«Командировочные» суммы можно перечислять на карту работника?

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

• из кассы наличными деньгами;
• через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
• через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО!

Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы 2.

Заявление на выдачу подотчета от директора 3. Заявление на выдачу аванса на карту 4. Выдача командировочных расходов из кассы 5.

Проводки по авансу на командировочные расходы 6. Командировка без аванса Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р) Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье. Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства.

Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г.

№3210-У, это написание заявления.

Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Командировочные на карту сотрудника: правила перечисления, можно ли и как перечислить деньги на зарплатную карточку, назначение платежа в платежке

Следует запомнить, что день зачисления средств на счета подчиненных является днем выплаты вознаграждения за работу. Платежный документ для перевода заработной платы персоналу несложный в заполнении, но при направлении его в кредитное учреждение необходимо придерживаться требований:

1. в поле «сумма платежа»прописывается сумма, рассчитанная бухгалтерией для перечисления аванса или окончательного расчета по зарплате;
2. в поле «назначение платежа» отражается период осуществления денежного перевода, к примеру, «перечисление аванса (заработной платы за первую половину месяца) за ноябрь 2021 года согласно ведомости №56 от 15 декабря 2021 года».
3. в поле «получатель платежа» фиксируются реквизиты банка, обозначенного в соглашении между банком и компанией, номер расчетного счета в соответствии с подписанным зарплатным проектом;

В качестве неукоснительного приложения к платежному поручению выступает реестр с указанием сумм по каждому сотруднику.

Заполняем платежное поручение на подотчет

Пошаговая инструкция заполнения платежного поручения наглядно представлена в статье «Образец заполнения платежного поручения в 2021 году». Рассмотрим, как заполнить платежку в подотчет на конкретном примере.

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» Печатина И.А. написала заявление на выдачу подотчетных денег на приобретение канцелярских товаров (5000,0 рублей) и оплату интернет-услуг (1500,0 рублей). На основании приказа руководителя бухгалтер составил платежные поручения.

Обратите внимание, что при формировании платежки в учреждении бюджетной сферы порядок заполнения поля 24 «Назначение платежа» несколько отличается от общепринятых правил. То есть бюджетники обязаны в поле указывать расходный код бюджетной классификации.

Выплата материальной помощи – на что обратить внимание работнику

У любого человека наступают такие обстоятельства, когда становится необходимой финансовая поддержка. Так, это обычно связывают с неблагоприятными жизненными ситуациями, а также радостными событиями, которые становятся не менее затратными.
помощь, выплачиваемая учреждением сотрудникам в таких случаях, — одна из социальных гарантий, применяемая руководством организации во взаимоотношениях с работником. Так как поддержка в виде материальной помощи представляет собой передачу денежных средств, особое внимание нужно обратить на грамотное и юридически верное оформление документов, а также систему их налогообложения.

Подробнее об основаниях выплаты материальной помощи работникам и об оформлении соответствующих документов поговорим далее.

Кто может рассчитывать на получение финансовой поддержки

Рассматриваемый вид поддержки, которую оказывают , имеет специальную направленность – финансово поддержать сотрудника, который находится в тяжелом материальном положении.

Так как основная цель помощи – обеспечение необходимых материальных условий для решения имеющихся у сотрудника денежных проблем, такая выплата никак не зависит от собственных достижений работника, получить ее может любой сотрудник, попавший в затруднительное положение.

Материальная помощь имеет социальный и исключительно индивидуальный характер, поэтому начисляется только по заявлению работника, к которому он прикладывает документы, подтверждающие наступление обстоятельств, повлекших необходимость данной выплаты.

Обращаем внимание, что материальная поддержка не учитывается при подсчете среднего заработка работника, что имеет значение при предоставлении ему отпускных или декретных пособий.

Перечень оснований для произведения выплаты работнику

Действующее трудовое и гражданское не регламентирует порядок и причины, по которым производится начисление материальной помощи работодателем, поэтому обстоятельства, при наступлении которых выплачивается данный вид финансовой поддержки, определяются только самой организацией в локальных нормативных актах, разработанных работодателем.

Так, основания для получения материальной помощи могут быть перечислены в соответствующем Положении или коллективном договоре. Также некоторые организации прописывают такие основания непосредственно в трудовом договоре или же в Положении о премировании.

Вместе с тем, это не совсем правильный подход, так как рассматриваемый вид выплаты не зависит от трудовых достижений работника и является социальной мерой поддержки.

