Обосновываем необходимость приобретения книг и печатных изданий
Для начала важно определить, насколько книги, журналы и прочие печатные издания связаны с вашей производственной деятельностью.
Например, вполне обоснованными можно считать затраты:
- на журналы (газеты) и книги по бухучету и налогам, например журнал «Главная книга», так как они нужны бухгалтеру для правильного ведения учета;
- книги по менеджменту, так как они нужны для лучшего управления персоналом;
- сборник строительных норм, если фирма занимается строительством;
- «Российскую газету», поскольку в ней публикуются законы и нормативные акты;
- глянцевые журналы (к примеру, «Vogue», «Cosmopolitan», «Shape» и т.д.) в ситуации, когда ваши клиенты вынуждены сидеть в ожидании своей очереди (например, в парикмахерских, салонах красоты);
- букинистические издания по юриспруденции, если ваш профиль — юридические услуги;
- прочую литературу, которая является «информационной» поддержкой, необходимой для ведения деятельности.
Весьма проблематично будет доказать, что вам необходимы для работы издания, приобретенные для создания интерьера в офисе или для размещения в кабинете директора в целях создания определенного имиджа компании, например:
- серия книг «Жизнь замечательных людей»;
- русская и зарубежная классика;
- энциклопедия искусств;
- красивые художественные альбомы.
ОБЪЯСНИ РУКОВОДИТЕЛЮ
Книги и журналы, которые никак не связаны с деятельностью фирмы, лучше приобретать за счет чистой прибыли. В противном случае при проверке налоговики, скорее всего, уберут из расходов затраты на литературу непроизводственного характера, доначислят налог, а также пени и штрафы.
Это касается и подписки на издания непроизводственного характера, например на газету «Аргументы и факты».
Если обосновать необходимость приобретения какой-либо литературы сложно, то учитывать ее нужно следующим образом.
В бухгалтерском учете такую литературу ни как основные средства, ни как материально- производственные запасы учесть нельзя. Самым правильным будет отнести ее стоимость (вместе с НДС) к прочим расходам и отразить на счете 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы».
При расчете налога на прибыль расходы на приобретение такой непроизводственной литературы учесть не получится.
НДС принять к вычету тоже не удастся, так как не выполняется одно из обязательных условий для применения вычета: литература не будет использована в деятельности, облагаемой НДС.
Этот способ учета наиболее безопасный. Если вы решите учесть расходы на такую литературу при расчете налога на прибыль и заявить НДС по ней к вычету, налоговые органы вряд ли с вами согласятся. В частности, они всегда считали необоснованными расходы на предметы интерьера, приобретенные для офиса. Доказывать свою правоту вам придется в суде, а вот суд, возможно, и примет вашу сторону. Например, при рассмотрении дела об обоснованности затрат на обслуживание аквариумов суд принял сторону налогоплательщика, указав, что расходы направлены на создание благоприятной обстановки. Также есть решение, в котором суд признал производственными затраты на предметы интерьера, поскольку они направлены на создание благоприятного впечатления у внешних посетителей.
А теперь давайте рассмотрим порядок учета литературы, которую можно отнести к производственной.
Учитываем подписку на периодические издания
Некоторые бухгалтеры относят плату за подписку в бухгалтерском учете на расходы будущих периодов. Но это неправильно. Сумма, уплаченная за подписку, является авансом и отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Получив очередной номер журнала или газеты, на основании первичных документов учитываем его стоимость на счете 10 «Материалы» (дебет счета 10 — кредит счета 60) и сразу списываем на расходы по обычным видам деятельности (дебет счета 20 (26) — кредит счета 10). При оформлении подписки на электронные издания, получив счет-фактуру и акт, списываем стоимость подписки сразу на расходы, минуя 10-й счет.
При расчете налога на прибыль расходы на профессиональные издания включаем в прочие, связанные с производством и реализацией. При этом для целей налогообложения вы можете учитывать в расходах подписку одновременно на несколько печатных изданий по одной тематике.
НДС по подписке принимаем к вычету в следующем порядке.
ШАГ 1. Когда получаем от издательства счет-фактуру на аванс с выделенной суммой НДС, принимаем его к вычету.
ШАГ 2. При получении счета-фактуры на уже поставленные номера (в основном их вкладывают в каждый номер):
- принимаем НДС по конкретному номеру издания к вычету;
- одновременно восстанавливаем такую же сумму НДС, принятую к вычету по авансовому счету- фактуре.
На ежедневные газеты, как правило, оформляется один счет-фактура, например за месяц или квартал .
Как учесть электронный каталог
Подскажите, пожалуйста, как поставить на учет электронный каталог (справочник) запчастей на автотехнику, купленный нами у сторонней организации за 50 000 рублей, которая его разработала и продала нам как свою продукцию.
