Командировки по России и в зарубежье: как оплачиваются суточные в 2021 году

Главная/Командировка

Выполнение трудовой деятельности может осуществляться и за пределами организации. Закон позволяет посылать сотрудников в командировку. Отправка гражданина в другую страну или город должна происходить строго с соблюдением положений Трудового кодекса РФ. Он фиксирует порядок оформления служебной поездки и ее максимальную продолжительность.

Внимание

Нарушение положений действующего законодательства чревато негативными последствиями. Потому стоит заранее разобраться во всех особенностях командировки по ТК РФ.

Что считается командировкой?

Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности. Такое определение закреплено в Трудовом кодексе РФ. Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя. Если гражданин занимает должность, предписывающую постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной командировкой.

Если компания направляет работника для выполнения служебного задания в другой город или страну, действие должно осуществляться в строгом соответствии с порядком, определенным правительством РФ. Особенности отправки в командировку и иные нюансы, касающиеся её, закреплены в постановлении №749 от 13 октября 2008 года.

К сведению

Если гражданин отправляется в структурное подразделение организации, которая находится за рубежом или в другом населенном пункте, это также будет считаться командировкой.

В случае отправки сотрудника в другой город для выполнения служебного задания в обязательном порядке должны быть выполнены следующие действия:

1. Руководство издает соответствующий приказ.
2. Гражданину предоставляется аванс.
3. Вернувшись из поездки, сотрудник заполняет отчетные документы.

Трудовой кодекс устанавливает широкий перечень гарантий и компенсаций. Начисление заработной платы во время выполнения служебного задания вне основного места деятельности осуществляется на основании среднего объема дохода сотрудника.

Расчетный период

Ранее мы упоминали, что для командировочных выплат предусмотрены определенные лимиты, связанные с налогообложением. Тем не менее, для каждого работника сумма компенсации может быть разная, в зависимости от его заработной платы. Так, база для расчета оплаты поездки осуществляется на основании последних 12 отработанных месяцев. Однако иногда бывают и исключения, когда по различным причинам расчетный период зарплаты другой. Как правило, это происходит в следующих случаях:

• стаж работника – менее 1 года;
• человек получил работу и сразу же отправился в поездку;
• в результате реорганизации человек становится сотрудником другого предприятия;
• компании удобнее использовать другой период.

Срок командировки по ТК РФ

Командировка по ТК РФ должна иметь строгую продолжительность. В соответствии с закрепленным в нормативно-правовом акте определении, гражданин отправляется в служебную поездку для выполнения распоряжения руководства фирмы. По мере наступления определенного события, командировка должна заканчиваться.

Разъяснения, касательно срока поездки, закреплены в пункте 4 положения №749. В нём говорится, что день отправки и возвращения включаются в общий срок путешествия. Если выезд осуществляется до 23:59, этот день будет считаться моментом отъезда. В случае обозначения в посадочных билетах времени отправления 00:00 и позднее, датой выезда будут считаться уже следующие сутки.

Продолжительность поездки зависит от распоряжения руководства. Оно обязано составить соответствующий приказ. Он оформляется в письменном виде. В приказе фиксируется:

• цель, с которой гражданин направляется в другой субъект или страну;
• продолжительность выполнения служебного задания;
• иные нюансы, касающиеся особенностей выполнения поставленных задач.

Дополнительная информация
Закон позволяет корректировать срок в зависимости от возникающих обстоятельств. Если сотрудник справился с поставленной задачей раньше указанной в приказе даты, он имеет право вернуться на постоянное место выполнения трудовой деятельности. Болезнь или непредвиденная задержка в пути могут стать причиной продления сроков выполнения служебного задания. Этот факт в обязательном порядке нужно отразить документально. Для фиксации изменений издается дополнительный приказ.

Понятие служебной командировки

Согласно ст. 166 Трудового кодекса, служебной командировкой называется поездка подчиненного за пределы предприятия, города или страны, с целью выполнения им поручений от руководства. Этот термин применяется ко всем категориям работников, кроме тех, чья деятельность напрямую связана с постоянными разъездами (курьеры, дальнобойщики, пилоты, стюардессы и т. д.).

