СТД-Р — сведения о трудовой деятельности работника

Для чего нужна и что собой представляет

С 01.01.2021 впервые устроившимся на работу россиянам не оформят бумажную трудовую книжку. Их данные о трудовой деятельности и стаже сразу начнут передавать в информационную базу данных Пенсионного фонда. При увольнении в подтверждение факта работы человеку выдадут форму СТД-Р (название расшифровывается как сведения о трудовой деятельности работника). Аналогичную справку получит трудящийся, который до 31.12.2020 в письменной форме заявит о желании перейти на электронную трудовую книжку.

Хотя новые правила формирования данных о стаже вступят в силу с 2021 года, приказ Минтруда об утверждении СТД-Р опубликован и начинает действовать с 07.03.2020. Документ находится в свободном доступе, и у работодателей есть возможность заранее с ним познакомиться.

ВАЖНО!

В интернете много сайтов, где взять бланк новой формы. Но не везде предложенные ссылки актуальны: чиновники несколько раз дорабатывали документ. Пользоваться следует окончательным вариантом: форма СТД-Р утверждена приказом Министерства труда и соцзащиты от 20.01.2020 № 23н.

Как заполнить СТД-Р

В первый раздел вписываются данные о сотруднике: имя, фамилия, если есть — отчество. Затем заполняются дата его рождения и одиннадцатизначный номер свидетельства СНИЛС.

Второй раздел СТД-Р заполняется сведениями о работодателе. Это:

• двенадцатизначный номер, присвоенный ему при регистрации в ПФР в качестве страхователя;
• ИНН / КПП. Если ИНН десятизначный, в местах для двух последних цифр делается прочерк. При отсутствии КПП место для него остается пустым;

Следующие разделы СТД-Р заполняются в таблице — это сведения о трудовой деятельности работника:

• В столбике 2 вписывается дата кадрового события;
• его содержание расшифровывается в следующем столбце в виде кода;
• графа «Трудовая функция» конкретизирует деятельность работника в соответствии со штатным расписанием, реестрами должностей и так далее;
• если работодатель применяет профстандарты, он заполняет следующий столбец — «Код выполняемой функции» с 1.01. 2021 г., если не применяет — это место остается пустым;

• графа 6 формы СТД-Р — причина увольнения. Эти сведения заполняются без сокращений, так, как это сформулировано в ТК;
• столбцы 7, 8, 9 обозначают документ-основание кадрового события, работник отдела кадров вписывает в форму название документа, его дату и номер;
• последний столбик указывает на недействительность (отмену) данных. В случае отмены сведений, в столбце проставляется знак «X», а корректная запись заносится ниже, заполняя с 1 графы по 9 (включительно).

Если во время трудовой деятельности происходили изменения, в СТД-Р они фиксируются отдельно в столбце 3 — Сведения о приеме, переводе, увольнении. Там указывают код события и далее строчки заполняют по порядку.

Формы для отчетов в ПФ содержат много одинаковых сведений, отсюда, недоумение — чем отличаются СТД-Р и СЗВ-ТД, какую из них когда заполнять.

Отличие формы СТД-Р от СТД-ПФР — в количестве сведений. В первой — формирование сведений о трудовой деятельности на одном предприятии. СТД-ПФР содержит информацию обо всей выслуге лет человека.

Кому и когда выдавать

В ТК РФ сведения о трудовой деятельности работника по новой форме фактически приравнены к бумажной трудовой книжке. Отсюда вывод, кому выдается справка СТД-Р, — тем, кто отказался от бумажного документа. Либо тем, у кого информация о стаже изначально формировалась в электронном формате. Но если за справкой обратится человек, у которого имеется бумажная трудовая, не отказывайте ему: законом это не предусмотрено (см. ст. 66.1 ТК РФ), но проще подготовить одну бумагу, чем готовиться к внеплановой проверке ГИТ.

Что касается правил, когда выдавать форму СТД-Р, законом определено 2 ситуации:

• при увольнении;
• при обращении.

