Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.
По каким основаниям можно переносить отдых
С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:
- важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
- переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
- внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
- внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
- срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
- болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).
В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.
Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).
Руководитель фирмы вправе самостоятельно определить, являются ли основания для переноса времени отдыха значимыми. Нередко бывает и так, что заявление на изменение графика отпуска остаётся без удовлетворения. Тогда сотрудник отправляется отдыхать в тот период, который был запланирован изначально. Также см. «График отпусков».
Как составить приказ
Законодательно утвержденной формы такого приказа не существует, поэтому его составляют в свободной форме, используя стандартную структуру для приказов. Документ должен содержать такую информацию:
- Наименование и сведения об организации.
- Наименование, номер и дату составления документа.
- Причину переноса отпуска и внесения изменений в график отпусков.
- Поручение перенести дату начала отпуска, ФИО работника, которому нужно перенести отпуск, дату, на которую его нужно перенести.
- Поручение внести изменения в график отпусков, ФИО работника, которому поручили эту задачу.
- Подписи руководителя организации и работников, упомянутых в приказе.
Вносим коррективы по правилам
На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.
Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.
Внесение корректировок в график должно быть санкционировано руководителем. С этой целью составляют приказ об изменении графика отпусков, на основании которого соответствующие уточнения вносятся в унифицированную форму за № Т-7, утверждённую 05.01.2004 постановлением Госкомстата № 1. См. также «Приказ об утверждении графика отпусков по форме Т-7».
Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.
График отпусков
Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.
График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:
- Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
- Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
- Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
- В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу.
График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.
График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:
- Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
- Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится.
Принят новый сотрудник
Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.
Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.
Может ли работодатель менять график отпусков
Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.
Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:
- Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
- Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
- Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов.
Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:
- Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
- Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.
В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска).
Смена запланированной даты отдыха
Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2021 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.
Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.
Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.
Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:
- подростков моложе 18 лет;
- совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
- сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
- мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
- работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
- почётные доноры;
- супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
- некоторые категории чернобыльцев;
- работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
- иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.
См. также «Какие бывают отпуска».
Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:
- в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
- в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
- в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.
Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.
Причины внесения изменений в график отпусков
Изменения в график отпусков вносятся в связи с переносом отпуска на другую дату. Перенос отпуска возможен (ч. 1 ст. 124 ТК РФ):
- По желанию работника.
Основание переноса — заявление сотрудника, составленное в письменном виде на имя руководителя. В нем работник указывает причину переноса и дату, на которую отпуск сдвигается. Если работодатель не возражает против переноса, он подписывает заявление и издает соответствующий приказ.
- В связи с болезнью сотрудника накануне отпуска или вовремя него.
Основание — больничный лист. Сотрудник может попросить продлить текущий отпуск на время болезни или перенести его на другую дату, но не позднее 12 месяцев после окончания года.
- В связи с отзывом сотрудника из отпуска по производственной необходимости.
Основание — приказ об отзыве сотрудника из отпуска. Отозвать работника можно только с его письменного согласия. Неиспользованные дни отпуска сотрудник может взять в любое время в течение текущего или следующего года.
Не допускается отзыв из отпуска несовершеннолетнего сотрудника, беременной женщины, работников вредных и опасных производств. Если работник отказывается выйти из отпуска — заставить его нельзя.
- Из-за нарушения срока выплаты отпускных или уведомления сотрудника о начале отпуска.
Предоставление отпуска сотрудникам принятым после утверждения графика отпусков.
График отпусков на 2021 год утверждён 15.12.2015.
Требуется ли составление и утверждение графика отпусков на работников, прибывших в течение 2021 года (в январе, марте и т.д.), или они пойдут в отпуск в 2021 году по личному заявлению?
22 марта 2016
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в график отпусков.
Обоснование позиции:
Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (часть первая ст. 123 ТК РФ). Таким образом, согласно требованиям законодательства в любой организации не позднее 17 декабря каждого года должен быть утвержден график отпусков, в соответствии с которым определяются очередность и время предоставления отпусков работникам организации на следующий год.
В то же время после утверждения графика отпусков в организацию могут быть приняты на работу новые сотрудники. По общему правилу, установленному ст. 122 ТК РФ, право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. Кроме того, отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время, то есть до истечения шести месяцев с момента устройства на работу к данному работодателю (ст. 123 ТК РФ). Таким образом, на практике может сложиться ситуация, когда сотруднику, принятому на работу уже после утверждения графика отпусков, должен быть предоставлен отпуск, а он не предусмотрен утвержденным графиком.
По вопросу документального оформления предоставления отпуска в таком случае нет каких-либо официальных разъяснений. Специалисты же высказывают различные точки зрения относительно данной ситуации.
