Как поступать с личным делом уволенного сотрудника: ведение, закрытие, срок хранения

Как правильно хранить личные дела сотрудников

Учитывая законы о том, как хранить документы сотрудников, которые уволены, они должны храниться в государственных учреждениях. Всю архивную информацию коммерческие организации обеспечивают самостоятельно, поэтому если возникает потребность потвердеть трудовой стаж для пенсии, все документы можно будет получить в архиве.

Бывший сотрудник имеет полное право потребовать предоставить ему возможность получить информацию, которая содержится в архивных бумагах, никто не может отказать ему в этом.

Что собой представляет личное дело

Личное дело на любого сотрудника представлено в виде папки, где собран весь пакет документов и сведений о работнике. Там указываются все должности, какие занимал сотрудник во время работы на предприятии. Эта совокупность документов готовится индивидуально для каждого работника. Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.

Что такое личное дело

Это пакет сведений и документов о сотруднике, занимаемых им должностях и продвижении по службе. В обязательном порядке дела ведутся только на госслужащих (см. Федеральный закон №79-ФЗ от 27.07.2004, Указ Президента №609 от 30.05.2005), сколько и где хранятся личные дела сотрудников — определено на уровне законодательства. В отношении сотрудников прочих организаций такие документы ведутся по решению и желанию руководства. Но если принято решение вести их, то хранить бумаги придется с учетом нормативных актов для государственных компаний.

Как оформляется личное дело сотрудника

Рассмотрим, как оформить личное дело сотрудника. Личное дело сотрудника, который уволился должно включать досье и храниться в отделе кадров до конца года. Далее на протяжении трех лет после увольнения, все документы должны пройти техническую обработку и быть переданными в архив для дальнейшего хранения. После передачи папки в архив, есть еще некоторые аспекты, которые стоит выполнить:

1. Дело должно быть прошитым или находиться в переплете.
2. Не разрешается хранение с кнопками и скрепками, поэтому они предварительно убираются. Дело прошивается и упаковывается в твердую обложку. Это делается для того, чтобы бумаги лучше сохранились и не подвергались обтрепыванию.
3. Все личные документы должны быть вложены в конверт, который потом подшивается в дело и нумеруется. Все вложения и приложения, которые делаются, нумеруются по очереди. Сюда входят: военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и другие документы, которые имеют значение.
4. В конце дела подшивается чистый лист и составляется лист – заверитель, он не входит в общее количество листов, которые имеются в папке. Такие листы обязательно заполняются согласно нормативным актам, вся информация, которая на них содержится очень важная, так как там указывается весь перечень документов и дата хранения.

Это тоже важно знать:
Сроки выплаты отпускных по закону, расчет компенсации

Особое внимание уделяется документам, которые находятся внутри папки. Они обязательно располагаются по хронологическому признаку. То есть, все должно идти от первого документа и до последнего по очереди, таким образом, выходит, что самым первым будет ранний документ, например, это может быть письменное разрешение сотрудника обрабатывать его данные, а последний документ соответственно будет сам приказ об увольнении.

Образец оформления

Согласно приказу под № 609, который был издан президентом 30.05.2005, каждое предприятие обязательно должно собирать данные о сотрудниках. Обязательными являются следующие документы:

1. Анкета, резюме и характеристика, также отдельно включается листок по отделу кадров.
2. Сотрудник должен предъявить копии паспорта, документов об образовании, ИНН, страхового свидетельства и документы, указывающие на семейное положение. Документы, которые несут личную информацию о человеке, например, такие как его семейное положение могут и не предъявляться работником, это делается по его собственному усмотрению. Иногда данная информация может как-то затргивать политические или регилиозные взгляды, что является ущемлением прав, поэтому данные документы могут приниматься только с согласия самого сотрудника.
3. Сведения об аттестации.
4. Контракт или трудовой договор.
5. Приказы работодателя, которые связаны с переводом на иную должность или место работы, приказы об отпусках.

Состав

Дело, или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку, ведется на каждого сотрудника предприятия. Какие документы надо собирать на работников, в каком виде их систематизировать и как хранить личные дела сотрудников в организации, определяет работодатель. Как правило, сюда входят:

• анкета;
• заявление о приеме на работу (для работников коммерческих предприятий это документ факультативный, а для госслужащих его писать обязательно в соответствии с п. 2 ст. 26 Федерального закона №79-ФЗ от 27.07.2004);
• копии паспортов, дипломов, военных билетов и т.д.

