Ответственный работодатель ещё до середины декабря 2019 года должен скачать график отпусков на 2021 год в excel, чтобы заполнить его, утвердить и ознакомить с ним сотрудников. В этом материале даём бесплатные ссылки на скачивание бланка графика отпусков на 2021 год в excel и пример его заполнения, а также общие рекомендации в отношении этого важного документа.
Также смотрите:
- «Срок выплаты отпускных по новым правилам: сколько дней?».
- «Какие переносы выходных дней в 2021 году».
Какой использовать бланк графика отпусков на 2020 год
Для составления графика отпусков на 2021 год подходит одноимённая унифицированная форма № Т-7. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Выглядит она так:
С нашего сайта бесплатно скачать график отпусков на 2021 год в excel по форме Т-7 можно по прямой ссылке здесь:
- График отпусков 2021 excel
Однако компания может использовать и свою excel форму графика отпусков на 2021 год, заранее утверждённую локальным актом. При этом желательно при её разработке всё же ориентироваться на форму Т-7.
Таким образом, график отпусков составляют по той форме, которая утверждена приказом руководителя предприятия к учетной политике.
Унифицированная форма: обязанность или добровольное использование
На основании ст. 123 ТК РФ, работодатели регулярно составляют план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже чем за 2 недели до окончания текущего года. Так, шаблон графика отпусков в excel на 2021 год утверждается до 17.12.2019. Это крайний срок.
Закон не требует использовать конкретный бланк, и не страшно, если форма графика отпусков на 2021 год у работодателя отличается от унифицированного шаблона Т-7, утв. Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1. Но все реквизиты разработанного документа должны совпадать с теми, которые включает унифицированный бланк.
Шаблонный график отпусков на 2021 год (бланк)
Как составить график отпусков на 2020 год
Обычно подготовкой графика отпусков занимаются сотрудники отдела кадров. Но если его нет, график может составить тот сотрудник, на которого возложены обязанности вести кадровый учет.
Учтите, что до утверждения файла excel c графиком отпусков на 2020 год также нужно учесть мнение профсоюза (при его наличии). Порядок учета мнения профсоюзной ячейки такой же, как для принятия локальных нормативных актов (ст. 372 ТК РФ).
На момент утверждения в графике отпусков на 2021 год должны быть заполнены графы с 1 по 6. Других особых правил нет.
С нашего сайта по прямой ссылке скачать бесплатно заполненный образец графика отпусков на 2021 год в excel можно по прямой ссылке здесь:
- График отпусков 2021 excel образец заполнения
Зачем нужен график
Сотрудники, работающие по трудовому договору, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Однако дело на безделье не меняют, поэтому очередность отпусков работников устанавливается специальным графиком отпусков. Такой подход позволяет соблюдать и интересы организации, и интересы работников. Ведь для бизнеса будет губительным, если все работники одновременно захотят уйти в отпуск. График отпусков является обязательным для работодателя и сотрудников организации (ст. 123 ТК РФ).
Во избежание недоразумений, связанных с временем предоставления отпусков, после составления графика, лучше ознакомить с ним сотрудников под подпись. Такой подход позволит избежать возможных споров. Для этого имеет смысл приложить к графику ознакомительный лист, в котором каждый работник поставит свою подпись и укажет дату ознакомления с документом.
На практике для оформления графика используют унифицированную форму № Т-7. Также не возбраняется использовать самостоятельно разработанный бланк. В любом случае график должен быть завизирован руководителем отдела кадров и утвержден директором организации.
Как утвердить график отпусков на 2020 год
Это можно сделать отдельным приказом руководителя на бланке компании (его обязательной или унифицированной формы нет). Однако формально он не обязателен: достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы графика.
После утверждения график отпусков на 2021 год становится обязателен и для работодателя, и для работников.
Подробнее обо всём этом см. «Как составить и утвердить график отпусков на 2021 год».
Читать также
23.04.2020
Форма графика отпусков
Для графика отпусков нет обязательной формы. Работодатель вправе использовать:
- самостоятельно разработанную форму;
- унифицированный бланк формы Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
в Excel (форма Т-7).
в ворде (форма Т-7).
При разработке своей формы графика отпусков не рекомендуется сокращать объем сведений об отпусках, предусмотренный в форме Т-7, чтобы избежать претензий проверяющих органов.
Порядок применения графика отпусков
Работу над составлением данного документа нужно начинать в конце года, предшествующего году планирования. Руководители каждого подразделения фирмы опрашивают своих подчиненных об их ожиданиях по поводу отпуска.
После этого они определяют количество необходимого персонала, чтобы предприятие всегда могло работать в стандартном режиме. Сопоставляя эти данные, начальники отделов распределяют периоды ежегодных отпусков на будущий календарный год.
Свои графики они передают в кадровую службу предприятия, в которой составляется общий по фирме план отпусков. Необходимо помнить, что есть категории граждан, которые имеют льготные права при определении времени отдыха. Также надо учитывать отпуска новых сотрудников, так как они предоставляются строго в определенное время и не подчиняются графику.
