Порядок оформления документов по личному составу

На кого ведутся личные дела?

Личные дела ведутся: – на руководителей и специалистов; – научных работников; – государственных служащих; – других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. К другим работникам можно отнести, в частности лиц, обязанных возмещать расходы, затраченные государством на содержание детей, находящихся на государственном обеспечении. Личные дела на обязанных лиц (независимо от занимаемой должности или профессии) оформляются органами по труду, занятости и социальной защите (часть вторая п. 5 Положения).

Хранение личных дел

В отделе кадров личные дела хранят только на работаю­щих сотрудников. После увольнения работника его личное дело могут переслать на новое место работы (по запросу) или отправить на хранение в архив. Личные дела руководи­теля фирмы, членов руководящих, исполнительных, кон­трольных структур фирмы, а также работников, имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела остальных ра­ботников – 75 лет. После того как срок хранения в архиве закончится, личное дело уничтожают.

Для хранения используют несгораемые шкафы (металли­ческие сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.

Какие документы включаются в состав личного дела?

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: – внутренняя опись документов личного дела; – дополнение к личному листку по учету кадров; – личный листок по учету кадров; – автобиография; – копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; – заявление о приеме на работу; – копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность) (п. 6 Инструкции по ведению личных дел). При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы: – декларация о доходах (для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством); – обязательство по соблюдению ограничений, предусмотренных законодательством о борьбе с коррупцией; – контракт (для государственных служащих); – справка-объективка; – анкета; – копия (выписка) протокола заседания ученого совета (для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещение вакантных должностей); – копия (выписка) протокола общего собрания трудового коллектива (для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом); – копия (выписка) решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; – договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); – направление на работу (службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь, и др.). В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника: – характеристики и аттестационные листы; – списки научных трудов и изобретений; – заявления работника о переводе, увольнении, иные документы, послужившие основанием для перевода, увольнения работника; – копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т.п.; – иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь. По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками. В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Помощь: Личные дела работников: порядок формирования, ведения и хранения

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА РАБОТНИКОВ: ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь.

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

Порядок ведения личных дел работников установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 26.03.2004 № 2 (далее — Инструкция).

Первоначально в личное дело включаются документы, фиксирующие процесс поступления на работу, а затем все документы, возникающие в период работы, в хронологической последовательности.

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Инструкцией установлен перечень документов, которые должны быть включены в личное дело работника.

* Для отражения в личном деле дополнительных сведений о работнике наряду с личным листком по учету кадров может заполняться анкета. Требования к заполнению анкеты соответствуют требованиям, предъявляемым к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета дополнительно подписывается работником кадровой службы (специалистом по кадрам).

** Справка-объективка составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению (награждению). В случае если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия.

В личное дело не включаются:

— копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;

— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Документы личных дел формируются в специальные папки. На лицевой обложке папки указывается наименование организации, заголовок «Личное дело», номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника. Если фамилия работника после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личное дело ведется кадровой службой соответствующей организации и хранится у нее. Работники этой службы несут ответственность за полноту и достоверность информации, содержащейся в личном деле.

Нумерация личных дел производится по мере формирования новых дел и поступления их в кадровую службу на хранение. Личные дела регистрируются в специальном журнале по определенной форме (приложение 5 к Инструкции), которая содержит следующие сведения: номер дела; фамилия, имя, отчество государственного служащего; дата поступления личного дела на учет; дата снятия личного дела с учета.

Личные дела в кадровой службе хранятся как документы строгой отчетности. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя кадровой службы.

Выдача личных дел во временное пользование производится с согласия руководителя организации или руководителя кадровой службы под расписку в контрольной карточке (приложение 6 к Инструкции), которая заводится специально для этих целей. При выдаче личного дела во временное пользование запрещается производить какие-либо исправления и извлекать из него отдельные документы либо включать новые.

Самим работникам личные дела предоставляются для ознакомления только в помещении кадровой службы. Личные дела уволенных работников передаются в архив организации в установленном порядке.

Согласно требованиям нормативных актов по архивам и делопроизводству дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежат передаче в архив, что в свою очередь предполагает их полное оформление. Полное оформление, кроме составления внутренней описи, включает в себя нумерацию листов дела, составление заверительной записи, переплет (подшивку) дела и др. Дела, не передаваемые в архив, подлежат частичному оформлению: такие дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительная надпись не составляется и т.д.