Для госслужащих список содержания дела регламентируется п. 16 Положения, утвержденного Указом Президента РФ №609 от 30.05.2005.

Все документы, которые подшиваются в дела, учитываются по внутренней описи.

Образец описи

Какие документы должны входить в личные дела

Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:

1. Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
2. Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:

• удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
• права водителя;
• свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
• должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
• договор о материальной ответственности;
• акты по аттестации;
• ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
• дисциплинарные взыскания и поощрения;
• заявление на отпуск.

Это тоже важно знать:
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

Следующая группа документов оформляется только в том случае, когда трудовые отношения с работодателем прекращаются. Учитывая то, что производственное дело прекращает свое существование, его следует правильно завершить. В папке последними должны находиться такие документы:

• заявление на увольнение;
• ксерокопия приказа на увольнение;
• документы об увольнении, если был произведен внешний перевод;
• свидетельство о смерти сотрудника, если работник погиб.

Что это такое?

Под личным делом подразумевается совокупность документов и сведений о конкретном работнике и его трудовой деятельности, систематизированных в определенном порядке. В общем виде личное дело представляет собой папку, в которую помещаются все документы, связанные с конкретным работником.

Важно! Частные организации, включая ИП, не обязаны вести личные дела сотрудников, так как в закон не содержит такое требование.

Исключением являются государственные служащие. В случае с ними ведение личных дел является обязательным (ФЗ от 27.04.2004 года № 79-ФЗ и Указ Президента РФ от 30.05.2005 года № 609).

В связи с тем, что ведение личных дел — это добровольное решение работодателя, порядок создания и использования таких баз данных никак не регулируется на законодательном уровне.

По этой причине некоторые организации самостоятельно разрабатывают внутреннее положение, в котором устанавливают правила работы с такой информацией.

Все документы, хранящиеся в личном деле сотрудника, представляют собой его персональную информацию. Защита этих данных гарантирована законом (ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ). Также информацию из личного дела нельзя передавать третьим лицам за исключением случаев, специально установленных законом (например, по запросу суда).

Доступ к данным имеет ограниченный круг специально уполномоченных лиц (например, руководитель организации или начальник кадровой службы). Доступ должен быть закреплен в соответствующих локальных актах организации. Ну и конечно же сам сотрудник в любой момент может свободно получить любую информацию из своего личного дела по требованию.

Все материалы, попадающие в личное дело работника, условно можно разделить на три группы:

1. Документы, появляющиеся при приеме на работу, включая различные дополнительные справки.

В эту группу могут входить:

• заявление о приеме на работу,
• трудовой договор,
• личная карточка (форма № Т-2),
• приказ о поступлении на конкретную должность,
• копия паспорта,
• СНИЛС, ИНН и др.

1. Документы, оформляемые в процессе трудовой деятельности.

В данный раздел можно включить следующие виды бумаг:

• дополнительные соглашения, заключаемые к трудовому договору,
• аттестационные листы,
• приказы о повышении в должности и др.

1. Документы, которые оформляются в случае увольнения работника.

К таковым, например, относится:

• заявление об увольнении по собственному желанию,
• приказ об увольнении.

В отношении работников, для которых ведение личные дел является обязательным, перечень документов устанавливается соответствующими нормативными актами.

В целом, несмотря на то, что создание личных дел не является обязательным требованием, многие организации все же их ведут. Это позволяет оперативно находить всю необходимую информацию об интересующем сотруднике.

Личные дела и должности сотрудников

Как правило, кадровая документация заводиться на руководителей заместителей разных уровней. Также в эту категорию попадают ключевые специалисты, сотрудники, которые отвечают материально и кадровый резерв.

Важно учитывать, что на таких сотрудников необходимо заводить личные дела, не зависимо от того работают они по совместительству или на постоянной основе, по срочному договору или же на основной работе. Чаще всего никакой документации не ведется, если человек занимает должность, которая не нуждается в повышении квалификации, например, уборщица или дворник.

Бесплатная консультация юриста

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

На кого заводят личные дела

Однозначно можно ответить на этот вопрос только в отношении государственных служащих: на всех, поскольку того требует закон.

Поскольку для частных предпринимателей ведение личных дел не обязательно, они сами могут решать, на каких сотрудников вести эту документацию, а какие могут обойтись и без такого подробного кадрового учета. Часть руководителей, практикующих эту систему, предпочитает вести личный учет на весь персонал, чтобы систематизировать данные на каждого сотрудника. Но некоторые в целях экономии времени организовывают ведение личных дел только на некоторые категории сотрудников.

