Восстановление бухгалтерского учета: с чего начать работу?

Что значит восстановление бухучета

Восстановление бухучета подразумевает проведение комплекса действий, которые помогут привести отчетную документацию фирмы в соответствие с первичной, восстановить потерянные или неверно оформленные бумаги, касающиеся финансовых и кассовых операций, и привести их в соответствие с законодательством.

Очевидно, что в процессе восстановления бухучета можно столкнуться с целым рядом трудностей. Так, вам придется восстанавливать все утерянные документы: например, за выписками из расчетного счета придется обращаться в банк. А базу данных бухучета в электронном виде придется и вовсе создавать заново или вносить в нее существенные изменения. Этот процесс может растянуться по времени.

Кроме того, может выясниться, что после восстановления бухучета вам придется заплатить дополнительные налоги. Их общая сумма может оказаться несущественной, но вычислить ее заранее бывает практически невозможно (она зависит, в том числе от факта присутствия первичной документации).

Содержание

Что такое восстановление бухгалтерского учета
Когда требуется восстановление бухгалтерского учета
Трудности, которые могут возникнуть в процессе восстановления
Кто принимает участие в восстановлении
С чего начинать процедуру восстановления в разных ситуациях
Типы услуг по восстановлению
5 шагов процедуры восстановления
Выбор компании-исполнителя: рекомендации специалистов
Стоимость восстановления бухгалтерского учета
Восстановление налогового учета
Процедура восстановления
Заключение

Когда обычно требуется восстановление бухучета за год

Полное или частичное восстановление бухучета требуется в случаях, когда нужно навести порядок во всей документации фирмы. Такие действия помогут избежать наступления негативных материальных последствий в будущем. Ведь игнорирование бухучета может привести к огромным убыткам и даже блокированию счетов организации.

Восстановление бухучета необходимо производить в следующих случаях:
Потеря первичной документации или базы бухгалтерских сведений;
Смена учредителей. Новые владельцы, скорее всего, потребуют провести аутсорсинг рисков, связанных с бухучетом и налогами. В кризисных условиях налоговые претензии могут больно ударить по благополучию организации. Поэтому перед продажей на объекте нужно организовать нормальную бухгалтерию. Это представит организацию в выигрышном свете как компанию с прозрачным бухучетом и без трений с органами власти;
Отсутствие ведения бухучета в течение долгого времени;
Выявление факта некомпетентности главного бухгалтера, его несоответствия занимаемой должности;
Обнаружение ошибок в первичной документации, ее несоответствие реальному финансовому положению компании;
Обнаружение ошибок в документации налоговыми органами, начисление штрафов и пеней;
Блокировка расчетного счета компании;
Подготовка к налоговой проверке. Чаще всего руководители компаний не задумываются о необходимости системного контроля над бухучетом. Большинство директоров обращают пристальное внимание на работу с документацией только в преддверии проверки налоговыми инспекторами или ОБЭП. Но даже экстренное «причесывание» документов может существенно снизить риск больших налоговых претензий;
Увольнение главбуха. Некомпетентный сотрудник может создать вам множество проблем, которые будут накапливаться как снежный ком в течение долгого времени, а затем прорвутся скандалом и огромным количеством неверно составленной или утерянной документации.

Восстановление бухучета поможет проанализировать и отрегулировать счета, восстановить регистры налогов и отчетность по финансам.

Главной задачей полного или частичного восстановления бухучета является приведение всей документации — от первички до итоговых отчетов — в соответствие с нормами и требованиями законов. Документы должны находиться в таком состоянии, чтобы не вызывать никаких нареканий со стороны контролирующих органов. Благодаря таким действиям можно минимизировать риски того, что к организации или ее должностным лицам будут применены штрафные санкции.

Приведем несколько примеров того, в каких случаях требуется восстановление бухучета.

Пример №1

Компания действует на рынке уже много лет, главбух, который когда-то окончил профильные курсы, всегда вел бухучет и своевременно сдавал отчетность. Однажды аудиторы или сторонние эксперты решили проверить ведение учета и выявили недостоверность бухгалтерских отчетов и несоответствие статей баланса реальному положению вещей. В такой ситуации необходимо провести восстановление бухучета, отыскать статьи, не отражающие действительность, выявить системные ошибки и сформировать новый бухучет, отражающий внесенные изменения.

