Мы живем в век информационных технологий, где из года в год компании, частные предприниматели и государство стараются автоматизировать как можно большее количество процессов и увеличить эффективность своей деятельности. Одним из примеров такой автоматизации является внедрение электронного больничного листа и прямые выплаты Фонда социального страхования (ФСС).
С 1 июля 2021 года стало возможным формирование как бумажных больничных, так и электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН).
Что такое ЭЛН?
ЭЛН — это аналог обычного больничного листа. Заполняется в специализированных программах или непосредственно в личном кабинете Фонда социального страхования. Нововведение значительно упрощает работу бухгалтера и его взаимодействие с ФСС, а также позволяет не беспокоиться о возможных ошибках и наличии ненадежных документов. В связи с этим многие организации постепенно переходят на ЭЛН.
В этом материале мы расскажем и покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1C:ЗКГУ»).
Вы узнаете:
- Чем электронный больничный лучше бумажного?
- Ключевые функции ЭЛН.
- Как работает система электронных больничных?
- Что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
- Как настроить электронный документооборот с ФСС?
- Как сформировать больничный лист в «1С»?
- Как настроить прямые выплаты ФСС в «1С:ЗГКУ 3.1»?
Виды больничных листов на предприятии
Больничный является документом, который подтверждает информацию о временной нетрудоспособности работника. Время отсутствия на работе по причине болезни оплачивает ФСС и работодатель.
В настоящее время, работники могут предоставлять не только бумажные больничные листы, но и листы нетрудоспособности в электронном виде (ЭЛН).
Работник может предоставить электронный больничный лист, в случае, если:
- В медицинском учреждении используются электронные листы нетрудоспособности;
- Между работодателем и ФСС заключено соглашение о формировании ЭЛН;
- Пациентом подписано согласие на получение электронного листа нетрудоспособности.
Чем электронный больничный лучше бумажного?
Электронный больничный формируют в медучреждении в специальной программе, что позволяет:
- свести к минимуму ошибки, которые может допустить медицинский сотрудник при заполнении бумажной версии;
- ЭЛН нельзя потерять, подделать или испортить, не требуется специальное место для его хранения;
- информация из ЭЛН автоматически загружается в программу «1С» — бухгалтеру не придется тратить время на заполнение больничного вручную, также снижается к минимуму процент ошибок, а следовательно, и отказов ФСС при возмещении расходов;
- ЭЛН после формирования попадают в единую базу ФСС, для подтверждения расходов за счет ФСС работодателю не нужно будет предоставлять подтверждающие документы.
На практике
Примечательно, что в новости написано, что вся информация доступна в ЛК Госуслуг. Возможно, мне не хватило смекалки, но найти эту вкладку на сайте и в ЛК я не смогла. Уже даже подумала, что как обычно, сервис запущен, только не работает:).
Получилось только, когда я из самой новости перешла по ссылке на сайт https://eln.gosuslugi.ru/. Тогда, действительно, получилось сформировать запрос по больничному листу и получить информацию, о которой писалось выше.
Как работает система электронных больничных?
При оформлении ЭЛН сотрудник должен подписать письменное соглашение в медицинском учреждении, которое, в свою очередь, должно быть подключено к обмену сведениями с ФСС для возможности формирования листков нетрудоспособности.
Алгоритм работы ЭЛН ФСС следующий:
- врач заполняет ЭЛН, отправляет его в ФСС и дает посетителю номер листка;
- сотрудник передает номер ЭЛН в бухгалтерию своей компании;
- бухгалтер в программе «1С» отправляет запрос в ФСС по номеру больничного;
- ФСС в ответ на запрос присылает электронный больничный;
- программа «1С» автоматически загружает данные из ЭЛН и рассчитывает размер пособия;
- работодатель оплачивает сотруднику больничный.
Также стоит отдельно упомянуть о сроках для выплаты больничного. Как только сотрудник передал в бухгалтерию компании номер листка, рассчитать его по законодательству требуется не позднее 10-ти календарных дней. Сумма по больничному подлежит возмещению с удержанием подоходного налога.
