Форма СЗВ-СТАЖ: как правильно заполнить новую отчетность для ПФР

СЗВ-СТАЖ – что это за отчетность?

Ранее функции нового отчета выполнял бланк РСВ-1, который включал в себя данные о периоде работы на предприятии сотрудника. С этого года данный регистр отменен.
Так как за ПФР осталась обязанность по учету стажа работников с целью начисления им пенсии, то органом была введена новая форма СЗВ-СТАЖ, которую надо подавать по окончании отчетного года. В нее включается информация о периоде трудовой деятельности человека на предприятии.

Если внимательно приглядеться к ней, то сразу же станет заметно сходство этого отчета с СЗВ-М – формой, введенной в действие в прошлом году для учета работающих пенсионеров.

При этом СЗВ-СТАЖ обладает более подробной информацией, с фиксацией дат начала и окончания работы в течение года, а также указанием и расшифровкой периодов, когда работник не работал, но место за ним на предприятии сохранялось.

Внимание! Кроме этого предусматривается обязанность работодателя отдавать СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника ему на руки. Бухгалтер должен заполнить этот отчет только на данного работника, распечатать, заверить его и отдать на руки.

Помимо этого отчет должен содержать информацию о произведенном начислении и уплате взносов. Так как эта информация в настоящее время подается работодателями в налоговую, ПФР остается без этих сведений.

Когда работник выходит на пенсию, то на него необходимо отправить в ПФР форму СЗВ-СТАЖ, с тем чтобы этот орган получил всю необходимую информацию для назначения выплаты.

Что представляет собой СЗВ-СТАЖ

Это новая отчетная документация в ПФР, обладающая информацией по каждому работнику конкретно. Появился документ в результате изъятия из оборота расчета РСВ-1 и предназначен для работодателей, у которых имеются работники, работающие согласно официально оформленным договорам и получающие плату, которые подлежат обложению страховыми взносами.
Важно: впервые применилась данная форма для сдачи отчетности до 1 марта 2021 года.

Она является носителем данных относительно страхователя и застрахованных лиц, сдается вместе с описью по форме ОДВ-1 с перечнем, представляемых в ПФР отчетов и сведениями о страхователе.

Важно: количество работников, по которых отразится информация в новом бланке, должно точно совпасть с отображенными данными в 2021 году в отчете СЗВ-М.

Как выглядит новая форма отчета и что она содержит вы узнаете в этом видео:

Кто обязан отчитываться

Данный отчет обязателен к сдаче всеми представителя бизнеса с наличием персонала:

1. ООО, в том числе и по подразделениям;
2. Адвокатами, нотариусами, предпринимателям, если у данной категории работники отсутствуют, они освобождены от отчетности перед ПФР.

Периодичность

Впервые отчетный документ применен по итогам 2021 года, конечная дата его предоставления 1 марта 2021 года.

Когда применялась форма в прошедшем году

На протяжении минувшего года форма СЗВ-СТАЖ применялась:

• На увольняемых граждан в индивидуальном порядке;
• На работников, уходящих на заслуженный отдых.

При этом отчитаться в ПФР необходимо было в 3 дня с момента получения от увольняющегося лица заявления или от пенсионера. Например, если работник подал в произвольной форме заявление 15 марта, то до 19 следует отчитаться.

При этом отчет предоставлялся с типом сведений «назначение пенсии», а в конце года следует продублировать данную информацию, но уже по форме «исходная», при этом данные должны быть о работниках, как об уволенном, так и о пенсионере.

В 2021 году необходимо использовать досрочно форму по всем перечисленным случаям, и в связи с реорганизацией предприятия в форме присоединения.

Важно: в случае реорганизации отчитаться следует в течение 30 дней после утверждения акта и за день до открытия нового предприятия.

