Варианты правильного заполнения трудовой книжки об увольнении в 2021 году

Нормативно-правовая база внесения записи в ТК

Как и все записи, вносимые в качестве сведений о производимых процессах, связанных с профессиональной деятельностью лица, запись в ТК опирается на номенклатурную базу правового содержания.

Соответствующая статья 84.1 ТК РФ определяет необходимость вписывания данных, отражающих общую картину миграции работника. Она отсылает к другому нормативному источнику, который определяет причину аннулирования трудового контракта в контексте п.3, ч.1, ст.77 ТК РФ.

Достоверной будет также опора на инструкцию заполнения ТК от 10.10.2003 № 69. Она разработана и утверждена Министерством Труда РФ. В этой модели запись вносится с опорой на п.3 ст.77 ТК РФ.

Игнорировать нормативно-правовую базу нельзя. Все указанные источники определяют правомочность действий работодателя, подтверждая его следование букве закона. Малейшая невнимательность при внесении данных может принести огромные проблемы обеим сторонам. Во избежание их нужно тщательно подготовиться к процедуре работы с ТК.

Нормативная база

Правила заполнения трудовых книжек описаны в инструкции, утвержденных постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69. Она была принята в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, принятых Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Инструкция по заполнению трудовых книжек (в редакции приказа Минтруда от 31 октября 2021 г. N 588н)

Основные правила

Существует целый свод правил и им приходится следовать при работе с таким специфическим документационным материалом как ТК. Проблема в том, что отражённые здесь информационные данные будут служить подтверждением наработанного трудового стажа. К сожалению ошибки, допускаемые малограмотными кадровиками в настоящее время не редкость.

Малейшая ваша недоработка лишит вашего бывшего сотрудника возможности подтвердить прошедший на вашем производстве период в качестве трудового стажа. Правовые последствия не замедлят сказаться в виде судебного производства и справедливого желания бывшего сотрудника – поквитаться с нерадивым кадровым работником.

Если вы кадровый работник или руководитель небольшой организации, который вносит записи в ТК собственноручно, имейте в виду, что соблюдение правил увольнения – гарантия вашего спокойствия. К числу таких правил относятся отрезки действий, которые в целом складываются в единую линию вывода пожелавшего уволиться – в новую сферу деятельности.

Правила увольнения определяют алгоритм процедуры в следующем порядке:

1. Проявление активности со стороны уходящего с производства (организации) работника в виде поданного заявления.
2. Его подпись руководителем организации (предприятия).
3. На его основании издание приказа с соответствующей регистрацией в книге приказов.
4. Ознакомление с ним увольняющегося лица под роспись.
5. На основании изданного вами приказа, записать в ТК.
6. Сверить тождество записи в ТК с формулировкой в приказе.

Являясь последним звеном в цепочке, запись в ТК основывается на предварительных действиях, без которых она не будет являться действительной. В какой срок работодатель обязан выдать трудовую книжку — читайте тут. Выдача трудовой подтверждается записью в журнале учета трудовых книжек.

Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда. В этом случае в трудовой книжке в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: «Установлена вторая профессия «Электрогазосварщик» с присвоением 3 разряда», в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация А с такого-то числа переименована в Б», а в графе 4 проставляется основание переименования – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 – дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж». В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись: «Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года», в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Пошаговая инструкция

Если вами произведены все предварительные действия:

• заявление подано,
• подписано,
• приказ издан,
• зарегистрирован,
• можно приступать к процедуре надлежащего оформления вносимой записи.

Возьмите приказ и ориентируйтесь на его формулировку, а также – на дату увольнения, чтобы не допустить ошибок.

Откройте документ (ТК) в том месте, где в ней оформлена последняя запись. После неё должна быть сделана запись вами, в соответствии с приказом, который был составлен и утверждён.

