Командировки работников с точки зрения НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

В каких случаях оформляется?

Справка о пребывании в служебной поездке выдается руководством предприятия (организации), на котором трудоустроен работник, и выдается последнему при необходимости по его ходатайству.

Сотруднику представленная бумага может потребоваться в следующих ситуациях:

• Для предоставления в судебные органы. Если лицо, направленное в командировку, является участником (стороной) судебного процесса, и дата слушания совпадает с днями пребывания в служебной поездке, он может предоставить в суд соответствующую справку с прошением о переносе заседания. В некоторых случая суду могут потребоваться дополнительные подтверждающие документы, например, проездные билеты к месту командировки и обратно и т.п.
• Для расчета пенсии по смешанному типу. Представленная ситуация имеет отношение лишь к работникам регионов, приравниваемых к условиям Крайнего Севера при поездках на выполнение служебного задания на Крайний Север. На основании предоставленной справки пенсионное обеспечение будет рассчитываться по увеличенной ставке.
• Для подтверждения уважительности причины отсутствия на сессии в высшем учебном заведении. Имеет отношение к работникам, которые совмещают учебу и работу. При подаче в вуз представленной справки можно просить о переносе дат сдачи экзаменов на более ранние или поздние.
• Для уменьшения срока между подачей заявления в органы ЗАГС на бракосочетание и самого процесса. В случае, когда жених и невеста запланировали роспись на конкретную дату, но одного из них на соответствующий период направляют в командировку, можно предоставить представленный документ сотрудникам ЗАГСа с целью переноса даты росписи на более раннюю или позднюю.
• Для предоставления в органы полиции. Представленные органы могут потребовать справку о командировке, если лицо, направленное в служебную поездку, имеет условный срок осуждения или является условно досрочно освобожденным, поскольку такие категории граждан пребывают на специальном контроле правоохранительных органов и не имеют права покидать место проживания без уважительных причин и уведомления участкового.
• В компанию, занимающейся управлением в многоквартирном доме. При длительных поездках, особенно заграничных, командированные граждане имеют право требовать перерасчета квитанций по оплате коммунальных платежей в связи с продолжительным отсутствием по постоянному месту проживания. Для изменения счетов необходимо предоставить документальное подтверждение нахождения длительного промежутка времени вне дома.

Если работнику требуется представленная справка для предоставления в несколько мест, в шапке документа может быть указано обозначение «по требованию», однако следует учитывать, что ряд государственных органов (особенно суд) не принимает справку о командировке в виде копии или без указания учреждения, в которое она предоставляется.

Кто может оформить?

Трудовой кодекс России наделяет всех трудящихся правом получения документации, подтверждающей их трудовую деятельность. Справка о командировке относится именно к представленной группе документов и выдается по заявлению самого сотрудника.

Как правило, соответствующее ходатайство следует подавать в отдел кадров предприятия (организации), поскольку именно здесь фиксируется вся информация о трудовой деятельности.

Ответ на заявление должен быть предоставлен не позднее трех рабочих дней с момента его подачи.

В некоторых случая представленную подтверждающую бумагу может выдавать начальник или руководитель (например, в небольших юридических лицах, где отсутствует отдел кадров).

Также иногда требуется справка о командировке с расчетом суточных. Такая бумага выдается бухгалтерией предприятия с согласия и по требованию работника (глава 14 Трудового кодекса РФ).

Как составить для суда?

Справка о командировке не относится к отчетным или строгим документам.

Она выдается по требованию и составляется в произвольной форме с соблюдением требований относительно обязательной информации, которая должна в ней содержаться.

Если документ требуется для предоставления в суд, в нем указывается полное наименование судебного учреждения в графе места предъявления.

Также обязательно указываются реквизиты предприятия (организации), данные о сотруднике и датах его командировки (при этом важно указывать лишь временной промежуток, а не место командирования). Также в справке не нужно указывать причину служебной поездки.

оформления справки о нахождении в командировке в суд – образец.

