Правила оформления журнала учета личных дел работников

Законодательство не требует от частников в обязательном порядке вести журнал учета личных дел работников. Подобная обязанность есть только для работников органов Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору (Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372). Однако его наличие в коммерческой компании позволить вести точный учет личных дел работников и обеспечить сохранность их персональных данных.

Каких правил придерживаться при формировании журнала личных дел

Бланка для журнала учета личных дел в законодательстве нет. Коммерческая компания может разработать его формат с нуля или воспользоваться уже имеющимися отраслевыми формами, доработав их под свои нужды. Для того, чтобы определиться с его бланком в конкретной организации, необходимо продумать, в книжном или альбомном варианте будут заполняться страницы журнала. Выбор по большей части зависит от объема информации и описаний, которые планируется заносить в него.

Необходимо предотвратить потенциальную возможность несанкционированного изъятия листов из журнала. Для этого все его листы нумеруются и прошнуровываются. На последней странице завязывается узел шнура, он скрепляется с последним листом сургучной печатью или наклеенным листом бумаги с печатью компании. Кроме того, на последней странице или на наклеенном на узел шнуровки листе с оттиском печати делается надпись:

«В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью « » листов».

Ниже ставится дата, должность, роспись и расшифровка подписи руководителя службы персонала.

Записи в журнал учета личных дел вносятся шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, подчисток не допускается. Личные дела содержат персональную информацию и могут быть использованы другими подразделениями компании только с разрешения руководителя службы персонала. Ознакомление с записями в журнале также производится с его разрешения в обязательном присутствии ответственного за его ведение лица.

Журнал хранится у сотрудника, который отвечает за внесение в него записей. После того, как все его графы заполнены, на обложке указывается дата закрытия и журнал передается в архив.

Обязательно ли в ООО вести журнал учета личных дел?

Рассмотрев Ваш вопрос, можно сказать, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов или личных дел.

Следовательно, работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему журналы учета личных дел или нет. Типовой формы этого журнала нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать его самостоятельно.

Подробности в материалах Системы:

1. Ответ: Как регистрировать документы, поступившие в кадровую службу

Понятие регистрации

Регистрация означает, что созданному, отправленному или полученному документу и данные о нем .

У вас не останется вопросов о Приеме на работу в ООО после прочтения статьи по ссылке.

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в ГСДОУ, утвержденной .

Необходимость в регистрации

Регистрировать документы необходимо для того, чтобы:

• обеспечить учет документов и контроль их исполнения;
• облегчить поиск документов, создать организационно-поисковые системы;
• обеспечить сохранность документов.

Кроме того, многие виды документов, создаваемых в организации, приобретают юридическую силу только после регистрации. Например, приказ руководителя организации начинает действовать с момента регистрации. А письмо получает официальный характер только после того, как ему присвоен исходящий регистрационный номер.

Регистрационный индекс

При регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов. В течение года регистрационный индекс не повторяется.

Регистрационный индекс состоит из:

• порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т. п.);
• условного обозначения структурного подразделения (у структурного подразделения может быть как буквенный – «к», «ок», «о/к», так и цифровой индекс).

Например, у приказа о приеме сотрудника на работу может быть номер 134-к, где 134 – порядковый номер документа, а «к» – обозначение структурного подразделения.

Кроме того, в регистрационный индекс часто входит номер дела по . У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Такие правила установлены в ГСДОУ, утвержденной .

Регистрационная форма

Регистрировать документы можно:

• в специальных регистрационных журналах;
• на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Поэтому в журналах обычно регистрируют документы, требующие особо тщательной охраны (например, трудовые книжки, договоры, счета). С помощью карточек удобно регистрировать документы, требующие исполнения и контроля, – письма, приказы, инструкции. Карточки можно размножить и передать в структурные подразделения. К тому же их легко систематизировать в любой последовательности и по разным признакам – по автору, содержанию, алфавиту и т. п.

Ситуация: Какие регистрационные книги и журналы нужно вести кадровой службе организации

Кадровая служба организации обязана вести и ( Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных ). Формы этих книг утверждены .

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы:

• и т. п.

Мы рекомендуем почитать о Журнале регистрации трудовых договоров: вопросы и ответы материал по этой ссылке.

Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно.

Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в , утвержденном .

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Какой должна быть обложка журнала личных дел

Титульный лист журнала изготавливается из плотной бумаги или картона. При этом можно пойти одним из 2 путей:

• заказать в типографии готовый журнал с обложкой нужного формата;
• использовать готовую типовую книгу учета, наклеив на первый лист напечатанную на принтере обложку.