В соответствии со ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, входящие в состав личного дела, являются документами по личному составу.

Государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности, общественные объединения, религиозные организации, предприниматели, осуществляющие свою деятельность без образования юридического лица, обязаны оформлять и хранить документы по личному составу в целях обеспечения прав и законных интересов граждан (ст.9). Законом установлен предельный срок хранения таких документов, который составляет 75 лет (ст.19).

Следует иметь в виду, что право граждан на тайну личной жизни охраняется законодательством Республики Беларусь, а сбор и внесение в личные дела работников сведений об их личной жизни или членов их семей, других близких родственников запрещено законом. Согласно ст.28 Конституции Республики Беларусь государство обеспечивает свободу, неприкосновенность и достоинство личности, а каждый гражданин имеет право на защиту от незаконного вмешательства в его личную жизнь.

В соответствии с Инструкцией о режиме доступа к документам, содержащим информацию, относящуюся к тайне личной жизни граждан, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 03.07.1996 № 21, к таким сведениям относятся сведения о здоровье, семейных и интимных отношениях; об обстоятельствах рождения, усыновления, развода; о личных привычках и наклонностях; личная переписка и корреспонденция, дневниковые, телефонные, телеграфные, видео, аудио и другие виды сохранения информации; об имущественном положении, источниках доходов; о деятельности, содержащей коммерческую тайну; об интеллектуальной собственности (авторское право, изобретательское и патентное право, право на научные открытия, а также другие права, относящиеся к интеллектуальной деятельности в области производства, науки, литературы и искусства); сведениях, разглашение которых создает угрозу личной безопасности граждан, безопасности членов его семьи и имущества и др.

Закон РБ от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» запрещает сбор и внесение в личные дела государственных служащих сведений о личной жизни государственного служащего или членов его семьи, других близких родственников, а также сведений об их вероисповедании и принадлежности к политическим партиям, другим общественным объединениям, преследующим политические цели, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами РБ.

Указом Президента РБ от 26.07.2004 № 354 «О работе с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций» утверждено Положение об организации работы с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций. Данным Положением определяется порядок организации и основные направления работы с руководящими кадрами государственных органов и иных государственных организаций. Порядок формирования, хранения и использования данных о руководящих кадрах, ведения их личных дел определяется соответствующими правовыми актами государственных органов (организаций). На руководящих работников, должности которых включены в кадровый реестр Главы государства, оформляются дубликаты личных дел, хранящиеся в Администрации Президента Республики Беларусь.

Приведем примеры заполнения внутренней описи документов личного дела и личного листка по учету кадров.

Итого __________________________________________________ документов*

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи* ________________________________

(цифрами и прописью)

__________________

* Оформляется при подготовке личного дела к передаче в архив.

Личный листок по учету кадров

1. Фамилия Светлова |—————————¬

Имя Ирина Отчество Борисовна |Место для|

2. Пол жен _ 3. Число, месяц и год рождения 01.03.1966 |фото- |

4. Место рождения г.Минск |карточки |

5. Гражданство Республика Беларусь |—————————|

6. Образование высшее___________________________________

7. Какими языками владеете белорусский, русский — владею свободно,__

английский — читаю со словарем______________________________________

(владеете свободно, читаете

____________________________________________________________________

и можете объясняться, читаете со словарем)

8. Ученая степень, ученое звание ___________________________________

9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________

____________________________________________________________________

10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу

в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу,

работу, учебу, стажировку за границей)

При заполнении данного пункта учреждения, организации и предприятия

необходимо именовать так, как они назывались в свое время,

военную службу записывать с указанием должности.

11. Участие в выборных законодательных и представительных органах.

