Почти каждая компания имеет на своем балансе оргтехнику. У оргтехники ограниченный срок службы. По его окончании или в результате поломки приходится прибегать к списанию оргтехники.
Также смотрите:
- Дефекты мебели для списания
- Дефектная ведомость на списание мебели
Порядок списания оргтехники
Как правило, оргтехника – это дорогостоящие объекты, стоимость которых превышает 40 000,00 рублей и срок полезного использования у них более 1 года. Поэтому офисную технику чаще всего учитывают в составе основных средств.
При списании оргтехники обязательно проводят следующие мероприятия:
- Осмотр техники и определение технического состояния. Возможно составление дефектной ведомости.
- Оформление акта списания оргтехники.
- Разборка, демонтаж техники.
- Утилизация.
- Списание с баланса.
Далее рассмотрим каждый пункт подробнее.
Необходимо также определиться с понятием оргтехники. Этот вопрос мы подробно разбирали в статье «Что относится к оргтехнике и её учёт». Компьютер не считается оргтехникой. Поэтому вопросы о списании ПК мы здесь не рассматриваем.
Напомним только, что причины списания компьютера могут быть различными. Ознакомиться с вопросом его списания можно в нашей статье «Как правильно списывать компьютерную технику».
Пример списания на расходы основных средств, приобретенных в периоде применения УСН
Возможно оформить инвентарную карточку на группу объектов (по форме № ОС-6а скачать). Или завести инвентарную книгу по форме № ОС-6б скачать (предназначена для малых предприятий). Инвентарная карточка (книга) заполняется в одном экземпляре на основании данных акта о приеме-передаче и сопроводительных документов (например, технических паспортов). В дальнейшем в карточку (книгу) вносятся сведения обо всех изменениях, влияющих на учет основного средства (переоценка, модернизация, внутреннее перемещение, выбытие). Основанием для этого служат соответствующие документы. Например, акт о приеме-сдаче модернизированных основных средств по форме № ОС-3 скачать, накладная на внутреннее перемещение по форме № ОС-2 скачать.
Какими документами оформить поступление основных средств
Включена в первоначальную стоимость объекта госпошлина за государственную регистрацию права собственности на объект (если такие расходы понесены в процессе формирования первоначальной стоимости объекта)
По причине того, что был определен период полезного применения для комплектующего компьютера, то обязательно нужно учитывать в перечне материальных запасов, поскольку оценочный параметр отнесения объектов к ОС составляет порядка 40 тысяч рублей.
Далее начисляется привычная для каждого бухгалтера амортизацияпп. 4, 5, 17 ПБУ 6/01; п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 1 ст. 258 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства от 01.01.2002 № 1 (далее — Постановление); Классификация, утв.
Плоттеры, внешние накопители информации и прочая экзотика
Следует определить, что же все-таки относится к основным средствам. Определяющим нормативным документом является положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное приказом Минфина РФ от 30.03.2001 № 26н. Основные средства — это здания и сооружения, машины и оборудование, приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, инвентарь, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения и другие соответствующие объекты. Основным средством является такой актив, который одновременно отвечает всем четырем критериям:
Составными частями компьютера являются монитор, системный блок, клавиатура, мышь и т. п. По мнению контролирующих ведомств, учесть компьютер по частям нельзя. Объясняется это тем, что составные части компьютера не могут выполнять свои функции по отдельности. Поэтому эти предметы нужно учесть в составе единого объекта основных средств. Такая точка зрения отражена в письме Минфина России от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/639.
Осмотр оргтехники
Как понятно, осмотр оргтехники производят для оценки ее технического состояния и определения возможности дальнейшей эксплуатации.
Осмотр должны делать квалифицированные специалисты. Для этого назначают специальную комиссию, в функции которой входит выдача технического заключения.
Если в компании нет штатных ИТ-специалистов или их квалификация не позволяет сделать такое заключение, привлекают стороннюю организацию.
Услуги внешних специалистов платные. Однако наличие от них акта минимизирует риски замечаний со стороны проверяющих органов по вопросу списания техники.
Специально назначенная или привлеченная комиссия производит визуальный осмотр оргтехники и её тестирование. В результате будет ясно, пригодна ли данная техника к дальнейшей эксплуатации после ремонта или восстановление ее нецелесообразно.
Комиссия может установить причину выхода оргтехники из строя. Был ли это:
- физический (естественный) износ;
- нарушение условий эксплуатации техники;
- умышленное нанесение повреждений.