Что это? Основное средство, материалы или расходы будущих периодов?
Ответ на Ваш вопрос будет зависеть от того, разрабатывался ли электронный каталог индивидуально по Вашему заказу, либо же сторонняя организация продала Вам одну из копий электронного каталога на основании лицензионного договора.
Вероятнее всего, в Вашем случае речь идет именно о втором варианте, поэтому остановимся на нем подробнее.
Электронный каталог по своей сути является программой для ЭВМ либо же базой данных.
С точки зрения гражданского законодательства программы для ЭВМ и базы данных – это разные понятия, однако для целей налогообложения и бухгалтерского учета эти различия значения не имеют, так как учет и программ, и баз данных ведется одинаково.
Поэтому не будем вдаваться в подробности гражданско-правового регулирования программ для ЭВМ и баз данных.
Для нас важно лишь то, что и программы для ЭВМ и базы данных являются объектами авторского права, и подлежат правовой охране как произведения литературы (ст. 1260, 1261 ГК РФ
).
Их создателям (если только программа или база не создавалась по заказу) принадлежат исключительные права
на эти программы для ЭВМ или базы данных.
Ваша организация получает неисключительные права
на использование экземпляра такой программы для ЭВМ или базы данных.
Передаются неисключительные права по лицензионному договору.
Согласно ст. 1286 ГК РФ
по лицензионному договору одна сторона – автор или иной правообладатель (
лицензиар
, в Вашем случае – это фирма, продавшая Вашей организации экземпляр электронного каталога) предоставляет либо обязуется предоставить другой стороне (
лицензиату
, в Вашем случае лицензиатом является Ваша организация) право использования этого произведения в установленных договором пределах.
Лицензионный договор заключается в письменной форме.
Однако для лицензионных договоров о предоставлении права использования программы для ЭВМ или базы данных сделано исключение
.
Они могут заключаться каждым пользователем с соответствующим правообладателем путем договора присоединения
, условия которого изложены на приобретаемом экземпляре таких программы или базы данных либо на упаковке этого экземпляра.
Упрощенно говоря, например, на диске с программой или базой могут быть описаны условия использования программы или базы. Тем самым правообладатель программы или базы данных предлагает заключить лицензионный договор на указанных условиях.
И если лицо, которое купило такой диск, начинает использовать программу или базу данных, это означает его согласие на заключение договора.
Бухгалтерский учет подобных затрат регламентирован ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов»
, утвержденным приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н.
Для правообладателя (фирмы, продавшей Вашей организации экземпляр электронного каталога) данный каталог является нематериальным активом.
Вы, как лицензиат, получаете такой нематериальный актив в пользование
.
Согласно п. 39 ПБУ 14/2007
нематериальные активы, полученные в пользование, учитываются пользователем (лицензиатом)
на забалансовом счете
в оценке, определяемой исходя из размера вознаграждения, установленного в договоре.
Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, не предусматривает специального забалансового счета для учета полученных в пользование нематериальных активов.
Организация может ввести для этих целей в свой рабочий план счетов забалансовый счет, например 012
«Нематериальные активы, полученные в пользование».
Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде периодических платежей
, исчисляемые и уплачиваемые в порядке и сроки, установленные договором, включаются пользователем (лицензиатом)
в расходы отчетного периода
.
Платежи за предоставленное право использования результатов интеллектуальной деятельности или средств индивидуализации, производимые в виде фиксированного разового платежа
, отражаются в бухгалтерском учете пользователя (лицензиата) как
расходы будущих периодов
и подлежат списанию
в течение срока действия договора
.
В Вашем случае был произведен фиксированный разовый платеж.
В зависимости от того, для каких целей будет использоваться Вашей организацией электронный каталог, расходы могут списываться на счета 20, 25, 26, 44.
Предположим, что электронный каталог будет использоваться в основной производственной деятельности.
В этом случае расходы будут относиться на счет 20 «Основное производство».
Срок действия договора в вопросе Вы не указали, но может быть и так, что данный срок сторонами вообще не оговорен.
В этом случае целесообразно установить предполагаемый срок использования электронного каталога приказом по организации (например, установить, что срок использования электронного каталога составляет 1 год).
В соответствии с п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н, затраты, учтенные в составе расходов будущих периодов, подлежат списанию в порядке, устанавливаемом организацией (равномерно, пропорционально объему продукции и др.) в течение периода, к которому они относятся.
Таким образом, при приобретении и использовании электронного каталога в бухгалтерском учете будут составлены следующие записи:
ДЕБЕТ 97 «Расходы будущих периодов» КРЕДИТ 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
– отражены затраты на приобретение электронного каталога;
ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51 «Расчетные счета»
– произведена оплата электронного каталога фирме-правообладателю в виде разового платежа;
ДЕБЕТ 20 «Основное производство» КРЕДИТ 97
– ежемесячно в течение срока действия договора или предполагаемого срока использования электронного каталога расходы будущих периодов признаются расходами текущего отчетного периода.
