Что изменилось
Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2021 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:
- пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
- пункт 8.2 – противодействие коррупции;
- пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
- пункт 8.4 – награждение.
Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2021 года. Например:
- график отпусков – 3 года, а не год;
- книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.
А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2021 года:
- документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
- заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
- книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.
Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:
- если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
- если после – 50 лет.
Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.
А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):
- уведомления, предупреждения работников – 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
- журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.
Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с о означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.
Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Постоянно (1) | (1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения |
| Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: | (1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет | |
| а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; | 50/75 лет ЭПК | |
| б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; | 5 лет (1) | |
| в) о служебных проверках; | 5 лет | |
| г) о направлении в командировку работников; | 5 лет (1) | |
| д) о дисциплинарных взысканиях | 3 года | |
| Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении | 50/75 лет ЭПК | – |
| Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем | 3 года | – |
| Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв: | – | |
| а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей; | 15 лет | |
| б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв; | 5 лет | |
| в) конкурсные бюллетени | 5 лет | |
| Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании): | – | |
| а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор; | 3 года | |
| б) лиц, не принятых на работу | 1 год | |
| Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации | 5 лет | – |
| Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: | (1) После замены новыми | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | 3 года (1) | |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года (1) | (1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором |
| Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Должностные регламенты (инструкции) работников | 50/75 лет | – |
| Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих | 50/75 лет ЭПК | – |
| Личные дела руководителей и работников организаций (1) | 50/75 лет ЭПК | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации |
| Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления) | 50 лет | – |
| Характеристики, справки об объективных сведениях на работников | 5 лет | – |
| Листы собеседования, стажировочные листы водителей | 5 лет | – |
| Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные работниками – 50/75 лет |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника | 50/75 лет | – |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | – |
| Отчеты работников о командировках | 5 лет ЭПК | – |
| Графики отпусков | 3 года | – |
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | – |
| Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников | 3 года | – |
| Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 лет (1) | (1) После снятия с учета |
| Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 лет | – |
| Кодексы профессиональной этики: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним | 1 год | – |
| Списки: | – | |
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации; | Постоянно | |
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; | Постоянно | |
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий; | Постоянно | |
| г) работников, прошедших аттестацию; | 5 лет | |
| д) кандидатов на выдвижение по должности; | До замены новыми | |
| е) совмещающих работу с получением образования; | 5 лет | |
| ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку; | 5 лет | |
| з) лиц, выезжающих за границу | 5 лет | |
| Книги, журналы, карточки учета, базы данных: | – | |
| а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; | 50/75 лет | |
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); | 50/75 лет | |
| в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; | 50/75 лет | |
| г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее; | 5 лет | |
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы; | 5 лет | |
| е) лиц, подлежащих воинскому учету; | 5 лет | |
| ж) отпусков; | 5 лет | |
| з) прихода и ухода работников, местных командировок; | 1 год | |
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; | 50/75 лет | |
| к) выдачи служебных заграничных паспортов | 5 лет |
Распорядительные документы
Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.
Если в ст. 72 Перечня 2000 единый – постоянный – срок хранения был установлен для книг и журналов регистрации всех распорядительных и нормативных документов организации, то в ст. 258 раздела 1.5 «Документационное обеспечение управления и организация хранения документов» нового Перечня приведены сроки хранения журналов регистрации отдельно по каждой группе распорядительных документов:
| 258 | Книги, карточки (базы данных), реестры, журналы регистрации и контроля: | (1) Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л. |
| а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности | Пост. <**>[5] (1) | |
| б) распорядительных документов по личному составу (2) | 75 л. (1) | |
| в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности | 5 л. |
Как видно, регистрационные формы должны храниться столько, сколько и документы, в них зарегистрированные, – это очень важное для нашей работы правило, давно подсказанное делопроизводственной практикой, теперь закреплено в нормативном документе.
