Компенсация за неиспользованный отпуск без увольнения

Законодательное регулирование

В Трудовом Кодексе Российской Федерации четко прописаны все моменты, регламентироваться которыми обязаны работодатели при подсчетах периода ежегодного отдыха подчиненного (ст. 423 ТК РФ), и финансовых выплат в случае его остатка (ст. 126 и 127 ТК РФ).
Денежная компенсация ежегодного оплачиваемого отпуска облагается налогом, поэтому эту сторону вопроса координирует Налоговый Кодекс.

Статья 423 Трудового кодекса РФ «Применение законов и иных нормативных правовых актов»

Статья 126 Трудового кодекса РФ «Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией»

Статья 127 Трудового кодекса РФ «Реализация права на отпуск при увольнении работника»

Право на компенсирование

Каждый год работник может взять определенное количество дней для восстановления сил. За гражданином на предприятии сохраняется рабочее место и его должность. Руководитель, учитывая среднюю заработную плату за прошлый год сотрудника, обязан оплатить ему этот период.
Первый раз воспользоваться своей возможностью отдохнуть труженик может через шесть месяцев беспрерывной работы. А по прошествии одиннадцати — получить оплачиваемый отпуск. Он выдается сотрудникам с учетом установленного графика.

Стандартный отпускной период длится 28 календарных дней. Существует категория профессий, где на него отводится большее количество. Помимо этого, за определенные заслуги предусмотрено дополнительное время отдыха. Уйти гражданин может сразу на весь законный период или взять его часть, но не меньше, чем две недели.

В Трудовом Кодексе указано, что допустима замена отпускного периода на денежную компенсацию. Это касается момента, когда работник покидает фирму.

По желанию гражданина после составления соответствующего заявления перед уходом ему могут предоставить отдых. Последние рабочие сутки совпадают с финальными отпускными.

Интересно! Покидающий компанию гражданин материально не пострадает, так как система расчета отпускных и компенсации дней отпуска при увольнении одна.

Расчёт размера компенсации

Для того, чтобы определить сумму выплаты, используется средняя зарплата сотрудника. Правила для её расчёта состоят в следующем:

Рассматривается заработная плата за предыдущие полные 12 месяцев, предшествующие выплате. Её надо просуммировать. Полученная величина рассматривается в качестве дохода работника за предыдущий год.
Необходимо получить среднюю зарплату за один день. Для этого используется среднее количество дней в одном месяце, установленное законодательно. Оно равно 29,3 суток. Для получения искомой величины полученный суммарный доход делят на количество дней в двенадцати месяцах. Последнюю величину определяют путем умножения 29,3 на 12. В результате деления будет определена среднедневная зарплата.
Теперь необходимо полученную ранее величину умножить на количество дней, за которые начисляется компенсация.
В случаях, когда сотрудник не отработал на фирме год, то для расчета используется фактическое время его работы. Оно необязательно может включать в себя целое число месяцев. В таких случаях применяется следующее правило.
Количество отработанных календарных дней с начала месяца, делится на его полную продолжительность. Полученная величина умножается на среднее число дней в месяце (29,3). Потом эта величина умножается на среднедневную оплату.

Неполными могут быть начальный и конечный месяцы периода работы на предприятии. Подсчитанные таким образом величины добавляются к продолжительности полных месяцев. Если в результате расчета количество дней оказалось дробным, то его положено округлять в пользу работника, в большую сторону.

Возможна ситуация, когда ни в последние, ни в предыдущие 12 месяце сотрудник не работал (например, растил маленького ребёнка). В такой ситуации в качестве доходов рассматривают установленный для должности человека тариф.

Для расчёта необходимо установить суммарный доход, относящийся к оплате труда. В него включают не только заработную плату, но и премии, которые выплачиваются за результаты труда. При этом месячные или квартальные выплаты включают в тех случаях, когда они были начисленные в предыдущий период.

Годовые учитываются даже и в тех случаях, когда их начисление и выплата попадают в рассматриваемый период. В этом случае сумма определяется пропорционально. Сначала производят деление количества проработанных рабочих дней, которые были учтены при расчете и общего за этот год. Потом этот коэффициент умножается на ту сумму, которая должна быть выплачена сотруднику.

Откуда образуется

По различным причинам труженик может не уйти на отдых. Тогда эти дни переносятся или продлевается отдых, если работник:

выполнял поручения в период отпуска;
имел заболевание и оформил больничный лист в медицинском учреждении.

В законодательных актах указан еще ряд возможных случаев.

Назначается новая дата и продлевается отдых с инициативы руководства организации, но учитывая мнение работника.

Важно! При переносе отпускных дней ими нужно использовать не позже будущего года.

