Срок хранения документов в организации в 2020-2021 гг.
Согласно ст. закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.
Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.
Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.
Примечание
Срок хранения 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Сроки хранения бухгалтерских документов – таблица
Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.
Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.
Новые сроки хранения бухгалтерских документов. Таблица 1
| Документ | Срок хранения бухгалтерских документов в организации | Основание |
| Учетная политика и другие документы по организации и ведению бухучета | Минимум 5 лет после года, в котором они в последний раз применялись для составления бухотчетности | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 2 ст. 29 |
| Регистры бухучета (главная книга, журналы/ордера, оборотные ведомости, реестры, карточки, журналы операций и т.д.) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 276 |
| Бухотчетность (балансы, ОФР, отчеты о целевом использовании, приложения к ним) и аудиторские заключения по ней | Годовая — постоянно Промежуточная – 5 лет (постоянно — при отсутствии годовой отчетности) | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 268, 286 |
| «Первичка» и связанные с ней оправдательные документы (кассовые, банковские документы, акты приема-сдачи и, списания имущества, материалов, авансовые отчеты, накладные, переписка) | 5 лет (при условии проведения ревизии), но не менее 5 лет после отчетного года | Закон № 402 от 06.12.2011, ч. 1 ст. 29; Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 277 |
| Путевые листы | 5 лет При отсутствии иных документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда: 50/75 лет (75 лет — законченные делопроизводством до 01.01.2003; 50 лет – после 01.01.2003) | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 553 |
| Документы о получении зарплаты, матпомощи, гонораров, пособий и др. (платежные ведомости, расчетные листы) | 6 лет При отсутствии лицевых счетов – 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 295, 298 |
| Документы о выплате пособий, больничных, матпомощи (заявления, списки работников, заключения, выписки из протоколов, переписка) | 5 лет | |
| Документы об инвентаризации активов и обязательств | 5 лет при условии проведения ревизии | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 321, 322 |
| Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий | Постоянно | |
| Документы о переоценке, определении амортизации, списании ОС и НМА | 5 лет после выбытия ОС и НМА | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 323 |
| Договоры ГПХ с физлицами, акты сдачи-приемки работ, услуг | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 12, 29, 301 |
| Документы к договорам, соглашениям, контрактам | 5 лет | |
| Учредительные договоры организации | Постоянно | |
| Документы по проводимым валютным операциям в РФ | Минимум 3 года со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора | Закон № 173-ФЗ от 10.12.2003, п. 2 ч. 2 ст. 24 |
Налоговый учет и отчетность: срок хранения документов
Таблица, приведенная далее, отражает сроки, действующие для налогоплательщиков и налоговых агентов, а также для плательщиков страховых взносов.
Справочная таблица с новыми сроками хранения документов налогового учета. Таблица 2
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. подтверждающие суммы доходов/расходов и уплату налогов налогоплательщиками и налоговыми агентами | Минимум 4 года | НК РФ, пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 |
| Налоговые декларации, расчеты по всем налогам | 5 лет Декларации ИП ранее 2003 года – 75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 310 |
| Счета-фактуры | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 317 |
| Журналы учета полученных/выставленных счетов-фактур (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 3, п. 13 |
| Книги покупок/продаж (бумажные и электронные) | Минимум 4 года с даты последней записи | Постановление Правительства № 1137 от 26.12.2011, приложение № 4, п. ; приложение № 5, п. 22 |
| Документы по НДФЛ (расчеты, сообщения о невозможности удержания, налоговые регистры), справки о доходах и суммах налога физлиц | 5 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей по зарплате | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 311,312 |
| Документы, подтверждающие расходы на обучение работника, на прохождение работником независимой оценки квалификации (по налогу на прибыль) | В течение срока действия соответствующего договора и 1 года работы сотрудника, но не менее 4 лет | НК РФ, п. 3 ст. 264, п. 4 ст. 283 |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка (по налогу на прибыль) | В течение всего срока уменьшения налоговой базы текущего периода на суммы ранее полученных убытков | |
| Документы, подтверждающие размер понесенного убытка и сумму, на которую уменьшена налоговая база каждого налогового периода (по УСН, ЕСХН) | В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка | НК РФ, п. 7 ст. 346.18, п. 5 ст. 346.6 |
| Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов | 6 лет | НК РФ, п. 3.4 ст. 23 |
| Расчеты по страховым взносам | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 308, 309 |
| Карточки индивидуального учета сумм выплат и начислений страховых взносов | 6 лет 50/75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты | |
| Расчеты 4-ФСС, принятые ФСС РФ в электронном виде, в т.ч. квитанции о получении | Минимум 5 лет с момента принятия расчета Фондом | Приказ ФСС РФ от 12.02.2010 № 19, п. 6.2, 6.3 |
Водителей просят поторопиться
По закону почта должна именно извещать о «письме счастья», чтобы человек потом сам получил его в почтовом отделении. Дело в том, что срок уплаты штрафа начинает считаться с момента получения такого письма, а если его просто кинули в почтовый ящик, то еще не факт, что автовладелец его получит. У него есть 10 дней на обжалование штрафа именно с момента получения письма и 60 дней на оплату, если он не собирается его обжаловать. Спустя 70 дней уже могут быть применены административные меры как к неплательщику. Если автовладелец не получил «письмо счастья» и оно вернулось обратно в ГИБДД, то срок отсчитывается с момента возвращения такого письма.