Документы о противодействии коррупции
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Планы противодействия коррупции | Постоянно | – |
| Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции | Постоянно | – |
| Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции | 3 года (1) | (1) После замены новыми |
| Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера | 50/75 лет | – |
| Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции | 5 лет | – |
| Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов | 5 лет | – |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 лет | – |
| Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими | 5 лет | – |
| Уведомления работодателя работниками: | – | |
| а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов | 5 лет | |
| Журналы, базы данных регистрации: | – | |
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; | 5 лет | |
| б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; | 5 лет | |
| в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; | 5 лет | |
| г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; | 5 лет | |
| д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; | 5 лет | |
| е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; | 5 лет | |
| ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | |
| Переписка по вопросам противодействия коррупции | 5 лет | – |
Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Квалификационные требования, профессиональные стандарты: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Типовые дополнительные профессиональные программы: | – | |
| а) по месту утверждения; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До замены новыми | |
| Учебные планы, задания | 5 лет | – |
| Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке: | – | |
| а) по месту разработки; | Постоянно | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 лет | – |
| Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников: | – | |
| а) по месту утверждения; | 5 лет | |
| б) в других организациях | До минования надобности | |
| Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников | 5 лет | – |
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников | 5 лет | – |
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 10 лет | – |
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 лет | – |
| Документы (списки, ведомости) по аттестации и квалификационным экзаменам | 5 лет | – |
| Документы (заявления, свидетельства о квалификации и приложения к нему, заключения о прохождении профессионального экзамена) о прохождении независимой оценки квалификации работников или лиц, претендующих на осуществление определенного вида трудовой деятельности | 5 лет | – |
| Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов | 50 лет | – |
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 год | – |
| Документы (справки, информации, докладные записки, отчеты) о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет | – |
| Договоры об образовании на обучение по дополнительным профессиональным программам, ученические договоры, договоры о проведении независимой оценки квалификации | 5 лет (1) | (1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
| Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 3 года | – |
| Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ | 1 год | – |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, итоговой аттестации | 1 год | – |
| Документы (представления, списки, характеристики, справки) о начислении стипендий обучающимся работникам | 5 лет | – |
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики) об организации и проведении практики и стажировки обучающихся | 5 лет | – |
| Списки работников, прошедших повышение квалификации и профессиональную переподготовку, независимую оценку квалификации | 3 года | – |
| Переписка по аттестации, повышению квалификации и профессиональной переподготовке работников, по проведению независимой оценке квалификации | 3 года | – |
Утверждены новые сроки хранения организационных документов компании
Росархив установил новые сроки хранения юридических документов. Для удобства таблицу мы оформили в формате «было/стало».
ТАБЛИЦА: «Изменение сроков хранения организационных документов компании»
| № нового перечня | № старого перечня | Вид документа | Было | Стало |
| 24 | 40 | Свидетельства (уведомления) о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета | Постоянно | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 35 | 58 | Проекты уставов, положений, документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы, переписка) по их разработке | 5 лет (1) | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 36 | 61 | Доверенности, выданные руководителем организации (лицом, имеющим право действовать от имени организации без доверенности), на представление интересов организации, сведения об отзыве выданных доверенностей | Постоянно | 5 лет после истечения срока действия доверенности или ее отзыва |
| 37 | 63 | Документы (протоколы, изображения и описания, заявления, уведомления, решения) о разработке и регистрации символики организации | Постоянно | 5 лет с возможностью передачи на постоянное хранение |
| 41 | 72 | Проекты штатных расписаний, документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению | 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения | До минования надобности (минимум 1 год) |
| 42 | 74 | Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) | 75 лет | *50/75 лет |
| 43 | 79 | Акты приема-передачи, приложения к ним, составленные при смене: а) руководителя организации; б) должностных, ответственных и материально ответственных лиц организации | а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет | 15 лет |