Кто должен сдавать форму СЗВ-СТАЖ

Законодательство устанавливает перечень лиц, которые должны передавать отчет СЗВ-СТАЖ:

• Организации всех форм собственности, имеющие трудовые договоры, срочные трудовые контракты и договора гражданско-правового характера (ГПХ) с физлицами, в том числе и их филиалы, представительства.
• Предприниматели, а также юристы, нотариусы, лицензированные сыщики, которые осуществляют частную практику, при использовании ими привлеченных работников.

Внимание! Таким образом, данную отчетность должны составлять и сдавать все работодатели на работников и лиц, в пользу кого производится выплата вознаграждения, на которое нужно рассчитывать страховые взносы.

Как сдавать отчет СЗВ-СТАЖ

Форму СЗВ-СТАЖ можно сдать в территориальное подразделение ПФР в электронном виде или «на бумаге». Однако если количество сотрудников, данные о которых включены в отчет СЗВ-СТАЖ, составляет 25 и более человек, вы обязаны представить форму в электронном виде. Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Формат сведений, необходимый для сдачи отчета СЗВ-СТАЖ в электронном виде, утвержден Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Скачать формат представления формы «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (СЗВ-СТАЖ)».

Если же количество сотрудников, данные о которых включены в отчет, не превышает 24-х человек, то можно сдавать отчетность в бумажном виде.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2021 году

Форма СЗВ-СТАЖ относится к годовой отчетности, которую в общем порядке организация должна сдавать один раз в год, после его завершения. При этом на законодательном уровне установлен срок, до какого числа сдавать за предыдущий год — до 1 марта следующего года за отчетным.

Внимание! Таким образом за 2021 год отчетность необходимо предоставить до 1 марта 2021 года. Кроме того данную форму нужно выдавать сотрудникам при увольнении.

В отношении этого отчета также действует правило о переносе на следующий рабочий день окончательного срока, при выпадении его выходной или праздничный день. Поэтому, так как 1 марта выпадает на выходной, то срок сдачи переносится на 2 марта 2021 года.

Помимо этого определены сроки для оформления СЗВ-СТАЖ при:

• Когда с работником прекращается трудовой контракт — в окончательный день работы сотрудника вместе с остальными обязательными к выдаче на руки документами.
• Когда сотрудник выходит на пенсию — работодатель должен в трехдневный срок отправить СЗВ-СТАЖ в орган ПФР со дня поступления запроса.

Сроки нового отчета сдачи

В течение года новую отчетность СЗВ-СТАЖ всем работодателям надо сдавать, только если кто-то из работников оформляет пенсию. В течение трех календарных дней со дня, когда работник напишет заявление о представлении индивидуальных сведений, заполните и отправьте форму в ПФР.

По итогам года сдайте СЗВ-СТАЖ по всем работникам. Срок – не позднее 1 марта следующего года. Отчет за 2021 год надо сдать не позднее 01.03.2018 (п. 2 ст. 11 Закона N 27-ФЗ Федерального закона от 01.04.1997 № 27-ФЗ).

Способы сдачи отчетности

Отправлять эту отчетность можно несколькими способами:

• Отчет на бумаге можно сдать непосредственно представителю ПФР. Для этого надо заполнить его в двух экземплярах. Лучше всего оформлять его на компьютере с использованием специализированных программ, чтобы можно было сформировать электронный файл, который в этом случае также надо передать.
• Через систему электронного документооборота для субъектов, у которых число привлеченных людей более 25 человек. Для этого способа необходимо обязательное наличие электронной цифровой подписи – ЭЦП, а также оформление договора со спецоператором связи. Основная масса работодателей должна сдавать форму СЗВ-СТАЖ именно так.

Важно! Предоставить отчетность на бумажном носителе можно только в случае, если численность застрахованных лиц не более 25 человек.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Действующие нормы права определяют обязанность работодателя выдавать работнику в день прекращения соглашения форму СЗВ-СТАЖ. Если ее формирует предприятие по итогу за год, в нее включаются все работники фирмы.