Выплата, как уже упоминалась, проходит за счет Фонда социального страхования напрямую в том случае, если компания участвует в пилотном проекте ФСС, о котором мы расскажем в статье.
Преимущества электронных больничных
Несмотря на то что закон пока не выводит из обращения привычные всем бумажные бланки для оформления больничных, работодателям и медицинским учреждениям стоит задуматься о переходе на электронные технологии. Практика использования показала, что электронные больничные более эффективны, надёжны и экономически выгодны.
Экономичность электронных больничных очевидна — для их оформления не нужны бумажные бланки, на которые тратится немалое количество средств.
Хранение ЭЛН не требует архивов — вся документация ведётся в цифровом виде и сохраняется в базах единой информационной системы ФСС.
Электронные больничные удобны — процедура оформления больничного в электронном виде значительно проще. Работнику не нужно заверять документ печатями в поликлинике и передавать в бухгалтерию работодателя, достаточно просто назвать его номер.
ЭЛН надежны — электронный больничный нельзя потерять, работник всегда может узнать его номер в своем личном кабинете системы «Соцстрах». Подделать ЭЛН практически невозможно, на каждом этапе оформления больничный лист подписывается электронной подписью ответственного лица — медицинского учреждения, работодателя и Фонда социального страхования.
Электронные больничные помогают избежать штрафов — вероятность ошибок в документе снижается благодаря функциям автоматизированного контроля программного обеспечения для отправки электронной отчётности, в котором заполняются электронные больничные.
Итак, что необходимо для работы с ЭЛН в программе «1С:ЗГКУ 3.1»?
Перейдем от теории к практике. Далее мы покажем, как сформировать электронный больничный лист и настроить прямые выплаты ФСС в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1».
Если вы сдаете отчетность через сервис «1С-Отчетность», тогда у вас уже имеются сертификаты страхователя и ФСС. Остается только скачать сертификат ФСС ЭЛН с официального сайта. Настройка и последующее обновление сертификатов ФСС будут производиться автоматически, без помощи пользователя.
Если у вас нет подключения к сервису и вы сдаете отчетность через других операторов, в этом случае достаточно подключить электронный документооборот с ФСС.
Больничный лист в электронном виде 1С 8 ЗУП 3.1 – инструкция
Содержание:
1. Преимущества, которые возникают в результате электронного обмена листками нетрудоспособности РФ
2. Инструкция по созданию электронного больничного листа в 1С 8.3
С 01.07.2017 вступил в силу ФЗ от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Согласно закону обеспечивается оборот больничных листов в электронном виде.
Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567 утверждены Правила, по которым будет происходить обмен данными страховщиков, страхователей (работодателей), медицинских организаций и федеральных государственных учреждений на информационном поле.
Преимущества, которые возникают в результате электронного обмена листками нетрудоспособности РФ
Приводим основные преимущества системы электронных листков нетрудоспособности (далее ЭЛН)
:
1. Застрахованное лицо (после подтверждения личных данных) получает доступ к своим ЭЛН 1С в личном кабинете не сайте lk.fss.ru.
2. Система ЭЛН исключает факт наличия поддельных больничных листов.
3. Снижается вероятность ввода ошибочных данных в систему.
4. Информация об ЭЛН находится в системе ФСС. Работодатель может затребовать данную информацию по мере необходимости.
5. При возникновении проверок нет необходимости предоставлять оригиналы больничных листов аудиторам.
6. Сокращается время на оформление больничного листа в поликлинике.
7. Значительно упрощен процесс ввода информации в систему по зарегистрированным ЭЛН и это повышает производительность труда сотрудников.
Страхователи получили возможность формировать ЭЛН на сайте esia.gosuslugi.ru из личного кабинета, а также с помощью собственного программного обеспечения.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 реализована возможность обмена электронными больничными листами с ФСС, начиная с редакции программы 3.1.2.293 от 20.06.2017.
Общая схема обмена для страхователя
1. При наступлении случая временной нетрудоспособности или в связи беременностью и родами работник (застрахованное лицо) ставит в известность врача о том, что его работодатель участвует в информационном взаимодействии по формированию ЭЛН.