Пример №2

В самом начале своей деятельности компания начала использовать упрощенную систему налогообложения, в соответствии с которой она была освобождена от необходимости вести бухучет. Главбух, не желающий выполнять лишнюю работу, не вел бухучет в целом, ограничиваясь лишь книгой учета доходов и расходов. Но ведь любая коммерческая фирма создается для извлечения прибыли в результате определенной деятельности. А подсчитывать прибыль можно только в ходе ведения бухучета. Из-за этого постоянно возникали странные ситуации: множество обществ с ограниченной ответственностью долгие годы не выявляли материального результата своей деятельности; множество главных бухгалтеров умели работать только на «упрощенке», с ведением бухучета они знакомы не были. В 2013 году ведение бухучета стало обязательным для всех. Компаниям, которые раньше не вели его, пришлось проводить восстановление бухучета. Оно подразумевало не только выполнение бухгалтерской работы за несколько лет, но и восстановление остатков балансовых статей, нужных для последующего бухучета, на определенные даты (к примеру, на 1 января 2005 года).

Восстановление бухучета — довольно сложная процедура, которая требует наличия профессиональных знаний и индивидуального подхода к каждой ситуации.

Читайте материал по теме: Бухгалтерский аутсорсинг компании

Когда могут понадобиться услуги восстановления бухучета

Восстановление бухучета – дело весьма трудозатратное и призванное восполнить первичную документацию, обеспечить ее соответствие имеющимся данным в согласии с российским законодательством, навести порядок через отражение всех финансовых операций в бухучете и выстроить в нем полноценную систему, пригодную для дальнейшего использования. Такая работа зачастую требует полного исследования совершённых налоговых выплат и соответствующих деклараций.

Причин, по которым может потребоваться восстановление бухучета, довольно много.

Бухгалтерский учет по каким-либо причинам не велся долгое время.
Обнаружена некомпетентность бухгалтера и проведена замена на нового сотрудника (при этом придется пересматривать и корректировать всю документацию).
Найдены ошибки в оформлении первичных бухгалтерских документов, несоответствие реально протекавшим хозяйственно-финансовым операциям.
Уволенный бухгалтер, вымещая обиду, намеренно причинил вред, из-за чего с его уходом пропала и вся документация (такое тоже иногда случается).
Вся первичная документация была утрачена ввиду различных сложных обстоятельств: пожара, поломки оборудования, повреждения баз данных и т. д.

Пример из практики.

Андрей Иванов решил открыть свой бизнес и, не откладывая в долгий ящик, зарегистрировался как индивидуальный предприниматель (ИП), выбрав упрощенную систему налогообложения (УСН).

Выбор был обоснованный: вокруг многие говорили, что «упрощенка» – удобная система, никаких особенных хлопот, нужно просто сдать в ФНС декларацию один раз в год. Андрей решил, что при таком раскладе препоручать ведение бухучета кому-то незачем, справится и сам.

Дела пошли хорошо, проект стал приносить прибыль. На конец финансового года оборот ИП составил 84 млн руб. В отличном настроении Андрей заполнил декларацию и отправился в налоговую инспекцию.

Тут-то и начались неприятные сюрпризы. Во-первых, декларацию отклонили. Во-вторых, сообщили, что дело Андрея сошло с «упрощенки» еще в ноябре, поскольку тогда его оборот превысил допустимый для УСН лимит в 79 740 000 руб. Отсюда вытекали третье и четвертое известия: ИП с ноября автоматически переведен на общую систему налогообложения (ОСНО), а вопросы с документацией и отчетностью нужно как-то решать.

ОСНО – история посложнее: теперь придется «знакомиться» с НДС, транспортным налогом, другими новыми условиями. Самое неприятное – бухучет велся не соответствующим ОСНО образом, да и авансовые платежи не вносились.

Андрей едва не впал в отчаяние, но вовремя встретил информацию о бухгалтерских услугах в таких ситуациях и заключил с соответствующей организацией договор. Компания-аудитор взяла на себя все хлопоты по восстановлению НДС и других разделов бухучета.