Вам будет интересно:

4-НДФЛ для ИП на ОСНО: кто сдает, в какие сроки, образец заполнения в 2021 году

В случае же, когда она составляется при увольнении, информация, включенная в этот отчет, должна касаться только увольняемого работника, чтобы не допустить разглашения персональных сведений остальных сотрудников, что считается нарушением.

При составлении этого отчета на увольняемого сотрудника, ему присваивается статус «Исходный», проставляется номер текущего года, который является и годом увольнения.

В табличной части указывается дата начала работы (если сотрудник работает с начала года, то проставляется день его начала), и дата завершения на предприятии трудовой деятельности работника.

Если контракт расторгается с сотрудником 31 декабря, то соответствующая отметка проставляется в графе 14.

Когда форма СЗВ-СТАЖ оформляется при увольнении, то разделы 4 и 5 не надо заполнять.

Форма сдачи отчета

Бланк форма СЗВ-СТАЖ объединяет информацию о самом хозяйствующем субъекте, а также сведения по каждому работнику или физлицу, в пользу которого были в течение года начислены суммы, на какие нужно рассчитать страховые взносы.

Внимание! Обязательным приложением к годовому отчету идет опись в формате ОДВ-1, представляющую документ также содержащий основные сведения о страхователе, а также общие данные о рассчитанных и перечисленных взносах, а также количестве застрахованных лиц.

Для кого новый отчет

СЗВ-СТАЖ – новая форма отчетности для всех работодателей. Персонифицированные сведения на работников в ПФР с 2021 года нужно подавать именно по этой новой форме. Сдавать в территориальные подразделения ПФР сведения по форме СЗВ-СТАЖ обязаны:

• организации и их обособленные подразделения;
• индивидуальные предприниматели, адвокаты, нотариусы, частные детективы.

Перечисленные лица должны отчитываться перед ПФР в составе формы СЗВ-СТАЖ по всем своим сотрудникам, которые выполняют работу по трудовому или гражданско-правовому договору (ст. 1, п. 1 ст. 8, ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). При этом стоит заметить, что форму СЗВ-СТАЖ нужно сдавать на всех физических лиц, находящихся со страхователем в трудовых отношениях или с которым заключены договоры гражданско-правового характера. Это следует из пункта 1.5 Порядка заполнения, утв. Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Также см. «Кто сдает СЗВ-СТАЖ».

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ

Рассмотрим подробнее как оформляется СЗВ-СТАЖ.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В строку с регистрационным номером следует вписать номер, присвоенный ПФР работодателю в момент регистрации его в этот ведомстве.

Далее отражается информация о ИНН и КПП хозяйствующего субъекта. Если работодатель ИП у него номер должен состоять из 12 символов, а код КПП отсутствовать. Если страхователем является организация, ИНН у нее включает 10 цифр, а две пустые клеточки прочеркиваются.

Ниже отражается сокращенное наименование компании, а для ИП — его полные личные данные (Ф.И.О.). Эта информация должна соответствовать учредительным документам субъекта.

В графе «Тип сведений» следует отражать:

• «Исходная» – когда СЗВ-СТАЖ отправляется субъектом первый раз;
• «Дополнительная» – в случае когда первоначальный отчет дополняется новым.
• «Назначение пенсии» – когда СЗВ-СТАЖ оформляется на работника, выходящего на пенсию.

Раздел №2 — Отчетный период

Здесь находится только одна графа, в которую необходимо вписать номер года отчета.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Указанный раздел имеет табличный вид, и в нее необходимо построчно записывать сведения о работниках, с которыми в течение отчетного периода у организации имелись трудовые соглашения либо гражданские договоры.

В графах «Фамилия», «Имя» и «Отчество» указываются личные сведения по работнику.

Следом идет графа «СНИЛС», куда записывается страховой номер, присвоенный сотруднику в ПФ.