12. Участие в профессиональном союзе не состою______________________

(членом какого профсоюза

____________________________________________________________________

состоите, с какого времени)

13. Какие имеете правительственные награды и почетные звания _______

не имею _

(когда и кем награждены, присвоены)

14. Отношение к воинской обязанности и воинское звание _____________

не военнообязана___________________________________________________

Военно-учетная специальность по действительному названию ___________

____________________________________________________________________

15. Семейное положение замужем______________________________________

(перечислить членов семьи

Муж — Светлов Игорь Иванович, 1964 г.р.,____________________________

с указанием возраста)

Сын — Светлов Иван Игоревич, 1986 г.р.,_____________________________

16. Дополнительные сведения (указываются по согласованию

анкетируемого и нанимателя): _______________________________________

17. Место жительства: ул.Голодеда, д.15 корп.3, кв.12,______________

200066, г.Минск

Телефон 271-12-20___________________________________________________

Паспорт: серия МР № 0183250___________________________________

Кем выдан Заводским РОВД г.Минска___________________________________

Дата выдачи 30.10.1997______________________________________________

Личный номер 4010366А043РВ9________________________________________

31.07.2006 _ Светлова______

(дата заполнения) (личная подпись)

(Работник, заполняющий личный листок, обязан о всех последующих

изменениях (образовании, присвоении ученой степени, ученого звания и

т.п.) сообщать по месту работы для внесения этих изменений в его

личное дело.)

15.08.2006 г.

Ольга Краснова, экономист

Для более детального изучения см.: 1. Форму документов

2. Форму документов

3. Форму документов

От редакции: В Положение об организации работы с руководящими кадрами в системе государственных органов и иных государственных организаций, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 26.07.2004 № 354, на основании Указа Президента Республики Беларусь от 26.01.2007 № 46 внесено дополнение.

Закон Республики Беларусь от 26.06.1997 «О мерах борьбы с организованной преступностью и коррупцией» на основании Закона Республики Беларусь от 27.06.2007 № 244-З утратил силу.

Как заполняется листок по учету кадров?

Образец оформления дополнения к личному листку по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 24 журнала.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной форме, которая прилагается к Инструкции по ведению личных дел. Личный листок по учету кадров заполняется поступающим на работу собственноручно в одном экземпляре без помарок и исправлений на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании и иных личных документов. Полнота и правильность заполнения личного листка проверяются работником кадровой службы (специалистом по кадрам), который сверяет соответствие записей, сделанных в личном листке, записям в документах. При заполнении личного листка по учету кадров соблюдаются следующие требования: – на все вопросы личного листка по учету кадров должны быть даны исчерпывающие ответы, которые не должны носить односложный характер «да», «нет»; – не допускается прочеркивание граф; в случае отрицательного ответа указывается: «не имею», «не участвовал» и т.п.; – фамилия, имя, отчество пишутся полностью в именительном падеже. Например, Сидорский Олег Николаевич; – в графе «Дата рождения» арабскими цифрами указываются число, месяц и год рождения. Например, 15.08.1962; – место рождения указывается в соответствии с административно-территориальным делением на момент рождения. Например, БССР, дер. Леньки Слуцкого р-на Минской обл.; – в графе «Гражданство» указывается название страны (Республика Беларусь, Российская Федерация и т.п.); – в графе «Образование» указывается: «общее среднее», «профессионально-техническое», «среднее специальное», «высшее»; – если учебное заведение не окончено, указывается, сколько курсов окончил или с какого курса ушел, для окончивших неполную среднюю школу указывается, сколько классов окончил;

– наименования высшего и среднего специального заведения пишутся полностью;

– в графе «Какие имеете труды и изобретения» перечисляются опубликованные научные труды с указанием выходных данных, запатентованные изобретения либо делается запись: «Список научных трудов (изобретений) прилагается»; – в графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» отражаются предыдущая трудовая деятельность, а также перерывы, связанные с учебой, болезнью и т.п. Если работник в одной и той же организации занимал в разные периоды времени различные должности, то указывается, с какого и по какое время он работал в каждой должности; – в графе «Семейное положение» указываются данные на момент заполнения личного листка: «холост (не замужем)», «женат (замужем)», «разведен (разведена)», «вдовец (вдова)», после этого перечисляются все члены семьи с указанием степени родства (записываются фамилия, имя, отчество и год рождения каждого члена семьи). Например: женат: жена – Трофимова Елена Константиновна, 1964 г.р., сын – Сидорский Кирилл Олегович, 1988 г.р., дочь – Сидорская Анастасия Олеговна, 1992 г.р., мать – Гуревич Нина Павловна, 1937 г.р.;

Образец заполнения листка по учету кадров смотрите в рубрике «Полезная документация» на с. 25 журнала.