Для оформления может использоваться бланк графика отпусков по унифицированной форме т-7 или разработанный на предприятии документ в соответствии с собственными нуждами. Многие специализированные программы по кадровому учету в своем составе имеют именно стандартную форму.
Законодательство устанавливает обязательное требование о том, что данный план времени отдыха работников на следующий год нужно утверждать не менее чем за 2 недели до окончания текущего.
График отпусков бланк должен быть доступен для ознакомления каждому сотруднику предприятия, вплоть до его директора. После его просмотра в соответствующей графе все работники проставляют свои подписи и фактические даты подписания.
Образец заполнения унифицированной формы Т-7
Если вы решили составлять график отпусков по унифицированной форме Т-7, подписать его должен руководитель отдела персонала. Финально график отпусков утверждает руководитель компании.
В шапке бланка вам необходимо заполнить обязательные реквизиты: название организации, дату составления, год, на который составляется график отпусков, далее должна стоять подпись руководителя и отметка о том, что мнение профсоюзного органа учтено.
Сам график отпусков состоит из таблицы с 10 графами:
- структурное подразделение;
- должность работника, как указано в штатном расписании;
- ФИО сотрудника;
- табельный номер сотрудника;
- количество календарных дней отпуска;
- запланированная дата отпуска;
- фактическая дата начала отпуска;
- основание перенесения отпуска, если такое имело место быть (например, сотрудник взял больничный во время отпуска);
- дата предполагаемого отпуска;
- примечания.
Должны ли работники быть ознакомлены с финальным графиком отпусков? Бланк утверждается только руководством, такой обязанности у работодателя законодательно не предусмотрено (ст. 123 Трудового кодекса РФ). Однако лучше работников ознакомить с графиком под подпись. Например, это можно сделать в листе ознакомления или в журнале ознакомления с локальными актами.
Какие категории работников не учитываются при составлении графика отпусков? Обычно к таким работникам относятся те, кому не положен отпуск в будущем году или кто заведомо не воспользуется отпуском: например, сотрудники, которые трудятся по договорам гражданско-правового характера или сидят в отпуске по уходу за ребенком.
Учитывайте тот факт, что график отпусков сотрудников стоит утвердить заранее: на следующий календарный год график необходимо подписать его не позже чем за две недели до начала календарного года, то есть фактически не позднее 17 декабря. Сотрудники также должны быть предупреждены о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала.
Образец заполнения графика отпусков по унифицированной форме Т-7:
Для чего нужен график отпусков
Этот документ необходимо составлять не только потому, что это требование действующего законодательства, но и для обеспечения непрерывной работы фирмы и недопущения остановки производства.
График относится к локальным нормативным актам и обычно разрабатывается в конце календарного года на следующий. Составлением документа занимается кадровая служба, которая тесно работает с руководителями подразделений.
Последние опрашивают своих подчиненных о желаемых датах отдыха на следующий год. При большом количестве работающих, составлением графика желательно начинать заниматься уже с осени.
График должен содержать всех работников, с которыми подписаны трудовые контракты, включая руководящий состав.
Согласно ТК, документ должен быть утвержден не позже 2-х недель до конца года. Ознакомление с ним сотрудником может выполняться уже позднее, главное, соблюсти условие о его принятии в установленное время.
Внимание! Для некоторых работников существуют льготы, выражающиеся в их приоритете при выборе времени отдыха. Однако право на такую льготу необходимо устанавливать заранее, путем предъявления подтверждающих документов. Данное право может быть прописано в трудовом контракте, коллективном договоре или в положении об отпусках.
В график необходимо вносить все виды отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, дополнительный отпуск из-за особых условий труда, а также периоды отдыха, не использованные в предыдущие годы.
Работники, у которых остались неиспользованные отпуска, должны быть особенно внимательными. По закону, время отдыха необходимо использовать в течение 1,5 лет. И если за прошедший год они не смогли это сделать, то у них остается только полгода, после чего это время сгорит. Кроме этого, трудовая инспекция при выявлении такой ситуации может наложить штрафы на работодателя.
Внимание! За 2 недели до наступления отпуска согласно графика сотрудника необходимо предупредить. При этом у него нет необходимости писать заявление на отпуск. Оно пишется, как правило, в том случае, если сотрудника нет в графике или же отпуск берется в другое время.
Для создания графика отпусков обычно используется стандартная форма Т-7. Компьютерные программы по бухучету и кадрам, как правило, уже содержат его, и для составления документа необходимо только указать даты начала отдыха.
Хранение графика отпусков
График отпусков – форма Т-7 должен храниться в организации в течение нормативно установленных сроков. С 18.02.2020 срок его хранения в архиве фирмы увеличен с года до 3 лет (ст. 453 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При этом срок хранения начинает течь с 1 января года, следующего за годом, на который издавался график (это следует из приказа Росархива от 20.12.2019 № 237).
Так, график отпусков на 2021 год, утвержденный в декабре 2020 года, заканчивает свое действие 31.12.2021, следовательно, сохранять его необходимо в течение 2022-2024 годов.
График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (пп. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002).
Составление графика отпусков
Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
- найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время. Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск. Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2021 году».
Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
- для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.