2. Чтобы оформить ЭЛН в поликлинике или ином медицинском учреждении, работник должен:
· предоставить СНИЛС;
· заполнить типовую форму соглашения об информационном взаимодействии при формировании ЭЛН.
3. Медицинское учреждение предоставляет пациенту информацию о номере сформированного ЭЛН.
4. Работник передает данные о номере листка нетрудоспособности работодателю (страхователю).
5. Работодатель (страхователь) из программы начисления з/п или из своего личного кабинета госуслуг запрашивает данные по ЭЛН у ФСС, введя в систему номер ЭЛН и СНИЛС.
6. Данные, которые поступают из ФСС по электронным каналам связи, автоматически заполняют данные больничного листа в системе у работодателя. Информация о среднем заработке автоматически берется из учетной системы организации-работодателя, либо вводится вручную (при ее отсутствии в системе).
7. Рассчитанный и подписанный электронной цифровой подписью ЭЛН страхователь отправляет обратно в ФСС. Далее производится выплата пособия застрахованному лицу.
Инструкция по созданию электронного больничного листа в 1С 8.3
Для формирования в 1С:ЗУП электронного больничного листа необходимо, чтобы в программе была настроена подсистема «1С-Отчетность 8». Либо нужно будет подключить сертификат ФСС для ЭЛН в программе вручную.
В любом случае потребуется, чтобы данные для обмена с ФСС были заполнены: раздел «Настройка», «Организации» (рис. 1), закладка «ЭДО» (рис. 3). Флаг «Электронный документооборот с ФСС» должен быть установлен в значение «Включен» (рис. 2).
Рис. 1 «Справочник «Организации».
Рис. 2 «Настройки ЭДО».
Рис. 3 «Настройки обмена с ФСС».
Для обмена с ФСС электронными больничными листами в 1С 8.3 все три сертификата в форме «Настройки обмена с ФСС» должны быть заполнены, а также обеспечена криптографическая защита.
При предоставлении сотрудником номера больничного листа необходимо ввести в систему документ «Больничный лист»: раздел «Зарплата», «Больничные листы» (рис. 4). В документе необходимо заполнить поле «сотрудник» и ввести номер его больничного листа. Далее по кнопке «Получить из ФСС» запускаем процесс загрузки информации по ЭЛН с сервера ФСС. Данные о больничном листе можно загрузить и из внешнего файла в формате .xml (выгруженного из личного кабинета страхователя) по кнопке «Загрузить из файла».
Рис. 4 «Больничный лист».
В больничный лист загружаются данные о медицинском учреждении, причине нетрудоспособности, враче, который заполнил больничный лист. Пособие рассчитывается на основании данных о среднем заработке, которые берутся из программы «1С 8 ЗУП 3.1».
Сформировать «Реестр ЭЛН для отправки в ФСС» можно в разделе «Отчетность, справки» — пункт меню «1С-Отчетность» — кнопка «Создать» — закладка «Все» — папка «ЭЛН».
Рис. 5 «1С-Отчетность»
Реестр автоматически формируется по данным ЭЛН в ЗУП при нажатии на кнопку «Заполнить». Сформированный реестр можно отправить в ФСС либо выгрузить в файл (рис. 6).
Рис. 6 «Реестр ЭЛН»
Специалист
Марианна Кострюкова.
Как настроить электронный документооборот с ФСС?
Чтобы начать документооборот с ФСС, необходимо:
- на главной панели в программе «1С:ЗКГУ 3.1» зайдите в блок «Настройка»;
- далее выберите пункт «Организации»;
- в открывшемся окне выберите вкладку «ЭДО»;
- затем перейдите на вкладку «Электронный документооборот с ФСС»;
- в появившемся окне заполнятся необходимые сертификаты;
- поставьте галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС»— после этого у тогда у нас появится возможность заполнить данные (рис.1).
Рис.1. Настройки обмена с ФСС
Сертификат страхователя — это личный сертификат ответственного лица организации. Например, директора или бухгалтера, которые имеют право подписи отчетности в ФСС.