Также штатная комиссия проводит осмотр места происшествия при краже или пропаже оргтехники. Она может провести служебное расследование и выяснить причины пропажи техники. Например, ошибки в учете или несвоевременное (некорректное) отражение операций по перемещению оргтехники.
Особенности списания компьютерной техники
Они есть как у субъектов предпринимательской деятельности, так и у бюджетных организаций.
Так, для списания нужны основания. Поэтому проводится оценка работоспособности оргтехники, ее пригодности. Для этого нужны специалисты, которые могут дать техническое заключение на списание техники.
Ниже представлен список лучших специалистов в крупных городах:
- УтилМск (Москва);
- ООО Профит (Санкт-Петербург);
- Единая служба вывоза и утилизации отходов (Новосибирск);
- Урал (Екатеринбург);
- Забирайка (Нижний Новгород);
- ООО Утилизирующая Компания (Челябинск);
- ООО Ведущая Утилизирующая Компания (Омск);
- НПФ «Муниципал» (Самара);
- Фабрика утилизации отходов (Ростов-на-Дону);
- Мега Сервис (Уфа);
- РЕТЭКО (Красноярск);
- СБВ утилизация (Пермь);
- Медпром (Воронеж);
- ЭкоСтандарт (Волгоград);
- ГАРАНТ (Краснодар);
Закон не обязывает предпринимателей нанимать сторонних специалистов, которые проводят оценку. Для этого можно назначить комиссию из персонала предприятия. Если таких специалистов на предприятии нет, прибегают к услугам других лиц.
Акт на списание
Акт на списание оформляют и подписывают члены комиссии, о которой сказано выше. В этом акте должны быть указаны причины списания оргтехники: моральный или физический износ, неустранимая поломка или порча, пропажа техники.
Для оргтехники – больше чем для другой техники – характерен быстрый моральный износ. Часто приходится списывать, например, хорошо работающий принтер только потому, что купили более производительное и экономичное устройство.
Поэтому срок службы оргтехники для списания установлен от 3 до 5 лет. В течение этого срока стоимость техники будет перенесена на затраты через амортизацию. И к моменту списания остаточная стоимость будет нулевой.
Законодательно форма акта списания оргтехники не утверждена. Каждая компания разрабатывает такой документ самостоятельно. Также за образец акта списания оргтехники можно взять формы ОС-4 или ОС-1. Данные бланки или разработанные компанией необходимо закрепить в учетной политике.
Также к акту на списание должен быть выпущен приказ о списании оргтехники. К акту необходимо приложить техпаспорта техники, заключения технических специалистов и другие документы, подтверждающие обоснованность списания оргтехники с баланса.
Как убедиться в необходимости списания?
Во время работы любых устройств могут возникать какие-либо сбои, поломки и выход из строя отдельных частей. Чаще всего это происходит из-за невнимательного пользования устройством, редкого или некачественного обслуживания, неправильного подбора расходных материалов.
Также может иметь место банальная невнимательность. К примеру, если принтер не сканирует документ, стоит проверить, какой на нем установлен режим. Для начала, стоит обратиться в сервис, где мастера смогут диагностировать проблему, отремонтировать устройство, если это возможно, либо же составят акт о неработоспособности и необходимости списания .
Разборка и демонтаж
Перед направлением техники на утилизацию надо провести ее разборку и демонтаж.
Демонтаж проводят, чтобы отключить все периферийные устройства от данного объекта.
Разборку проводят с целью извлечения материалов или запчастей, которые могут послужить для ремонта другой техники. Например, от разборки многофункциональных устройств часто остаются детали, которые вполне могут быть использованы для другого МФУ.
Также разборку и демонтаж могут проводить специализированные компании. В этом случае затраты списываются на счет 91 «Прочие расходы» проводкой:
Дебет 91.02 – Кредит 60, 76
Полученные в ходе демонтажа или разборки материалы приходуют по оценочной стоимости:
Дебет 10 – Кредит 91.01
Требования законодательства при утилизации компьютеров и оргтехники
Необходимо понимать, что все обусловлено содержанием драгметаллов в оргтехнике, платах, ее электронных элементах, резисторах и припоях. В ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» выделена целая статья, посвященная этой проблематике. В ней прописаны требования к учету содержания драгметаллов: платина, золото, серебро (во всех видах и состояниях). Таким образом, утилизация компьютеров и оргтехники, должна происходить через получение паспорта ФККО или через сдачу его в специализированные компании, например, центр утилизации оргтехники и оборудования. Лицензия на этот вид деятельности – недостаточный документ, чтобы работать со сбором, хранением и переработкой такого оборудования, не забывайте, что содержание драгметаллов усложняет процесс утилизации.