Например, есть мнение, что при наличии большого штата сотрудников или при высоком уровне текучести кадров отпуск можно предоставить на основании заявления сотрудника, не дополняя и не изменяя утвержденный график отпусков (смотрите статью О.Н. Русаковой «Как избежать трудового спора по поводу отпуска?» Зарплата, N 6, июнь 2007 г.).
Работодатель, разделяющий данную точку зрения и действующий в соответствии с ней, может не изменять утвержденный график отпусков. При этом сторонами должен быть письменно согласован период предоставления отпуска. Это можно сделать непосредственно в трудовом договоре или оформить путем проставления визы руководителя организации на заявлении работника, в котором он выражает свое пожелание о времени предоставления отпуска. Однако, на наш взгляд, в этом случае работодателем не будут соблюдены требования трудового законодательства о порядке предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков.
Наиболее правильной нам представляется позиция, разделяемая большинством специалистов, в соответствии с которой вопрос о дате отпуска администрации необходимо решать при приеме на работу, после чего вносить соответствующие изменения и дополнения в график отпусков (смотрите статью В. Егорова «Унификация на грани фикции» Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2004 г.; статью Е.А. Катко «Основной ежегодный оплачиваемый отпуск» Налоговый вестник, N 9, сентябрь 2006 г.; Вопрос: «С начала 2007 г. мы принимали на работу новых сотрудников. Какова должна быть продолжительность их отпуска в этом году? Надо ли их включать в график отпусков?» (Кадровик. Трудовое право для кадровика, N 6, июнь 2007 г.); статью И. Семенченко «График отпусков» (журнал «Кадровый вопрос», N 7, июль 2015 г.)).
Позиция, высказываемая по данному вопросу представителями Роструда, противоречива. Так, в ряде случаев представители ведомства указывают, что график отпусков в принципе регулирует предоставление ежегодных оплачиваемых отпусков применительно только ко второму и последующим годам работы сотрудников. Исходя из этого вносить в график отпусков какие-либо изменения в отношении вновь принятого работника не требуется, так как работодатель обязан предоставить такому работнику отпуск за первый рабочий год по окончании шестимесячного срока (смотрите ответ начальника отдела надзора и контроля по вопросам оплаты труда Федеральной службы по труду и занятости И.И. Дудоладова в журнале «Упрощенка», N 10, октябрь 2013 г., а также ответ на Вопрос: Устроен на работу с 20.12.2013. После 6 месяцев работы в этой организации написал заявление на отпуск, но директор регионального подразделения не хочет ставить визу. В отделе кадров мне сообщили, что я не включен в график отпусков. Что мне делать? Как мне можно уйти в отпуск? (информационный портал Роструда «Онлайн инспекция. РФ», сентябрь 2015 г.)). В иных своих разъяснениях представителями Роструда указывается на обязанность работодателя внести соответствующие изменения в график отпусков после принятия нового сотрудника на работу (смотрите ответ на Вопрос: Обязан ли работодатель предоставить работнику по его заявлению оплачиваемый отпуск через 6 месяцев работы в организации, если данный работник не был включен в график отпусков, т.к. поступил на работу после его составления? (информационный портал Роструда «Онлайн инспекция. РФ», сентябрь 2015 г.); ответ на Вопрос: Имеет ли право работник использовать первую часть отпуска после 6 месяцев отработанного времени без графика отпусков, так как он был принят на работу позже утверждения графика отпусков и без согласия работодателя, так как того не устраивает, что работник хочет уволиться после этого отпуска? (информационный портал Роструда «Онлайн инспекция. РФ», сентябрь 2015 г.)).
По нашему мнению, при предоставлении отпуска работнику работодатель должен руководствоваться общими нормами Трудового кодекса РФ, устанавливающими порядок предоставления отпусков. Если строго следовать положениям ст. 123 ТК РФ, согласно которым отпуска работникам предоставляются в соответствии с обязательным для обеих сторон трудового договора графиком отпусков, то при приеме на работу новых сотрудников работодателю следует внести соответствующие изменения в такой график.
Необходимо отметить, что действующим законодательством прямо не урегулирован вопрос о порядке внесения изменений и дополнений в график отпусков. Полагаем, что такие изменения возможно включать в график отпусков в порядке, установленном для утверждения самого графика. То есть перед тем, как утвердить вносимые в график отпусков изменения и дополнения, работодателю необходимо согласовать их с представительным органом работников (при его наличии в организации). Поэтому наиболее целесообразным вариантом внесения дополнений в график отпусков представляется составление к основному утвержденному графику отпусков дополнительного графика, в котором будут указаны вновь принятые работники и периоды их отпусков.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Першина Елена
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория
1 марта 2021 г.ГАРАНТ. РУ: https://www.garant.ru/consult/work_law/704036/#ixzz4yhjrDogF
