Как оформить лист заверитель личного дела

Современный мир очень динамичен, в нем обращаются большие потоки информации. Специалист в той или иной отрасли должен владеть большим багажом побочных знаний и умений, непосредственно не относящихся к его непосредственным обязанностям, но помогающим в текущей работе.

Существует документ, который составляется далеко не на каждом предприятии и не все бухгалтера имеют представление как и для чего его заполнять. Речь идет о листе – заверителе дела. Рассмотрим этот документ подробнее.

Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»

В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.

Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).

Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.

Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.

Правила заполнения листа-заверителя дела

И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.

Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:

• наличие литерных номеров листов;
• наличие пропущенных листов;
• номеров листов с наклеенными фотографиями;
• номеров крупноформатных листов;
• номеров конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов;
• номеров поврежденных листов:
• наличие в деле типографических экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.

Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.

Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

• Расставляем номера на коробках
• Записываем названия документов по коробкам
• Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
• Выявляем количество экземпляров документов
• Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
• Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
• Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Составление листа-заверителя дела

Лист-заверитель является обязательным элементом оформления каждого дела постоянного срока хранения и личного дела.

Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. При сдаче в архив книг (журналов) заверительная надпись составляется на оборотной стороне чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В листе-заверителе оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

наличие литерных номеров листа дела;

наличие пропущенных номеров листов дела;

наличие номеров листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;

номера крупноформатных листов;

номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист-заверитель подписывает его составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложки дела. Лист-заверитель составляется по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций (Приложение 1).

Разновидности форм листа – заверителя

Практически у любой организации есть документы, для которых необходимо составление таких листов. Составляется лист для документов со сроком хранения более 10 лет или тех, которые должны храниться постоянно.

Всего выделяется 2 формы, по которым может быть составлен данный документ:

В какое место дела нужно подкрепить лист – регистратор

По общему правилу лист – заверитель должен подшиваться к делу и являться его последним листом. Таким образом, готовое дело должно выглядеть следующим образом:

• Верхняя обложка
• Внутренняя опись
• Документы дела
• Лист – заверитель
• Нижняя обложка

Если вдруг по каким – то причинам лист не подкреплен, его размещают на верхней обложке, на внутренней стороне.

Стоит также отметить, что если лист – заверитель отсутствует в уже подшитом деле, то он составляется заново, ставится текущая дата составления и он прикрепляется к первой обложке с внутренней стороны.

Бланк листа-заверителя

Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.

Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки. Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.

К стандартным реквизитам бланка относятся:

1. Название вида документа;
2. Наименование должности составителя;
3. Подпись;
4. Расшифровка;
5. Дата составления;

В бланк вносят следующую информацию:

Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);

Литерные номера;

Пропущенные номера;

Особенности физического состояния и формирования дела;

Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк. Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:

Вносятся ли изменения (исправления) в лист – регистратор

В процессе хранения документов или в течение жизни компании возникают различные ситуации.

Например, понадобился какой – то документ из подшитого дела. В этом случае можно взять из дела оригинал, но оставить там копию.

Или, не дай бог, пожар, потоп в месте, где хранятся документы и они будут безвозвратно испорчены.

А самым наглядным примером будет такой. Трудовая книжка уволившегося работника долго лежала в организации, потом ее отправили в архив. И, вдруг, неожиданно, за трудовой приходят. Приходится вынимать ее из конверта в деле и отдавать.

Чтобы зафиксировать все эти изменения, составляется акт о факте изменения, делаются исправления и пометки в листе – регистраторе.

Бывает и так, что в бюджетном учреждении при проверке вышестоящим органом возникла необходимость добавить лист в подшитое дело. В таком случае новому листу нужно присвоить литерный номер, расшить дело и добавить в него лист. Соответственно, вносятся исправления в лист – заверитель и меняется внутренняя опись.

Заполнение листа-заверителя

При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:

Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;

Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);

Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;

Перечислить литерные номера.

Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.

Перечислить пропущенные номера;

Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.

Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.

Указать количество листов внутренней описи;

Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.

К подобным особенностям можно отнести:

• Наклеенные фотографии;
• Нестандартный (крупный) формат;
• Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
• Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
• Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);

Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.

Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.

Проставить дату оформления;

В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги

. В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела. В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.

Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К.

