осуществляется руководителем и главным бухгалтером. Любые финансовые бумаги должны заполняться этими лицами, а также их заместителями, если они были внесены в список.
По текущим нормам все росписи ответственных лиц должны быть зафиксированы и переданы в требуемые учреждения, например, в банк.
Читать так же: Реестр недобросовестных поставщиков
Важным моментом будет формирование списка уже на этапе создания организации, то есть информация прописывается в уставе.
Кто утверждает перечень лиц
Утверждение перечня лиц осуществляется непосредственно руководителем. Но требуется согласование с главным бухгалтером. При отсутствии данных лиц утверждение может быть передано с помощью специального приказа ответственному лицу.
Нужна ли доверенность
Чаще всего она используется при длительном отсутствии руководителя или привлечения в управленческий орган постороннего для организации лица. Максимальный срок действия составляет три года.
Кто подписывает при ликвидации
При обычных ситуациях роспись принадлежит директору, но этот момент является неактуальным при ликвидации. С того момента как полномочия были переданы лицу, которое является ликвидатором, обязанность принадлежит ему, то есть после этой процедуры роспись директора будет считаться недействительной.
Это связано с тем, что ликвидатор на время ликвидации организации получает весь пакет обязательств.
Можно ли не сотруднику организации
На сотрудника организации чаще всего оформляется акт, если данный момент не учтен в других документах, например, в должностной инструкции. Если гражданин не является работником организации или находится за штатом, то потребуется оформлять доверенность, согласованную с руководителем и имеющую печать предприятия.
Законодательно нет ограничений по передаче обязанностей другим лицам, то есть можно дать возможность подписывать бумаги любому человеку.
Кто может подписывать за ИП
Подписывать кассовые бланки может кассир, который имеет данную возможность по должностной инструкции. Вся остальная документация должна подписываться непосредственно индивидуальным предпринимателем. В противоположном случае он будет привлечен к ответственности, так как законодательно передача росписи у ИП не закреплено.
Право первой подписи: что это и кому принадлежит
В ходе деятельности даже самой маленькой компании возникает необходимость готовить документы и передавать их в государственные органы, финансовые, коммерческие и иные структуры. Несмотря на то, что более 5 лет назад право первой и второй подписи отменили, чтобы удостоверить подлинность документации и содержащихся в ней распоряжений, все равно необходимо назначать лиц, которые будут ее заверять. Они же будут отвечать перед законом в случае нарушений.
Понятие и разъяснения, что такое право первой подписи, представлены в:
- Гражданском кодексе РФ;
- Федеральном законе от 08.02.1998 №14-ФЗ об ООО;
- Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ о бухучете;
- Приказе Минфина России от 29.07.1998 №34н;
- иных нормативных актах.
По общим правилам, право первой подписи принадлежит руководителю (директору) — назначенному или избранному. Никакие приказы или распоряжения собственников организации для передачи ему полномочий не нужны. Но если по каким-то причинам право первой подписи у главного бухгалтера или иного лица, этот момент уже следует оформить документально.
ВАЖНО!
До 2013 года закон запрещал передавать право первой подписи в банке главному бухгалтеру или иному сотруднику, все платежные поручения проходили через руководителя. Сейчас этот запрет снят, и не имеет значения, кто что заверяет. Такие полномочия допускается передать любым гражданам, работающим в компании или на компанию.
Как удостоверить право подписи первичных документов приказом или доверенностью
Удостоверение специальным распоряжением или доверенностью используется в различных случаях. Акт используют для штатных сотрудников. Второй вариант может быть использован для любого лица, но чаще всего доверенное лицо выбирается не из штата.
В данном случае руководитель сам определяет, каким способом наделить человека возможностями, но приказ не может использоваться для посторонних лиц.
Когда требуется проведение внешне корпоративных мероприятий, то требуется составление доверенности.
