Больничный лист в 2021 году: особенности и образец заполнения работодателем

Важность корректного заполнения

Лист нетрудоспособности – это бланк строгой отчетности. Он должен заполняться в соответствии с установленными правилами и нормами. Неверное внесение сведений для работодателя может обернуться неприятными последствиями:

• ФСС откажется оплачивать больничный, и тогда работодателю придется отдавать деньги работнику из своего кармана, а после разбираться в судебном порядке с ФСС;
• при отказе от совершения положенных выплат в суд пойдет уже работник и с большой вероятностью выиграет дело.

Поэтому ответственному специалисту лучше заранее изучить нормы и правила, а только потом переходить к заполнению документа.

Как правильно уйти

Вне зависимости от количества больничного, гражданин получит зарплату

. Если он заболел, это вовсе не означает, что происходит утрата зарплаты или части ее. Конечно, сейчас все зависит от страхового стажа работника и корректно оформленного документа.

Стоит помнить, что больничный лист оформляется не только по болезни работника, но и при уходе за другим нетрудоспособным членом семьи, а также если СЭС отправила на карантин, при отправке в санаторий на восстановление.

В соответствии с действующим законодательством открывать лист нетрудоспособности необходимо в первый день недомогания. Это можно сделать, обратившись к врачу по месту пребывания. Он обязан оформить больничный, где отразится имя заболевшего, работодатель с правовой формой, должность и диагноз, а также время обращения.

По больничному каждый работник вправе рассчитывать на денежную компенсацию по временной нетрудоспособности. Остальные же документы не дают такого права.

Если у человека поднялась температура, то во избежание распространения инфекции Министерство здравоохранения рекомендует вызвать медицинский персонал на дом, то есть врач приходит домой, открывает больничный лист и назначает лечение. Но выдать документ он не может. Врач просто делает соответствующую запись в карточку. Уже после последующего посещения врача выдается документ.

Если у человека наблюдается высокая температура, любые типы интоксикации или кровотечения, острые боли, то это требует немедленной госпитализации. В этом случае больничный лист начинает свое действие со дня госпитализации. Его оформлением занимается не участковый, а лечащий врач.

Это важно знать: Можно ли брать больничный после увольнения

Что такое больничный лист?

Ни один работник не застрахован от возможной болезни. Наличие официальной работы позволяет ему получить компенсацию по листку нетрудоспособности. Такая возможность и породила необходимость использования единой формы больничного листа на всей территории РФ.

Действующий бланк листка нетрудоспособности используется с 2011 года. Пользуются им во всех регионах страны без исключения. Выглядит больничный лист так (картинка кликабельна):

Больничный лист

На бланке есть графы, которые заполняет медицинское учреждение и работодатель. Изначально документ выписывается сотруднику медицинским учреждением. Как взять больничный работнику организации читайте подробнее в статье Как взять больничный.

Создание единого бланка позволило не только унифицировать формат документа, но и защититься от подделок. Документ имеет несколько степеней защиты, что позволяет исключить вероятность подделки и копирования.

Порядок оформления

Законодательство устанавливает не только перечень организаций, которые могут выписывать листы нетрудоспособности, и требования к ним, но и порядок указания всех сведений в документе. Для работника алгоритм действий будет следующим:

1. при недомогании или болезни обратиться в медицинское учреждение и попросить завести больничный лист;
2. после выписки получить листок нетрудоспособности, на месте проверить, все ли даты и сведения внесены верно;
3. написать заявление по месту работы и приложить больничный лист.

На этом действия работника заканчиваются. Далее его заявление принимается, заполняется лист нетрудоспособности кадровым специалистом или иным сотрудником, на которого возложены эти обязанности. Потом бухгалтер просчитывает размер компенсации, отрывает нижнюю часть бланка и передает документ в ФСС.

ФСС рассматривает предоставленные документы. Если с ними все в порядке, то производится оплата больничного. О сроках по начислению и переводу средств работодателем и ФСС подробнее читайте в статье Оплата больничного.

Можно ли оформить электронный больничный?

От обычных сотрудников организации часто можно услышать вопрос: я заболел, как взять больничный? Собственно, сама процедура оформления одинаковая. Человек должен обратиться в медицинское учреждение. Уже там документ будет оформляться специалистом. Причем еще год назад альтернативы бумажному документу не было в большинстве регионов.

Федеральный закон № 86-ФЗ от 1 мая 2021 года позволил мед учреждениям использовать не только бумажные, но и электронные больничные листы. Некоторые «пилотные» регионы применяют этот формат документа с 2014 года.