При возникшей производственной необходимости человека могут отозвать из отпуска с его согласия. Догулять его он может позже или разрешено добавить эти дни к следующему периоду отдыха.

Читать так же: НДС с 1 января 2021 года

Невозможно, согласно правовым актам, приглашать к выполнению своих обязанностей в отпускные дни:

беременных женщин;
несовершеннолетних трудящихся;
работников вредного производства.

Законодательство запрещает на протяжении двух лет не предоставлять отдых работникам.

Срок выплаты компенсации за неиспользованный отпуск

Окончательно провести расчет с увольняющимся сотрудником предприятие обязано в его финальный трудовой день (ст. 140 ТК РФ). Ему предоставляется:

положенная заработная плата;
премиальная часть (если существует);
денежная компенсация отпуска.

Могут быть отданы и другие финансы, если они предусмотрены в коллективном или трудовом договоре.

Статья 140 Трудового кодекса РФ «Сроки расчета при увольнении»

Определение положенного периода

В законодательных актах не обозначено конкретных правил подсчета дней заработанного отдыха. Однако в ст. 423 ТК четко прописано, что денежная компенсация ежегодного отпуска должна проводиться пропорционально им.
При подсчете нужно учитывать количество полностью отработанных месяцев в фирме. За каждый начиная с первого, полагается 2,33 дня отдыха. Соответственно, за полгода работы сотруднику положено 13,98 суток, а за одиннадцать — 28.

Дополнительные дни полагаются сотрудникам таких категорий:

занятых на вредных и тяжелых условиях — 7 дней (ст. 117 ТК РФ);
медицинским работникам;
с ненормированным рабочим днем — 3 дня (ст. 119 ТК РФ);
людям с ограниченными возможностями;
госслужащим;
на Крайнем Севере и приравненным районам к нему — 24 и 16 дней;
педагогам;
научным сотрудникам.

Обратите внимание! Праздничные дни во время отпуска в него не включаются и не оплачиваются.

Статья 117 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда»

Статья 119 Трудового кодекса РФ «Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работникам с ненормированным рабочим днем»

При каких условиях будет выплачено отпускное возмещение

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен любому работающему (ст.114 ТК РФ). Продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней. Есть еще и дополнительный отпуск, который предоставляется:

в условиях Крайнего Севера и регионах, приравненных к ним;
во вредных и опасных условиях труда;
в особых условиях, с ненормированным рабочим днем, и др.

Оба вида трудовых каникул обязательно оплачиваются. Расчет отпускных производят исходя из среднего заработка за календарный год, при этом учитываются все трудовые выплаты. О том, как рассчитываются отпускные в 2021 году, читайте на нашем сайте https://otdelkadrov.online/6122-pravila-poryadok-nachisleniya-otpusknyh-v-year-godu-primer-rascheta

Если есть сомнения по поводу того, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то обратившись к Трудовому кодексу, можно понять что ответ однозначно утвердительный.

Эквивалент за не взятый отдых может быть назначен если:

работник увольняется;
положенный ему отдых превышает 28 календарных дней (ст.126 ТК РФ).

Увольняясь, работник вправе получить пособие за все дни заработанного отдыха. Сумма компенсации рассчитывается исходя из количества дней отпуска и среднего заработка за последний год.

Второй случай, при котором возможно возмещение — отпуск больше 28 дней. Тогда за все дополнительные дни или их часть начисляется денежный эквивалент. Например, если положен отпуск в размере 34 дней, то нужно использовать 28 из них на отдых, а за оставшиеся 6 дней получить компенсацию.

При этом закон не обязывает работодателя строго следовать этому правилу. Работодатель вправе не оплачивать добавочные дни отпуска, а потребовать их использования для отдыха.

Учтите! Правило не распространяется на беременных, работников не старше 18 лет, работников, занятых на вредных и опасных производствах. Они должны использовать дополнительный отпуск по прямому назначению.

Когда возможны данные отчисления

После написания заявления работником о расторжении трудовых отношений, ему обязаны подсчитать и выплатить компенсацию отпуска при увольнении на основании ст. 126, 127 ТК РФ.
Однако законодательство предусматривает категорию лиц, которым она выдана не будет. К таким сотрудникам относятся:

граждане до 18 лет;
женщины, ожидающие ребенка;
люди, занятые тяжелым и опасным трудом.

Все остальные труженики вправе получить финансовые выплаты.

Основные параметры для расчета отпускных при увольнении

Перед тем, как приступить к определению суммы компенсации за неотгулянный отпуск нужно:

1. Определить, сколько неотгулянных отпускных дней полагается сотруднику на момент увольнения. Согласно ст. 115 ТК РФ ежегодная продолжительность отпуска составляет не менее 28 календарных дней. Кроме этого необходимо учесть дополнительные дни оплачиваемого отдыха, если такие предусмотрены в компании.