Графа «Период работы» включает два отдельных столбца — даты начала и даты завершения трудового периода. Если сотрудник отработал весь год, то сюда вносятся первый и заключительный дни года.

Если у одного из работников необходимо показать несколько трудовых периодов (например, он увольнялся и устраивался в течение года несколько раз), то они записываются в отдельных строках друг под другом. Однако графы с личными данными и СНИЛС указываются только разово — в первой строке, а дальше их оставляют пустыми.

Когда сотрудник уходит на пенсию, то датой завершения указывается предположительный день этого события.

Если выполнялись работы по гражданскому договору, то заносится период его действия. Если оплата за работы была произведена полностью, то в графе 11 записывается код «ДОГОВОР», если нет – сюда необходимо занести «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графу «Территориальные условия» записывается код, если работы выполнялись в особых окружающих условиях. Все возможные коды можно найти в приложении 1.

В графу «Особые условия» записывается код, если работник осуществлял деятельность в опасных либо вредных условиях, которые наделяют право досрочно оформить трудовую пенсию. Возможные коды можно увидеть в приложении 2.

Важно! Если работы в особых условиях выполнялись, однако правильно оформленных подтверждающих документов нет, то проставлять здесь какие-то коды нельзя.

В графе «Сведения об увольнении застрахованного лица» делается отметка только в том случае, если дата увольнения выпала на 31 декабря.

Вам будет интересно:

Декларация 3-НДФЛ: образец заполнения для ИП на ОСНО

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

В таком разделе производится заполнение только если отчет подается на лиц, выходящих на пенсию. Он включает два вопроса, и на них необходимо ответить путем проставления отметки в графе.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

В указанный раздел необходимо заносить информацию также только при выходе сотрудника на пенсию. Сюда нужно записать периоды, за которые выполнялись начисления, а также ответить на вопрос путем проставления отметки — производилось ли перечисление взносов за указанные периоды.

Как заполнить СЗВ-СТАЖ за 2021 год?

Не позднее 1 марта 2021 года организации должны впервые сдать годовую форму СЗВ-СТАЖ.

Форма СЗВ-СТАЖ и Порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п.

Страхователи обязаны представить данную форму для персонифицированного учета в ПФР по всем сотрудникам, с которыми заключены трудовые, гражданско-правовые договоры и др. (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, п. 1.5 разд. I Приложения N 5 к Постановлению Правления ПФР от 11.01.2017 N 3п (далее — Приложение N 5)).

Порядок заполнения формы СЗВ-СТАЖ по итогам отчетного периода

В шапке формы СЗВ-СТАЖ нужно заполнить данные непосредственно о страхователе.

Нумерация страниц сквозная, заполняется следующим образом: для первой страницы — «00001″, для тридцать третьей — «00033» (п. 1.4 разд. I Приложения N 5).

Форма заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии), также может быть подписана исполнителем по требованию руководителя (п. 1.8 разд. I Приложения N 5).

Раздел 1 «Сведения о страхователе» — нужно заполнить регистрационные сведения о компании-страхователе, в том числе краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами (пп. 2.1.1 — 2.1.4 разд. II Приложения N 5).

В позиции «Тип сведений» знаком «X» нужно отметить только один тип формы: исходная или дополняющая (если представляются сведения на застрахованных лиц, данные по которым, представленные в форме с типом «Исходная», не учтены на индивидуальных лицевых счетах из-за ошибки) (п. 2.1.5 разд. II Приложения N 5).

Раздел 2 «Отчетный период» — нужно указать год, за который представляется форма (п. 2.2 разд. II Приложения N 5).

Раздел 3 «Сведения о периоде работы застрахованных лиц»

Графы 1- нужно заполнить обязательно.

В графе 1 нумерация сквозная, по количеству застрахованных лиц. Номер присваивается каждому застрахованному лицу один раз, даже если данные о периоде его работы указаны на нескольких строках (п. 6.6.3 разд. VI Приложения N 5).

