Подготовка и отправка СЗВ-М из 1С:Бухгалтерии 3.0

Отчет СЗВ-М: общее описание

Отчетных форм в ПФР немало, но вот в 2021 году появилась еще одна под названием СЗВ-М как сведения о застрахованных лицах. Связано данное событие с запретом индексировать пенсии для работающих пенсионеров и это нужно теперь как-то контролировать. Данный отчет заполняется компаниями всех организационных форм, где имеются подчиненные, работающие по контракту. Даже если он у Вас один, отчитаться все равно придется. Есть два способа направить такой отчет:

1. В бумажной форме позволительно отчитаться тем, у кого в штате есть не больше 25-ти подчиненных.
2. Все, кто превышает этот порог, отчитываются только в электронном виде.

Пенсионный предусмотрел также штраф за нарушение сроков отчета или ошибки в нем. За каждого служащего вменят по 500 рублей. Если же Вы нарушили форму подачи, то Вам грозит штраф в 1000 рублей.

Кто подает отчет СЗВ-М в 2021 году – в инфографике ниже:

Электронная форма СЗВ-М

По бумажному формату и так все ясно, а вот электронный отчет помогут сформировать такие сервисы:

• онлайн-сервисы на постоянной основе;
• пробные версии в онлайн-сервисах;
• специальные бухпрограммы;
• бесплатные программное обеспечение ПФР или «личный кабинет» на сайте ПФР.

Заполнение СЗВ-М

Рассмотрим порядок заполнения СЗВ-М.

1. Указываем организацию, дату и период формирования отчета.
2. Выбираем тип сведений:
   Исходная — указывается, если отчет подается впервые за текущий период.
3. Дополняющая — указывается, если исправляются ошибки в ранее поданном отчете.
4. Отменяющая — указывается, если отчет отменяет прежние сведения.
5. Нажимаем кнопку “Заполнить” для автоматического заполнения отчета. В итоге в таблице отобразятся сотрудники и сведения по ним. Также можно выбрать сотрудников по кнопке “Подбор”. Физические лица, работающие по договорам гражданского-правового характера, в документ не попадают, при необходимости добавляем их вручную.

6. Сохраняем отчет по кнопке “Записать” и для его проверки нажимаем “Проверка”.
7. Если используется “1С-Отчетность”, отчет отправляется напрямую в ПФР по кнопке “Отправить”.
8. Если “1С-Отчетность” не используется, можно выгрузить файл для передачи в ПФР, а также распечатать форму СЗВ-М.

9. После сдачи отчета в ПФР установим флажок “Пачка принята в ПФР (не редактируется)”, чтобы защитить отчет от ненужных изменений.

Виды отчетов СЗВ-М

Необходимо расшифровать какие формы уточнений к этому отчету предусмотрел для нас регулятор. Они нужны для исправления ранее поданных сведений в пенсионный. Итак, возможные варианты изложены ниже в таблице.

Найти требуемый функционал в ПО, и как сделать отчет СЗВ-М в 1С – это несложно и размещен он в зарплатно-кадровом меню в сведениях о застрахованных лицах, СЗВ-М. Именно тут Вам потребуется сформировать новую рабочую форму и для ее типа вверху справа выберите из перечня требуемый показатель.

Формируем выписку из СЗВ-М при увольнении — образец

Выписка из отчета СЗВ-М при увольнении составляется по тем же правилам, что и сам отчет:

1. В разделе 1 приводятся данные по страхователю — наименование организации или Ф.И.О. предпринимателя, регномер ПФР, ИНН и КПП (при наличии).
2. В разделе 2 нужно отразить отчетный месяц и год, за который предоставляется выписка.
3. В разделе 3 указывают тип формы — исходная (исх);
4. В раздел 4 вносят данные по сотруднику, которому выдается документ.

Включать в выписку информацию по другим членам коллектива нельзя, поскольку это приведет к разглашению персональных данных, а за это предусмотрена дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная ответственность.

Посмотрите, как выглядит выписка из СЗВ-М при увольнении сотрудника:

Самые распространенные варианты уточнения данных с помощью 1С

Итак, как далее будет ясно, существует множество причин для уточнения информации, поданной в пенсионный, но наиболее широкое применение получили следующие:

1. Отчетная форма за сентябрь не была составлена с учетом увольнений, прошедших первым числом этого месяца. Даже один рабочий день говорит о необходимости добавлять его в отчет. Именно в этом варианте подается уточнение с отражением в нем сведений по фамилии, ИНН и СНИЛС того, кто был уволен. Нет потребности заново всех перечислять.
2. 2. Противоположная ситуация, когда мы подали за текущий месяц информацию по подчиненному, что был уволен до его наступления, предполагает от Вас использования отменяющего варианта уточнения. Вы заново подаете только ошибочную позицию со всеми необходимыми по ней данными. Подобная ситуация тоже запрещает перечисление всех подряд, так как в пенсионном автоматом обнулят по всем такие сведения. Подчиненный мог уже не работать в компании, но получать какие-то виды выплат и отчислений с них и это не является основанием для подачи по нему отчета.