П.К. Васильева

25.04.2017

Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Вложенные документы:

На оформлении листа-заверителя заканчивается тома дела. Где взять его форму и как заполнить лист-заверитель дела, что такое литерные номера и какие особенности состояния дела нужно отражать в нем, а также образец листа-заверителя дела в статье. Скачать форму тоже можно здесь.

Внутренняя опись документов дела

Такая опись – это своего рода содержание дела. В ней указывается номер, дата, номера листов документов.

Для правильного оформления дела нужно для начала составить внутреннюю опись документов. Это нудное и утомительное занятие. Частенько в организациях такой документ не заполняется.

Однако для документов, которые хранятся 10 лет или постоянно и для некоторых документов (например, судебных) составление такой описи обязательно. Если в дело подшиваются, например, документы по кадрам, то составление описи целесообразно. Ведь в случае возникновения неприятностей, опись может подтвердить или опровергнуть наличие того или иного документа.

Форма описи закреплена и является унифицированной.

При составлении описи обращаем внимание на заполнение обязательных полей формы и на подпись сотрудника, который ее заполнен.

Если вдруг опись забыли подшить, то ее можно прикрепить на внутреннюю сторону верхней обложки сшитого дела.

Нормативное регулирование составления документов

Часто встречающиеся ошибки и вопросы по теме

Ошибка №1.

При составлении дел может быть много нюансов в нумерации листов, поэтому если в деле много сложностей при составлении, то лучше всего сначала «набросать» черновик, а потом уже составлять лист – заверитель в чистовом виде.

Ошибка №2.

Необходимо подшить документы в дело. Среди документов, которые не вызывают сомнений по присвоению номера листов, присутствуют брошюры с последним незаполненным листом. Также встречаются листы нестандартного формата, но заполненные только частично. Поскольку от брошюры нельзя оторвать обложку, а листы пусть и заполнены не по всей площади, нумеруется каждый лист по порядку, без пропусков.

Как внести исправление в лист, если была выдана на руки невостребованная трудовая книжка?

Иногда происходит так, что человек уволился, а трудовую книжку не забрал по каким – то причинам. Тогда книжка лежит на предприятии и ждет своего часа. При подшивке документов в архив такие трудовые книжки подкладывают в конверты и подшивают.

Случается, что такие невостребованные книжки все – таки забирают, тогда приходится вносить исправления в лист – заверитель. В таком случае в листе делается надпись от руки, например:

«Трудовая книжка выдана (лист 24), внесена запись №205 в книгу движения трудовых книжек.

Специалист архива Сахарова Сахарова Л.М.

15.07.2006 г.»

Как внести исправления, если при нумерации листов дела допущено более 5 ошибок?

Иногда по каким – то причинам «всплывают» ошибки при нумерации листов в подшитом деле. В этом случае возможны 2 ситуации:

– если в нумерации допущено менее 5 ошибок, то номер таких листов ставится с применением букв

– если в нумерации листов более 5 ошибок, то придется ставить порядковые номера листов заново, а старый неправильный номер зачеркивать одной чертой. При этом составляется новый лист – заверитель. Старый лист в обязательном порядке остается подшитым в деле.

Как оформить лист заверитель личного дела

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 3.6.16.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т.п.

), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)».

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Внимание

ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193

ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).

Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.

Лист-заверитель дела

Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.

), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Бланкер.ру

ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.

); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.). Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.

В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.

Важно

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.

), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Справка Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом: Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.

Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева 25.04.

2021 Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования.

Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Оформляем дела на постоянное хранение

В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..

То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе. Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки.

Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.

Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах.

Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.

Личное дело сотрудника

Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив.

Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами.

В оформление входит составление листа-заверителя. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив

Помещено в тему: Архивное дело Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:

• количество листов дела,
• литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать, для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),

Особенности состояния и формирования дела часто не заполняют.

Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк.

Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки.

В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом: Обложка; Титульный лист; Внутренняя опись; Подшитые в дело служебные бумаги; Лист-заверитель; Обложка; Читайте по теме в электронном журнале Лист-заверитель личного дела: образец оформления Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя: Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.

Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.

Источник: https://tk-advokat.ru/2021/04/21/kak-oformit-list-zaveritel-lichnogo-dela/

Лист-заверитель дела: содержание и оформление

Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела.

Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может. Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.

Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела. Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.

После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.

Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.