В различных случаях цели при восстановлении бухучета тоже будут разными. Например:

формирование структуры бухучета, на которую можно будет опираться в дальнейшем;
положительные итоги аудита по восстановленному периоду;
предупреждение возможности ареста банковских счетов;
благополучное прохождение налоговой проверки.

Помимо предотвращения таких серьезных последствий, когда накладываются штрафы, блокируются счета компании, восстановление бухучета поможет:

избежать санкций за некорректное ведение учета в предыдущих отчетных периодах;
уменьшить сумму уплачиваемого налога, если не вносились первичные документы;
выполнить подготовку к предстоящей налоговой проверке;
применять бухгалтерскую информацию в управленческом учете;
свести к минимуму налоговые риски;
выстроить механизм работы с первичной бухгалтерской документацией.

Частичное и полное восстановление бухучета: в чем разница

Восстановление бухучета — процедура, которая включает в себя воссоздание и обработку различной документации: контрактов, платежных поручений, накладных, квитанций, счетов-фактур. Бумаги подготавливают с двух сторон — со стороны клиента и его контрагентов. Кроме того, необходимо подсчитать суммы кредитов, подотчетных доходов и расходов.

Восстановление бухучета может иметь разные степени глубины и сложности в зависимости от задачи и имеющихся сведений. Процедура делится на два типа: полное и частичное восстановление бухучета.

Частичное восстановление бухучета выполняется на конкретных этапах процесса. К примеру, может восстанавливаться кадровый учет, кассовые операции, банковские платежи и пр. Такой вид восстановления имеет ряд преимуществ: он более оперативен и дешев.

Полное восстановление бухучета — это работа с внутренними процедурами компании в целом. Во время такого восстановления анализируются и исправляются все этапы бухучета. Производится обработка первичной документации за прошедшие отчетные периоды, сдаются отчеты по бухгалтерии и налогам в ИФНС, ПФР, ФСС, РОССТАТ.

Советы предпринимателям

Если руководитель компании осознает необходимость в восстановлении учета, то он должен заказать соответствующую услугу в подходящей организации как можно быстрей. Это обусловлено тем, что от правильности бухучета зависит возможность дальнейшего функционирования организации.

При этом учитываются следующие рекомендации:

важно регулярно сотрудничать с разными аутсорсинговыми фирмами, являющимися профессиональными предприятиями;
желательно пользоваться услугами этих компаний даже при отсутствии каких-либо проблем, так как в этом случае можно оперативно выявить разные ошибки или нарушения в разных документах;
выбираются только фирмы, которые составляют официальный договор и предоставляют для сотрудничества высококвалифицированных специалистов;
можно за независимой бесплатной консультацией обращаться сразу в несколько компаний, чтобы оценить предлагаемые услуги;
периодически следует производить аудит, заключающийся в проверке, изучении и контроле бухгалтерской документации, так как в этом случае можно убедиться в профессионализме выбранного главного бухгалтера, а также оперативно выявить ошибки.

Можно ли заработать на банковском вкладе? Подробнее здесь.

Что такое бухучет? Ответ в видео:

Восстановление бухучета должно выполняться опытными специалистами. Особенно это актуально в случае, если владелец компании не обладает нужными знаниями и навыками для самостоятельной проверки. За счет данного процесса можно предотвратить разные разногласия с налоговиками.

Если необходимо восстановление бухучета, то с чего начать

В первую очередь необходимо установить наличие и определить состояние основных активов. Для этого необходимо провести инвентаризацию средств. Если говорить об общих принципах проведения инвентаризации, то по ее итогам будет установлено фактическое присутствие основных активов. Чтобы определить стоимость найденных средств, нужно заказать их независимую оценку. Оценщики представят вам подробный отчет, в котором будет указана остаточная цена активов, а также сроки, в течение которых эти средства работали. Исходя из этих сведений, вы сможете поставить активы на баланс и установить будущий срок их эффективного применения.

Если вы владеете участком земли на праве найма, регистрировать такой контракт придется в Главном управлении Федеральной регистрационной службы.