Это тоже важно знать:
77 статья Трудового кодекса при увольнении: основания для расторжения трудового договора

На сотрудников каких должностей обычно заводят личные дела:

• руководящее звено;
• заместители руководителей разных уровней;
• ключевые специалисты;
• сотрудники, несущие материальную ответственность;
• кадровый резерв и др.

К СВЕДЕНИЮ! На таких сотрудников целесообразно завести личное дело вне зависимости от формы и времени его трудоустройства – по совместительству или на основной работе он трудится, по срочному трудовому договору или на постоянной основе.

Реже обеспечиваются личными делами должности, для которых не предусмотрены образовательные, квалификационные или другие специальные требования, например, уборщица, вахтер, дворник и т.п.

Какой порядок ведения документов

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, которые имеют отношение к одному работнику, и содержит сведения о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда бывает и выборочное ведение, например, кадровый учет, распространяется на руководящий состав и лиц, которые несут материальную ответственность. Оформление личных дел уволенных подразумевает под собой следующие моменты:

1. Необходимость внесения записей о всех изменениях, которые происходят с работником;
2. Приобщение всех материалов, связанных со службой и их изъятие;
3. Выдача материалов и заверение копий;
4. Ведение внутренней описи;
5. Периодическая проверка состояния документации;
6. Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.

Важно помнить, что ведение документов, которые включены в личное дело, обязательно должно быть утверждено локальным актом.

Состав и порядок формирования личных дел

Как правило, личное дело формируют в течение 7 дней после приема работника. Для этого на него заводят отдельную папку. Ее обложка выступает в качестве титульного листа. Заполняют, например, по форме из Приложения № 28 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Помимо этого, на обложке посередине листа можно указывать:

• Ф.И.О. сотрудника;
• дату его рождения;
• дату начала ведения личного дела;
• дату трудоустройства в компанию;
• регистрационный номер личного дела.

ВАЖНО!

Личное дело может быть сформировано не только в традиционном – бумажном виде – но и в виде электронного архива копий всех документов. Его хранят на защищенном от несанкционированного доступа сервере компании.

Для внесения записей используют черную, синюю или фиолетовую ручку. Все исправления заверяют росписью ответственного за ведение личных дел работника.

В папку подшивают следующий перечень документов:

1. Автобиография (при наличии) или анкета, заполненная в качестве соискателя до приема на работу.
2. Копия паспорта.
3. Копия военного билета.
4. Копия ИНН.
5. Информация о СНИЛС.
6. Копии документов об образовании.
7. Фотография работника.
8. Заявления о приеме на работу и увольнении, переводе на другую должность.
9. Копии приказов о приеме, увольнении, кадровом перемещении.
10. Экземпляр трудового договора.
11. Листы аттестации.
12. Уведомление о возможности перехода на электронную трудовую книжку и заявление работника по этому вопросу.
13. Характеристики и рекомендательные письма.
14. Копии документов о поощрениях и награждениях.
15. Прочие документы о трудовой деятельности.

ВАЖНО!

Запрещено запрашивать при трудоустройстве иные документы, кроме поименованных в ст. 65 ТК РФ. Поэтому, если в состав личного дела будет входить более широкий перечень документов, возможность предоставления их работником следует предусмотреть в локальных актах организации.

Личные дела нумеруют по порядку. При этом номера, присвоенные папкам уже уволенных работников, больше не используют.

Каждое дело регистрируют в специальном журнале. Кроме того, собранная папка должна включать внутреннюю опись включенных в неё документов.

Ответственность

Список работников, которые могут иметь дело с личными делами, обязательно составляется руководителей организации и им же издается соответствующий приказ. Каждый работник имеет полное право ознакомиться с информацией, которая касается его у кадровика.

Третьи лица к такой информации не могут иметь никакого отношения, потому что это уже будет считаться, нарушением законодательства РФ. В законах предусматривается ответственность по ст. 81 и ст. 192 ТК РФ, ст. 243 ТК РФ, ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ, ст. 137 и 140 УК РФ.

Образец описи

Доступ к персональным данным Важно помнить, что работа с персональными данными без письменного согласия работника, если эти действия не содержат уголовно наказуемых деяний, влечет за собой наложение штрафа (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ):

• наименование предприятия;
• порядковый номер;
• структурное подразделение;
• Ф. И. О. работника;
• день заведения дела;
• дата закрытия документа — на основании приказа об увольнении;
• число подшитых листов — целесообразно вписывать на момент сдачи в архив;
• период хранения папки.