В графах 2, , Ф.И.О. работника нужно заполнить в именительном падеже, как в СНИЛС (п. 2.3.1 разд. II Приложения N 5).

В графах 6 и нужно указать период работы в пределах отчетного периода. Фиксируется каждый период (дата начала и окончания), когда сотрудник работал, не работал, например, был в отпуске, на больничном. Если период прерывался, например работник в течение года увольнялся и снова был принят на работу, то каждый период нужно указать отдельной строкой (пп. 2.3.2, 2.3.3 разд. II Приложения N 5).

В графе 11 по указанному в графах 6- периоду работы нужно указать дополнительные сведения (при наличии) — соответствующий код по Классификатору. Для отражения нескольких кодов в графе 11 нужно использовать необходимое количество строк (п. 2.3.34 разд. II Приложения N 5).

Например, ДЛОТПУСК — для оплачиваемого отпуска, ВРНЕТРУД — для больничного, ДЕТИ — для отпуска по уходу за ребенком до полутора лет (п. 2.3 Порядка заполнения).

Если сотрудник устроен по гражданско-правовому договору, нужно указать один из кодов (п. 2.3.5 разд. II Приложения N 5):

«ДОГОВОР» — если оплата по договору произведена в отчетном периоде;

«НЕОПЛДОГ» или «НЕОПЛАВТ» — если работа по договору не оплачена.

Сведения о периодах работы в режиме неполной рабочей недели, о работах, которые по организации труда не могут выполняться постоянно (определены Минтрудом России по согласованию с ПФР), исчисляются и отражаются по фактически отработанному времени в днях, месяцах (пп. 2.3.13, 2.3.15 разд. II Приложения N 5).

Графы 8-, , нужно заполнить, если сотрудник работает в условиях, дающих право на досрочную пенсию.

Подробнее об этом здесь.

В графе 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица» нужно указать «X», только если дата увольнения работника приходится на 31 декабря года, за который представляется форма (п. 2.3.36 разд. II Приложения N 5).

Разделы 4 и заполнять не нужно — они нужны только в СЗВ-СТАЖ при оформлении пенсии (п. 2.4 Порядка заполнения).

ОДВ-1

Форму СЗВ-СТАЖ за 2021 год нужно сдать вместе в ПФР вместе с описью ОДВ-1.

В описи ОДВ-1 в поле «Отчетный период (код)» ставится «». В разд. 3 указывается количество работников, отраженных в СЗВ-СТАЖ. Раздел 4 не заполняется. Раздел 5 нужно заполнить, только если заполнили графы 9, 10 и 12 разд. 3 СЗВ-СТАЖ (раздел III Порядка заполнения).

Образец заполнения формы СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 смотрите здесь.

Форма представления СЗВ-СТАЖ

В бумажной форме СЗВ-СТАЖ имеют право представить организации и ИП, у которых количество работников меньше 25.

В электронной форме обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников 25 человек и более (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Ответственность за нарушения при подаче формы СЗВ-СТАЖ

Если страхователь не представит или представит с нарушением срока форму СЗВ-СТАЖ или в форме будут неполные и (или) недостоверные сведения, то на него будет наложен штраф в размере 500 руб. за каждое застрахованное лицо (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если законодательно установлено обязательное представление формы в электронном виде, то за нарушение этой обязанности штраф составит 1 000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ).

Если надо исправить СЗВ-СТАЖ за 2021 год

На заметку: о том, нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ на единственного учредителя, с которым не заключен трудовой договор (других работников нет) читайте в разделе Популярные вопросы-ответы.

Полный текст документа смотрите в СПС КонсультантПлюс

Ссылки на документы доступны только пользователям КонсультантПлюс — клиентам . Дополнительную информацию по приобретению СПС КонсультантПлюс Вы можете получить ЗДЕСЬ.

