5. Составление и оформление описи дел по личному составу — Архивы Санкт-Петербурга

Нормативная база, закрепляющая обязательность вести опись дел

Основным документом, предписывающим компаниям обязательно регистрировать документацию по личному составу, выступают Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. В них организациям предписывается:

1. Проводить ежегодную экспертизу ценности документов (п. 4.11 Правил).
2. На основе проведенной оценки формировать описи дел по личному составу и обеспечивать их сохранность (п. 4.12 Правил).

Описи должны составлять все компании, независимо от того, являются ли они источниками формирования госархивов.

В чем заключается специфика кадровых личных дел?

Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

• трудовой договор;
• заявление о приеме на работу
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• инструкции (по охране труда, должностная);
• личная карточка сотрудника;
• копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
• копия ИНН;
• копия СНИЛС;
• копия паспорта;
• автобиография;
• аттестационные листы;
• характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.

Правила составления описей дел по личному составу

Документы по личному составу должны быть непосредственно связаны с оформлением и регламентацией трудовых отношений сотрудника и нанимателя. Не относятся к данной категории документации (п. 3 ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ):

• распоряжения руководителя, поступившие в службу персонала для выполнения, или иные документы организационно-распорядительного характера;
• переписка, связанная с регулированием трудовых отношений;
• организационно-правовая документация (инструкции; положения).

Все журналы для регистрации и учета включаются в состав документации по личному составу и должны быть поименованы в описи.

Лучше проводить составление 1 описи дел по личному составу за каждый год, однако, если компания небольшая и имеет незначительный объем документооборота, возможно делать 1 подобный реестр за несколько лет. Законодательно не регламентировано составлять ли одну опись на все виды документов или делать отдельную под каждую категорию документации. Организации придется самой принимать такое решение. Для коммерческих компаний, не являющихся источником формирования госархивов, необходимо оформлять опись не менее чем в 3 экземплярах (п. 5.5 Правил). Регистрировать опись в каком-либо журнале при оформлении не нужно, ее зарегистрируют и присвоят номер при помещении в архив.

Документы по личному составу

Скажем прямо, это особая группа дел, которые вносятся в строго установленном порядке в отдельный архивный перечень. К ним относятся:

• личные дела и карточки бывших работников;
• списки сотрудников;
• протоколы заседаний комиссий по личному составу и т. д.

Опись дел по личному составу (образец) выглядит и заполняется точно так же, как и по бумагам постоянного хранения, с тем лишь отличием, что заполняется шестой столбец (почему, указано в шаге № 2 нашей инструкции).

Данный вид архивного справочника заполняется аналогично тем, что были рассмотрены выше. Его подписывает составитель с указанием должности, визирует начальник кадровой службы и утверждает руководитель.

Используя данный материал, вы сможете разобраться во всех нюансах оформления архивных справочников, даже таких, как опись личных дел по личному составу.

Форма описи и порядок ее заполнения

В качестве бланка описи дел по личному составу, рекомендуется использовать форму из Приложения № 15 к приказу № 526.

Законченная опись подписывается ответственным за ее заполнение работником и сотрудником архива. Ниже представлен образец заполнения описи дел по личному составу компании.

Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)?

Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк вы можете скачать на нашем сайте.

Особенности составления описи личных дел сотрудников

Если компания накапливает документацию по каждому сотруднику в отдельных папках, ей необходимо обеспечить учет личных дел работников и их сохранность. Опись составляется по тем же правилам, единственное отличие заключается в том, что в качестве заголовков таких дел указывается ФИО сотрудника. Ниже приведен образец описи дел по личному составу на конкретных работников.

Подобные бланки могут быть организованы в течение года в виде журнала, состоящего из сшитых листов описи. В этом случае все листы описи нумеруются, сшитый журнал заверяется подписью и печатью ответственного лица.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

• не менее 75 лет, если они были созданы до 2003 года (подп. 3 п. 1 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ),
• не менее 50 лет, если они были созданы после 2003 года (подп. 3 п. 2 ст. 22.1 закона № 125-ФЗ).

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

• номер по порядку;
• индекс;
• дата составления (или крайние даты и срок хранения);
• заглавие;
• номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по ссылке.

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете образцы оформления кадровых документов. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Согласование и утверждение описи в коммерческой компании

В большинстве компаний, поскольку они не участвуют в формировании госархива, описи дел по личному составу согласуются только специально созданной для этого экспертной комиссией. Она оценивает описи после проведения экспертизы ценности документов. В совсем маленьких организациях описи по итогам года могут сразу подаваться на подпись директору.

В результате 3 экземпляра утвержденной руководителем распределяются:

• один в ответственный за составление отдел;
• один помещается непосредственно в первое дело;
• последний остается у работника архива для текущей работы.

Читать также

08.01.2021

5.1. Систематизация дел в описи

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава, содержания, а также учета дел. Опись отражает систему организации документов архивного фонда и закрепляет систематизацию дел внутри фонда.
Опись дел по личному составу в зависимости от количества дел или периода времени, за который составляется опись, может составляться на отдельные виды документов по личному составу или на весь комплекс документов.

Для систематизации дел в описи используется различные схемы. Наиболее приемлемые схемы: хронологически-номинальная, когда основой расположения дел является год, внутри года по видам документов или номинально-хронологическая, когда сначала располагаются дела по видам документов, внутри по годам. Номинально-хронологическая схема как правило применяется в крупных организациях с большим количеством работников. При систематизации судебно-следственных дел и историй болезней возможно использовать схему, в которой дела располагаются по тематическому или предметно-вопросному признаку, внутри по хронологии или алфавиту.

Примерная схема расположения документов внутри годового раздела описи может выглядеть таким образом:

– приказы по личному составу или другие распорядительные документы заменяющие их;

– списки, книги, карточки учета личного состава;

– личные дела;

– контракты (трудовые договоры), не вошедшие в состав личных дел;

– личные карточки Т-2;

– лицевые счета или расчетно-платежные ведомости;

– протоколы и акты о несчастных случаях;

– списки работающих на производстве с вредными условиями труда;

– табели, наряды работников вредных профессий;

– протоколы аттестационных, квалификационных комиссий и документы к ним;

– домовые книги;

– невостребованные трудовые книжки;

– документы по награждению правительственными и ведомственными наградами и присвоению почетных званий (наградные дела, списки, книги учета выдачи наград).

Личные дела и личные карточки уволенных располагаются в описи по году увольнения работников.

В опись целесообразнее включать документы одного срока хранения, исключение составляют дела представленные фрагментарно.

Если в фонде находятся документы других организаций, их включают в отдельную опись.

Документы постоянного срока хранения и долговременного включаются в отдельные описи.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с о. Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также перечни с указанием сроков хранения. Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на обложке дел. У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

• опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
• экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти образец протокола заседания экспертной комиссии);
• организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
• происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Образец описи дел постоянного хранения

В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,

С №164 по №192, в том числе:

литерные номера: 165а

пропущенные номера: нет.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЗАО «Сиам»

от 29.10.2014 №3

Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.