Перед отправлением сотрудника в командировку начальство должно создать приказ, в котором прописывается цель данного решения, сроки пребывания персонала за пределами постоянного рабочего места, порядок оплаты выездного труда. При этом расходы на дорогу и оформление документов ложатся только на руководство.

Нормативные документы

Порядок оформления и особенности командировок прописываются в двух правовых актах:

• Трудовой кодекс. Статьи 166 – 169 в полной мере разъясняют понятие служебной поездки, перечисляют список гарантий от работодателя и государства, а также устанавливают обстоятельства, при которых подчиненный может рассчитывать на возмещение расходов;
• Постановления Правительства РФ. ПП № 729, 749, 771, 812, 922 и 1595 содержат в себе развернутую информацию о порядке компенсации затрат, полученных служебным лицом в командировке, особенностях выбора направления и алгоритме начисления суточного дохода, включая надбавки (в том числе и в иностранной валюте).

Внимание! Также об организации служебных поездок упоминается и в налоговом кодексе, а именно в главе 25. Она устанавливает размер пошлины за сотрудника, в зависимости от выбранного работодателем направления и срока его пребывания в отъезде.

Понятие командировки

Командировкой, согласно трудовому кодексу РФ, считается выполнение поручений руководителя за пределами постоянного рабочего места. В зависимости от ее срока длительности, выбранного направления и обстоятельств, служебная поездка может делиться на следующие категории:

• Заграничную и локальную;
• Длительную и краткосрочную;
• Групповую, одиночную, очередную и внеплановую.

Отдельное внимание стоит уделить командировкам при совместительстве. Ведь если гражданин был отправлен в служебную поездку с основного места работы, то на второстепенной должности ему придется подстраиваться под новый график. А вот в обратной ситуации он просто может потерять часть заработной платы за отказ от поручения за пределами предприятия.

Порядок отправления

Единый алгоритм организации командировочных поездок прописан в Постановлении Правительства РФ № 749, и состоит он из шести следующих этапов:

1. Выбор сотрудника для выполнения задач за пределами предприятия (при подготовке персонала к служебной поездке необходимо опираться на ст. 259 ТК, которая запрещает направлять в командировку беременных женщин и несовершеннолетних);
2. Получение письменного согласия от подчиненного на отъезд (выбрав одного или нескольких сотрудников, начальник должен разослать им уведомление, где обязательно указывается возможность их отказа от поездки);
3. Издание приказа (в соответствии с Постановлением Правительства № 1595, работодателю больше не нужно оформлять служебное задание своему подчиненному и выдавать ему специальное удостоверение. Теперь эти документы заменяет указ, составленный от имени директора);
4. Начисление аванса (в согласии со статьей 168 трудового кодекса РФ, начальник обязан обеспечить персонал, отправленный в командировку, средствами на покрытие расходов, связанных с дорогой и проживанием);
5. Фиксация отъезда сотрудника (руководитель должен вести учет отработанных смен людей, находящихся на выезде);
6. Получение отчета (после выполнения задач за пределами предприятия подчиненный предоставляет начальнику развернутый доклад о произведенных им действиях).

Дополнительно командировочные смены необходимо фиксировать еще и в табеле учета рабочего времени. Это требование прописано ст. 91 ТК РФ.

Командировочное время

Для того, чтобы подсчитать точное количество времени, проведенного в отъезде по производственной необходимости, гражданину достаточно сложить:

• Все смены, отработанные в командировке;
• Выходные дни, проведенные за пределами города по приказу руководства;
• Время, потраченное на дорогу в указанном направлении и обратно.

Важно знать! Если подчиненный выехал в 23:59, о чем имеется запись в журнале, то отсчет будет начат уже с этих суток.

При этом закон запрещает работодателю отправлять персонал в командировку на период, длительностью более 40 дней. Исключением считаются лишь те группы работников, которые заняты в сфере строительства. Для них максимальный срок отъезда достигает 1 года. А вот минимальный срок служебной поездки может исчисляться даже в часах. Хотя по табелю фиксация идет посуточно.