Если основной вид имущества вашей компании — федеральная или муниципальная государственная собственность, то вы можете обратиться в комитет по управлению имуществом, где хранится Устав вашей организации с приложениями в виде актов приема-передачи собственности в хозяйственное или оперативное управление.

Если же ваша компания — это общество с ограниченной ответственностью или публичное акционерное общество, вам нужно узнать, не была ли она преобразована из госсобственности во время приватизации. Если это так, документацию компании также можно найти в комитете управления имуществом.

Также осуществите инвентаризацию товаров и материальных ценностей, хранящихся на складах и в других структурах компании.

Процесс восстановления документов

Восстановление бухгалтерских документов на предприятии производится в несколько этапов. Первым делом создаётся внутренняя комиссия, которая производит разбор и учёт сохранившихся при происшествии бумаг. С её помощью составляется перечень документации, подлежащей восстановлению – сюда входят все утраченные официальные бумаги, законодательно установленный срок хранения которых ещё не истёк. Если перечень утраченных бумаг известен, создавать комиссию нет необходимости.

Если документы были уничтожены по независящим от руководства компании причинам, то следует написать заявление об этом в фискальные органы, сопроводив его подтверждающими справками. Это позволит не только избежать возможного штрафа, но и получить отсрочку на предоставление отчётных документов на время их восстановления. Сроки, необходимые для этого, зависят от объёма и характера уничтоженной документации.

Так, если она была в полном объёме сохранена на электронных носителях, её можно попросту распечатать в электронном виде и заверить росписью начальства и печатью предприятия. Если же электронных дубликатов также не сохранилось, или они не создавались, потребуется приступать к достаточно трудоёмкому процессу. Восстановление бухгалтерских документов на предприятии производится следующим образом:

Руководство компании направляет запрос в банк о предоставлении выписки, подтверждающей движение денежных средств по счёту предприятия за нужный период. Ходатайство подаётся на имя руководителя банковской организации, в нём указывается причина запроса – необходимость воссоздания утерянных бумаг. В полученных из банка бумагах содержится вся необходимая информация о производимых компанией операциях, суммах движущихся по счёту денег, о контрагентах сделок.
Для восстановления утраченных товарных и кассовых чеков необходимо обращаться к компании-поставщику. Полученный дубликат официально заверяется руководством фирмы-продавца.
От деловых партнёров следует затребовать дубликаты потерянных финансовых бумаг и договоров: счетов-фактур, заключённых коммерческих соглашений, акты приёмки работ.
Из налоговой службы запрашиваются поданные отчётные декларации за интересующий компанию период, с балансами и расчётами финансовой деятельности предприятия. Соответствующий запрос направляется на имя руководителя фискального учреждения. Налоговые нормативы не вменяют в обязанность налоговиков предоставлять копии отчётных документов, но если просьба аргументирована, то сотрудники ФНС пойдут навстречу предприятию.

Первостепенную роль при восстановлении бухгалтерских документов на предприятии следует уделить бумагам, нужным для составления отчётов в налоговую службу и различные фонды. Все второстепенные документы можно воссоздать позже, по мере необходимости.

Процедура по воссозданию утерянных бумаг может производиться силами сотрудников компании. Если же времени и средств для этого у компании недостаточно, будет целесообразно обратиться к услугам специализированных фирм, специализирующихся на бухгалтерском учёте и обслуживании коммерческих организаций. Специалисты такой бухгалтерской фирмы смогут в оптимальные сроки восстановить необходимые документы. От заказчика потребуется лишь заключить с ней договор, оформить доверенность и предоставить доступ к уцелевшим бухгалтерским документам.

Из каких этапов состоит восстановление бухучета

Восстановление бухучета на конкретных участках производства заключается в восстановлении расчетов для перечисления во внебюджетные фонды, исчисления зарплаты, операций по расчетному счету и кассовых сборов, учета движения МПЗ, постановки на учет и амортизационных отчислений по ОС.

Процесс восстановления бухучета делится на следующие этапы:

Первый этап: предварительная обработка документации, ее анализ и сортировка. На этом же этапе выполняется внеплановая инвентаризация, имеющая целью восстановление товаров и материальных ценностей, а также учет основных активов; затем разрабатываются технологические решения по ведению учета, разработке учетной политики и прочих нормативно-учетных регламентов.
Второй этап: поиск отсутствующих документов, их восстановление и обработка. На этом этапе формируются регистры учета и отчетности: вносятся корректировки в уже существующие регистры или, при их полном отсутствии, регистры составляются заново.

