Личное дело работника – это все его документы, собранные в одном месте, и которые касаются его работы в данной организации или у данного индивидуального предпринимателя (ИП). Оформлять личное дело сотрудника должен уполномоченный сотрудник организации или индивидуального предпринимателя, например, кадровик или бухгалтер, в том случае, если в организации или у индивидуального предпринимателя нет кадрового отдела. Личное дело заводится на сотрудника при его приме на работу. Задача сотрудника, занимающегося кадрами, состоит не только в оформлении документов на сотрудников и их хранении, но и в защите персональных данных сотрудников. Абсолютно со всеми сотрудниками должны быть подписаны соглашения о том, что сотрудники дают разрешение на сбор, хранение, обработку своей личной информации. Это соглашение также хранится в личном деле. Если такого разрешения не будет, организацию или индивидуального предпринимателя оштрафуют на крупную сумму денег.
Какие документы входят в личное дело сотрудника
Полный перечень документов, которые должны храниться в личном деле сотрудника существует только в государственных структурах. Для коммерческих организаций или индивидуальных предпринимателей, которые имеют сотрудников, не существует такого перечня, но они могут воспользоваться требованиями, предъявляемыми к государственным структурам в плане личных дел сотрудников. Личное дело состоит из целого списка различных документов. Рекомендуемый список документов выглядит следующим образом.
| п/п | Наименование |
| 1 | опись состава личного дела |
| 2 | личная карточка сотрудника |
| 3 | анкеты сотрудников |
| 4 | заявление о приеме на работу |
| 5 | заявление об увольнении сотрудника |
| 6 | трудовой договор и дополнительные соглашения к нему |
| 7 | следующие виды приказов: · приказ о приеме на работу; · приказ об увольнении; · приказ о поощрениях; · приказ о взыскании; · приказ о переводе; · другие приказов |
| 8 | докладные и объяснительные самого сотрудника, а также докладные и объяснительные в отношении этого сотрудника |
| 9 | копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных, хранение которых разрешено законодательством |
| 10 | трудовые книжки |
| 11 | медицинские книжки, справки о пройденном медосмотре |
| 12 | характеристики, рекомендательные письма с предыдущих мест работы сотрудника |
| 13 | различные справки, например, справки с предыдущих мест работы, справки об отсутствии судимостей и т.д |
| 14 | копии дипломов, сертификатов, аттестаций, повышения квалификации и т.д., если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности |
| 15 | автобиографии |
| 16 | копии документов, подтверждающих инвалидность или степень ограничения способности к работе, если это разрешено законодательством |
| 17 | копии документов, разрешающих допуск к сведениям, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, если наличие данных документов обязательно для занятия соответствующей должности |
Также в личном деле сотрудника могут храниться следующие документы:
- должностная инструкция сотрудника;
- договор о материальной ответственности;
- соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
- согласие сотрудника на работу с персонифицированными данными;
- прочие подобные документы
Личное дело сотрудника, требования к его оформлению
Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:
- представляемые и формируемые при поступлении на работу: копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
- анкеты и резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
- медицинские справки;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу и т. д.;
- должностная инструкции;
- заявление об увольнении;
Из чего состоит личное дело сотрудника
Форма личного дела разрабатывается и утверждается самой организацией или индивидуальным предпринимателем лично. В организации или у индивидуального предпринимателя может быть разработан локальный нормативный акт, например, положение о ведении личных дел сотрудников. В этом положении можно расписать все, что касается ведения личных дел, например, какие документы сотрудники обязаны предоставлять организации или индивидуальному предпринимателю при трудоустройстве, какие документы оформляет сама организация или индивидуальный предприниматель, а также другие вопросы по этой теме. Этот локальный нормативный акт утверждается приказом, за подписью директора. При формировании этого локального нормативного акта можно руководствоваться следующими законодательными актами:
- главы 10,11,12,13,14 Трудового Кодекса РФ;
- федеральный закон № 152 от 27.07.06 «О персональных данных»;
- «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02);
- федеральный закон № 125 от 22.10.04 «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- приказ Минкультуры РФ № 558 от 25.08.10 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения»;
- федеральный закон № 79 от 27.07.04;
- федеральный закон № 25 от 02.03.07;
- Указ Президента РФ № 640 от 01.06.98;
- Указ Президента РФ № 609 от 30.05.05;
- другие нормативные акты
Формирование личного дела условно можно разбить на этапы:
- заполнение титульного листа;
- оформление листа-заверителя;
- заполнение внутренней описи;
- подшивка дела
Не рекомендуется создавать личные дела больше, чем на 250 страниц. Хранение личным дел обычно производится в алфавитном порядке по подразделениям или филиалам организации, если таковые имеются.