Как формируется личное дело после того, как сотрудник был уволен

Личное дело обязательно должно быть закрытым в тот день, когда сотрудник уволился. После этого, уполномоченный специалист проводит такие манипуляции:

1. Проверяет, чтобы все документы были в наличии.
2. Проверяет хронологию документов в папке.
3. Сверяет нумерацию листов.

Это тоже важно знать:
Порядок привлечения к сверхурочной работе: образец приказа, расчет и оплата ненормированных рабочих дней

На внутренней описи обязательно делается итоговая запись. В ней вписывается количество листов, из которых состоит личное дело, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после составляется лист-заверитель, в котором описывается личное дело. Все бумаги сшиваются, в начале будет находиться лист опись, а в конце лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая должна соответствовать приказу об увольнении и срок хранения папки.

Важно обратить внимание, что если уволенный работник не забрал подлинники документов, то их следует хранить до тех пор, пока он не обратиться за ними. Все документы размещаются в конверты, каждый кладется отдельно, и подшиваются к папке. Конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью.

Доступ к документам

Каждое личное дело включает в себя персональные данные о человеке, поэтому возникает необходимость соблюдать их защиту. Работодатель должен ограничить список тех лиц, которые имеют доступ к таким документам, и создать по организации соответствующий приказ. Лица, которые получили такой доступ, не имеют никакого права раскрывать данные без согласия субъекта, это четко прописано в федеральном законе.

Руководитель приказом назначает человека, который будет считаться ответственным за документацию данного рода и ее хранение. В список тех, кто имеет доступ к информации могут входить:

1. Руководитель организации и его заместители.
2. Руководитель и работники отдела кадров.
3. Руководители и работники юридической службы.
4. Сотрудники бухгалтерии, которые начисляют зарплату и делают отчисления в налоговую инспекцию.
5. Руководители структурных подразделений.

Сторонние организации могут получить доступ к личным делам, но только в том случае если будет дан письменный запрос и руководитель организации даст свое согласие.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Это тоже важно знать:
Увольнение директора ООО по собственному желанию: оформление

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

• руководитель организации и его штатные заместители;
• руководитель и работники отдела кадров;
• руководитель и работники юридической службы;
• сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
• руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
• другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Образец приказа на допуск

Как хранятся дела в отделе кадров

Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.

Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.

Сколько хранятся папки с бумагами уволенных сотрудников

На вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, ответ прост. Стоит учитывать, что эти бумаги длительного хранения, поэтому те, документы, которые заводились в 2003 году, будут храниться 50 лет, раньше, этот срок составлял 75 лет. Чтобы все было правильно, при увольнении, проводиться сверка всех бумаг, закрывается опись и в конце вкладывается лист-заверитель, который прошивается на все 4 протокола.

Это тоже важно знать:
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна

В архив дело передается после трех лет, как оно было закрыто. Хранение личных дел уволенных сотрудников должно осуществляться отдельно от действующих. Практически каждая организация имеет архивное хранилище, куда документы и перемещаются. Если такого помещения нет, тогда все бумаги могут размещаться на отдельной полке.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола. сколько хранить личные дела уволенных сотрудников?

Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Как используется архивная информация

Есть определенные правила, которые относятся к архивной информации. Они устанавливаются актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

1. Организация и физические лица должны сохранить данные о сотрудниках, которые ранее являлись работниками в течение определенных периодов, все они прописаны в законе.
2. Граждане могут подавать запросы для того, чтобы получить информацию из архива.
3. Копии и справки, которые имеют отношение к социальным и пенсионным вопросам о получении льгот выдаются бесплатно.
4. Архивные данные на сегодняшний день можно передавать в электронном виде.

Как хранить документы

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Нормативные акты состав документов в личном деле могут не указывать. Есть строго регламентируемый перечень для сотрудников государственной службы. Каждое предприятие может свободно в своей работе использовать такой список. В основном все зависит от направления деятельности. В каждом деле должны содержаться следующие копии:

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Задать вопрос

1. Паспорт, где указываются все заполненные страницы.
2. Диплом и дополнительные бумаги, которые выдаются при повышении квалификации или аттестации работника.
3. СНИЛС и ИНН.
4. Военный билет для мужчин.
5. Трудовая книжка.

Дополнительно в дело могут входить такие бумаги:

1. Справки с медосмотра и об отсутствии судимости.
2. Заявление специалиста о приеме на работу.
3. Автобиография и трудовой договор.
4. Документация об аттестации.
5. Фотографии.

Если есть необходимость, то данный список можно откорректировать. Важно помнить, что включить сведения о личной жизни сотрудника можно только в том случае, если он дал на это свое согласие.