1. Некорректно поданная информация конкретно по подчиненному предполагает применение дополнений к отчету с перечислением новых корректных данных. Только исправительная позиция должна направляться регулятору, а не весь список подряд.

Сроки подачи отчета СЗВ-М

Граничный предел для отчетности по СЗВ-М – это середина следующего за отчетным месяца, то есть 15-е число. Праздники и выходные передвигают этот срок на ближайший рабочий день. Но Вы вправе подать информацию и ранее указанного периода, это не запрещено законом. Однако, вы должны быть полностью уверенны в том, что никакие изменения по штатному расписанию больше в этом месяце не последуют, что весьма рискованно. Обратная ситуация грозит штрафными санкциями за неточно поданную информацию.

Каждый страхователь вправе направлять эту форму в пенсионный по лицам, с которыми оформлен трудовой контракт и по которым перечисляются страховые выплаты. Отчетный бланк направляется в тот территориальный орган, в котором зарегистрирована фирма.

Месторасположение отчета в различных конфигурациях отличается друг от друга. Поэтому не лишним будет остановиться на этом детальнее:

• 8-я версия позволяет зайти в рабочую форму благодаря двум возможным вариантам. Итак, первый находится в зарплатно-кадровом меню в поле страхвзносов. Второй путь находится в 1С-Отчетности в регламентированных отчетах. Там нажмите на создание отчета. Избирайте здесь отчетность по физлицам и там увидите требуемый отчет;
• версия 7.7 имеет такое же название отчета, как и везде и находится в кадровом подразделе в самом низу перечня;
• в ЗУП отчет размещен прямо на рабочем столе в закладке ПФР.

Представление сведений о трудовой деятельности в ПФР (форма СЗВ-ТД) и работнику (форма СТД-Р)

Завершилась вторая отчетная кампания по представлению работодателями в Пенсионный фонд сведений о трудовой деятельности работников. По информации ПФР, уже к середине февраля более полумиллиона страхователей направили в ПФР сведения кадрового учета в отношении почти пяти миллионов работников.
Новые возможности «1С:Зарплаты и управления персоналом 8» (ред. 3). Работа кадровой службы в программе. Взаимодействие с группой расчета зарплаты. Кадровые мероприятия и отчет СЗВ-ТД в 1С:ЗУП 8 (ред.3)

Отметим, что термин «электронные трудовые книжки» в российском законодательстве отсутствует. Слова «электронная трудовая книжка» для работодателя подразумевают учет трудовой деятельности, включающий:

• взаимодействие с ПФР — представление в Пенсионный фонд отчетности по форме СЗВ-ТД;
• взаимодействие с сотрудниками — представление им отчета по форме СТД-Р.

Работодателю следует соблюдать порядок действий в соответствии с законодательством РФ с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ, рис. 1.

Рис. 1. Учет трудовой деятельности работников в 2021 году

Взаимодействие работодателя с ПФР и сдача СЗВ-ТД

Взаимодействие работодателя (организации, ИП) с Пенсионным фондом РФ в 2021 году заключается в ежемесячном представлении отчета по форме СЗВ-ТД по сотрудникам, у которых имело место кадровое мероприятие из перечня:

• подача заявления (о выборе варианта получения сведений о трудовой деятельности);
• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• изменение наименования страхователя;
• установление второй профессии, специальности, квалификации;
• лишение права по приговору суда занимать должность.

При отправке впервые СЗВ-ТД по сотруднику следует дополнить отчет записью о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 у этого страхователя («исторической записью»).

Форма СЗВ-ТД и формат представления в электронном виде утверждены постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (действует с 04.02.2020).

Срок представления регламентированного отчета в ПФР по общим правилам — не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия; подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности (п.п. 2.4, 2.5 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ), п. 1.6 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п (далее — Постановление № 730п)).

В настоящее время, из-за распространения новой коронавирусной инфекции, отчет СЗВ-ТД надо подавать в ПФР в случаях приема на работу и увольнения гражданина не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа. Такое требование допускает необходимость неоднократного представления отчета СЗВ-ТД в течение одного и того же месяца.

Отчет СЗВ-ТД представляется в электронном виде, если численность сотрудников составляет 25 человек и более (п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ, п. 1.9 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утв. Постановлением № 730п).

Взаимодействие работодателя с работниками

Взаимодействие работодателя с сотрудниками включает следующие действия:

1. Уведомление каждого сотрудника под подпись в срок до 30.06.2020:

• об изменениях в трудовом законодательстве (в соответствии с Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ), связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
• о праве выбора варианта получения сведений о трудовой деятельности;
• о необходимости в срок до 31.12.2020 подтвердить выбор соответствующим письменным заявлением:
• о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ;
• о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

2. Получение от сотрудников заявлений и их регистрация в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 для включения в отчет СЗВ-ТД.