Так выглядит образец:

Образец для института

Если документ необходим для подачи в институт, в нем указывается название вуза, в который он будет подаваться, а также сведения об официальном трудоустройстве работающего студента, его должность и даты пребывания в командировке.

Справка может быть составлена как на фирменном бланке предприятия (организации), утвержденном в локальных актах, так и на листе формата А-4.

справки о нахождении в поездке для института – образец.

Так выглядит образец:

Пример для ЗАГСа

Для предъявления справки в ЗАГС она должна содержать информацию о месте предоставления или иметь обозначение, что выдана для использования «по требованию».

Основными сведениями, которые она должна содержать является наименование предприятия, направляющего в командировку, данные о работнике, а также даты отъезда и возвращения из командировки.

справки для ЗАГСа – ссылка.

Так выглядит образец:

Экономическая обоснованность командировочных расходов

В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2021 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:

• расходы экономические обоснованы;
• понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
• имеется документальное подтверждение затрат.

Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.

Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).

Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта. К примеру, для сотрудника, которые направляется в командировку из Краснодара в Ростов-на-Дону, экономически обоснованными будут расходы на проезд ж/д транспортом или автобусом. Если же сотрудник направляется из Краснодара в Тюмень, то целесообразно использовать авиатранспорт. Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.

ЖД

При проезде в командировку поездом работник может купить, как бумажный билет, так и электронный. Документы, подтверждающие проезд в командировке для МЧС, других госорганов или коммерческих организаций будут следующими:

• бумажный билет – посадочный купон на бланке проездного документа (приказ Минтранса от 05.08.2008 № 120);
• электронный билет – распечатанный контрольный купон электронного билета, документы, подтверждающие оплату (п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322, письма Минфина от 06.06.2017 № 03-03-06/1/35214).

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2021, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2021 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

• приказ;
• авансовый отчет.

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

• не учитывается при расчете налога на прибыль;
• облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Рейсовый автобус и электричка

Также в служебную поездку можно поехать и электричкой или междугородним автобусом. Так же эти виды транспорта можно использовать уже находясь в пункте назначения. Документы, подтверждающие проезд в командировке, будут следующими:

• бумажный билет – проездной билет или чек ККТ (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112);
• электронный билет – справка от перевозчика. Если на руках у командированного сотрудника только электронный билет на автобус, то принять данные расходы при налогообложении не получится. Дело в том, что форма электронного билета на автобус не утверждена (п. 2 приложения № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа автотранспортом, утв. постановлением Правительства от 14.02.2009 № 112).

Рубрики

Вы узнаете:

• Как должно оформляться решение работодателя, на основании которого работник направляется в командировку
• Какие документы теперь являются подтверждением нахождения работника в служебной командировке
• Что изменилось относительно порядка ведения журналов командированных работников.

Правительство РФ в очередной раз внесло изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) (далее — Положение о служебных командировках)[1]. Поправки вступили в силу 8 августа 2015 г.

ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНОЙ КОМАНДИРОВКИ

В абзаце 2 п. 3 Положения о служебных командировках теперь уточнено, что решение работодателя, на основании которого работник направляется в командировку для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, должно быть письменным[2]. На практике оно оформляется в виде приказа о направлении работника в командировку (пример 1), который всегда издается работодателем только в письменной форме. То есть поправки носят скорее технический характер.

Начиная с 8 августа 2015 г. приказ о направлении работника в командировку стал, по сути, единственным обязательным документом, оформляемым работодателем при командировании работника. Другие командировочные документы (командировочное удостоверение, служебное задание, журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации) в настоящее время могут оформляться по усмотрению работодателя (в частности, если это предусмотрено в локальном нормативном акте (ЛНА) (например, в Положении о служебных командировках работников))[3].

ПРИМЕЧАНИЕ НАУЧНОГО РЕДАКТОРА

При этом налоговые органы уже не принимают указанные документы для подтверждения обоснованности расчетов, за исключением редких эксклюзивных ситуаций.

Период нахождения работника в командировке необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Работодатель может использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени (№ Т-12, № Т-13), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», или форму, разработанную и утвержденную самостоятельно (чч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 04.11.2014)).