Образец заполнения описи ОДВ-1

Непосредственно вместе с полностью оформленным бланком СЗВ-СТАЖ, организация еще обязана составлять и отправлять опись к нему по форме ОДВ-1. Там производится обобщение всех предлагаемых сведений.

Составленной описи можно присвоить один из трех типов:

• «Исходный».
• «Корректирующий».
• «Отменяющий».

Чтобы это сделать, необходимо пометить пустую графу знаком «Х» напротив выбранного типа.

Раздел 1 — в нем находятся реквизиты организации. Заполнение производится по тому же принципу, как и Раздел 1 в самой форме СЗВ-СТАЖ.

Раздел 2 — поле «Отчетный период» всегда должно содержать «0», а вот в поле «Год» записывается номер года отчета из четырех цифр.

Раздел 3 — сюда заносится общее количество работников, на которых передаются сведения в бланке СЗВ-СТАЖ;

Раздел-4 — сюда нужно заносить информацию только в том случае, когда подаются сведения с типами СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР и пометкой «Особая». Указанные здесь данные должны содержать сведения за весь период, по которому оформлен отчет.

Раздел 5 — в этот раздел заносится информация, если передаются данные типов СЗВ-СТАЖ или СЗВ-ИСХ на работников, которые из-за труда в тяжелых либо вредных условиях заслужили право получать пенсионные выплаты досрочно.

В конце форму должен подписать директор в соответствующем поле и поставить дату, когда это было сделано.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

По утвержденным правилам сдачи отчета, его необходимо отправлять в ПФ в том случае, когда у организации либо предпринимателя есть действующее трудовое соглашение хотя бы с одним наемным сотрудником. В том случае, когда у самозанятого гражданина, предпринимателя, адвоката, нотариуса и прочих лиц наемных работников нет, то и составлять и подавать документ у них нет надобности.

В пользу этого решения говорит и тот факт, что сама структура отчета подразумевает наличие в нем хотя бы одной строки со сведениями о работнике, а если таковой нет — то пройти контроль ошибок такая форма уже не сможет.

По отношению к компаниям это нельзя определить однозначно. Все дело в том, что у фирмы изначально есть один работник — директор, сведения о котором прописаны в Уставе. Отсюда следует, что если у компании не подписано ни одного трудового договора, даже с самим директором — то составлять отчет и отправлять его, как и включать туда руководителя, не нужно.

Внимание! С другой же стороны, если имеется подписанное соглашение между директором и компанией, но деятельность не ведется, отчет составлять нужно. В этом случае там будет указано единственное лицо — руководитель.

Такого рода проблемы возникали и при вводе формы СЗВ-М, однако в той ситуации ПФ быстро выпустил разъяснения о том, как действовать в подобной ситуации. Что касается нового отчета, каких-либо официальных комментариев до сих пор не последовало.

Штрафы за не сданный отчет или за невыдачу при увольнении

Закон предусматривает несколько видов штрафов, в зависимости от обстоятельств, при которых было зафиксировано нарушение:

• Отчет был отправлен в полном объеме, но после установленной даты — по 500 р. по сведениям за каждого работника, срок по которому был нарушен;
• Отчет был отправлен вовремя, но в него не были включены данные по отдельным работникам — по 500 р. по сведениям за каждого работника, информация по которому не была подана;
• Отчет был отправлен в полном объеме, и в установленные законом сроки, но при проверке выяснилось, что по некоторым работникам указаны недостоверные сведения — по 500 р. по сведениям за каждого работника, данные по которому поданы неверными.

Также установлено еще несколько штрафов, связанных с этой отчетностью:

• Если отчет был передан в бумажном виде, в то время как организация обязана подавать его только электронно — 1000 рублей;
• При увольнении работника ему не был выдан на руки отчет с его сведениями об отчислениях, либо при выходе сотрудника на пенсию отчет не был в 3-х дневный срок отправлен в ПФР — 50000 руб.