Инициаторами сокращения срока хранения «писем счастья» выступила Самарская Губернская Дума: по некоторым составам нарушений автовладельцев привлекают к ответственности не подразделения ГИБДД, а некие административные комиссии, у них по закону есть только 15 дней на рассмотрение дела, и если для этого требуется повесткой вызвать автовладельца, они не всегда успевают уложиться в срок при 30-дневном хранении писем на почте.
До сих пор на почте хранили семь дней только судебные письма. Как вы думаете, почему большинство обжалований судебных решений начинается с ходатайств о восстановлении срока? Именно потому, что человек, который не знал, что в отношении него готовится судебный процесс, не заглядывал в почтовый ящик каждый день, просто не получил письма из суда. Он обнаруживает извещение, приходит на почту, но письмо, адресованное ему, уже отправлено обратно. То же самое теперь будет и со штрафами. Семидневный срок хранения не учитывает, что человек может быть в командировке, в больнице, в отпуске. Количество ходатайств о восстановлении сроков только вырастет.
Да, с 30-дневным сроком хранения ушлые автомобилисты старательно затягивали сроки: получали письмо в последний день, потом ровно на десятый направляли обжалование в ГИБДД, указывая, что за рулем были не они.
В итоге, когда письмо поступало к инспектору, сроки, отпущенные на административное расследование — а это два месяца, — истекали, привлечь к ответственности за нарушение уже никого было нельзя. Но этим пользовались единицы именно недобросовестных водителей. Особенно внимательно придется проверять почтовый ящик тем, кто только что продал машину: у нового владельца есть 10 дней, чтобы поставить машину на учет, до этого момента все штрафы будут приходить на почту старому собственнику, важно успеть их вовремя обжаловать.
Для автовладельцев выход один — подписываться на доставку штрафов в электронном виде. Есть несколько путей, но только один предполагает, что постановление о штрафе в электронной форме будет юридически равнозначно бумажному письму. Для этого нужно завести электронный ящик на «Почте России», например, в ее мобильном приложении. Сделать это можно непосредственно в почтовом отделении, либо через портал госуслуг, если вы прошли там полную идентификацию личности. При этом бумажные письма уже приходить не будут. Поступивший через систему почты юридически значимый документ о штрафе можно распечатать и запустить обжалование.
Полученное через портал госуслуг или портал ГИБДД уведомление о штрафе вы никак не сможете обжаловать. Это не документ, и поэтому наряду с электронным уведомлением придет бумажное письмо. Можно, конечно, увидев сообщение о штрафе, пойти самому в ГИБДД и получить копию постановления на руки, но удобнее все-таки по почте, особенно если оно оформлено в другом городе.
Недавно Госдума приняла в первом чтении поправку в КоАП, благодаря которой автовладелец, получивший «письмо счастья» с опозданием, может ходатайствовать о восстановлении срока уплаты половины штрафа. Такая возможность у него есть в течение 20 дней с момента вынесения постановления. Когда почта начнет хранить письма о штрафах в течение всего лишь семи дней, количество ходатайств резко возрастет. А также появится огромное количество жалоб на то, что копия постановления не пришла автовладельцу. Хотя она приходила, но вернулась обратно.
Чтобы обжаловать штраф, можно использовать документ, который прислан через приложение «Почты России»
Также напомним, что в МВД обсуждалось предложение не направлять «писем счастья» тем, кто уплатил штраф со скидкой в течение 20 дней после вынесения постановления. А направлять постановления только тем, кто этого не сделал. Это предложение устроило бы всех. ГИБДД и местные власти сэкономили бы на письмах. Ведь 78 процентов всех оплаченных штрафов оплачены со скидкой.