После вступления в силу закона заболевшие сотрудники могут изъявить желание получить электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), но тут есть одно ограничение: необходимо, чтобы участниками системы информационного взаимодействия были:

• медицинское учреждение, в которое обратился сотрудник;
• работодатель.

К концу 2021 года было выдано более 150 000 ЭЛН, а участниками системы стала почти четверть всех мед учреждений. Такая востребованность электронных больничных объясняется сразу несколькими факторами:

• меньше работы с бумажными документами;
• сокращение времени на заполнение документа;
• исключается вероятность подделки больничного листа;
• не требуется заводить учетные документы, организовывать хранение бумаг;
• такой лист не потеряется;
• проверка для всех сторон упрощается;
• автоматический учет бланков и формирование отчетности по ним;
• работодатель может проверить информацию о заболевшем сотруднике еще до момента его выписки;
• скорректировать сведения можно через личный кабинет, сделав соответствующий запрос, без обращения в мед учреждение;
• ответственным специалистам не приходится ездить ФСС для подачи больничных листов.

Важно: для использования ЭЛН обратившийся больной должен дать на это письменное согласие.

На электронном бланке печати в обычном их понимании не проставляются. Для этого используются электронные усиленные квалифицированные подписи. У каждого врача она своя.

После внесения всех сведений больничный листок отправляется не работодателю, а в единую информационную систему Соцстраха. После этого работодатель вносит сведения посредством личного кабинета. Расчетами компенсации по больничному при использовании ЭЛН могут заниматься:

• работники ФСС в «пилотных» регионах;
• работодатели больного в остальных регионах (на них ложится обязательство по расчету и выплате пособия, то есть деньги сначала поступают из ФСС, а потом уже переводятся сотруднику).

Как работодателю принять лист нетрудоспособности?

Работник сможет оформить электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), если организация обладает техническими возможностями для этого. Также необходима регистрация личного кабинета на сайте ФСС РФ (cabinets.fss.ru).

После прохождения процесса регистрации руководство будет:

1. Получать уведомления о присланных работниками листках нетрудоспособности (ЭЛН).
2. Просматривать больничные, распечатывать их, заполнять необходимые графы.
3. Иметь доступ к различной информации, включая поданные в реестр ФСС листки нетрудоспособности и т. д.

Если работодатель не зарегистрировал личный кабинет, то и принимать больничные он не сможет.

Важно! В соответствии с Федеральным Законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ медицинские учреждения могут и обязаны оформлять листы нетрудоспособности в электронном варианте.

Индивидуальный номер ЭЛН

Больной работник приходит в медицинское учреждение, предоставляет номер СНИЛС и даёт письменное согласие на создание электронного листка нетрудоспособности. Далее процедура выглядит так:

1. Документ обрабатывается во внутренней системе медицинского учреждения.
2. Передаётся на хранение в ФСС.
3. Работник получает от медицинского учреждения индивидуальный, 12-тизначный номер ЭЛН (ИН).

Номер больничного выдадут работнику в тот же день, сразу после предоставления письменного согласия.

Передача номера

Когда сотрудник выздоровеет, он приходит к работодателю и сообщает код больничного:

1. Код вносится в базу данных, через личный кабинет ФСС.
2. По внутренней отчётности в организации подсчитывается размер пособия (например, через базу «1С»). О том, как работать с электронными больничными листами в системе СБИС, читайте тут.
3. Полученная сумма выплачивается сотруднику.
4. Данные о проведённом платеже и расчётах пересылают в ФСС.

Получение документа начальством

Для правильного заполнения электронного листа нетрудоспособности нужно придерживаться данных пунктов:

• Получение номера ЭЛН
  Когда работник обращается за больничным, врач оформляет ЭЛН, заносит данные и выдаёт больному уникальный код. Подделать его невозможно из-за наличия квалифицированной электронной подписи (КЭП).

  Цель сотрудника – передать номер в бухгалтерию организации.

  Читайте также:  Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера
• Проверка и заполнение
  В личном кабинете на сайте ФСС бухгалтер находит информацию по полученному коду ЭЛН. Сведения в больничном (например, период болезни) используются для вычисления размера пособия.

  Следует заполнить часть электронного больничного, выделенную для работодателя:

  • Наименование организации.

  Средний заработок для расчёта пособия.

• Размер пособия.
• Стаж.
• Регистрационный номер.
• ФИО руководителя и главбуха.

Документ заверяется электронной подписью работодателя, используемой для сдачи отчётности в электронном виде.

Кто оплачивает больничный?