Приказ на право подписи первичных документов
Для каких документов нужно удостоверение подлинности подписи
Юрист занимается проверкой подлинности подписи, проставленной гражданами на:
- брачных контрактах;
- нотариальном переводе;
- договоре ренты и пожизненного содержания;
- доверенности;
- документах, подтверждающих право гражданина на наследство;
- договоре купли-продажи имущества, принадлежащего человеку на правах долевой собственности;
- регистрационных бумагах ООО;
- разрешении на выезд за пределы РФ детей, не достигших возраста 16 лет
Важно! Одним из условий любой сделки может стать требование заверения подписи, совершающих ее лиц, юристом. Никаких препятствий к этому нет. Например, для получения ряда услуг, предоставляемых различными электронными системами расчетов (регистрация кошелька и его подтверждение) нужно отправить по почте заявление, подлинность подписи на котором обязательно проверяет нотариус, скрепляя собственной печатью.
Подпись заверяет специалист только в том случае, если требование исходит от самого человека или от официального органа власти. Многие сделки, осуществляющиеся на вполне законных основаниях, проводятся без обращения к нотариусу. Заверение подписи является, своего рода, страховкой. Если она проверена, то любые попытки одной из сторон отказаться от сделки, будут рассматриваться, как возможное мошенничество.
Требования к оформлению образца доверенности на право подписи первичных документов
У доверенности есть ряд обязательных пунктов, которые должны быть заполнены. Основная структура доверенности является стандартной, то есть должны быть указаны все лица и их данные. Дополнительно потребуется наличие нотариального заверения.
Еще одним важным моментом будет являться полная информация по организации, то есть вписываются реквизиты.
Важно! В доверенности четко прописываются все переданные обязанности. Не должно быть размытых или двусмысленных формулировок. Также требуется установить срок действия. Он не должен превышать три года.
Что писать в приказе
Кроме заполнения всех необходимых данных и удостоверения бланка потребуется прописать законодательную базу в виде ФЗ № 402, а также желательную фразу «для соблюдения норм законодательства».
В распоряжении прописываются все обязанности и типы бумаг, для которых открываются возможности у сотрудника.
Образец приказа о праве подписи первичных документов
Образец приказа о праве подписи первичных документов
Образец приказа на право подписи финансовых документов
Образец приказа о праве подписи счетов фактур
Образец приказа о праве подписи счетов фактур
Образец приказ на право подписи главного бухгалтера
Как проходит процедура заверения подписи, необходимые документы
Перед простановкой подписи и печати юриста на врученном ему документе, он обязан идентифицировать личность гражданина, в ней нуждающегося. Нотариус удостоверяется, что перед ним находится человек, который подписал бумагу. И для этого недостаточно лично явиться в нотариальную контору, физическим и юридическим лицам придется представить подтверждающие их статус документы, а также оплатить государственную пошлину и услуги конкретного специалиста.
Нотариус вправе требовать от обратившегося за его помощью лица:
- предоставления оригинальных документов, удостоверяющих личность или право представлять интересы конкретного гражданина, компании;
- указания полного наименования компании и четкого отражения сути документа, при условии, что обратившийся гражданин требует заверения корпоративных бумаг;
- проставления печати организации, выпустившей конкретный документ, а также подписей всех ответственных за исполнение его лиц.
Если представлены все документы и у нотариуса не возникает никаких подозрений, касающихся их подлинности и правильности оформления, то время нахождения в нотариальной конторе не превышает 20-30 минут. Этого времени достаточно для росписи заявителя на документе и изучения ее нотариусом.
Физическое лицо
Если в проверке подлинности росписи нуждается физлицо, то единственное, что от него требуется – это документ, на котором она проставлена и удостоверение личности, лучше всего паспорт. Для удостоверения росписи, проставленной на бумаге индивидуальным предпринимателем, необходимы:
- паспорт физлица;
- ИНН в оригинале;
- оригинал ОГРНИП;
- выписка из ЕГРИП.