В зависимости от причин отличаются и сроки подготовки справки. При расторжении договора она готовится заранее и выдается сотруднику в последний рабочий день. Если человек обратился за документом для собственных нужд, на заполнение справки по форме СТД-Р у работодателя есть 3 рабочих дня. Аналогичные требования прописаны для сроков подготовки бумажных трудовых книжек.

Кто и когда заполняет СТД-Р

Согласно статье 66.1 ТК РФ, человек, заключивший трудовой договор, вправе получить сведения о своей трудовой деятельности. Запросить их можно:

• у работодателя по последнему месту работы (за период работы в данной организации или у данного ИП);
• в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ);
• в Пенсионном фонде;
• через единый портал государственных и муниципальных услуг.

Подготовить все документы для перехода на электронные трудовые книжки

Если человек числится в штате, то указанные сведения он должен запросить у своего работодателя. Сделать это можно в том числе в день увольнения. Работодатель обязан составить форму СТД-Р. Бланк и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 20.01.20 № 23н.

Если сотрудник уже уволился, то сведения о трудовой деятельности ему предоставит Пенсионный фонд. При этом чиновники используют не СТД-Р, а другой бланк — форму СТД-ПФР, которая также утверждена приказом № 23н (см. «ПФР утвердил порядок получения сведений из электронной трудовой книжки»).

ВНИМАНИЕ. Даже если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку, работодатель обязан фиксировать информацию о его трудовой деятельности в электронной форме и передавать данные в ПФР по форме СЗВ-ТД. Такой работник вправе получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р у своего работодателя и СТД-ПФР — в Пенсионном фонде (см. «Индексация высокой зарплаты, расчет среднего заработка, бумажная трудовая и отчетность в ПФР: читаем обзор свежих разъяснений от Роструда»).

Заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет Сдать бесплатно

Как заполнять: пошаговая инструкция

В нормативных документах заявлено, что бланк готовят либо на бумаге, либо в электронном виде. В последнем случае справку СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) в 1С (или иной программе) подписывают усиленной квалифицированной подписью. Если таковой нет, заполненный документ распечатывают и заверяют традиционным способом — печатью организации, подписью ответственного лица.

Предлагаем пошаговую инструкцию, как заполнить новую форму.

Шаг 1. Вписать данные работника

Вначале работодатель указывает данные сотрудника. Фамилия и имя — поля обязательные, отчество вписывают, если оно имеется.

Для СНИЛС чиновники придумали 2 формата: XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX. Выбирать, какой больше нравится, нельзя: правила заполнения отчета по форме СТД-Р требуют, чтобы в справке фигурировали только данные из «зеленой карточки» или документа, подтверждающего регистрацию в системе пенсионного страхования (выдают с 29.09.2019).

Шаг 2. Указать данные работодателя

В этом разделе нет каких-то исключений. Регистрационный номер состоит из 12 цифр в формате XXX-XXX-XXXXXX, ИНН — из 12 символов, а если их 9, как у ИП, то в оставшихся строчках ставят прочерки. Если у работодателя отсутствует КПП, он пропускает предусмотренное для этого номера поле.

Что касается наименования, допускается при его написании использовать русский и латинский алфавиты. Вписывать название работодателя следует полностью, без сокращений. Например:

• Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»;
• Индивидуальный предприниматель Воронов Андрей Викторович;
• Адвокат Смирнова Валентина Федоровна;
• Индивидуальный предприниматель Глава крестьянского (фермерского) хозяйства Запашных Игорь Алексеевич.

Шаг 3. Уточнить, подано ли заявление о переходе на электронную трудовую

Следующие два поля предусмотрены для указания решения работника:

• если он хочет сохранить бумажный документ, заполняем первое поле;
• если согласен на электронную трудовую — второе.

В обоих случаях дату вписывают в формате «число, месяц, год».