Хранение документов

На уровне нормативных актов необходимый состав документов в личном деле не обозначается.

Это тоже важно знать:
Увольнение матери одиночки: кто попадает под льготную категорию?

Строго утвержденный перечень регламентируется лишь для сотрудников государственных служб.

Каждое предприятие может использовать в работе данный список, а в зависимости от направления деятельности предприятия определить необходимость включения в личное дело того или иного документа.

Перечень нужных копий документов:

• паспорт (страница с фотографией, пропиской, семейное положение);
• диплом, сертификат о повышении уровня квалификации;
• СНИЛС, ИНН;
• военный билет;
• трудовая книжка.

Также в дело вкладываются:

• справки о прохождении медосмотра, об отсутствии судимости;
• персональное заявление специалиста о приеме на работу;
• автобиография, трудовой договор;
• документация о прошедшей аттестации;
• фотографии трудящегося.

При необходимости список подлежит корректировке.

Без личного согласия сотрудника запрещается включать сведения о личной жизни трудящегося, его религиозные и политические взгляды.

Учет и регистрация данных

Порядок учета обязательно производиться согласно нормативным актом в трудовой сфере. Естественно, что все изменения должны регистрироваться в кадровом отделе и в определенном порядке. Чтобы было удобно вести такой учет заводиться специальный журнал. В момент регистрации могут быть внесены такие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет, отметка о снятии с учета.

Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусматривается возможность внести изменения в папки с личными делами. Такие изменения обязательно должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места жительства и при переводе на другое место работы.

Для того чтобы были внесены изменения сотрудник должен сам обратиться в кадровый отдел, после чего начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно проходить по такому алгоритму:

1. Сотрудник должен написать заявление, в котором будет просьба о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и фактическом их подтверждении.
2. Далее выдается приказ о том, что новшества должны быть внесены в учетную документацию.
3. Приказ регистрируется в журнале.
4. Непосредственно фиксируется вся информация.

Это тоже важно знать:
Ведомость начисления заработной платы — образец

Таким образом, можно сделать выводы, что регистрация документов, их хранение и утилизация персональных данных регламентируется законодательством.

Электронные бумаги

На сегодняшний день многие компании внедрили в своей работе автоматизацию кадрового производства. Все данные о сотрудниках хранятся в электронном виде на компьютерах. Бумажные документы также не исключаются, но это больше подходит в качестве перестраховки. Надо сказать, что такое ведение документации очень удобно. Поиск также совершается автоматически, что уменьшает затраты по времени на поиски. Важно помнить, что вести документацию в электронном виде можно, но вот на трудовые книжки это не распространяется. Есть также документы, где сотрудник должен поставить свою личную подпись, тогда кроме электронного вида обязательно сохраняется и бумажный вариант.

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Бесплатная консультация юриста

Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Звоните: 8 800 511-39-66

Задать вопрос

Это тоже важно знать:
Как уволить сотрудника без его желания: что говорит закон

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Дополнительные вопросы

Могут ли сроки хранения сотрудников сократить

Срок хранения личных дел уволенных работников составляют 50 лет. При этом все изменения обязательно учитываются и вносятся в папки. Существует специальный лист-заверитель, который находиться в конце и лист опись в начале. На титульном листе выносится дата закрытия дела и срок его хранения.

Если работник оставил документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и также крепится к делу. Каждый такой конверт имеет свою нумерацию, что также очень важно при правильном делопроизводстве.

Что делать с делами сотрудников, которые были уволены

Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, то его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит всю информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут вноситься данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые. Лист-заверитель клеится на обложку изнутри, и работник кадров должен поставить подпись. Работник имеет право в последний день своей работы попросить выдать ему копии всех необходимых бумаг.

Выводы

При увольнении сотрудника существуют определенные правила, которые требуется соблюдать:

1. Дело должно быть закрыто в тот день, когда трудовые отношения были прекращены.
2. Папка сотрудника в архив должна передаваться через три года после ее завершения.
3. Ответственность за хранение несет кадровик.

Хранить документы уволенных сотрудников (все папки и бумаги) необходимо в отдельном помещении, которое недоступно для третьих лиц. Все бумаги размещаются в сейфе, для предотвращения их потери или кражи. Бывший сотрудник имеет право отправить запрос на предприятие о предоставлении ему всех документов. Если организация от них уже к тому времени избавилась, то руководитель будет нести наказание по ст. 13.20 КоАП РФ.

Подпишитесь на свежие новости