Если ИП пользуется услугами бухгалтера, зачисленного в штат, то юрист обязан убедиться в том, что на документах присутствует его подпись. Возможно, ее также потребуется заверить, как и росписи других уполномоченных лиц. Если проверка осуществляется через посредника, то требующий проведения процедуры гражданин обязан предъявить доверенность. Она нужна для подтверждения его права на представление интересов конкретного человека.
Как оформить приказ
В первую очередь оформляется стандартный бланк. Далее потребуется прописать ряд пунктов:
- данные компании;
- данные лиц, которые оформляют бумагу;
- информация о сотрудниках, которые получили новые обязательства;
- обоснование причины и наличие основания;
- список документации, которая стала доступна указанным сотрудникам;
- печать и датировка.
Заполнение является стандартным, но потребуется точно указать список сотрудников и предоставленную им возможность.
Кадровым документам двойное внимание
Рассмотрим правила передачи руководителем права подписи на кадровых документах. Эти отношения регулируются уже Трудовым кодексом, который, прямо предусматривая саму возможность делегирования права подписи, к сожалению, не содержит положений, регламентирующих порядок такой передачи. Неясно, ни какие документы требуется оформить для наделения правом подписи, ни как именно их составлять.
В статье 20 ТК РФ указано, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях могут осуществляться в том числе уполномоченными лицами работодателя. При этом отмечается, что полномочия таких лиц оформляются в порядке, установленном учредительными документами организации и локальными нормативными актами. Также упоминание о передаче права подписи находим в ст. 57 ТК РФ, где указано, что одним из обязательных условий трудового договора являются сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями.
Таким образом, из указанных норм ТК РФ можно сделать следующие выводы. Во-первых, руководитель может передать право подписи кадровых документов, включая трудовые договоры. Во-вторых, порядок оформления полномочий нужно зафиксировать в учредительных документах и локальных нормативных актах. И в-третьих, полномочия лица, наделенного правом подписи, должны подтверждаться специальным документом-основанием.
Еще чуть большую конкретизацию находим в п. 12 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». В нем уточняется, что представителем работодателя является лицо, которое в соответствии с учредительными документами организации либо локальными нормативными актами или в силу заключенного с этим лицом трудового договора наделено соответствующими полномочиями. То есть получается, что документом-основанием, дающим право проставлять свою подпись под кадровыми документами, может быть и трудовой договор.
Таким образом, для передачи права на подписание кадровых документов нужно:
- предусмотреть порядок передачи в учредительных документах компании или в локальном акте организации (к примеру, приказе или положении);
- внести указание на это правомочие в трудовой договор с уполномоченным лицом.
А нужна ли доверенность для подписания кадровых документов? Прямого ответа на этот вопрос в законодательстве мы не найдем. Формально оснований для выдачи доверенности на проставление подписи в кадровых документах не имеется. Ведь в ТК РФ про доверенность нет ни слова. А применить положения ГК РФ по аналогии нельзя, так как в силу ст. 5 ТК РФ Гражданский кодекс не входит в перечень нормативных актов, регулирующих трудовые отношения.
Не поможет в ответе на этот вопрос и изучение форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Например, в Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) при описании порядка оформления приказа о приеме на работу (Форма № Т-1) прямо говорится, что завизировать его вправе уполномоченное лицо. Но при этом ни в самой форме, ни в Указаниях по ее заполнению нет ни специального поля для отражения реквизитов доверенности, ни намека на то, как оформляются полномочия такого лица.
Какой из всего этого можно сделать вывод? Оформление доверенности в простой письменной форме не занимает много времени и не требует от компании затрачивать какие-то значительные ресурсы. А значит, дабы полностью защититься от возможных претензий, рекомендуем в дополнение к приказу и пункту в трудовом договоре оформить также и доверенность на право подписания от имени организации кадровой документации.
Доверенность в этом случае оформляется по правилам ГК РФ. Ведь иного порядка оформления доверенности законодательством не установлено в принципе. Уполномоченное лицо, подписывая кадровые документы, представляет интересы организации-работодателя. А законодательное регулирование вопроса представительства интересов юридического лица перед третьими лицами предусмотрено лишь нормами ГК РФ.