| 48 | 89, 90 | Документы (справки, докладные, служебные записки, предложения к повестке дня, извещения, приглашения, переписка) по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников (учредителей), пайщиков, съездов, конгрессов, пленумов, конференций, круглых столов, совещаний, торжественных приемов, встреч | 5 лет (1) | 3 года |
| 54 | 96 | Документы (заявления и прилагаемые к ним документы, приказы (распоряжения) (2), копии лицензий, уведомлений, актов проверок, предписаний, протоколов, постановлений, выписки из решений суда, переписка) по лицензированию отдельных видов деятельности | Протоколы, решения, документы, подтверждающие наличие лицензии, – постоянно. Остальные – 5 лет, но документы частично могут быть отобраны для постоянного хранения | Приказы и распоряжения лицензирующего органа о действии лицензии – постоянно. Остальные документы хранятся 5 лет после прекращения действия лицензии |
| 55 | 97 | Лицензии и приложения к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после прекращения действия лицензии |
| 57 | 101 | Журналы регистрации заявлений, выдачи лицензий | Постоянно | До ликвидации организации |
| 69 | 546 | Документы (буклеты, плакаты, фото-, фоно-, видеодокументы, информации, заявки, переписка) по рекламной деятельности организации | До минования надобности (минимум 1 год) | 5 лет (1) |
| 81 | 425 | Соглашения об определении долей в праве собственности и документы (списки имущества, акты) к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 83 | 47 | Документы (акты, балансы, заключения, решения) по подтверждению правопреемства имущественных прав и обязанностей при реорганизации юридических лиц | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 85 | 133 | Документы (заявления, договоры, свидетельства, постановления, распоряжения, планы, паспорта, выписки) по оформлению земельных участков в собственность | Постоянно | До ликвидации организации |
| 86 | 134 | Переписка по земельным вопросам | 5 лет (1) | 5 лет |
| 87, 88 | 797 | Договоры купли-продажи земельных участков, зданий, строений, сооружений, помещений, имущественных комплексов и документы (акты, документы по экспертизе, правоустанавливающие документы, разрешения на строительство и ввод в эксплуатацию) к ним | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 89 | 430 | Документы (заявки, акты оценки, переписка) по продаже движимого имущества (срок исчисляется с момента продажи) | 10 лет (1) | 10 лет |
| 90 | 439 | Договоры дарения (пожертвования) недвижимого и движимого имущества | Постоянно | До ликвидации организации |
| 91, 92, 93 | 122,123, 124,125 | Договоры доверительного управления имуществом, в том числе ценными бумагами, акты о передаче имущества в доверительное управление, документы (акты, решения) о передаче собственником имущества в оперативное управление, хозяйственное ведение организации | Постоянно (на усмотрение архива) | 10 лет после истечения срока действия договора (обязательств) по договору |
| 94 | 791, пп. «е» п. 459 | Договоры (контракты) аренды (субаренды), безвозмездного пользования имуществом, документы (правоустанавливающие документы, акты приема-передачи, технические паспорта, планы, кадастровые планы, схемы, расчеты) к ним: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества | Постоянно | После истечения срока действия договора (обязательств) по договору: а) 10 лет; б) 5 лет |
| 96 | 449 | Договоры лизинга имущества организации | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 97 | 450 | Документы (списки объектов имущества, акты, расчеты отчислений от прибыли, переписка) по лизингу имущества организации | Постоянно | |
| 98 | 451, 452 | Договоры залога, документы (заявки, правоустанавливающие документы по предметам залога, расчеты стоимости, заключения, акты, переписка) к ним (срок хранения исчисляется с момента истечения срока действия договора) | 10 лет (1); документы по залогу недвижимого имущества – постоянно | 10 лет |
| 99 | 446 | Договор мены: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества | 5 лет после истечения срока действия договора | а) до ликвидации организации; б) 5 лет после истечения срока действия договора (после прекращения обязательств по договору) |
| 101 | 444 | Договоры поручения: а) по недвижимому имуществу; б) по движимому имуществу | 5 лет после истечения срока действия договора (1) | а) 15 лет; б) 10 лет. При возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| 102 | 453 | Паспорта сделок | Постоянно (на усмотрение архива) | 15 лет (1) |
| 108,109, 114 | ‒ | Договоры купли-продажи ценных бумаг, долей, паев; документы (сертификаты, передаточные акты, выписки по счету депо, реестродержателей), подтверждающие переход прав собственности на ценные бумаги. Акционерные соглашения, договоры об управлении и распоряжении акциями | ‒ | До ликвидации организации |
| 115 | 165 | Решение о выпуске (дополнительном выпуске) ценных бумаг, проспект ценных бумаг (основная, дополнительная часть), программа облигаций и условия выпуска (дополнительного выпуска) облигаций в рамках программы облигаций, а также изменения в них; отчет об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, уведомление об итогах выпуска (дополнительного выпуска) ценных бумаг, заявление для получения разрешения на размещение и (или) организацию обращения эмиссионных ценных бумаг российских эмитентов за пределами РФ; уведомления Центрального банка Российской Федерации о государственной регистрации (регистрации) на этапах эмиссии, о квалификации финансовых инструментов, уведомление о выдаче разрешения на размещение и (или) обращение ценных бумаг за пределами Российской Федерации, уведомление об аннулировании индивидуального номера (кода) дополнительного выпуска эмиссионных ценных бумаг | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 118 | 150 | Списки аффилированных лиц | Постоянно (на усмотрение архива) | До ликвидации организации |