На титульном листе обязательно должна присутствовать следующая информация:

• название организации;
• наименование журнала, в описываемом случае «Журнал учета личных дел сотрудников»;
• порядковый номер журнала;
• дата начала и окончания ведения журнала.

Указание на лицо, ответственное за ведение журнала может производиться на его титульном листе, на каждой странице журнала, либо на его последней странице.

Журнал регистрации и учета личных дел

Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.

Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Вид основного раздела журнала:

Как оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В состав документов личного дела могут быть включены:

• заявление сотрудника о приеме его на работу;
• трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
• личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
• собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
• копия документов о получении образования;
• выписки из приказов об утверждении в должности;
• должностная инструкция;
• характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
• ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
• копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
• документы о награждениях, поощрениях;
• сведения о нарушениях, взысканиях;
• иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

• название документа;
• дата подшивки документа;
• количество листов внесенного документа;
• при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
• составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Контрольная пломба

Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба — уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Форма и порядок заполнения журнала личных дел

На каждой странице, начиная со 2-го листа журнала, необходимо сделать таблицу, которая будет содержать следующие столбцы:

• порядковой номер записи;
• номер личного дела;
• дата начала ведения личного дела;
• Ф.И.О. сотрудника, на которого открыто дело;
• табельный номер работника;
• дата завершения личного дела;
• основание закрытия дела;
• дата сдачи в архив;
• поле для комментариев или примечаний.

Ниже приведен примерный образец журнал регистрации личных дел работников для коммерческой организации.

Для чего нужен и чем предусмотрен

Любое учреждение, ведущее личные дела сотрудников, может для удобства учета документов оформить журнал учета. Он сделает работу с персональными данными сотрудников организации более простой, поскольку:

• все сведения систематизированы;
• поиск сведений занимает меньше времени;
• такой формат удобен в применении;
• защита персональных данных работников находится на необходимом уровне.

В основном персональные данные сотрудников с использованием фиксации применяется на госслужбе, при этом требования к хранению данных строгие:

• документы по уволенным госслужащим и работающим хранятся отдельно;
• место хранения — отдельное помещение;
• бумаги должны размещаться в металлических шкафах;
• доступ третьих лиц исключается;
• входить в кабинет могут только специально уполномоченные работники.

Порядок учета и хранения личных дел госслужащих строго регламентирован ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, касающегося персональных данных госслужащих.

Книга учета позволяет установить фактическое ознакомление госслужащего с материалами дела, а также их цель. Несмотря на то, что в личных делах содержится карточка ознакомления, ведение журнала личных дел позволяет оптимизировать процесс, в том числе для проверяющих органов.

Как исправлять ошибки в журнале

При внесении корректировок в записи журнала следует придерживаться определенных правил. Если какая-то запись содержит недостоверные, ошибочные сведения и ее необходимо исправить, ответственному лицу нужно сделать следующее:

1. Если в форме журнале есть графа «Примечание»:

• зачеркнуть неверную строку одной чертой, так, чтобы под ней четко можно было прочитать некорректную запись;
• в той же строке формы делается корректная запись, а в поле примечание ставится о, дата, подпись и расшифровка.

2. Если графы с примечанием нет, то исправление проводится по аналогии с тем, как они делаются в трудовой книжке:

• в первой следующей свободной строке указывается «Запись № _ считать недействительной»;
• ниже под ней делается верная запись.

Читать также

08.01.2021

Документы, необходимые для заполнения личной карточки

Личная карточка заполняется работником кадровой службы сразу же после оформления трудовых отношений и издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. При заполнении личной карточки используются данные документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве.

В целях заполнения личной карточки потребуется следующий комплект документов:

• паспорт или заменяющий его документ (например, временное удостоверение личности);
• трудовая книжка;
• страховое пенсионное свидетельство (СНИЛС);
• военный билет (для военнообязанных);
• документ об образовании (аттестат, диплом) для специалистов.

В некоторых случаях (они специально оговорены в ТК РФ) могут потребоваться:

• документ, подтверждающий прохождение медосмотра;
• загранпаспорт;
• справка о наличии (отсутствии) судимости.

Дополнительно при трудоустройстве работник может предъявить другие документы, которые необходимы работодателю для исполнения функций налогового агента по НДФЛ и расчетов с работником по оплате труда. Среди таких документов: свидетельство о присвоении ИНН, справки 2-НДФЛ и для расчета пособий.

Все вышеперечисленные документы содержат персональные данные работников. Получение этих сведений и их обработка допускаются исключительно при наличии согласия самого сотрудника (ст. 8 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).