Работодатель является посредником между сотрудниками и ФСС в вопросе заполнения и передачи больничных листов. А кто делает отчисления в пользу сотрудника? По общему правилу обязательства по оплате больничного берут на себя:

• работодатель – он оплачивает 3 первых дня болезни;
• ФСС – компенсирует оставшиеся дни.

Есть также случаи, в которых ФСС берет на себя обязательства по полной оплате больничного. Это касается следующих ситуаций:

1. больничный по беременности и родам – компенсация положена за 140 дней;
2. уход за взрослым членом семьи.

Если же сотрудник интересуется в конкретной ситуации, кто выдаст ему компенсацию, необходимо сначала разобраться, на какой срок выдается больничный лист. Тут все зависит от тяжести заболевания и того, кто оформляет больничный. Подробнее об этом читайте в статье Как взять больничный.

В случае, когда работник уволился и встал на учет в Центр занятости, а потом заболел, плательщикам выступает уже федеральный фонд. Размер самого пособия в подобной ситуации назначается в соответствии с законодательством.

Правила оформления: какие документы нужны для больничного

Лист нетрудоспособности имеет право открывать только определенные работники лицензированного медицинского учреждения. При этом, оформлять документ не могут:

сотрудники скорой помощи;

• работники пунктов приема и переливания крови;
• сотрудники коммерческих медицинских центров, не имеющих лицензии на ведение соответствующей врачебной практики;
• работники бюро судмедэкспертизы;
• работники санаториев и бальнеологических центров.

При оформлении документа исключаются любые исправления или неточности. Работники бухгалтерии имеют право отказать в приеме листка нетрудоспособности, если он заполнен некорректно.

Для оформления больничного листа потребуются определенные документы.

Мнение эксперта

Новиков Олег Тарасович

Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

Документы для больничного не обязательно предоставлять лечащему врачу в день обращения в больницу. Лист нетрудоспособности может быть оформлен и в последний день лечения. Однако, в нем обязательно указывается время первого обращения к врачу.

В частности, если работник пришел в больницу или поликлинику в конце рабочей смены, то лист нетрудоспособности может быть открыт следующим днем. Открытие больничного предыдущим днем запрещено.

В его оформлении есть нюансы:

• Оборотную сторону должны заполнить сотрудники отдела кадров по месту трудоустройства больного.
• Лицевую сторону заполняет лечащий врач. На ней указываются не только инициалы медика, но и полное наименование медицинского учреждения.

Это важно знать: Что делать если продлили больничный по беременности и родам

Грамотное оформление предполагает наличие больничных документов у врача.

К ним относятся:

• Основной документ, удостоверяющий личность: паспорт. В ситуации, когда по какой-либо причине больной не имеет паспорта, то медицинское учреждение обязано принять иной документ, подтверждающий личность пациента. Кроме того, допускается представление лечащему врачу временной справки, которая выдается паспортным столом при утере.
• Медицинский полис. Иногда возникает конфликтная ситуация, когда больной буквально в последний момент узнает о том, что полис у него просрочен. Удачной практикой последних лет стала услуга, в рамках которой продлить полис можно непосредственно в данном медучреждении.

После предоставления документов для больничного листа, его оформления и последующего выхода на работу работника документ сдается в бухгалтерию юрлица, где он заполняется бухгалтером на основании таких документов:

• справки о среднем заработке;
• ИНН сотрудника, прошедшего курс лечения.

После того, как все формальности соблюдены и поля заполнены, бухгалтер рассчитывает сумму компенсации.

Отражение сведений больничного листа во внутренних документах

Подача больничного листа работником требует от специалиста по кадрам правильного приема документа. Ответственный сотрудник должен не только правильно заполнить листок нетрудоспособности, но и заполнить/составить иные внутренние документы предприятия.

Организация составляет приказ о назначении пособия заболевшему работнику. Основанием для этого становится предоставленный больничный лист. Единой формы у документа нет, поэтому компании составляют его самостоятельно, обязательно указывая сведения об организации, работнике.

Важно правильно отразить больничный лист и в других бумагах. В первую очередь, в табеле учета. Дополнительно организация может вести журнал регистрации больничных листов.

Отражение больничного в табеле учета

Табель учета рабочего времени – обязательный документ предприятия, с помощью которого отслеживается время работы по каждому сотруднику. Любая неявка отображается в табеле и обосновывается служащим. Причем для каждой причины есть свое обозначение в виде цифры или буквы.

