График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить

Кому и зачем нужен график

Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.

Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:

• утери документации;
• неотражения или несвоевременного отражения в учете фактов хозяйственной жизни;
• штрафов со стороны контролирующих органов.

Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы правильно организовать документооборот в организации.

Приказ о своевременном предоставлении документов в отдел кадров

Вопрос: Вправе ли работодатель обязать работников своевременно представлять информацию об изменении своих персональных данных (паспортные данные, адрес регистрации, семейное положение, рождение детей, номер телефона и т. д. )? Вправе ли он применить дисциплинарную или материальную ответственность в случае несвоевременного представления информации об изменении своих персональных данных и в случае представления документов, содержащих недостоверные сведения (персональные данные)?Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать.

Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Документы в бухгалтерию попадают из всех подразделений компании. Чтобы бумаги отдавали вовремя, организация обычно разрабатывает график документооборота. Но даже если этот регламент утвержден, сроки соблюдают далеко не все службы. В конце года в режиме аврала собрать первичку непросто. Поможет в этом специальный приказ директора.

Образец приказа о предоставлении документов вы найдете нижеПравильное оформление этих документов имеет большое значение для признания расходов. В графике надо описать и процесс движения документов, подтверждающих определенные факты хозяйственной жизни, о наступлении которых бухгалтер может не знать, но отразить которые в учете обязан. Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Работодатель вправе установить в локальном нормативном акте организации порядок предоставления работниками сведений об изменении их персональных данных (паспортных данных, семейного положения, сведений о детях и адресе места жительства). В первую очередь в документе надо перечислить первичку, которую работники не представили в срок, установленный графиком. А также установить крайний срок, когда надо передать бумаги.

В приказе можно перечислить меры, которые будут применяться к нарушителям сроков, — выговор или снижение части премии. С приказом надо ознакомить руководителей подразделений.

Кто его формирует

Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.

Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.

Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.

Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.

Учетная политика — обязательная составляющая документооборота

Положения об учетной политике действуют еще со времен СССР, с 1983 года! Бухгалтерия никогда не была сердцем бизнеса, но она всегда была его фундаментальной основой.

Ответственность за разработку учетной политики обычно ложится на плечи главного бухгалтера, а утверждается руководителем предприятия. Первичный документ при этом проходит стадии:

1. Создание или получение.
2. Принятие к исполнению и обработка.
3. Передача в архив.

Любое действие с первичным документом характеризуется:

• источником или отправителем документа;
• получателем или исполнителем;
• датой принятия к исполнению;
• временем исполнения;
• адресатом результата исполнения.

Любой первичный документ имеет существенное содержание, а в процессе своего движения снабжается индикаторами состояния, позволяющими следить за соблюдением утвержденной на предприятии учетной политики.

Обычно составляется график документооборота для учетной политики в бухгалтерии, но он доступен и обязателен для всех подразделений предприятия в пределах их компетенции.

Правила составления

Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.

Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.

Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.

Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.

Документооборот: выстраиваем «под бухгалтерию»

• руководитель организации или уполномоченное им должностное лицо подписывает приказы;
• служба делопроизводства регистрирует приказы в пределах документопотоков и календарного года, формирует оригиналы приказов в дела в соответствии с их сроками хранения (соответствующие заголовки отражены в номенклатуре дел);
• все заинтересованные подразделения и сотрудники получают от службы делопроизводства копии приказов на исполнение или для руководства в работе (либо доступ к электронным копиям приказов в СЭД).

Копии приказов обычно хранятся до минования надобности, но в качестве документированных оснований для совершения соответствующей бухгалтерской проводки копии приказов по административно-хозяйственной деятельности могут формироваться в бухгалтерские документы дня и храниться минимум в течение 5 лет или до завершения проверки (ревизии).

Как утвердить

После того как график составлен, издается приказ о его утверждении, в котором руководитель компании ставит свою подпись под грифом «УТВЕРЖДАЮ». Иногда возникает вопрос, утверждается ли график документооборота руководителем организации, если документ составлен для внутреннего документооборота филиала или обособленного подразделения. В этом случае приказ утверждается руководителем филиала или обособленного подразделения. Для обмена документами с головным офисом составляется отдельный приказ.