Шаг 4. Вписать сведения о трудовой деятельности работника

Переходим к табличной части. Если вы заполняете бланк с помощью СБИС или Документы ПУ 6 — программ, которые используются для передачи данных в ПФР, данные впишутся автоматически. Если вся документация ведется на бумаге, сведения переписывайте из приказов, распоряжений, иных решений о кадровых мероприятиях.

Из наименования граф понятно, какую информацию вписать.

Графа 1 — порядковый номер записи в этой справке (1, 2, 3).

Столбец 2 — число, месяц, год кадрового мероприятия.

Графа 3 — наименование кадрового мероприятия. По мнению чиновников, кадровые мероприятия ограничиваются пятью видами. И для каждого из них придуман цифровой код. Вы можете использовать либо эти коды, либо полностью писать наименование мероприятия.

Графа 4 — должность, профессия, трудовая функция работника в соответствии со штатным расписанием работодателя, квалификационными справочниками, реестрами должностей.

Столбец 5 — код выполняемой функции. Вписывают только с 01.01.2021 и при условии, что у работодателя применяются профессиональные стандарты.

Столбец 6 — основания для увольнения. Если указано иное кадровое мероприятие, к примеру, перевод на другую работу, графу не заполняем.

Столбец 7 — наименование документа, утвердившего кадровое мероприятие. Указывают только наименование: приказ, решение, распоряжение.

В графы 8 и 9 вписывают реквизиты документа: дату и номер. Для каждого реквизита — отдельный столбец.

Столбец 10 заполняют только в одном случае: если сведения отменены. Если проводить аналогию с традиционной бумажной трудовой книжкой, с помощью графы 10 вы отменяете недостоверную запись. А в следующей строке вы указываете правильные данные, и уже графу 10 оставляется незаполненной.

Шаг 5. Подписать

Чтобы документ имел силу, его следует заверить печатью (при наличии) и подписать. Если вы сомневаетесь, кто подписывает справку СТД-Р, посмотрите в ЛНА, на кого возложена обязанность по ведению кадровой документации. Если это директор, значит, ему и подписывать. Если это начальник отдела кадров, он ставит свою подпись.

Не забудьте указать должность ответственного лица и дату составления бумаги.

Содержание справки

Как следует из самого бланка СТД-Р, справка включает следующие блоки, каждый из которых обязателен для заполнения работодателем:

• сведения о работнике;
• сведения о работодателе;
• дата подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (информацию о выборе формата трудовой книжки должен указывать только работодатель, которому сотрудник подал соответствующее заявление);
• непосредственно сведения о трудовой деятельности работника;
• выходные данные (заверение справки).

Причём СТД-Р должна содержать только сведения о периоде работы у данного работодателя (п. 2.6 порядка заполнения, Приказ № 23н).

Для целей заполнения и выдачи справки СТД-Р к сведениям о трудовой деятельности работника относят:

• прием на работу (службу);
• перевод на другую работу;
• изменение наименования страхователя;
• установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
• увольнение с работы.

Сведения для справки СТД-Р работодатели изначально берут из своих распорядительных документов. Это могут быть приказы, распоряжения, иные решения или документы, подтверждающие оформление трудовых отношений с данным сотрудником и с указанием их реквизитов (название, номер, дата). Отразить в справке СТД-Р должны и те сведения, которые были отменены или исправлены, а также если работодатель сменил название.

FAQ: все что нужно запомнить про форму СТД-Р

Когда начинать выдавать форму СТД-Р?

Приказ Минтруда, которым утверждена справка, вступает в силу 07.03.2020. С этого момента у работодателей появляется возможность пользоваться бланком и правилами его заполнения. Но только с том случае, если в организации уже прошли переходный период: подготовили базу для электронных трудовых, уведомили работников о реформе в сфере формирования сведений о стаже, собрали заявления о переходе на онлайн-формат или сохранении бумажных документов.

Надо ли вносить в СТД-Р сведения об изменении Ф.И.О. работника, а в основании вписывать свидетельство о перемене персональных данных или свидетельство о браке?