Болезнь работника – пожалуй, самая частая причина отсутствия. Для ее отображения в табеле может быть использована одна из следующих маркировок:

• «19»;
• «Б».

Использовать можно любой из этих вариантов, если пособие начислено сотруднику. Однако большей популярностью пользуется буквенное обозначение, так как расшифровку «Б – болезнь» легче и быстрее запомнить. Кроме причин неявки указывается и отработанное время. Для болезни используется цифра «0». Можно и вовсе оставить графу пустой.

Наибольшее количество вопросов относительно внесения сведений о больничном в табель учета возникает из-за того, что сотрудники не знают, входят ли выходные дни в больничный лист. Подробнее об этом читайте в статье Расчет больничного: формула и примеры. Там же есть комментарий и относительно праздничных дней.

Общий порядок отражения подразумевает, что все дни с начала и до конца болезни отмечаются в табеле буквой «Б». Все выплаты производятся по общему количеству дней нахождения на больничном.

Важно: если больничный лист выписывается по беременности и родам, то кадровый специалист использует другую маркировку в виде буквы «Р».

В некоторых случаях работодатели не оплачивают больничный, но отразить отсутствие работника им все равно нужно. Например, такое возможно, если внешний совместитель получил пособие на другом месте работы. В этом случае в табеле проставляют букву «Т» или цифру «20».

Журнал учета листков нетрудоспособности

Журнал учета больничных используется не на всех предприятиях. Обычно они актуальны для крупных организаций, где важно систематизировать большое количество документов. Закон не устанавливает единую форму такого журнала, поэтому все вопросы по его ведению и назначению ответственных принимаются каждым предприятием отдельно.

Ведение журнала учета больничных листов позволяет быстро получить информацию по количеству болевших, длительности заболевания. К тому же, документ позволяет сверить информацию с табелем учета, занести туда пропущенные сведения. Выглядеть он может следующим образом (картинка кликабельна):

Журнал учета листков нетрудоспособности

Расчет больничного листа

На плечи организации ложится не только прием и заполнение больничного, но и его расчет. Обычно этим занимается бухгалтер. При вычислениях используется специальная формула расчета больничного листа. В 2021 году она не претерпела изменений. Пошаговую инструкцию по вычислению размера оплаты больничного работнику вы найдете в статье Расчет больничного: формула и примеры.

Главное изменение по сравнению с предыдущим годом – изменение расчетного периода и, соответственно, увеличение предельно допустимой расчетной базы. В связи с этим изменилась и максимальная оплата больничного в 2021 году.

При расчетах бухгалтера берут во внимание совокупность нескольких факторов. На конечный размер пособия влияет размер среднедневной заработной платы, стаж и причина получения больничного листа (в некоторых ситуациях выплачивается не 100% от пособия, а меньшая часть). Стаж для больничного листа в 2021 году используется для расчета коэффициента. Их расшифровку вы найдете в статье Расчет больничного: формула и примеры.

С 1 января увеличился МРОТ до 9 489 рублей. Он будет учитываться при проведении расчетов по больничному листу в следующих случаях:

• предыдущие 2 года сотрудник не работал официально, то есть не имел официальной з/п;
• среднемесячная зарплата ниже МРОТ;
• общий стаж работы не превышает 6 месяцев;
• сотрудником был нарушен режим во время больничного.

В связи с ростом МРОТ увеличилась и минимальная оплата больничного в 2021 году. Показатели и правила применения представлены в статье Расчет больничного: формула и примеры.

Документы для больничного листа в ФСС

На возмещение затраченных средств по листку нетрудоспособности работодатель имеет право в случае предоставления в региональный департамент ФСС:

1. Заявления, написанного в свободной форме. Кое-где на местах ФСС предлагает работодателям свои бланки заявлений. Это упрощает и систематизирует процесс получения возмещения пособий по больничным.
2. Справки-расчета для подачи запроса на возмещение пособия (аналог актуальной ранее формы 4-ФСС).

Кроме того, региональный департамент Фонда может затребовать документальное подтверждение законности расходов, которые вынужденно понесла организация.

Документами, подтверждающими законность выплат, считаются:

• копия листка нетрудоспособности;
• копия трудовой книжки — для подтверждения трудовых отношений;
• платежные документы, удостоверяющие выплату компенсаций по больничному листу.

Справка-расчет должна отражать все сведения о перечисленных взносах, связанных с временной нетрудоспособностью для определения размера компенсации, которые должна возместить Федеральная служба страхования.

Данная справка составляется в свободной форме, поскольку федерального образца не существует. Однако при этом она обязательно должна содержать исчерпывающую информацию, исходя из которой ФСС установит размер возмещения.

