Срок хранения кассовых документов в организации

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.
Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и утвержденным перечнем сроков хранения.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Какие документы необходимо хранить

1. В случае, если предприниматель работает с НДС на общей системе, то хранение бухгалтерских документов, данные налогового учета, любая документация по полученным доходам и расходам, необходимым для исчисления налогов, а также документы, подтверждающие уже осуществленные налоговые выплаты, должны храниться не менее 4 лет.
2. Бухгалтерская отчетность, первичные бухгалтерские документы должны храниться не менее 5 лет.
3. Все первичные документы учета и регистрации ИП, книгу учета доходов и расходов (КУДиР), индивидуальный предприниматель должен хранить не менее 4 лет.
4. Документы, подтверждающие выплаты страховых взносов в Пенсионный фонд (ПФР), Фонд социального страхования (ФСС) и Фонд обязательного медицинского страхования (ФОМС), должны храниться в течение 6 лет.
5. Личные дела и карточки работников, в том числе временно нанятых, трудовые договоры с сотрудниками, документы об увольнении и принятии на работу должны храниться 75 лет.

1. Трудовая инспекция может потребовать любые документы, на основании которых вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье.

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.

Сроки хранения кадровых документов

Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, нужно хранить 50 лет (п. 2 ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ). Именно такой срок распространяется на трудовые договоры, а также все допсоглашения к ним, включая соглашения о расторжении; личные дела и личные карточки работников (ст. 435, 444, 445 Перечня № 236).

Также минимум полвека хранятся все приказы и распоряжения по личному составу, включая документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Речь идет о приказах о приеме, переводе, перемещении, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы (ст. 434 Перечня № 236). Аналогичный срок хранения распространяется и на подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства), которые не были востребованы сотрудниками при увольнении (ст. 449 Перечня № 236).

Составлять локальные акты по готовым шаблонам и готовить всю кадровую отчетность

ВАЖНО

Полувековой период хранения установлен и для гражданско-правовых договоров с физическими лицами, а также актов по ним (ст. 301 Перечня № 236).

Из общего правила имеются исключения. Например, документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий, можно уничтожить уже через три года (ст. 454 и 434 Перечня № 236). Такой же срок хранения определен для графиков отпусков (ст. 453 Перечня № 236) и согласий на обработку персональных данных. Правда, в последнем случае отсчет трехлетнего периода начинается после истечения срока действия согласия или его отзыва (ст. 441 Перечня № 236). Обратите внимание, что данная поблажка не распространяется на основные документы (положения или инструкции) по обработке персональных данных. Их нужно хранить постоянно (ст. 440 Перечня № 236). Также постоянно придется беречь приказы, распоряжения и прочие кадровые документы по основной деятельности (ст. 19 Перечня № 236). Например, к таким документам относятся приказы об утверждении структуры организации, о создании подразделений (филиалов), о вступлении в должность, о возложении обязанностей главбуха на руководителя, о досрочном сложении полномочий, о назначении ответственных, об утверждении и введении в действие ЛНА.

Пятилетний период сохранности установлен для табеля учета рабочего времени (если условия труда опасные или вредные, этот срок увеличивается в 10 раз), приказов, распоряжений и прочих документов по административно-хозяйственным вопросам (ст. 402 и 19 Перечня № 236). Аналогичный срок отведен для хранения приказов о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, а также приказов о направлении в командировку работников, не занятых на работах с вредными и опасными условиями труда. Если же работа «вредная», то приказы о командировках нельзя уничтожать в течение 50 лет (ст. 434 Перечня № 236).

Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам

Кроме этого, на протяжении пяти лет хранятся копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка и прочие документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности и выдаче материальной помощи (ст. 298 Перечня № 236). А вот платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат придется беречь на год дольше — в течение шести лет (ст. 295 Перечня № 236).

ВНИМАНИЕ

Платежные ведомости и расчетные листки следует хранить шесть лет только при условии, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников. В противном случае указанные документы должны оставаться в сохранности на протяжении 50 лет (ст. 295 Перечня № 236).

Рассчитывайте зарплату и пособия по актуальным на сегодня правилам Рассчитать бесплатно

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале.

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Особенности исчисления сроков предпринимателем

Когда ИП применяет упрощенку и уплачивает налог с доходов (6%), особых нюансов при определении сроков хранения документов не возникает — по закону «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ при наличии книги учета доходов иные бухгалтерские документы оформлять не требуется, так же, как и вести бухучет (письмо Минфина от 17.10.2014 № 03-11-11/52522). Следовательно, предпринимателю придется соблюдать только сроки хранения налоговых документов, установленные Росархивом. Для книг эти сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение. Поскольку КУДИР открывается на год, то срок пойдет со следующего года. То есть, для книги за 2021 год он будет длиться с 01.01.2021 и по 31.12.2025.

Другое дело, если ИП применяет общий режим или упрощенку с базой «доходы минус расходы» и регулярно переносит полученные ранее убытки — для обоснования сумм переноса (как и самого убытка) документы хранить придется в течение более длительного времени. Период этот для УСН может составить 15 лет (учитывая допустимый 10-летний срок переноса и нормативный срок хранения книги), а при ОСНО даже превысить этот предел, поскольку для учета убытка при расчете налога на прибыль ограничения по числу лет списания не установлены (ст. 283 НК РФ).

О том, какие сроки хранения установлены для некоторых видов документов, читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2021 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2033 года.

Подробнее о нюансах учета убытка читайте в статье «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?».

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2021 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2023 года.

Ответственность и штрафы

За несоблюдение требований законодательства в части сохранности документации предусмотрены значительные штрафные санкции. Статья 120 НК РФ устанавливает следующие штрафы, если правила и сроки хранения первичной документации были нарушены:

• 10 000 рублей, если компания не предоставила бухгалтерские и налоговые документы, относящиеся к одному налоговому периоду, то есть штраф выписывают за то, что в течение налогового периода компания не вела бухгалтерский и налоговый учет;
• 30 000 рублей, если аналогичное нарушение было выявлено сразу в нескольких отчетных периодах;
• 40 000 рублей (минимум) или 20% от суммы неуплаченного налога, если отсутствующая документация привела к занижению налоговой базы.

Помимо штрафов с юридического лица, налоговики могут оштрафовать и руководителя. Например, штраф от 2000 до 3000 рублей на директора организации, в которой были нарушены правила и сроки хранения первички (ст. 15.11 КоАП РФ).

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Источники:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.