Максимальная продолжительность

Если внимательно ознакомиться с Трудовым кодексом РФ, в нем не найдется положений, касающихся максимального срока командировки. В соответствии с закрепленными нормами, период нахождения гражданина в поездке определяет работодатель. При этом компания должна соблюдать следующие требования:

• составить письменный приказ, в котором отражается цель отправки гражданина в другой населенный пункт или страну, а также примерные сроки выполнения служебного задания;
• иметь заключенный договор с посылаемым в поездку сотрудником. Если человек не трудоустроен официально, он имеет право отказаться от выполнения поставленной задачи.
• основные обязанности работника не должны носить разъездной характер.

К сведению
Если требования не соблюдаются, отправить специалиста на работу в другой город или страну не получится. Нужно учитывать, что поездка не может продолжаться бесконечно. Сроком ее завершения является выполнение поручения работодателя. В иной ситуации отправка специалиста в другой населенный пункт может быть расценена, как перевод в другую компанию. Правило закреплено в статье 72.1 ТК РФ.

Подтверждение расходов

Ранее командировка должна быть правильно оформлена, а сотруднику выдаваться определенные документы. Список бумаг включает в себя удостоверение, отчет и документ со служебным заданием. В 2021 году ситуация изменилась, а руководитель предприятия может самостоятельно определить, в каком документе зафиксировать цель командировки. Также она должна дублироваться в соответствующем приказе, который выписывается на предприятии. Иногда работодатель имеет свои бланки, предназначенные для таких ситуаций.

В документации компании, как правило, описаны нюансы оформления командировки. Если это предусмотрено, то сотрудник обязан после окончания поездки представить отчет установленной формы. В качестве подтверждения времени нахождения в поездке человек обязан иметь при себе билеты, чеки, талоны на проезд и прочее. Когда работник использует свой автомобиль для служебных целей, то нужно оформить соответствующий документ.

Направление работника в командировку по ТК РФ

Если планируется отправка сотрудника в командировку, необходимо выполнить ряд обязательных действий. Стандартная схема процедуры имеет следующий вид:

1. Работодатель утверждает график.
2. В соответствии с документом происходит издание приказа. В нем фиксируется срок отправки в поездку и цель осуществления действия. Дополнительно оформляется служебное задание. Итогом путешествия должно стать выполнение поставленной задачи.
3. В указанный в приказе день работник покидает предприятие и отправляется в указанный пункт назначения. День выезда считается днем начала командировки. Предварительно гражданину выдается аванс для оплаты расходов. В табель учета рабочего времени проставляется отметка о том, что сотрудник отправлен для выполнения служебного задания.
4. Человек осуществляет деятельность на новом месте. Когда работы завершены, происходит возвращение в компанию.
5. Сотрудник представляет отчет о проделанной работе. В нём может содержаться информация о выполнении служебного задания или отрицательном результате путешествия. В последней ситуации потребуется указать причины.
6. Вернувшись на основное место осуществления трудовой деятельности, гражданин обязан представить платежные документы, подтверждающие целевое расходование выделенных денежных средств.

Как оформить командировку

Итак, отправляя сотрудника в командировку нужно сначала убедиться, что его можно туда отправить: проверяем наличие ограничений и запретов, если необходимо, получаем согласие на командировку. Далее рассчитываем срок командировки, тут чётких рекомендаций нет, зато есть здравый смысл у начальников, им и пользуемся.

Следующим этапом оформляется приказ о направлении в командировку, потом задание, которое предстоит выполнить командируемому, а также командировочное удостоверение. По окончании поездки работник должен представить отчёт.

Стоит отметить, что командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по итогу в 2021 году отменены (Постановление Правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» было подкорректировано законодателями ещё в 2014 году, а поправки вступили в силу с января 2015 года). Однако использование этих документов не запрещено.

Указание работодателя об отправке сотрудника в командировку

Нормативные документы не ограничивают работодателя в формулировках его письменного распоряжения, стало быть, приказ может писаться в свободной форме. Важно, чтобы в тексте приказа были явно записаны:

• наименование работодателя,
• фамилия имя и отчество командируемого,
• цель, место, сроки командировки.

Подписывает приказ руководитель организации или лицо, уполномоченное отправлять в командировки. Если отправляется работник на своём личном или другом определённом транспорте, это следует отразить в приказе. После подписания и издания приказа командируемого необходимо ознакомить с ним под расписку.

Приказ о направлении в командировку подписывается уполномоченным отправлять в командировки

Служебное задание оформляется, если это необходимо. В задании прописывается, что конкретно нужно сделать (изучить станок, обучить персонал) и содержание отчёта. С заданием сотрудник также знакомится под подпись.