Все данные в справке переписываются из «зеленой карточки» (СНИЛС) или заменяющего ее документа о регистрации в системе персонифицированного учета. Она касается только трудовой деятельности работника. По этой причине об изменениях персональных данных в СТД-Р не пишут. Но если выдан новый СНИЛС или в нем прописаны обновленные Ф.И.О., справку заполняют с учетом «свежих» данных.

СТД-Р и СЗВ-ТД: в чем разница?

Немногие понимают, в чем отличия новых форм СТД-Р и СЗВ-ТД, поскольку бланки и сведения в них практически идентичны. Но разница очень большая: СЗВ-ТД — отчет для Пенсионного фонда, СТД-Р — форма, заменяющая бумажную трудовую книжку, и выдается она только работнику. Дополнительно отчитываться, что вы подготовили такой документ, никуда не надо.

Зачем работнику такая справка?

Поскольку СТД-Р выступает аналогом бумажного документа о трудовой деятельности и стаже, работники предъявляют ее по месту требования — новому работодателю, в банк, в государственные структуры.

Работник уволился, но справку потерял. Обязан ли работодатель выдать новую?

В абз. 4 ст. 66.1 ТК РФ четко прописано, кто должен выдавать сведения о трудовой деятельности работникам, и там же указан работодатель по последнему месту работы. Если за год человек сменит несколько мест, то полные данные о стаже ему оформят по заявлению в ПФР или МФЦ. Есть еще возможность запросить справку на сайте госуслуг.

Форма СТД-Р: утверждена или нет?

Форма СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) разрабатывалась одновременно двумя ведомствами. Ранее свой вариант (в виде формы СЗИ-ТД) представил ПФР, затем документ был доработан Минтрудом.

Несмотря на то, что форма СТД-Р утверждена еще не была, в качестве шаблона сведений о работе граждан работодателям следует пользоваться вариантом, приведенным в Проекте Приказа Минтруда 02/08/12-19/00098178 от 18.12.2019 г. Именно этот вариант с наибольшей вероятностью будет одобрен и станет применяться в дальнейшем.

Если работник уволился или подал заявление на выдачу формы уже сейчас, работодателю до момента официального утверждения формы следует применять бланк от Минтруда. Однако, следует иметь ввиду, что окончательный вариант может претерпеть изменения, поэтому перед выдачей сведений следует проверить ее актуальность: как внесение поправок, так и утверждение могут произойти в любой момент.

Штрафы

Если смотреть на справку СТД-Р как на замену трудовой книжки на бумаге, то и санкции за неправильное оформление документа или отказ его выдать аналогичные. Ответственность за подобные нарушения разная:

• дисциплинарная (ч. 1 ст. 192 ТК РФ);
• материальная (ч. 1 ст. 233 ТК РФ);
• административная (ст. 5.27 КоАП РФ);
• очень редко уголовная (ст. 325 УК РФ (хищение или повреждение документов, штампов, печатей), ст. 292 УК РФ (служебный подлог), ст. 140 УК РФ (отказ предоставить информацию)).

Но наказывать сразу никого не будут. Официальный переход на электронные трудовые книжки и на заменяющую их форму СТД-Р запланирован на 2021 год, и до тех пор можно практиковаться без боязни за кошелек или должность.

Образец заполнения СТД-Р.

Итак, ознакомившись с формой бланка, осталось понять какие данные в нее вносятся. Рассмотрим пример заполнения СТД-Р при увольнении работника.

Бланк выписки условно разделен на пять информационных блока:

1. В первый заносятся данные о сотруднике:

• Его Имя, Отчество, Фамилия полностью и русскими буквами;
• Когда он родился в привычном формате ДД.ММ.ГГГГ;
• СНИЛС — страховой номер застрахованного лица.

2. Во втором отражаются сведения о компании, в которой он работал:

• 12 –ти значный рег номер в ПФР;
• Название в соответствии с учредительной документацией;
• Номер ИНН;
• Код КПП, если есть. Например, ИП он не присваивается.

3. Третий раздел отводится для даты и отметки о принятии заявления о выборе из двух видов трудовой книги.