– в графе «Место жительства» указываются адрес регистрации, фактический адрес проживания и телефон. На личный листок по учету кадров наклеивается фотокарточка принимаемого на работу. Личный листок по учету кадров подписывается составителем с указанием даты заполнения. Изменения и дополнения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся. Все изменения в сведениях, которые произошли с работником во время работы в организации (изменение фамилии, получение более высокой ступени образования и др.), отражаются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Требования по оформлению титульного листа личного дела работника

Большое значение имеет оформление не только сопутствующих документов, но и титульного листа личного дела работника. Для этого были составлены правомерные требования, которых сотрудник отдела кадров должен придерживаться. Они утверждены коллегией Росархива. Эти требования едины и распространяются на все организации. Однако компания может слегка видоизменить правила оформления титульного листа, не противореча требованиям ГОСТа. Вся информация размещается в одной большой папке, в которой расположены все самые минимальные достижения служащего. Вся эта информация не является собственностью предприятия или организации, а самого работника. Поэтому уволенный по каким-либо причинам сотрудник имеет полное право забрать с собой документы, пришитые к своему личному делу. До этого времени личное дело каждого из работников хранится в архиве организации, и потеря того или документа карается уголовной ответственностью. А потому работникам отдела кадров нужно пристально следить за документацией и щепетильно относиться к подобного рода документам.

Вся информация прошивается и регистрируется в журнале учета. Это помогает структурировать и быстро находить нужную информацию.

Как составляется автобиография?

Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности его автора в хронологическом порядке. Составляется работником самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4. В автобиографии отражаются следующие сведения: – фамилия, имя, отчество; – дата и место рождения; – полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях обучался); – трудовая деятельность; – профессия; – общественная работа, участие в выборных органах; – отношение к воинской службе и воинское звание; – наличие правительственных и других наград и поощрений; – сведения о семейном положении, совместно проживающих родственниках (отце, матери, детях). Автобиография подписывается составителем с указанием даты.

Образец заполнения автобиографии

Автобиография

Я, Щеглова (Федорцова) Ирина Петровна, родилась 12 сентября 1984 года в городе Минске. С 1991 по 2001 гг. обучалась в средней школе № 45 г. Минска. Школу окончила с золотой медалью. С 2001 по 2006 гг. обучалась в Белорусском государственном экономическом университете на факультете права. Получила квалификацию «юрист». Трудовую деятельность начала в 2006 г. в ООО «Трэки» в должности юрисконсульта. В 2010 г. была переведена на должность ведущего юрисконсульта. Уволилась из ООО «Трэки» 04.05.2014. С 2014 по 2015 гг. работала ведущим юрисконсультом ИООО «ГруппаМ». Я не принимала участия в выборных законодательных и представительных органах. В профсоюзе не состою. Невоеннообязанная. Семейное положение – замужем. Муж – Щеглов Илья Владимирович, 1980 г.р., работает инженером в ООО «Эдванс». Дочь – Щеглова София Ильинична, 2007 г.р., учится в гимназии № 2 г. Минска. Отец – Федорцов Петр Олегович, 1950 г.р., пенсионер. Мать – Федорцова Ольга Андреевна, 1951 г.р., пенсионерка. Вместе с мужем и дочерью проживаю по адресу: г. Минск, ул. Лидская, 25-12. Телефон: +375 17 236 45 16.

Щеглова 29.10.2015

Какие документы об образовании подшиваются в личное дело?

Документ об образовании – документ государственного образца, подтверждающий освоение обучающимся содержания соответствующей образовательной программы, в т.ч. с присвоением квалификации (п. 1 ст. 98 Кодекса об образовании). В п. 2 ст. 98 Кодекса об образовании приведен перечень документов об образовании: – свидетельство об общем базовом образовании (свидетельство об общем базовом образовании с отличием); – аттестат об общем среднем образовании (аттестат об общем среднем образовании особого образца с награждением золотой (серебряной) медалью); – диплом о профессионально-техническом образовании (диплом о профессионально-техническом образовании с отличием); – диплом о среднем специальном образовании (диплом о среднем специальном образовании с отличием);

– диплом о высшем образовании (диплом о высшем образовании с отличием, в т.ч. с золотой медалью);

– диплом магистра; – диплом исследователя; – диплом о переподготовке на уровне высшего образования; – диплом о переподготовке на уровне среднего специального образования; – свидетельство о повышении квалификации. Копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции по ведению личных дел). Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п. 64 Инструкции по делопроизводству). Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Например: Верно Ведущий специалист по кадрам Подпись 29.10.2015 А.П. Звездочкина