Наиболее часто материальная поддержка оказывается по следующим основаниям:

1. Необходимость в дорогостоящем лечении. При этом, такое лечение должно быть действительно необходимым, то есть его нельзя заменить более недорогим вариантом.
2. Значительный денежный ущерб. К такому ущербу относят, как правило, последствия пережитых работником чрезвычайных происшествий, природных катастроф, аварии, кражи, ограбления. Характер материальной поддержки в перечисленных ситуациях может иметь не только денежный, но и вещественный характер – допускается обеспечение необходимыми вещами или продуктами пострадавшего сотрудника.
3. Семейные обстоятельства (свадьба, рождение ребенка, похороны).
4. Выход на пенсию или уход сотрудника в отпуск. В данных ситуациях выплата предоставляется единовременно каждому сотруднику.
5. Иные тяжелые жизненные ситуации. К таким обстоятельствам можно отнести воспитание детей — инвалидов; временно не работающего супруга или супругу; воспитание детей матерью или отцом – одиночкой и другие подобные ситуации, которые работник может подтвердить документально.

Стоит отметить, что при смерти сотрудника организации правом на материальную помощь обладают его ближайшие родственники (при наличии свидетельства о смерти и документов, которыми можно подтвердить родство).

Размер и виды оказываемой помощи

Такой вид финансовой поддержки, как материальная помощь, можно разделить на следующие виды:

• (разовая) и периодическая (зависит, соответственно, от периодов начисления);
• денежная (рубли) либо материальная (товары, продукты питания и т. д.);
• целевая (связана с определенными обстоятельствами, возникшими у сотрудника) и нецелевая (не требует определенной цели, подтвержденной документами, в силу чего ограничивается лимитированной суммой).

Величина материальной помощи может быть установлена только непосредственно самим руководителем организации и определена исходя из конкретного случая и финансовых возможностей организации.

Материальная финансовая поддержка может быть выплачена из средств, являющихся прибылью, полученной при осуществлении компанией своей деятельности. Решение о необходимости начисления денежного пособия в организации принимается непосредственно руководством.

Вместе с тем, нужно обратить внимание, что данный вид социальной поддержки не обязательно может быть оформлен в денежной форме. Согласно локальным нормативным актам организации, которые регулируют данный вопрос, материальная помощь может быть выдана необходимыми вещами или товарами. Также, на усмотрение руководства, материальная помощь может быть выполнена путем безвозмездного оказания каких-либо услуг или оплате счетов за данные услуги.

Документы, которые необходимо представить работнику

Как уже отмечалось выше, порядок выплаты такого денежного , как материальная помощь, закрепляется во внутренних нормативных документах организации.

Для получения финансовой поддержки работнику в обязательном порядке следует подать заявление на имя руководителя предприятия, в котором необходимо отразить причины для получения данного вида выплаты, а также приложить соответствующие документы.

Рассмотрим подробнее, какие документы будут вам необходимы для представления руководителю в каждой из вышеперечисленных ситуаций.

Необходимость в дорогостоящем лечении:

• справка от врача;
• договор на оказание платных услуг с поликлиникой;
• документы, подтверждающие оплату лекарств;
• рецепты, заверенные подписью и печатью лечащего врача;
• документы о необходимости дорогостоящего лечения.

Значительный денежный ущерб:

1. Документы, которые подтверждают факт произошедшей ситуации и выданы уполномоченной на это организацией.
2. Копия справки о нанесенном материальном ущербе, заверенная соответствующим органом.

Свадьба, рождение ребенка:

• свидетельство о бракосочетании (копия);
• свидетельство о рождении (копия).

Смерть близких родственников:

1. Свидетельство о смерти (копия).
2. Документ, которым можно подтвердить родство с умершим.

Иные тяжелые жизненные ситуации:

• удостоверение матери — одиночки;
• документ о наличии инвалидности;
• документы, подтверждающие иную тяжелую ситуацию сотрудника.

Порядок рассмотрения заявления

В процессе рассмотрения личного сотрудника с просьбой выплатить материальную помощь руководитель организации визирует документ с указанием дальнейших действий – удовлетворить данное заявление или же отказать в социальной выплате.

После одобрения заявления работника готовится приказ о перечислении сотруднику денежной или иной выплаты. В приказе руководителя должно быть указаны, в том числе, основание, размер и сроки выплаты оказываемой поддержки, источник данной выплаты.

Приказ, в силу отсутствия требования закона об оформлении данного документа, издается в свободной форме, разработанной и применяемой конкретной организацией, а также регистрируется в журнале внутреннего документооборота.

Особенности оформления Положения о материальной помощи

Возможность осуществления выплат работникам финансовой помощи от работодателя предусматривается, как уже говорилось выше, локальными нормативными актами конкретной организации.