Во время восстановления бухучета компании будет выполняться анализ документов, организация документооборота, подача уточненной отчетности за период, подлежащий восстановлению. Будет проверена верность вычисления налогов, дальнейшего составления деклараций, организации бухучета в соответствии с законными требованиями.

Пробелы в предоставлении бухгалтерских и налоговых отчетов восполняются за счет подачи скорректированных форм бухотчетности и уточненных налоговых деклараций. Во время этого процесса будут сформированы сведения, которые в дальнейшем можно будет использовать при подаче квартальной и годовой отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды.

Восстановление бухучета будет выполняться профильными специалистами-бухгалтерами, программистами и аудиторами. Последние будут готовить первичную документацию, ставить общие задачи, анализировать способы снизить налоговую нагрузку, принимать выполненные работы. Задача программистов — разрабатывать программное обеспечение, способное помочь в восстановлении бухучета.

В целом на этом этапе выполняются следующие процессы:

Получение и анализ первичных документов, восстановление потерянных бумаг (если требуется). Масштабность работ в значительной степени зависит от количества документов, в том числе отсутствующих, объемов компании, числа филиалов и некоторых других факторов;
Создание программного обеспечения для бухучета (если необходимо). Базы данных программ можно полностью восстановить, даже если они были серьезно повреждены или отсутствовали вовсе. Иногда не только выполняется непосредственное восстановление документации, но и применяются информационно-технические меры;
Составление и подача отчетов и деклараций, возобновление кадрового учета, подсчет зарплаты;
Сверка и иные процессы, в том числе сдача ответов в контролирующие и надзорные службы;
Составление отчетных документов и без данных. Привлеченные эксперты предоставят вам информационную и техническую поддержку и защитят от дальнейших форс-мажоров и чрезвычайных ситуаций.

По итогам процедуры восстановления бухучета и налогового контроля вы сможете выполнить:

Анализ документов и приведение их в надлежащий вид;
Проверку верности вычисления налогов, составление уточненных налоговых отчетов;
Сдачу уточненных бухгалтерских и налоговых отчетов за указанный период;
Восстановление первичной документации, исправление бухгалтерской базы.

После того, как бухучет будет восстановлен, вы сможете представить правдивые отчеты к участию в конкурсах и тендерах. Также восстановленный бухучет поможет вам правильно оценивать налоговые риски.

Читайте материал по теме: Удаленная бухгалтерия: плюсы и минусы

Как проводится восстановление бухгалтерского учета?

Полная процедура восстановления проходит в несколько основных этапов:

Оценка состояния бухучета. Всегда нужно начинать с оценки бухгалтерского учета, чтобы понял какие документы нужно будет восстановить, какие ошибки исправить и не проще ли провести полное восстановление.
Инвентаризация активов и обязательств. Она не является обязательной с точки зрения законодательства, но необходима для проверки регистров бухгалтерского учета.
Выявление несданной отчетности. Это особенно важный пункт, т.к. невыявленная потеря документов влечет за собой штрафы и другие проблемы.
Отражение первоначальных остатков по счетам в программном продукте. Для формирования полноценного баланса формируются бухгалтерские проводки.
Формирование регистров бухучета и бухгалтерского баланса. После того, как первоначальные остатки по счетам сформированы, они разносятся по соответствующим строкам бухгалтерского баланса.

Нужно ли при восстановлении бухучета проводить инвентаризацию

Закон о бухучете и положение по его ведению определяют ситуации, в которых инвентаризация является обязательным условием:

Сдача собственности в наем;
Покупка или реализация собственности;
Реорганизация или ликвидация компании;
Переорганизация ГУПа или МУПа в иные формы собственности;
Составление годовых отчетов по бухгалтерии;
Смена учредителей или собственников компании (на день приема-передачи дел);
Выявление фактов хищения или порчи собственности, злоупотребления ею (как только факты были установлены);
Стихийное бедствие, пожар и иные форс-мажорные обстоятельства.