В служебном задании прописывается, кто направляется, куда направляется, на какой срок и с какой целью

Выдача денежных средств

Отправляемому сотруднику компенсируется поездка в пункт назначения, наём жилья и проживание на весь срок.

Расходы на проживание во время командировки называются суточными. Их величина зависит от длительности поездки и фактических трат. НК РФ определяет предельный размер суточных для командировок по России в 700 рублей, за рубеж — 2500 рублей. Расчёт суточных может сделать бухгалтер или командируемый сотрудник. Смету подписывает главный бухгалтер и руководитель, после чего работнику выплачивается аванс.

Оплачиваются траты на поездку к месту командирования, на перемещение между населёнными пунктами, если это является целью поездки, на выписку проездных документов. И также оплачиваются траты на жильё, если бесплатно оно не предоставляется. Компенсируется оплата жилья и в случае вынужденной задержки в пути.

Если командировка однодневная, то жильё не требуется и деньги на это не выделяются, а вот если пришлось задержаться по уважительным причинам, тогда эти затраты компенсируются.

Возможны и другие траты, например, на услуги связи, получение заграничного паспорта и визы. Подтверждаются траты документально — билетами, квитанциями об оплате.

Учёт рабочего времени командируемого

Рабочее время сотрудника учитывается в табеле по форме Т-13: отработанные часы в дни командировки не проставляются, а отмечается код К. Заполняется форма на основании приказа о командировании работника.

Табель учёта рабочего времени отражает трудозатраты командируемых работников

Авансовый отчёт как окончание командировки

После возвращения (в ближайшие три дня) сотрудник сдаёт в бухгалтерию авансовый отчёт о расходах. Можно использовать форму АО-1, если только речь идёт не о государственном учреждении. К отчёту прикладываются:

• проездные билеты;
• квитанции об оплате услуг по найму жилья;
• кассовые чеки и прочее.

Если жильё принимающая сторона не предоставляла и работник сам решал этот вопрос, то в качестве подтверждения затрат может быть приложен также договор аренды жилья и расписки о получении платы за проживание.

Видео: нюансы учёта командировочных расходов

Возврат неиспользованных средств в кассу или компенсация перерасхода

По авансовому отчёту станет ясно, требуется работнику доплатить невыплаченную в виде аванса и истраченную сумму или работник должен вернуть неизрасходованный аванс. Если выданная сумма не полностью потрачена, то в течение определённого времени работник возвращает деньги. Если через месяц после окончания этого срока сумма не будет возвращена, то руководитель имеет право высчитать её из зарплаты работника.

Оплата

Особенности оплаты служебных поездок отражены в статье 167 ТК РФ. В ней говорится, что расчет с сотрудниками производится по среднему дневному заработку. Денежные средства начисляются за каждый день отсутствия на рабочем месте. Для расчета среднедневного дохода во внимание принимается календарный год, который предшествует периоду отправки в поездку.

Если человек работает в компании меньше года, при определении среднего заработка во внимание принимается доход за отработанный период. Такая схема расчета используется даже в случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в компании всего несколько суток. При определении среднедневного заработка, в учет не принимаются:

• отпуск по уходу за ребенком;
• пособие по нетрудоспособности;
• выплаты за дни простоя;
• иные денежные выплаты, которые сотрудник получал, не работая.

Дополнительная информация
Чтобы определить среднедневной заработок, уполномоченный сотрудник суммирует весь доход за период и делит его на количество дней, в течение которых гражданин выполнял трудовую деятельность. Итоговая величина умножается на срок, в течение которого человек будет находиться в командировке. Этот объем денежных средств и будет предоставлен сотруднику за поездку. Если получившаяся сумма меньше обычного дневного дохода, компания имеет право доплатить сотруднику. Факт предоставления дополнительных денежных средств фиксируется локальными актами. Если получившаяся сумма превышает обычный дневной доход, расчет командировочных выплат происходит на основании этого показателя.