Например, если применяются унифицированные формы № Т-12 или № Т-13, необходимо проставлять буквенный код «К» или цифровой «06» (служебная командировка).

ФАКТИЧЕСКИЙ СРОК НАХОЖДЕНИЯ В КОМАНДИРОВКЕ

Одним из важных нововведений является то, что Правительство РФ конкретизировало перечень документов, подтверждающих фактический срок нахождения работника в служебной командировке[4]. Он приведен в новой редакции п. 7 Положения о служебных командировках.

Если работник едет к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте (транспортное средство, предоставленное работодателем), на транспорте, находящемся в собственности работника (личный автомобиль) или в собственности третьих лиц (управляет автомобилем по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке.

Служебную записку работник представляет работодателю после возвращения из служебной командировки вместе с документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Это могут быть следующие документы:

• путевой лист;
• маршрутный лист;
• счета;
• квитанции;
• кассовые чеки;
• иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

Если у командированного работника отсутствуют проездные документы, то фактический срок пребывания в командировке он подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок пребывания в командировке подтверждается:

• квитанцией (талоном);
• либо иным документом, подтверждающим заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490 (в ред. от 13.03.2013).

В случае отсутствия проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работник представляет:

• служебную записку (пример 2);

и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования.

Например, письмо организации, в которую был командирован работник для выполнения служебного поручения работодателя.

Таким образом, в Положении о служебных командировках теперь достаточно подробно регламентированы вопросы определения срока фактического пребывания работника в командировке.

Служебная записка, подтверждающая сроки фактического пребывания работника в командировке, теперь нужна при направлении работника в командировку на любом виде транспорта (личном (пример 3), служебном, арендованном и т. п.) при отсутствии проездных документов (билетов, посадочных талонов и т. п.). В ней работник указывает сроки фактического пребывания в поездке и другую необходимую работодателю информацию (время в пути, перечень выполненных в период командировки служебных заданий и т. п.).

Аналогичная информация может указываться и в служебной записке, которую работник составляет в случае, когда у него отсутствуют проездные документы, документы по найму жилого помещения либо иные документы, подтверждающие заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Здесь же работник может объяснить причину отсутствия у него соответствующих документов

Например, документы утеряны либо он ехал в командировку на попутном транспорте, проживал у родственников в период служебной командировки.

В этой связи работодатели обращались за официальными разъяснениями в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд). Роструд в свою очередь признавал данный факт и указывал на следующее:

Извлечение

из писем Роструда от 15.05.2015 № 1168-6-1, от 10.04.2015 № 831-6-1

Согласно п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Таким образом, данная норма распространяется лишь на случаи проезда к месту командировки на личном транспорте.

Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте не урегулирован. Полагаем, что такой порядок может быть установлен локальным нормативным актом, изданным в соответствии со ст. 8 Трудового кодекса РФ.

То есть Роструд предлагал работодателям, направляющим своих работников в служебные командировки, подробно регламентировать эти вопросы ЛНА (например, Положением о служебных командировках работников).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Необходимость конкретизации перечня документов, подтверждающих фактический срок нахождения работника в служебной командировке, появилась в связи с тем, что в действовавшей ранее редакции п. 7 Положения о служебных командировках не рассматривались ситуации, связанные с подтверждением фактического срока нахождения работника в командировке, когда он ехал в командировку на служебном (арендованном, попутном) транспорте.

ОТМЕНА ФОРМ ЖУРНАЛОВ УЧЕТА КОМАНДИРОВАННЫХ РАБОТНИКОВ

Постановлением № 771 отменен п. 8 Положения о служебных командировках, согласно которому на Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации (Минтруд России) возлагалась обязанность по утверждению форм журналов учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, и порядка их заполнения.

К СВЕДЕНИЮ

Формы журналов учета, утвержденные Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы», в настоящее время Минтрудом России еще не отменены.