Для автовладельцев выход один — подписываться на доставку штрафов в электронном виде. Фото: Сергей Михеев
Кстати
Водителям, которых лишили прав, вернуть их будет сложнее. От них потребуется полностью заплатить все наложенные на них штрафы. В субботу вступило в силу постановление правительства, которое утвердило поправки в Правила возврата водительского удостоверения.
Напомним, что до сих пор, если у водителя отобрали права, чтобы вернуть их обратно по истечении срока лишения, необходимо было пройти проверку на знание ПДД. Наиболее проблемная ситуация была с нетрезвыми водителями и теми, кто отказался пройти медосвидетельствование. Помимо лишения прав на них накладывался еще и штраф 30 тысяч рублей. Но водитель, отходив пешком полтора года, получал права обратно, вне зависимости от того, уплатил он штраф или нет.
А ведь для многих водителей именно большой штраф должен быть останавливающим фактором от управления в нетрезвом состоянии. Тридцать тысяч рублей для многих очень большие деньги. Но сдерживающий фактор не работал. Минюст даже разработал законопроект, согласно которому, когда водитель попался пьяным, предлагалось возвращать машину только под залог в размере этого штрафа. Однако этот проект так и не прошел.
Но новые требования по возврату прав теперь обяжут водителей погасить все задолженности еще до возврата водительского удостоверения.
Подготовил Владимир Баршев
Кадры: сроки хранения документов 2021 — таблица
Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.
Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.
Сроки хранения кадровых документов. Таблица 3
| Документ | Срок хранения | Основание |
| Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения | 50/75 лет | Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1 |
| Личные дела, личные карточки руководителей и работников | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445 |
| Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним | 50/75 лет | |
| Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454 |
| Документы об обработке персональных данных | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное) | |
| Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения) | До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449 |
| Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже | 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450 |
| Штатное расписание | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40 |
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402 |
| Графики отпусков | 3 года | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453 |
| Отчеты о командировках | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452 |
| Больничные листы и журналы их регистрации | 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619 |
| Приказы, распоряжения и документы к ним | По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19 |
| Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним | 50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434 |
| Должностные инструкции (регламенты) | Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443 |
| Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев | 45 лет | ТК РФ, ст. 230, 230.1 |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381 |
| Коллективные договоры | Постоянно | Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386 |
Новые штрафы за нарушение правил хранения документации
С 26 октября 2021 г. вступают поправки в ст. 13.20 КоАП РФ. Закон № 341-ФЗ от 15.10.2020 существенно ужесточил наказание за нарушение правил хранения, а также учета, комплектования и использования архивных документов. Теперь нарушителям срока хранения документов в 2021 году, таблицы которых приведены выше, грозят следующие штрафы:
- для граждан 1 – 3 тыс. руб. (или предупреждение);
- для должностных лиц – 3 – 5 тыс. руб.;
- для организации – 5 – 10 тыс. руб.
Напомним, что до внесения в КоАП РФ изменений штрафы составляли 100 – 300 руб. для граждан и 300 – 500 руб. для должностных лиц, а для юрлиц санкция не была предусмотрена вовсе.
Какая корреспонденция рассылается с маркировкой «Административное»
Понятие «разряд» подразумевает ранжирование почтовых отправлений, в зависимости от того, каким получателям оно предназначено или от какой группы отправителей исходит.
«Административная» почтовая рассылка считается письмом 1 класса, которое должно быть доставлено в кратчайшие сроки. Обычно они носят название заказное или ценное письмо.
Пометкой «Административное» Минкомсвязи обобщает перечень специфических документов, носящих информативный или уведомляющий характер, которые приравниваются к судебной корреспонденции. Кроме того, такую отметку имеют приглашения от имени определенного должностного лица посетить государственное учреждение или администрацию города.
Как правило, почтовое отправление с маркировкой «Административное» содержит следующие документы:
- Уведомление о назначение взыскания за нарушения ПДД.
- Налоговое уведомление об оплате (транспортного налога, налога на недвижимость и т.п.).
- Повестка о явке в суд в качестве свидетеля или ответчика.
- Копии актов, определений, постановлений, решений суда.
- Приглашение от государственного служащего, должностного лица.
«Административное» послание имеет право забрать из почтового отделения исключительно лицо, указанное в качестве получателя. На почту получатель должен явиться в течение ограниченного срока, с наличием паспорта и бланка извещения на заказное письмо. Родственникам, либо иным лицам, даже с предоставлением оригинала паспорта получателя, сотрудники почты откажут в выдаче. Исключением может быть только нотариально заверенная доверенность, позволяющая представлять интересы лица, указанного в почтовом отправлении.