Сертификат ФСС ЭЛН скачивается с официального сайта. Полученный сертификат необходимо установить и открыть. После этого нажмите кнопку «Записать и закрыть».
Цифровая медицина. Как открыть электронный больничный в 1С?
Прогресс не стоит на месте. Электронные дневники, пропуска, билеты, того и гляди дойдем до электронных паспортов. Но сейчас речь пойдет о электронном больничном. Многие организации уже перешли на систему электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), так как это существенно упрощает работу работодателей и бухгалтеров.
С 1 июля 2021 года медицинские учреждения имеют возможность оформлять цифровые больничные листы, которые выполняют те же функции, что и традиционные листы нетрудоспособности. Работник может сам выбрать какой больничный лист он хочет получить – бумажный или же электронный.
Мы расскажем, что это такое, как это настроить и как создать больничный лист в «1С».
Электронный больничный – упрощённый и более удобный аналог традиционного бумажного больничного листа, подписанный цифровыми подписями. Чем же он проще и удобнее? Во-первых, такой лист никак не потеряют и тем более не испортят. Во-вторых, вся информация загружается автономно прямо в программу «1С», что снижает вероятность ошибки и ускоряет сам процесс. И в-третьих, все электронные билеты попадают в единую базу Фонда Социального Страхования (ФСС), что позволяет работодателю не предоставлять документы, которые подтверждают расходы за счет фонда.
Как работать с электронными больничными в программах 1С?
С помощью 1С программ можно как открыть и настроить больничный лист, так и осуществить электронный документооборот с Фондом Социального Страхования.
Документооборот с ФСС осуществляется через программу «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1» («1С:ЗКГУ 3.1»)через блок «Настройка», пункт «Организация» и вкладку «Электронный документооборот с ФСС». В окне появятся необходимы сертификаты, где надо поставить галочку на пункте «Использовать электронный документооборот с органами ФСС». Вот тогда и можно будет заполнить все данные.
Рисунок 1. Настройка обмена с ФСС
Программа «1С:ЗКГУ 3.1»позволяетсоздать больничный лист. В этом нет ничего сложного.
Во-первых нужно создать документ «Больничный лист» в программе «1С:ЗКГУ 3.1», который находится в блоке «Зарплата».
Рисунок 2. Создание нового больничного листа
Для ввода ЭЛН работодатель должен заполнить номер больничного листа и другие типовые поляи нажать на кнопку «Получить данные из ФСС». После этой процедуры данные листка нетрудоспособности введутся автоматически.
Рисунок 3 «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Также работа с больничными листами не будет требовать дополнительных настроек, если подключен сервис «1С-Отчетность». Тогда пользователю будут доступны сертификаты страхователя и ФСС.
Широкий функционал ЭЛН велик и многообразен и позволяет существенно ускорить процесс создания цифрового больничного и также существенно упростить работу с ФСС.
Как сформировать больничный лист в «1С»?
Для проверки работы электронного больничного листа в «1С» нужно создать новый документ «Больничный лист». Найти его можно в блоке «Зарплата» или «Кадры» в программе «1С:ЗКГУ 3.1» (рис.2).
Рис.2. Создание нового документа «Больничный лист» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Заполняем стандартные поля, такие как: «Месяц», «Сотрудник» и «Номер ЛН» (листка нетрудоспособности). После этого по кнопке «Получить из ФСС» получаем данные о нетрудоспособности (рис.3).
Рис.3. Кнопка «Получить из ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Данные о медицинской организации подгружаются автоматически. Для того чтобы просмотреть эти сведения, нужно нажать на ссылку (рис.4).
Рис.4. Ссылка «Сведения о медицинской организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Чтобы создать «Реестр ЭЛН», нужно зайти на вкладку «Отчетность, справки», затем зайти в «1С-Отчетность» (рис.5).
Рис.5. Создание реестра ЭЛН в сервисе «1С-Отчетность»
Далее отчет следует заполнить, проверить на заполнение обязательных полей и отправить его в ФСС.