| 120 | ‒ | Договоры на ведение реестра владельцев ценных бумаг, акт приема-передачи документов и информации реестра | ‒ | 10 лет после истечения срока действия договора |
| 122 | 419 | Ведомости на выплату дивидендов (доходов) по ценным бумагам и иных выплат | 75 лет | *50/75 лет |
| 126 | 166 | Сообщения о существенных фактах, содержащие информацию, подлежащую раскрытию на рынке ценных бумаг (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) | 3 года | 5 лет |
| 127-131,133,134 | ‒ | Списки инсайдеров (после замены новыми); документы –основания для передачи списков инсайдеров организаторам торговли, подтверждения передачи; документы о предоставлении инсайдерами информации о совершенных ими операциях; уведомления о совершенных инсайдерами операциях; журналы учета предоставления инсайдерской информации, изменении списка инсайдеров | ‒ | 5 лет |
| 132 | ‒ | Локальные нормативные акты (приказы, решения), устанавливающие порядок доступа к инсайдерской информации, правила охраны, условия совершения инсайдерами операций с финансовыми инструментами | ‒ | 5 лет после замены новыми (1) |
| 135 | 85 | Договоры об отчуждении исключительного права на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет по истечении срока действия исключительного права (1) |
| 136 | 85 | Договоры лицензионные о передаче прав на результат интеллектуальной деятельности или средство индивидуализации | Постоянно (на усмотрение архива) | 5 лет после истечения срока действия договора |
| 137 | 792 | Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: а) недвижимого имущества; б) движимого имущества | Постоянно (на усмотрение архива) | а) 10 лет; б) 5 лет. По договорам в отношении государственного и муниципального имущества – от 15 лет |
| 138 | Пп. «в» п. 459 | Журналы, базы данных регистрации договоров: а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; б) покупок, продаж движимого имущества | Постоянно (на усмотрение архива) | а) до ликвидации организации; б) 5 лет |
| 141 | 173,174 | Документы проверок, ревизий, проводимых органами государственного контроля (надзора), в том числе без взаимодействия с объектом надзора | Постоянно | 10 лет |
| 145 | ‒ | Документы (протоколы, акты, объяснения, ходатайства, предупреждения, определения, постановления) об административных правонарушениях | ‒ | 5 лет |
| 150 | 178 | Переписка о выполнении предписаний, представлений, предупреждения, предостережения, заключений органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля | 5 лет (1) | 5 лет |
| 154 | 183 | Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии), переписка по их рассмотрению | От 5 лет до постоянного хранения в зависимости от характера | 5 лет (1) |
| 163 | 777 | Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов | 3 года | До ликвидации организации |
| 165 | 261 | Документы (перечни сведений, инструкции, положения) о порядке работы со сведениями конфиденциального характера | 3 года после снятия грифа ограничения | 10 лет после замены новыми (1) |
| 166, 167 | 209 | Соглашения (договоры) о неразглашении информации ограниченного доступа; расписки (обязательства) о неразглашении информации ограниченного доступа | 5 лет после снятия грифа ограничения доступа к сведениям | 3 года после истечения срока неразглашения информации, установленного соглашением (договором); после прекращения трудовых отношений |
*50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.
(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.
ПРИКАЗ Росархива от 20.12.2019 № 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Вступил в силу 18.02.2020 Официальный интернет-портал правовой информации: www.pravo.gov.ru, 07.02.2020
Документ включен в СПС «КонсультантПлюс»
Автор: Горбик Юлия
Документы о награждении
| ВИД ДОКУМЕНТА | СРОК ХРАНЕНИЯ | ПРИМЕЧАНИЕ |
| Документы (представления, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении почетных званий, присуждении премий: | (1) В случае принятия решения об отказе – 5 лет (2) О представлении к награждению ведомственными наградами, присвоении ведомственных почетных званий, присуждении ведомственных премий – 10 лет | |
| а) в награждающих организациях; | Постоянно (1) (2) | |
| б) в представляющих организациях | 5 лет | |
| Протоколы вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | Постоянно | – |
| Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград | 50/75 лет | – |
| Документы (ходатайства, уведомления, решения) о принятии (отказе от принятия) почетных и специальных званий, наград иностранных государств и организаций | Постоянно | – |
| Документы (ходатайства, заявления, справки) о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных | 10 лет | – |
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | 10 лет | – |
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказов) о занесении на Доску почета | 10 лет | – |
| Книга почета организации | Постоянно | – |
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 лет | – |
Читать также
25.12.2019
Какой документ регламентирует сроки хранения документов?
Официальные документы для определения сроков хранения документов выглядят так:
- перечень типовых управленческих документов, сформулированный Росархивом 25.08.2010 г., содержащий сроки хранения типовой документации;
- перечень типовых документов, которые образуются в научно-технической и производственной деятельности компании, который содержит информацию о сроках хранения (утв. Приказом Министерства культуры России от 31.07.2007 г. № 1182);
- отраслевые перечни, определяющие сроки хранения документов, которые не отражены в вышеперечисленных;
- федеральные законы.