Как отозвать право подписи
Отзыв осуществляется двумя способами. При первом случае истекает срок доверенности, что означает автоматическую отмену. При втором варианте потребуется издать распоряжение, которое отменяет действие предыдущего. Распоряжение должно содержать все данные предыдущего и дату отмены. Ответственное лицо должно быть уведомлено и ознакомлено с бумагой.
Если доверенность еще не истекла, то потребуется ее также отменять. Оформленные на бланке фирмы должны быть аннулированы руководителем с помощью распорядительного акта. Если доверенность была заверена у нотариуса, то и отмена действия должна происходить у него.
При необходимости в организации могут предаваться определенные обязанности. Возможность подписывать документацию имеет руководитель и ряд лиц, которые имеют соответствующий допуск. Дополнительно данное право предоставляется с помощью специального распоряжения или доверенности, если необходимо привлечь постороннего человека или требуются операции вне фирмы.
Три правила для доверенности
Общие правила оформления доверенности содержатся в ст. 185.1 ГК РФ и являются универсальными — они применяются как для доверенностей, выдаваемых в рамках ГК РФ и НК РФ, так и при оформлении доверенностей на подписание кадровой и бухгалтерской документации.
Правило первое
Доверенность от имени организации выдается в простой письменной форме, то есть, как мы уже сказали, не требует удостоверения у нотариуса. Однако имеются исключения: компании нужно обратиться к нотариусу, если доверенность выдается для совершения сделки, требующей нотариального удостоверения, либо для подписания различных документов, связанных с зарегистрированными объектами недвижимости.
Правило второе
Форма доверенности на законодательном уровне не утверждена. Поэтому при необходимости фирма сама может разработать образцы используемых доверенностей либо каждый раз оформлять этот документ в произвольной форме. Обратите внимание: разработанные «под себя» образцы доверенности не нужно утверждать каким-либо внутренним распорядительным документом, так как доверенность не является первичным учетным документом (ведь никаких хозяйственных операций она сама по себе не оформляет, а лишь дает право конкретному лицу подписать тот или иной документ).
Правило третье
В доверенности обязательно нужно указать дату выдачи и проставить подпись руководителя организации (п. 4 ст. 185.1 и п. 1 ст. 186 ГК РФ). Кроме того, в доверенности надо указать данные организации-доверителя (организационно-правовая форма, наименование, ОГРН и ИНН) и уполномоченного лица (полностью фамилию, имя и отчество, дату и место рождения, место жительства, а также данные паспорта — серию, номер, дату выдачи, наименование и номер подразделения, выдавшего документ). Также в доверенности прописывается суть переданных по доверенности полномочий (заключение сделок, подписание и представление налоговой отчетности и т.п.).
Обратите внимание, что ни срок доверенности, ни образец подписи уполномоченного лица, ни основания передачи полномочий не являются обязательными реквизитами. Поэтому доверенность будет действительна и без этих данных. И наоборот, их включение в текст доверенности вовсе не сделает ее недействительной. Поэтому если компания считает необходимым указать какие-то дополнительные сведения в тексте доверенности, она может смело это делать без ущерба для юридической значимости документа.
Доверенность, в которой не указан срок действия, сохраняет свою силу один год с момента выдачи. Если необходимо выдать доверенность на иной срок (больший или меньший), его нужно прямо внести в текст доверенности. При этом никаких ограничений (минимальных или максимальных) по сроку, на который выдается доверенность, законодательство не устанавливает. Единственное, о чем нужно помнить: срок нельзя устанавливать путем указания на событие, которое может и не наступить (п. 4 информационного письма Президиума ВАС РФ от 11.01.2002 № 66). Проще говоря, нельзя выдать доверенность со сроком «до подписания договора купли-продажи», так как наступление этого события зависит от воли сторон договора, а значит, может и не случиться.