Готово! На этом настройка и отправка ЭЛН в ФСС из «1С» завершена. Эта функция позволит вам существенно сократить время на ввод первичной документации, исключить возможные ошибки при расчете. Теперь перейдем к прямым выплатам ФСС.
Пошаговая инструкция
Для обработки ЭЛН потребуется установленная программа СБИС, действующая электронная цифровая подпись и реквизит ЭЛН (например, номер). Доступны два варианта обработки – через электронную версию СБИС, или через стационарную. Иинтерфейс схож, поэтому рассмотрим обработку ЭЛН на примере электронной версии программы.
Чтобы узнать, как заполнить электронный больничный лист в СБИС, пример заполнения рассмотрим ниже.
Правила загрузки
Разберемся, как получить электронный больничный лист через СБИС. Выгрузить ЭЛН можно только после получения им статуса о закрытии. Далее рассмотрим работу в электронной версии программы и менее часто используемой стационарной версии.
- Для выгрузки в электронной версии СБИС, кликнем на раздел «Отчетность» и переходим в подраздел «Пособия и больничные», где загружается в базу искомый ЭЛН.
- В стационарной версии СБИС новый листок выгружается по следующему пути: ФСС – Новый отчет – Дополнительные отчеты – Электронный больничный.
- Выбираем из списка имя сотрудника, после чего автоматически формируется запрос в Фонд и листок становится готовым к дальнейшим правкам. Последующее заполнение аналогично электронной версии программы.
В обеих версиях дальнейшие действия идентичны: открывается поле для ввода фамилии сотрудника.
- Вносим фамилию и номер электронного листка, жмем кнопку «Запросить в ФСС». Запрос подписывается ЭЦП и уходит в Фонд.
Ответ от ФСС занимает от одной минуты до получаса.
Заполнение данных в ЭЛН
Доступны три варианта заполнения:
- Внести данные вручную в разделе «Расчет». Информация о количестве дней вводится исходя из реквизитов ЭЛН. Работодатель заполняет страховой страж, данные о среднем заработке и встроенный калькулятор рассчитывает сумму к выплате и делит ее между работодателем и Фондом.
- Выгрузить информацию по сотруднику из программы 1С. Файл в формате xml загружается в СБИС и программа делает расчет.
- При ведении учета в «СБИС-Бухгалтерия» или «СБИС-управление персоналом», реквизиты рассчитаются автоматически.
Отправка данных
После того, как внесены данные для расчетов, жмем кнопку «Проверить отчет». При отсутствии ошибок переходим к отправке. Обычно не возникает вопрос о том, как в СБИС отправить электронный больничный в ФСС, т.к. для этого существует кнопка «Отправить». После нажатия, больничный лист или реестр направляются на сервер Фонда.
Видео урок:
Как настроить прямые выплаты ФСС?
Для начала давайте разберемся, что такое «Пилотный проект ФСС» и с чем его «едят»? По сути, это экспериментальное нововведение, которое подразумевает выплату социальных пособий без участия работодателя.
Если ваша организация является участником пилотного проекта, то для начала работы с этой функцией ее следует активировать в учетной политике организации. Для этого перейдем:
- раздел: «Настройка – Организации – Учетная политика» (рис.6);
- в подразделе «Пособия за счет ФСС» проставляем галочку, подтверждая, что ваша организация зарегистрирована в регионе;
- проставляем дату, с которой будут действовать выплаты.
Рис.6. Настройка Выплат ФСС в учетной политике организации в «1С:ЗКГУ 3.1»
По завершении этой настройки при формировании больничного листа вы увидите, что в строке, где раньше рассчитывалось пособие за счет ФСС, пусто (рис.7).
Рис.7. Лист нетрудоспособности в «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1»
Помимо этого, появилась еще одна вкладка «Пилотный проект ФСС». В ней вы можете сформировать заявление сотрудника на выплату пособия и отдать его на подпись (рис.8).
Рис.8. Обработка «Заявление на выплату пособия» в «1С:ЗКГУ 3.1»
После перейдите в ваше «рабочее место» по выплатам ФСС. Этот раздел позволяет не только фиксировать данные больничных листов и заявлений, но и отслеживать статусы отправленных реестров, а также заносить сведения о возмещенных средствах в информационную базу.