4. Табличная часть о трудовой деятельности в организации.

Здесь вносятся данные по всем кадровым перемещениям работника за время его трудоустройства в этой компании с 2021 года, а также последнее кадровое мероприятие до этого года в следующей последовательности по столбцам:

1. Порядковый номер события;
2. Дата увольнения, приема или перевода;
3. Числовой код мероприятия аналогичен форме СЗВ-ТД;
4. Занимаемая в учреждении должность на дату события;
5. Код функции, если имеется (проставляется с 2021 года);
6. Основание кадрового перемещения по статье ТК РФ;
7. Название распорядительного документа;
8. Его дата утверждения;
9. Номер приказа или распоряжения;
10. Отметка об отмене кадрового мероприятия, если такие были.

5. Заключительный раздел предназначен для заверения документа и постановки:

• Подписи уполномоченного сотрудника с указанием его ФИО, а также должности;
• Даты подписания;
• Печати учреждения;

Если справка СТД-Р передается в электронном формате, то строки после табличной части заполнять не требуется. Поскольку, документ подписывается ЭЦП.

Скачать образец заполнения формы СТД-Р.

Как проверить документ и подписи?

С помощью программы 1С:ЗУП 3.1

мы можем подписать любой документ. Подпись будет открепленной. В итоге мы получим три файла:
Файл сертификата с расширением cer, файл открепленной подписи с расширением p7s, и сам файл (в нашем случае формата pdf без визуализации эцп).
Все эти файлы можем передать работнику. Работник может перейти по ссылке на портал госуслуги

https://www.gosuslugi.ru/pgu/eds

Действительность сертификата и подписи

И проверить подлинность подписи

В результате проверки работник получит подтверждение подлинности документа. (Все три файла не должны редактироваться, то есть любые изменения приведут к недействительности подписи)

Если сотрудник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки, то СТД-Р вообще не выдается. Все сведения в трудовой книжке.

Если сотрудник подал заявление о ведении электронной трудовой книжки, то у нас два варианта: выдаем оригинал СТД-Р с живой подписью директора и печатью (при наличии). Либо второй вариант (при наличии эцп), подписываем электронной подписью, с помощью 1с:ЗУП 3.1, получаем три файла (файл сертификата с расширением cer, файл открепленной подписи с расширением p7s, и сам файл ). Передаем сотруднику любым доступным способом.

Как подписать документ в 1с:ЗУП

В документе СТД-Р выводим форму для просмотра

Сохраняем его в любом формате

После этого закрываем форму и переходим по ссылке Присоединенные файлы. Далее нажимаем на кнопку Добавить, выбираем подпункт файл с диска и выбираем нами сохраненный на предыдущем шаге файл.

Далее на кнопку Подписать и далее сохранить вместе с электронной подписью.

Подписание без 1с:зуп 3.1

Подписать документ без визуализации можно также с помощью Adobeacrobatreader и КриптоПДФ. Обе программы на 18 мая 2020 бесплатные

AdobeReaderDC https://get.adobe.com/ru/reader/?promoid=KSWLH

КриптоПДФ https://www.cryptopro.ru/products/other/pdf/downloads) бесплатна при наличии лицензии на КриптоПРО CSP.

Как же можно визуализировать ЭЦП?

Возможны варианты:

I

. Создать в графическом редакторе визуализацию ЭЦП по ГОСТ и добавлять ее в документ (например с помощью бесплатной программы foxitreader)

II

. Создание внешней печатной формы для этого документа с визуализацией ЭЦП.

Эти способы — всего лишь визуализация. При этом любая визуализация не имеет юридической силы. Даже если создана с помощью автоматизированных систем.

III

. Приобретение комплекса KриптоАРМ https://www.cryptopro.ru/order/

И подписки на продукт Adobe Reader C Pro

(Цена за одно рабочее место от 1095 рублей в месяц.)

У вас есть вопросы или нужна помощь по ЭЦП или 1С?

Воспользуйтесь формой ниже или позвоните нам по телефону +7