Таким образом, с 8 августа 2015 г. работодатели не обязаны вести журнал учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Вместе с тем, работодатели могут продолжать ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации, по форме, которая приведена в Приложении № 2 к Приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н, а также журнала учета работников, прибывших в командировку в организацию, в которую они командированы, по форме, которая приведена в Приложении № 3 к этому же Приказу, если приняли решение продолжать использовать эти формы, либо по иной форме, если приняли решение вести регистрацию командированных работников.

СПРАВКА

Действующее законодательство обязывает работодателей хранить журналы учета командированных работников в течение установленного срока[5]. То есть их нельзя просто выбросить за ненадобностью.

Завершенные журналы учета командированных работников, а также те журналы, которые работодатель продолжает вести (если им принято соответствующее решение), нужно хранить в течение 5 лет со дня оформления. Исключение составляют журналы учета работников, выбывающих в зарубежные командировки, которые хранятся в течение 10 лет.

Таким образом, можно констатировать, что рассмотренные изменения в законодательстве направлены на очередное упрощение документооборота по командировкам.

Выводы:

1. Начиная с 8 августа 2015 г. приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, по сути, — единственный обязательный документ, оформляемый работодателем при командировании работника.
2. Положение о служебных командировках теперь достаточно подробно регламентирует вопросы определения срока фактического пребывания работника в командировке.
3. Порядок проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте может быть установлен ЛНА работодателя.
4. С 8 августа 2015 г. работодатели не обязаны вести журналы учета командированных работников.

[1]Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки и признании утратившим силу подпункта “б” пункта 72 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации по вопросам деятельности Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 г. № 257» ® (далее — Изменения, Постановление № 771).

[2] Пункт 1 Изменений.

[3] Статья 168 ТК РФ.

[4] Пункт 2 Изменений.

[5]Пункт «з» ст. 695, примечание 2 к п. «з» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015); п. 6 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Что делать, если нужные документы отсутствуют?

В некоторых случаях по ряду причин сотрудник не может предоставить работодателю ни один из перечисленных документов. В такой ситуации главным подтверждением факта командировки будет служебная записка или иной документ, содержащий в себе отметки принимающей стороны. В документе должна быть указана дата прибытия работника и дата отъезда.

Согласно действующему законодательству, каждый сотрудник, отправляющийся в командировку, имеет полное право на возмещение расходов, связанных с данной поездкой.

Новые правила подтверждения срока нахождения работника в командировке

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 (далее – Постановление) определило перечень документов, которые подтверждают срок фактического нахождения работника в командировке.

В общем случае, работник, отправляющийся в командировку, едет туда транспортом общего пользования (самолетом, поездом, автобусом). Фактический срок его командировки определяется по проездным документам, которые работник должен представить работодателю по возвращении из поездки.

В случае, если работник едет в командировку на служебном транспорте или на своем автомобиле, согласно Постановлению потребуются другие документы:

— письменное решение работодателя, согласно которому работник едет в командировку на служебной или собственной машине.

— работник, по возвращении должен составить и представить работодателю служебную записку к которой прикладываются документы, подтверждающие маршрут следования работника: путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и т.д.

Если проездные документы у работника отсутствуют, то в этом случае, согласно Постановления, срок фактического нахождения работника в командировке определяется документами по найму жилого помещения. Если работник останавливался в гостинице, срок определяется по квитанции (талону) или иному документу, подтверждающему оказание услуг гостиницы, который оформлен по правилам предоставления гостиничных услуг (утв. постановлением Правительства РФ от 25.04.1997 № 490).

Если у работника нет никаких документов, свидетельствующих о его поездке в командировку (например, краткосрочная командировка, когда работнику не требуется оставаться на ночь в месте командировки), то в этом случае работник должен просто представить работодателю служебную записку. К служебной записке можно приложить иной документ, содержащий подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия (убытия) работника. Предоставление такого документа не является обязательным, поэтому принимающая организация может оформить такой документ только в порядке доброй воли.

Постановление отменяет обязанность вести журналы учета работников пребывающих и убывающих в командировки (п. 8 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Постановление № 771 вступило в силу 08.08.2015 и применяется к командировкам, в которые работник направляется после этой даты.