Для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям), учитываются в составе прочих расходов
, связанных с производством и (или) реализацией (
п.п. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ
).
При этом в соответствии со ст. 272 НК РФ
расходы признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной формы их оплаты.
Расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором эти расходы возникают исходя из условий сделок.
В случае, если сделка не содержит таких условий и связь между доходами и расходами не может быть определена четко или определяется косвенным путем, расходы распределяются налогоплательщиком самостоятельно.
В письме от 17.03.2008 г. № 03-03-06/1/185 Минфин РФ выразил свою позицию по поводу применения положений ст. 272 НК РФ
к учету расходов на приобретение прав на использование программы для ЭВМ.
Расходы на приобретение программы для ЭВМ включаются в состав прочих расходов
, связанных с производством и (или) реализацией, при применении метода начисления
в следующем порядке
:
– если по условиям договора на приобретение неисключительных прав установлен срок использования
программ для ЭВМ, расходы, относящиеся к нескольким отчетным периодам, учитываются при исчислении налоговой базы равномерно в течение этих периодов;
– если из условий договора на приобретение неисключительных прав нельзя определить срок использования
программ для ЭВМ, к которому относятся произведенные расходы, то, по мнению чиновников, данные расходы распределяются с учетом принципа равномерности признания расходов.
При этом налогоплательщик в налоговом учете вправе самостоятельно определить период, в течение которого указанные расходы подлежат учету для целей налогообложения прибыли.
Иными словами, Минфин рекомендует вести налоговый учет расходов на приобретение прав на программные продукты в порядке, аналогичном тому, что применяется в бухгалтерском учете.
Причем если в отношении ситуации, когда срок использования программы достоверно известен, чиновники определились однозначно (см. также письма Минфина РФ от 07.11.2006 г. № 03-03-04/1/727, от 06.02.2006 г. № 03-03-04/1/92), то насчет того, как учитываются расходы на приобретение прав на использование программных продуктов, если в лицензионном договоре срок, на который приобретено право пользования программой, не указан, у Минфина есть и другое мнение.
Например, в письмах от 06.02.2006 г. № 03-03-04/1/92 и от 09.08.2005 г. № 03-03-04/1/156 финансисты сообщали, что если из условий договора на приобретение неисключительных прав нельзя определить срок использования программ для ЭВМ, к которому относятся произведенные расходы, то такие расходы признаются единовременно на дату начала использования этих программ.
Однако в пользу того, что расходы все-таки следует распределять на весь срок использования программного продукта, свидетельствуют более поздние письма Минфина: от 16.07.2008 г. № 03-03-06/1/406, от 25.07.2007 г. № 03-03-06/2/139, от 18.04.2007 г. № 03-03-06/2/75.
Поэтому во избежание споров с проверяющими в случае, если срок использования электронного каталога не определен
, лучше последовать совету Минфина и распределить расходы на приобретение экземпляра электронного каталога на предполагаемый срок его использования, определенный самостоятельно.
Отражаем в учете деловую литературу
Хотя книга и используется в работе более года, ее стоимость вряд ли превысит 20 000 руб. (или иной меньший лимит стоимости ОС, установленный вашей учетной политикой). Поэтому в бухучете деловую литературу учитываем в составе МПЗ на счете 10 «Материалы» и списываем в расходы по обычным видам деятельности при передаче в подразделение, которое будет ее использовать (на счета 20, 26, 44 и т.п.).
Для целей налогообложения прибыли деловая литература, независимо от стоимости, не подлежит амортизации. Расходы на ее приобретение включаем в состав прочих расходов в полном объеме в момент приобретения.
НДС по книгам можно принять к вычету, если:
- литература получена и принята на учет;
- литература используется для деятельности, облагаемой НДС;
- есть правильно оформленный счет-фактура.
Учет на забалансовых счетах
Согласно п. 66 Инструкции № 157н, программное обеспечение, полученное в пользование учреждением (лицензиатом) учитывается на забалансовом счете 01 «Имущество, полученное в пользование». Стоимость программного обеспечения определяется исходя из вознаграждения, установленного в договоре.
Аналогичные разъяснения даны в Письмах Минфина РФ от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603.
В заключении следует отметить, что не отражение программных продуктов (ключей защиты) на забалансовом счете 01 приведет к искажению показателей форм бухгалтерской (бюджетной) отчетности. Это может служить основанием для привлечения учреждения к ответственности, т.к. является административным правонарушением в области финансов (ст. 15.11, ст. 15.15.6 КоАП РФ).
Еще по теме: Отчетность за 9 месяцев 2021 года: что учесть организациям бюджетной сферы