Реестр передачи документов в бухгалтерию образец

ПРИКАЗ В целях организации рационального документооборотаПРИКАЗЫВАЮ:1. Всем сотрудникам ООО «Калинка при составлении, получении, оформлении и передаче документов руководствоваться графиком документооборота. 2.

Неукоснительно соблюдать сроки передачи документов, установленные графиком документооборота. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера.

Можно внести в положение о премировании условие о снижении размера премии или депремировании, если сроки передачи документов будут нарушаться. Это крайняя мера, но наказание рублем обычно самое действенное.

Обмен опытомКосничева Лариса Александровна, главный бухгалтер ООО «ММ Индастри»»Сложность при внедрении графика документооборота заключается еще и в том, что не все сотрудники готовы его соблюдать. Одним из действенных способов обязать работников соблюдать график является варьирование размера премии.

Индикаторы состояния документов

Трудно найти предприятие, которое бы не использовало программу электронного документооборота, но даже на предприятии, не имеющем ни одного компьютера, создание или поступление первичного документа сопровождается созданием «индикатора» его состояния.

Для крупных предприятий с многочисленными подразделениями и удаленными филиалами слежение за состоянием всех документов является обязательным и отдельным производственным процессом. Здесь график документооборота для учетной политики — образец, а фактическое состояние — основание для оптимизации графика, уточнения сроков исполнения, наказания нарушителей и определения путей решения возникающих производственных затруднений.

Важно отметить, что многие события крайне критичны по срокам:

• предоставление отчетности в налоговую;
• оплата налогов;
• подача электронных деклараций;
• другие законодательно обязательные действия.

Если нарушения внутреннего производственного цикла как-то можно нивелировать, то в отношениях с государственными органами это непозволительно и чревато серьезными санкциями или убытками.

Быстрый расчет объема документооборота

В первую очередь следует отметить, что правила расчета и анализа объема документооборота прописаны в «Правилах делопроизводства», которые были утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (с внесением изменений от 07.09.2011).

Во вторую очередь нужно понимать, что подобный расчет может проводиться как раз в месяц, так раз в 3 месяца, раз в полгода и раз в год. В каждой конкретной организации руководитель с помощью внутреннего приказа решает этот вопрос.

При этом в любом случае за основу расчета берутся учетно-регистрационные формы, заполняемые делопроизводителями на местах.

Итак, одной единицей учета является:

• оригинал документа
• копия документа, но только в том случае, если отсутствует подлинник и копия в единственном числе. Все остальные копии подсчитываются отдельно
• документы, прикладываемые к сопроводительному письму (считается все вместе)

Жалобы, и предложения считаются отдельно.

Итак, для быстрого расчета объема документооборота используйте такую формулу:

Общий объем документооборота = a / a1 + b / b1 + c / c1, где:

• a — количество поступивших документов, а1 – количество копий поступивших документов
• b — количество отправленных документов, b1 – количество копий отправленных документов
• c — количество внутренних документов, с1 – количество копий внутренних документов

График документооборота для учетной политики: пример содержания

Форма описываемого документа не имеет существенного значения. По обыкновению, он разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и представляет собой таблицу. Предлагаем вашему вниманию пример такого графика.

Каждый документ имеет наименование, а все строки таблицы нумеруются. Минимально необходимо наличие двух колонок:

• создание или получение документа;
• проверка и обработка документа.

Первая колонка содержит две позиции:

• ответственный (сотрудник, подразделение);
• срок исполнения.

Вторая колонка — три-четыре позиции:

• ответственный за проверку (исполнение);
• срок исполнения;
• срок передачи в головную организацию;
• форма оформления результата исполнения.

Предприятия не ограничены в формулировке шапки таблицы, отражающей график документооборота для учетной политики. Образец ниже показывает один из вариантов.

Важно, что логика таблицы должна отражать точно: какой документ, как появляется, кем и куда направляется, кем и когда исполняется и куда отправляется результат. Дополнительно можно предусмотреть фактическую сдачу в архив отработанной первички. Обычно график документооборота для учетной политики казенного учреждения сопровождается регламентом работы с архивными документами. В отношении государственных образований это закреплено законодательно.