На открытой странице вы увидите 4 графы:

1. Номер внесённой записи по порядку.
2. Даты приёма на работу (увольнения).
3. Сведений о работе, куда вписываются все перемещения хозяина документа, с учётом оснований увольнения, статей ТК.
4. Приказ о приёме на работу (увольнении).

Не поленитесь проверить, чтобы предварительно была внесена запись о приёме на работу, чтобы не произошло неловкой ситуации. Внесите очередной номер записи. Это будет запись, которую внесёте непосредственно вы. Соответственно она пойдёт следующим номером, он на единицу больше предшествующего.

В последующей графе необходимо указать дату. Она должна соответствовать дню, с которого увольняемый субъект перестаёт выполнять свои обязанности. При этом обозначенная дата должна соответствовать:

• дате в заявлении,
• дате в приказе.

Какая печать ставится в трудовой книжке при увольнении — читайте здесь.

Третья графа основная, в неё необходимо написать сведения об аннулировании производственных отношений на основании правомерных статей из ТК РФ. Предусмотрены два варианта, которые рекомендуют различные источники трудового права. Дословно они вписываются следующим образом:

1. Уволен по собственному желанию пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса РФ.
2. Трудовой договор расторгнут по инициативе работника пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ.

Правоведы в области трудового права склонны считать, что ссылка, данная на первую часть статьи обязательна. Но кадровики с большим стажем предпочитают пользоваться традиционной формулировкой, которая на их взгляд, точно отражает обстоятельства дела.

В последней четвёртой графе необходимо вписать основания увольнения. То есть дать ссылку на приказ, содержащий сведения:

• наименование документа (приказ);
• дата (от какого числа);
• номер (по порядковому номеру).

По завершении процедуры необходимо поставить собственную подпись, с указанием:

• должности,
• фамилии и инициалов.

Работу можно считать завершённой.

При выдаче ТК на руки уволившемуся, предложите ему поставить собственную подпись под вашей. Это будет означать, что у него не возникло претензий к внесённой кадровиком, секретарём или руководителем записи.

Теперь вы знаете, какая запись должна быть. Более наглядно смотрите на примере:

Образец записи в трудовую книжку об увольнении по собственному желанию.

Подобным образом оформляется в трудовой книжке и увольнение по соглашению сторон.

Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

1.2. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Запись в трудовой книжке об увольнении в связи с выходом на пенсию

В целом положения трудового законодательства не имеют в своём ресурсе каких-либо особых условий увольнения по достижению пенсионного возраста. Однако не является предосудительным и внесение сведений о том, что лицо вышло на пенсию.

В целом процедура для всех одинакова. Определены лишь некоторые нюансы. Например, при наступлении даты выхода на пенсию, работодатель не имеет права требовать двухнедельного срока отработки. Аннулирование трудовых условий наступает с момента по требованию заявителя.

Если ваш работник выходит на пенсию, вы не имеете его уволить по особым основаниям, кроме его собственного желания на этот счёт. Отсылка на правовые основания будет аналогичной обычному расторжению контракта. Но в формулировке может быть указана причина: «выход на пенсию».

Если увольняющийся заявитель уклоняется от предусмотренной для остальных категорий лиц отработки, указание о выходе на пенсию должно быть обязательным. Оно отражает правовые условия отсутствия срока отработки.

Дословно, сделанная формулировка того, нужно заполнить будет аналогичной: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с выходом на пенсию пункт 3 часть 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ».

Такая формулировка приемлема:

1. Когда лицо освобождается от должности, в день выхода на пенсию.
2. При условии, что его трудовая деятельность на предприятии завершена одновременно с датой достижения пенсионного возраста.

В других случаях, если работающий пенсионер увольняется, ссылка «в связи с выходом на пенсию» — недопустима.

Как отразить увольнение в СЗВ-ТД

Ввиду наличия формальных отличий в бланке СЗВ-ТД, запись об увольнении вносят в него в строгом соответствии со специальным порядком (см. постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).