Также очень удобно вести журнал личных дел сотрудников. Журнал должен содержать следующие сведения:
- номера личных дел сотрудников;
- фамилии, имена, отчества сотрудников;
- даты передачи личных дел в архив;
- даты начала ведения личных дел;
- прочую необходимую информацию
Если у сотрудника произошли какие-либо изменения в личных данных, например, изменилась фамилия, то ему необходимо уведомить кадровую службу об этом, и предоставить документы, подтверждающие эти изменения.
Образец
Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.
Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.
При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.
Полное оформление дела предусматривает такие пункты:
- Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
- Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
- Оформление листа-заверителя.
- Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
- Подшивка, переплет дела.
- Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.
Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет.
В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.
Как заполнить личное дело работника
Обычно титульный лист предоставляет максимальную информацию о сотруднике для того, чтобы упростить поиск необходимой информации. Титульный лист личного дела может выглядеть следующим образом.
| Название раздела титульного листа | Как заполнять |
| Название организации | Указывается название организации, если в организации есть подразделения или филиалы, то указывается название подразделения или филиала, в котором работает сотрудник |
| Порядковый номер | Для того чтобы в кадровой работе не было путаницы, необходимо нумеровать личные дела |
| ФИО сотрудника | Упрощает поиск личного дела сотрудника сотрудниками кадрового отдела или бухгалтерии |
| Дата открытия личного дела | Дата открытия личного дела обычно совпадает с датой приказа о приеме на работу |
| Дата закрытия личного дела | Дата закрытия личного дела должна совпадать с датой приказа об увольнении сотрудника |
| Количество листов в личном деле | Эта информация заполняется перед тем, как подать документы в архив |
Лист-заверитель нужен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д. В листе-заверителе отмечают:
- литерные номера листов;
- конверты с подшитыми вложениями в них;
- поврежденные листы;
- листы с фотографиями;
- пропущенная нумерация страниц
Внутренняя опись состоит из следующих разделов.
| Название раздела титульного внутренней описи | Как заполнять |
| Номер документов личного дела | Здесь указывается номер по порядку |
| ФИО сотрудника | Обязательно указывается фамилия, имя, отчество сотрудника |
| Порядковый номер | Указывается порядковый номер записи в описи |
| Индекс документа | Индекс документа указывается при наличии |
| Заголовок документов, краткое содержание | В этом разделе указывается какой документ включен в опись, например, запись может иметь вид «Заявление о приеме на работу» |
| Номера листов дела | Здесь указывается, под какими номерами сохранены указанные документы в личном деле |
| Дата включения документа в личное дело | Указывается дата, когда документ был включен в личное дело |
| Примечание | Раздел для любой дополнительной информации |
| Количество документов прописью | В конце описи цифрами и прописью указывается количество документов, которые содержатся в этой самой описи |
| Количество листов внутренней описи | Здесь указывается количество страниц в описи |
| Ответственный сотрудник | Ставятся подпись уполномоченного сотрудника, расшифровка подписи, дата |
Описи по личным делам
Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:
- название учреждения либо его структурных подразделений;
- номера фондов и индексов дела;
- заголовки документации;
- даты их составления;
- число страниц в деле;
- дополнительные примечания.
Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.
В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.
Сроки хранения личных дел
Так как личные дела сотрудников содержат конфиденциальную информацию в виде персональных данных сотрудников, то личные дела должны храниться в сейфах или специальном шкафу, которые должны запираться на ключ. Доступ к такой информации могут иметь только сотрудники, которые уполномочены на это. Такие сотрудники утверждаются приказом организации или индивидуального предпринимателя за подписью директора. Если какой-то сотрудник уволился, то его личное дело может храниться в организации в течение 3 лет после этого. По истечении этого периода, его личное дело передается в архив и хранится там. Все личные дела, которые не используются в работе, хранятся в архиве. Если личное дело сформировано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, а если раньше 2003 года, то 75 лет, а личные дела руководящих сотрудников хранятся бессрочно. Срок хранения начинает отсчитываться с момента передачи дела в архив. Если в личное дело входят документы с разными сроками хранения, то все личное дело хранится по максимальному сроку.