К данной информации относится:

общая сумма взносов (имеются в виду не только начисленные и выплаченные, но также зачтенные и незачтенные взносы);

Таким образом, базовым моментом в период получения от Федеральной Службы Страхования возмещения является заполнение бланка Заявления. Поскольку единая, утвержденная официально форма данного документа не существует, работодатели пишут его в произвольной форме, самостоятельно.

В то же время в региональных ФСС практикуется использование местных бланков заявлений. Это очень удобно для работодателей. Им останется только посетить Фонд и забрать там бланк. Заполнение отдельных граф и строк сократит не только временные ресурсы, но и послужит гарантией безошибочного внесения данных.

Мнение эксперта

Новиков Олег Тарасович

Юрист-консульт с 7-летним стажем. Специализируется в области уголовного права. Член ассоциации юристов.

При этом региональный департамент ФСС, предлагая работодателям собственный бланк, обращает особое внимание на специальную строку для внесения номера налогоплательщика. По нему сотрудники ФЭС легко выяснят, имеют ли место льготные условия для предприятия или организации.

Документы в Фонд также подаются заполненными по определенным правилам. В частности, ФСС имеет право не принять лист к оплате, если буквы при заполнении ячеек выходят за их границы. Кроме того, ранее можно было заполнять графы больничного только капиллярной или гелиевой ручкой. Сегодня допускается использование шариковой ручки.

Это важно знать: Открывают ли больничный лист в выходные дни

В региональный департамент Фонда может обратиться не собственно руководитель учреждения, а его представитель. Однако в этом случае сотрудник компании должен иметь при себе доверенность.

Форма доверенности — произвольная. Но она должна быть завизирована руководителем (подпись с расшифровкой). Кроме того, на доверенности должна стоять печать компании.

Оплата больничного по уходу за детьми или больными родственниками

Возможность получения компенсации работник имеет не только в случае своей болезни. Это право сохраняется за ним и тогда, когда взрослому родственнику нужен уход или заболевает несовершеннолетний ребенок. О правилах расчета и сроках таких больничных подробнее читайте в статье Как взять больничный.

Если болеет ребенок

Болезнь ребенка дает право родителям, опекунам, попечителям, а также другим родственникам оформлять оплачиваемый больничный на работе. На сколько дней выдается больничный лист в таком случае прописано в статье Как взять больничный.

Важно: одновременно два человека сидеть с ребенком на больничном не могут. Зато они в течение одной болезни могут оформлять лист нетрудоспособности по очереди. Например, если ребенок болел с понедельника по пятницу, мать может оформить больничный на понедельник и вторник, а отец на оставшиеся дни.

Оплачивает такой больничный работодатель в течение 3-х первых дней. Оставшуюся сумму перечисляет ФСС. По месту работы дополнительных документов кроме листка нетрудоспособности предоставлять не нужно. Требовать бумаги, подтверждающие родство работодатель не может.

Для оформления больничного на взрослого он должен явиться в мед учреждение вместе с заболевшим ребенком. С собой достаточно взять паспорт и документы на ребенка (полис ОМС и свидетельство о рождении).

Важно: если ребенок заболел во время отпуска родителя, последний не может оформить больничный.

Если болеет взрослый

Иногда человек попадает в обстоятельства, требующие от него ухаживать за больными родственниками. При этом отсутствие возможности выйти на работу существенно ухудшает финансовое состояние. Именно поэтому ФСС готово выплатить компенсацию по больничному листу в сроки, оговоренные законодательством (не более 7 дней по одному факту, не больше 30 дней в год).

Оформить больничный можно, ухаживая за родственниками. К их числу закон причисляет не только супругов, родителей и детей старше 15 лет, но и иных родственников – братьев, сестер, теть и прочих.

Факт болезни родственника – не единственное условие получения пособия по листку нетрудоспособности. Дополнительно нужно удовлетворять следующим критериям:

• больному действительно нужен уход – решает врач;
• сотрудник должен ухаживать за больным по факту;
• родственник лечится амбулаторно (при стационарном лечении никто не выдаст лист нетрудоспособности).

Нахождение на таком больничном предполагает и некоторые особенности заполнения листа нетрудоспособности. В нем обязательно указывается ФИО нуждающегося в уходе. Также мед учреждение проставляет код «09» в специальной графе, который как раз и расшифровывается как «уход за родственником».

Работодатель такой больничный не выплачивает совсем. Все обязательства на себя берет ФСС. Работодатель же выступает исключительно в роли посредника.