Для этого откройте раздел: «Главное – Пособия за счет ФСС». Далее вы увидите 3 колонки:
- больничные листы;
- заявления сотрудников;
- реестры заявлений (рис.9).
Рис. 9. Рабочее место «Пособия за счет ФСС» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Первый и второй пункт вы уже сделали. Осталось лишь создать реестр заявлений и отправить его напрямую, если у вас подключена «1C-Отчетность», или же выгрузить и отправить через другие программы.
Стоит отметить, что не все пособия будут выплачиваться за счет ФСС. Исключениями являются:
- пособие на погребение;
- пособие по уходу за детьми инвалидами.
Перечисленные выше пособия будут выплачиваться за счет работодателя, поэтому потребуется вносить данные в вашем «рабочем месте» на вкладке «Возмещение расходов организации» (рис. 10)
Рис.10. Вкладка «Возмещение расходов организации» в «1С:ЗКГУ 3.1»
Электронные листки нетрудоспособности. Обмен с ФСС из базы 1С Зарплата и управление персоналом
Для того, чтобы использовать ЭЛН у Вас должна быть база ЗУП релизом не ниже 3.1.2.293, платформа не ниже 8.3.10 и подключена 1С-Отчетности или сертификат ФСС для ЭЛН.
Переходим в раздел Зарплата – Больничные листы — Создать
Для ввода ЭБЛ необходимо заполнить следующие поля: Организация, Сотрудник, Номер Листка нетрудоспособности (Номер ЛН). После этого нажать кнопку
Документ автоматически заполнится данными с сервера ФСС. Если необходимо загрузить ЭЛН из файла, воспользуйтесь кнопкой
Далее данные должны быть направлены в ФСС для выплаты, если организация находится в регионе, где применяется Пилотный проект ФСС. Если же организация расположена в регионе с зачетной системой, то пособие рассчитывается сразу. Для отправки в ФСС реестра, его можно создать через Отчетность, справки – 1С-Отчетность
В разделе Отчеты создаем новый Реестр ЭЛН для отправки в ФСС
Табличная часть заполняется по кнопке
Если дважды нажать на по строке с ЭДН, то откроется окно с дополнительной информацией, которая будет отправлена в ФСС.
После проверки проведите документ, программой будет осуществлена дополнительная проверка на заполнение обязательных полей. При подключенной 1С-Отчетности для отправки необходимо нажать кнопку
Журнал документов Реестр ЭЛН для отправки в ФСС можно отразить в разделе Отчетность, справки через кнопку с шестеренкой – Настройка навигации
Перенесите нужный пункт в правую часть и нажмите ОК.
Для каждого ЭЛН сохраняется состояние Принят ФСС, Частично принят ФСС или Не принят ФСС. Оно отображается в табличной части реестра ЭЛН и появляется после отправки реестра при подключенной 1с-Отчетности. Управлять состояниями можно также и вручную:
- в таблицу ЭЛН можно добавлять строки вручную. В новой строке нужно выбрать больничный, т.к. колонка № ЛН используется для перехода в форму редактирования сведений об ЭЛН;
- можно изменять состояние реестра ЭЛН и, в случае если состояние реестра Частично принят ФСС – изменять состояние отдельных строк реестра ЭЛН.
Если статус реестра Принят ФСС, то он больше недоступен для редактирования, если Частично принят ФСС или Не принят ФСС, то необходимо исправить ошибки и сформировать новый реестр на отправку.
Обратите внимание, до тех пор, пока реестру ЭЛН не установлен статус и пока реестр не отправлен, в нем производится автоматическое обновление данных. Если же пользователь внесет изменения в данные реестра вручную, то эти изменения сохранятся.
При проведении больничного листа программа получает сведения об ЭЛН. И если полученные данные отличаются от тех, с которым был отправлен реестр ЭЛН в последний раз (или внесены были ручные изменения), то при очередном автоматическом заполнении реестра такой ЭЛН будет автоматически в него добавлен.