Личные дела могут храниться, например:
- по порядковым номерам;
- по фамилии, имени, отчеству сотрудников (по алфавиту);
- по табельным номерам сотрудников;
- по филиалам, подразделениям;
- по датам открытия личных дел;
- другими способами
Как ведется?
Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.
Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие.
При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.
Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.
Сроки хранения личных дел:
- личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
- личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;
Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.
Как заполняется анкета сотрудника
Во многих организациях или у индивидуальных предпринимателей на собеседовании сотрудников просят заполнить анкету. Анкета предназначена для того, чтобы работодатели имели представление о квалификации сотрудника, его образовании, стаже работы и т.д. К анкете, как правило, прилагается фотография сотрудника. Анкета обычно содержит следующие вопросы:
- об образовании;
- об интересах человека;
- о стаже работы;
- о предыдущих местах работы;
- о семейном положении;
- о наличии или отсутствии детей;
- вопросы о поле, возрасте человека;
- о вредных привычках;
- об отсутствии каких-либо заболеваний (для определенных видов работ);
- о квалификации;
- об профессиональных навыках;
- о профессиональных достижениях;
- другую информацию
Распространенные ошибки, связанные с личным делом
Ошибка 1. В личном деле сотрудника можно хранить копии любых документов.
Как правильно. Не все документы можно хранить в личном деле сотрудника. В личном деле нельзя хранить документы, которые не связаны с исполнением служебных обязанностей. Документы, которые безопасно хранить в личном деле это:
- трудовой договор;
- приказы;
- анкеты;
- трудовую книжку;
- другие документы, разрешенные законодательством (смотри таблицу в начале статьи)
Копии следующих документов небезопасно хранить в личном деле:
- ИНН;
- СНИЛС;
- паспорта;
- военного билета;
- свидетельства о браке;
- свидетельства о рождении детей и т.д.
Причем запрашивать такие документы при оформлении сотрудника можно, но вот хранить их нельзя. На этом настаивает Роскомнадзор. Такую позицию разделяют также и судьи, об этом в частности сказано в Постановлении Кировского судебного района города Астрахани по делу № 5–244/2012 от 24.05.12 и в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-13327/2013 от 21.04.14.
За нарушение этих правил предусмотрен административный штраф, который может достигать до 50 000 рублей. Это сказано в части 1 статьи 13.11 КоАП. Организации или индивидуальному предпринимателю, имеющему сотрудников, могут вынести предупреждение, но если они не отреагируют и не исправят ситуацию, то им могут грозить следующие штрафы.
| На кого будет наложен административный штраф | Размер штрафа, в рублях |
| На физическое лицо | 1 000 – 3 000 |
| На должностное лицо | 5 000 – 10 000 |
| На юридическое лицо | 30 000 – 50 000 |
Распространенные вопросы, связанные с личным делом
Вопрос. Можно ли выдавать сотрудникам на руки личные дела?
Ответ. Согласно законодательству, личные дела сотрудникам выдавать нельзя. Единственное, что сотруднику можно, это знакомиться со всеми документами, которые подшиты в его личное дело, в присутствии специалиста. Если личные дела хранятся в специальном помещении, то знакомиться с личным делом можно только там. Специалист при этом должен зафиксировать факт обращения сотрудника. В период ознакомления с личным делом, запрещено выносить из помещения документы, входящие в состав личного дела, делать какие-либо пометки, исправлять что-либо. Все изменения делает только сотрудник организации, который на это уполномочен. После ознакомлением сотрудником личного дела, сотрудник, отвечающий за хранение личных дел, должен удостовериться, что все ли документы на месте и в исходном виде.
Важно! Если сотрудник увольняется из организации или от индивидуального предпринимателя, то личное дело на руки ему не выдается. Оно будет помещено в архив.