Помимо данных о работодателе и сотруднике нужно заполнить раздел “Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица” (подп. 2.5.1 – 2.5.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД). Он имеет вид таблицы с графами, напоминающей бланк бумажной трудовой книжки.

КАК ЗАПОЛНИТЬ СЗВ-ТД ПРИ УВОЛЬНЕНИИ: ТАБЛИЦА

Ниже показан образец 2021 записи об увольнении в форме СЗВ-ТД.

По соглашению сторон

Инициативу может проявить любая из сторон отношений. В любой момент стороны могут принять решение о расторжении отношений, заключив соглашение. Для работника преимущества такого варианта ухода заключаются в отсутствии «отработки», а для работодателя — в отсутствии у работника права передумать уходить.

Заполнить нужно так же, как если выполняете заполнение трудовой книжки при увольнении по собственному желанию 2021. Единственное существенное отличие — сослаться нужно не на пункт 3, а на пункт 1 части 1 статьи 77 ТК РФ.

Заполнение титульного листа

При заполнении титульного листа документа нужно учитывать следующие правила:

1. Цвет чернил, которыми вносятся записи – синий, фиолетовый или черный. Использование других цветов не допускается.
2. Все сведения вносятся без сокращений, разборчивым и компактным почерком.
3. Фамилия, имя, отчество вносятся полностью.
4. Дата рождения вносится арабскими цифрами без использования слов. Число и месяц – две цифры, год – четыре цифры.
5. В строке образования указывается уровень образования, полученного в учебном заведении (высшее, среднее).
6. При указании специальности необходимо прописывать название профессии в соответствии с дипломом.
7. Датой заполнения документа является день заведения трудовой книжки. При невозможности соблюдения установленного срока в 7 дней от даты заключения трудового договора допускается внесение подходящей даты задним числом. Такая ситуация может возникнуть, например, при отсутствии в организации на момент приема нового сотрудника необходимых бланков и нежелании сотрудника самостоятельно приобретать документ.

В самом конце титульного листа ставится подпись владельца книжки, подпись ответственного работника организации, печать организации. Образец оформленного титульного листа трудовой книжки можно посмотреть здесь.

При увольнении по инициативе работодателя

Приведем также образец, как сделать запись в трудовой книжке об увольнении 2021 года, если трудовой договор прекращается по инициативе работодателя. Вариант формулировки зависит от основания увольнения: состояние алкогольного опьянения, прогул, разглашение коммерческой тайны, неоднократное неисполнение обязанностей. В отличие от ситуации, когда нужно сделать запись при увольнении по собственному желанию в трудовой книжке 2021, в случае прогула ссылаться специалист отдела кадров будет на статью 81 ТК РФ.

Если увольняют за прогул, образец увольнения в трудовой книжке 2020 года будет таким:

Как посчитать северный стаж

При наличии в трудовой книжке записей, подтверждающих осуществление трудовой деятельности на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним, граждане имеют право на получение повышенной северной пенсии.

Для оформления повышенной пенсии необходимо наличие в трудовой книжке информации, подтверждающей расположение указанных организаций именно в северных районах. Образец такой записи можно посмотреть здесь.

При отсутствии достоверных данных необходимо приложить к документу подтверждающие справки, полученные по запросу.

Право на получение северного стажа имеют мужчины и женщины при соответствии следующим критериям:

• возраст мужчин – 55 лет;
• возраст женщин – 50 лет;
• общий страховой стаж – 25 лет (у мужчин);
• общий страховой стаж – 20 лет (у женщин);
• стаж работы – 12 лет в районах Крайнего Севера, 17 лет в местностях, приравненных к ним.

При расчете северного стажа по трудовой книжке не учитываются:

• периоды нахождения на учете в центре занятости с получением пособия;
• отпуска по уходу за ребенком до 1,5 до 3 лет (дородовой, послеродовой отпуск учитывается);
• трудовая деятельность на полставки.

Максимальный размер выплат не может в итоге превышать три установленных минимальных размера пенсии.