Действующее законодательство не регламентирует порядок утверждения данного документа, поэтому о материальной помощи (далее – Положение) составляется в свободной форме с соблюдением требований ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации. Вместе с тем, при наличии в организации профсоюзного органа, согласование с ним утверждения Положения является обязательным.

Порядок оформления и утверждения Положения можно представить следующим образом:

1. Руководитель организации должен издать приказ о создании на предприятии проекта Положения с назначением ответственных за это лиц и указанием сроков исполнения работы.
2. Подготовка проекта Положения ответственными сотрудниками.
3. Согласование проекта Положения с профсоюзным органом предприятия.
4. Утверждение приказом руководителя и вступление в силу Положения.
5. Знакомство сотрудников под личную роспись с утвержденным Положением.

Утвержденное Положение должно содержать следующие основные моменты:

• перечень оснований для осуществления выплаты;
• суммы, которые подлежат выплате по каждому из оснований;
• порядок обращения за материальной поддержкой;
• перечень необходимых документов, подлежащих представлению сотрудником;
• сроки рассмотрения заявления работника;
• последовательность назначения и перечисления материальной помощи;
• права и обязанности сотрудников и руководителя организации по вопросу начисления материальной поддержки.

Также руководитель может указать в Положении, что принятие решения по одобрению заявления сотрудника о предоставлении выплаты или отказе в его удовлетворении принимается в зависимости от конкретной ситуации и финансового положения компании.

Налогообложение

Вопрос налогообложения материальной поддержки, которая выплачивается работнику, интересует практически всех работодателей. На законодательном уровне особенности и налогообложения материальной помощи регулируются Налоговым кодексом Российской Федерации в статьях 270 и 217.

По общему правилу, финансовая поддержка для работников, сумма которой не превышает 4000 рублей за календарный год, не подлежит налогообложению (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Специальные основания начисления НДФЛ устанавливаются для выплат, произведенных по обстоятельствам, которые перечислены в ст. 217 НК РФ. Остановимся более подробно на самых распространенных из них:

1. Рождение, а также усыновление или удочерение ребенка.
2. Смерть близких родственников сотрудника, оказание помощи семье умершего работника (в том числе бывшего и вышедшего на пенсию).
3. Значительный финансовый ущерб (чрезвычайная ситуация, стихийное бедствие).

На основании изложенного, материальная поддержка может быть оказана любому сотруднику организации, попавшему в тяжелое материальное положение, по различным причинам и в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом предприятия.

Так как на уровне действующего законодательства данный вопрос урегулирован достаточно формально, весомое значение отводится разработке и утверждению внутренних нормативных актов, в которых работодателю необходимо подробно урегулировать все нюансы начисления материальных выплат сотрудникам, в том числе с учетом особенностей конкретной организации.

Как оформить материальную помощь работникам, узнаете из следующего видео:

Чем грозят ошибки в платежках на подотчет

Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.

Нюансы в оформлении командировочных

Окончательные расчеты производятся по возвращении сотрудника из командировки, после составления им авансового отчета и перечисления всех расходов, которые были произведены. Если выданный до командировки аванс не покрывает эти расходы, то сотруднику выплачивается оставшаяся сумма.

Но происходит это после утверждения авансового отчета директором организации или уполномоченным лицом, потому что зачастую бывают расходы, не обоснованные с точки зрения коммерческой деятельности.

Предположим, в командировке сотрудник пообедал на крупную сумму в ресторане и приложил чек к авансовому отчету. Директор может посчитать эти расходы необоснованными, следовательно расходы в этом случае сотруднику не возместят.

В данном случае возможны оба варианта.

Если деньги выдаются из кассы, то делается отметка, что они выданы на командировочные расходы.

Кроме того, к расходно-кассовому ордеру прикладывается заявление работника, в котором он просит выплатить ему денежные средства.

Правила перечисления командировочных на карту сотрудника. Образец платежного поручения

Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.Важно!

Обязательное условие — в поле назначение платежа платежного поручения должно содержать фразу – «командировочные нужды».Чтобы правильно заполнить платежное поручение по перечислению сумм на командировку, требуется придерживаться алгоритма действий:

1. иметь реквизиты счета, на который будут переводиться средства, для контроля отправки денег на нужные реквизиты;
2. назначение платежа обязательно прописывается как «подотчетные суммы на командировочные расходы»

Именно правильное отображение назначения платежа позволит обезопасить компанию от претензий при проведении проверок.Формулировать назначение платежа можно по-разному.

Главное, чтобы