3. Предоставление выписки из трудовой книжки по форме СТД-Р по заявлению и при увольнении работникам, выбравшим вариант получения сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Форма СТД-Р утверждена приказом Минтруда России от 20.01.2020 № 23н. Документ зарегистрирован в Минюсте России 21.02.2020 (№ 57578), официально опубликован 25.02.2020, вступил в силу 07.03.2020.

Особенности заполнения формы СЗВ-М в 1С

Не лишним будет расписать процедуру формирования СЗВ-М пользователем в ПО и для этого обратите внимание на такие мероприятия. Для начала проверьте есть ли у всех Ваших подчиненных СНИЛС, также он должен быть у тех, с кем вы подписали трудовой контракт. Увидеть подобную информацию Вы сможете на конец отчетного месяца, задав машине построение отчета по личным данным.

Отсутствие СНИЛС у подчиненного влечет за собой не попадание его в отчет, а, следовательно, искажение отчетной информации для пенсионного.

Далее Вам стоит перепроверить еще раз, что все хозоперации и сведения на дату построения отчета отражены по регистрам. Процесс формирования отчетной формы состоит в следующем:

• Задайте формирование нового отчета;
• Изберите его нужный параметр, а именно компанию при ведении многокомпонентного бухучета нескольких фирм и сроки формирования отчетной формы;
• Нажмите на команду заполнения данных.

По завершении указанных выше действий машина в автоматическом режиме начнет вносить в отчетный бланк требуемые сведения. Дабы иметь возможность вести точный контроль как за точностью информации, так и за сроками ее отправки, разработчики придумали такие удобные команды как:

• печать;
• проверка;
• выгрузка;
• отправка в пенсионный орган (у кого подключена 1С-Отчетность).

Если Вы уверенны, что Ваш отчет попал в пенсионный, то разработчики рекомендуют отметить переключатель пачка принята в ПФР. Именно благодаря этой функции Вы сможете быть уверенным, что ваш отчет уже никто не исправит. Таким образом, машина предлагает Вам воспользоваться полностью автоматизированным способом учета по заполнению отчетной формы для пенсионного. Следует лишь обновить версию ПО, если по каким-либо причинам ранее Вы этого не делали и функционал был для Вас недоступен.

Учетные особенности

Внимательно изучив пояснения к отчету, можно сделать вывод, что указать потребуется информацию по тем людям, с которыми компания имеет договоры такого содержания:

• гражданско-правовой договор, согласно чему происходит выполнение работ или оказание услуг. Сюда смело можно отнести договор подряда или возмездного (платного) оказания услуг;
• договор авторского заказа;
• договор об отчуждении особого уникального права на произведения науки, литературы и искусства;
• трудовой контракт;
• издательский лицензионный договор;
• лицензионный договор о предоставлении права пользования произведениями науки, литературы и искусства.

Неважно, были ли оплаты за труд в рамках вышеперечисленных контрактов и как следствие перечисление страхвзносов. Машина посредством 1С-отчетности в общем меню отчетов при помощи создания формы позволяет сделать автоматизированное формирование формы. Вам стоит только в видах отчетов папки отчетности по физлицам применить требуемый отчет под названием сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М. Далее пропишите корректно отчетный период и примените функционал автозаполнения. Также Вы вправе фиксировать внесенную Вами информацию от возможного ее видоизменения после отправки отчета регулятору.

Итоги

Выписка из отчета СЗВ-М выдается сотрудникам ежемесячно при составлении отчета и сдаче его страхователем в органы ПФР, при подаче работником документов на пенсию и при увольнении. В ней приводятся сведения не по всему штату, а только по тому лицу, которому она предоставляется. В остальном же правила формирования выписки не отличаются от применяемых для создания самого отчета.

Источники:

• федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
• Трудовой кодекс РФ
• постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы „Сведения о застрахованных лицах“»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Кто не подает СЗВ-М в ПФР

Любая обязанность компаний отправлять отчеты для проверки регуляторам имеет и исключительные возможности. Так, имеют освобождение от составления формы такие субъекты хозяйствования:

• фермерские хозяйства без подчиненных по найму;
• ИП, арбитраж, частные адвокаты и нотариусы, так как исключительно по себе уплачивают в казну взносы;
• работодатели по иностранцам и людям без гражданства на временном пребывании в стране или занятые дистанционной работой, по которым не действуют стандартные правила пенсионного учета;
• работодатели в отношении военных, служащих силовых структур МВД и ФСБ, так как к ним пенсионное страхование не применяется, и работают прочие гарантии.