Особенности расчеты и выплаты

Руководитель компании имеет право самостоятельно решать, в каком размере будет осуществляться оплата командировки. Трудовой кодекс Российской Федерации не включает в себя каких-то конкретных требований по этому вопросу. Как показывает практика, небольшие компании устанавливают выплату за сутки на уровне 700 рублей по причине того, что эта сумма не подвергается налогообложению. Если же размер командировочных превышает этот лимит, то потребуется понести дополнительные затраты. Что касается поездок за границу, то суточные при командировках в другие страны составляют, как правило, 2 500 рублей.
Отметим, что сегодня всё, что превышает указанные лимиты, должно облагаться страховыми выплатами, но они не удерживаются с выплат за сутки. Для того чтобы было легче разобраться в этой системе, давайте рассмотрим конкретный пример. Допустим, человек был в поездке 4 дня, а за каждые сутки выдавали 1 000 рублей. То есть, общая сумма составляет 4 000 рублей. Налог на доход физических лиц не будет взиматься с суммы в 2 800. рублей (4*700). Для ее расчета будет браться превышение лимита, то есть 1 200 рублей. Страховыми взносами также облагается именно эта сумма.

Отказ от командировки

Трудовой кодекс позволяет некоторым категориям граждан отказаться от отправки в командировку. Работодатель по ТК РФ обязан запросить письменное подтверждение согласия на поездку у следующих сотрудников:

• женщин, воспитывающих детей, чей возраст меньше 3 лет;
• лиц, которые являются опекунами несовершеннолетних детей;
• работников, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет без помощи супруга;
• граждан, у которых в семье имеется ребенок-инвалид или родственник, страдающий тяжелой болезнью и нуждающийся в уходе.

ВАЖНО
Если работодатель составит приказ без получения согласия вышеперечисленных категорий граждан, это будет являться прямым нарушением норм Трудового кодекса РФ.

Командировка в выходной день

Человек может быть отправлен в другой город для выполнения задания на длительный промежуток времени. Нередко период нахождения вне постоянного рабочего места выпадает на выходные дни. Закон не обязывает сотрудников осуществлять трудовую деятельность в момент положенного отдыха. Гражданин имеет право использовать выходной в соответствии со стандартным графиком.

Однако работа в выходные дни Трудовым кодексом также не возбраняется. В качестве компенсации произойдет предоставление отгула или изменение размера оплаты труда. Выплата за отработанный выходной возрастает в 2 раза. Факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха должен быть зафиксирован документально. Гражданину предстоит предоставить подтверждающие бумаги в бухгалтерию организации. Сведения о работе в выходные дни вносятся в табель учета рабочего дня. Дополнительно факт отражается в приказе.

Оплата командировок в выходные дни ТК РФ

Внимание
Если человек вынужден работать в выходные дни, компания обязана предоставить двойную оплату за этот период.

Правило действует и во время командировки. Оно зафиксировано в статье 139 ТК РФ. Если выходной выпал на день прибытия или отправки из командировки, сотрудник также имеет право претендовать на повышенную оплату.

Выплата будет предоставлена только в том случае, если имеется документально подтвержденный факт осуществления трудовой деятельности в период положенного отдыха. Если работодатель узнает, что сотрудник будет вынужден работать во время выходного, нужно заранее отразить этот факт в приказе. Помимо основной информации, в документе должны присутствовать причины, которые привели к возникновению потребности выполнения задания в неположенное для этого время.

Дополнительная информация

Нужно учитывать, что повышенная оплата предоставляется только за фактически отработанный промежуток времени. Если гражданин отдыхал в выходной, находясь в командировке, он не имеет права претендовать на увеличение размера выплаты за поездку в командировку.

Нюансы

Существует и ряд дополнительных нюансов, о которых работник и работодатель должен помнить. Нередко сотрудники считают, что их посылают в поездки слишком часто. Однако Трудовой кодекс не накладывает ограничения на количество командировок. При этом должна соблюдаться продолжительность рабочего дня и предоставляться выходные.

Иностранные сотрудники также могут быть направлены в поездку, но при условии, что у них имеется разрешение на осуществление деятельности на территории, на которой будет выполняться служебная задача. Если патент отсутствует, продолжительность поездки не может превышать больше 10 суток. Если сотрудник является высококвалифицированным, он имеет право работать без разрешения в течение 1 месяца. Для представителей творческих профессий ограничение снимается.

КомментарииПоказаны 0 из 0