Перечисленные ранее документы федерального уровня – не единственные правовые нормы. Их дополняет ряд постановлений Правительства РФ:
☞№524 от 26.08.2006 – рассматривает отдельно вопрос сертифицирования сборов, транспортировки и обезвреживания или размещения веществ I – IV классов опасности;
☞№818 от 25.10.2000 – вводит государственный кадастр отходов и правила их паспортизации.
Дополнительно, обязательная утилизация компьютеров и оргтехники прописана в статье 8.2 Административного правового кодекса. На основе перечисленных документов можно выделить список оборудования, которое нельзя просто выбросить:
- компьютеры, мониторы, сканеры, ксероксы, принтеры и картриджи для них;
- медицинская техника;
- различные виды аккумуляторов;
- бытовые приборы;
- люминесцентные лампы.
Все вышеуказанные объекты, непригодные для дальнейшего использования по каким-либо причинам, подлежат обязательной утилизации. Но стоимость и другие нюансы данной процедуры зависят от того кто владелец оборудования: частное лицо или компания.
Утилизация
Оргтехнику нельзя просто вывезти на свалку, т. к. эта техника часто содержит в себе элементы, опасные для окружающей среды, и драгметаллы. Поэтому утилизацию необходимо доверить специализированной конторе, имеющей все лицензии. Для этого при списании оргтехники заключают договор на утилизацию. И в случае претензий со стороны надзорных органов ответственность за неправильную утилизацию будет лежать на исполнителе.
О наличии в оргтехнике драгоценных металлов можно узнать из технического паспорта. Если ваша техника, подлежащая списанию, содержит такие металлы, заниматься её утилизацией может только фирма, которая имеет специальное регистрационное удостоверение. Его выдает комитет по драгметаллам и драгкамням при Министерстве финансов Российской Федерации (постановление Правительства РФ от 25.06.1992 № 431).
Как проводится утилизация старой техники спецфирмами
Спецфирмы – компании, которые специализируются на утилизации бытовой и оргтехники, у них есть все необходимые для работы сертификаты, документы и оборудование для отделения драгметаллов от прочих деталей.
Некоторые из этих компаний могут проводить техэкспертизу, которая необходима для списания устаревшего оборудования с учета.
Работники спецфирм помогут составить акты списания на всю оргтехнику. Они займутся работой с отходами высоких классов опасности и оформят санэпидемологические документы. Работу со всеми процессами, связанными с драгметаллами, такие фирмы выполняют самостоятельно.
Некоторые компании предлагают бесплатную утилизацию юридическим лицам. Это легальная услуга, если у фирмы есть необходимые для работы разрешения.
Бесплатная утилизация обусловлена тем, что компания получает доход с запуска во вторичный оборот всех возможных компонентов, оставшихся после переработки.
Бесплатная утилизация оргтехники – сервис для рядового обывателя
Преимущество физического лица в том, что полностью отсутствует «бумажная волокита». Решение принимается самостоятельно максимум – на семейном совете и не документируется.(✏см. статью Куда можно сдать старый монитор или телевизор). Сдать же оргтехнику и бытовые приборы на утилизацию обыватель может бесплатно или даже с выгодой для себя. Существует три варианта избавления от ненужного оборудования, подходящие обычному человеку:
❶ Воспользоваться коммерческим предложением. Многие супермаркеты электроники периодически проводят акции, по типу – сдай старую технику, получай новый товар со скидкой.
❷ Связаться с центром утилизации. Большинство компаний принимают компьютеры и оргтехнику на утилизацию бесплатно, другие – выдают небольшую премию или обеспечивают транспортные услуги.
❸ Разобрать самостоятельно и сдать в пункты приема лома или продать.
Последний вариант затрагивает узкую часть населения, преимущественно радиолюбителей, и представителей инженерно-технических профессий. Найти центр утилизации несложно. Можно воспользоваться любой поисковой онлайн системой.
Лицензия одного из предприятий, которое занимается утилизацией оргтехники
Единственное, на что стоит обратить внимание: у организации должна присутствовать не просроченная лицензия на утилизацию бытовой или прочей оргтехники. Солидные центры обычно беспрепятственно предоставляют электронные версии необходимых сертификатов на собственных веб ресурсах. Для рядового обывателя отсутствие лицензии у предпринимателя не скажется какими-либо санкциями. Но ведь речь идет о том, как все сделать правильно?