Проведение инвентаризации назначается приказом директора компании, он же назначает инвентаризационную комиссию, в состав которой могут входить сотрудники администрации, бухгалтерии и иные эксперты, способные оценить состояние собственности и обязательств компании. В приказе должно быть указано, какая именно собственность и какие обязательства будут проверяться конкретной комиссией.

Перед тем как приступить к инвентаризации, бухгалтер должен выдать на суд комиссии сведения бухучета с фиксацией списка и цены собственности компании. В регистрах учета должны быть указаны:
Дата и название той или иной хозоперации;
Сумма той или иной хозоперации;
Остатки на счетах бухучета к началу и концу отчетного периода.

Председатель комиссии по инвентаризации визирует приходные и расходные бумаги и делает на них пометку «до инвентаризации на (дата)».

Эти бумаги помогают комиссии определить цену собственности и обязательств компании на момент старта процесса инвентаризации. Эти сведения вносятся в инвентаризационные описи и акты (строка «По данным бухучета»).

Инвентаризационная опись (акт) — это документ, в котором находят отражение итоги прошедшей инвентаризации. Каждый тип собственности должен фиксироваться по своей форме.

Инвентаризация собственности проводится при участи лиц, несущих материальную ответственность за имущество (кладовщиков, кассиров). С этих сотрудников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — списаны и все первичные документы по ним поданы в бухгалтерию.

Опись должны подписать все участники комиссии и сотрудники компании, которые отвечают за целость и сохранность собственности. Если документ не будет завизирован всеми этими лицами, итоги инвентаризации будут признаны недействительными. Документы описи хранятся в архиве компании не меньше чем в течение пяти лет.

Фактическое наличие собственности, находящейся в компании на момент инвентаризации, проверяют с помощью простого подсчета, взвешивания и обмеров.

Если инвентаризация занимает несколько дней, склады опечатываются каждый раз после ухода комиссии.

До проведения инвентаризации основных активов проверяется:
Факт заполнения инвентарные карточек, книг и описей;
Наличие технических паспортов и иной документации на активы;
Наличие документов на сданные или взятые в наем активы.

Во время ревизии комиссия будет осматривать активы и вносить в опись их полные названия, назначение, инвентарные номера, основные эксплуатационные характеристики и технические сведения. Инвентаризация недвижимых объектов подразумевает проверку документов о праве собственности на них.

Сведения, касающиеся основных активов компании, комиссия по инвентаризации должна занести в опись по форме №ИНВ-1. Если актив был реконструирован, модернизирован или переоборудован с изменением предназначения, то в опись он вносится в соответствии с обновленными данными.

Однотипные объекты (станки, инструменты, хозинвентарь и пр.) заносят в опись по группам. Машины, оборудование и транспорт записываются по отдельности с указанием заводских номеров, данных техпаспорта, года выпуска, предназначения, мощности и т.п.

Инвентаризация основных активов, находящихся на момент ревизии вне компании (к примеру, транспортные средства в рейсе или на капремонте), проводится до момента их убытия.

Основные активы компании, которые пришли в негодность и не подлежат восстановлению, должны быть описаны отдельно. В документе перечисляются даты введения объектов в эксплуатацию и причины, по которым они пришли в негодность (порча, долгий срок службы и пр.).

Читайте материал по теме: Виды налоговых проверок и их особенности

Реанимация потерянного бухучета

При вступлении на новую должность зачастую бухгалтер обнаруживает огрехи своего предшественника. В результате вместо ведения текущих дел ему предстоит заниматься проверкой документов и восстановлением учета.

Учет близок к смерти

Нередко, трудоустроившись, главбух находит полнейший хаос в делах организации: многие документы составлены ошибочно, нуждаются в перепроверке или вовсе утеряны. Как правило, кресло предыдущего бухгалтера уже пустует и никто не отвечает за учет на предприятии. Беспорядок с документами может быть вызван форс-мажорными обстоятельствами, безответственным или намеренно халатным отношением прежнего руководителя бухгалтерии к своим обязанностям. В результате — потери «первички», счетов-фактур, расчетных ведомостей и многих других документов. В такой ситуации приходится восстанавливать учет фирмы с нуля.