2. Рассчитать среднедневную заработную плату работника за отчетный период.

ВАЖНО.

В отпускной стаж не включается: — время отсутствия работника на работе без уважительных причин; — отпуск по уходу за ребенком до трех лет; — отпуск за свой счет, общая продолжительность которого больше 14 календарных дней.

Как считать компенсацию, если сотрудник отработал расчетный период полностью

Пример:

Менеджер Иванов начал работать в компании 1 марта, а с 19 декабря того же года прекращает свою трудовую деятельность. За период своего труда менеджер не брал дни отдыха и заработал 300000 руб. На предприятии не предусмотрен дополнительный отпуск, только стандартные 28 дней в году.

1. Рассчитываем количество отпускных дней для компенсации пропорционально отработанному времени. Для этого используется следующая формула:

НД = (ЧД/12) х МР НД — неиспользованные дни отпуска; ЧД – количество отпускных дней за рабочий год (минимум 28); МР – количество месяцев, которые работник отработал. Этот показатель имеет свои правила определения:

— отработано в месяце 15 суток и более – округляется в большую сторону; — менее 15 суток – не берется в расчет.

Если работник брал отпуск в рассчитываемом периоде, то количество этих дней необходимо вычесть.

Если в последнем рабочем месяце сотрудник отработал более 15 дней, соответственно, месяц округляется до целого.

В нашем примере менеджер Иванов отработал с 1 марта по 19 декабря, то есть 10 месяцев.

(28/12) х 10 = 23.33 — Считаем дни отдыха, которые нужно компенсировать деньгами

СПРАВКА.

Нецелое число дней можно округлить в большую сторону для удобства расчетов. В меньшую сторону округлять запрещено, иначе это может быть расценено, как нарушение прав работника.

2. Считаем среднедневной заработок. Для этого необходимо:

— Посчитать все выплаты за отчетный период; — Определить число дней, которые фактически были отработаны в том же периоде.

Если сотрудник отработал период полностью, не был в командировках, не болел, не отдыхал, то расчет среднедневного заработка производится по формуле:

СДЗ = ЗП/ОП/29,3 СДЗ – среднедневной заработок; ЗП – зарплата, которая была начислена работнику за отчетный период; ОП – отработанный период без отпуска; 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Расчет: 300 000/10/29,3 = 1023,89 – это среднедневной заработок.

3. Считаем сумму компенсации за отпуск, который производится путем умножения количества причитающихся дней отпуска на среднедневной заработок.

СКО = НД х СДЗ СКО – сумма компенсации отпуска; НД — неиспользованные дни; СДЗ – среднедневной заработок;

Расчет компенсации для менеджера Иванова: 23,33 х 1023,89 = 23 887,35 рублей. Именно такую сумму получит сотрудник Иванов в качестве компенсации за неотгулянный отпуск при увольнении.

Нюансы расчета компенсации, если сотрудник отработал расчетный период не полностью Если работник отработал расчетный период не полностью, например, был на больничном или в отпуске, то из расчета вычитаются нерабочие дни. Также из расчеты вычитаются суммы, которые начислялись в это время.

Затем в каждом из месяцев, которые были отработаны не полностью, определяют количество учитываемых календарных дней по формуле:

УД = 29,3 / ОД х РД УД – учитываемые дни месяца, который был отработан не полностью; ОД – общее количество дней в месяце; РД – количество отработанных дней в месяце.

Определить средний дневной заработок в случае, когда один или несколько из последних 12 календарных месяцев отработаны не полностью, рассчитывают по формуле:

СДЗ = ЗП / ПМ х 29,3 + НМ1 + НМ2+НМn СДЗ – среднедневной заработок; ЗП – зарплата начисленная за отчетный период; ПМ – количество месяцев, отработанных полностью; НМ1, НМ2, НМn — количество дней в каждом месяце, который был отработан не полностью.

Как считать компенсацию, если сотрудник отработал 1 месяц

В этом случае важен тип и срок договора. Если он заключался на неопределенное время, а работник решил уволиться через 1 месяц, то расчет будет произведен по правилам, установленным Рострудом:

— 2,33 дня компенсации за месяц; — 2,58 дня – для несовершеннолетних.

Для определения компенсации используется формула:

ЗП/РДх2,33 ЗП – зарплата, которая была начислена сотруднику за месяц; РД – количество отработанных дней;

Пример: Инженер Петров за месяц заработал 40 000 рублей и принял решение об увольнении. При этом он отработал полных 20 дней.

Расчет компенсации за отпуск: (40 000/20) х 2,33 = 4 660 рублей.

ВНИМАНИЕ.

Если сотрудник работает по срочному трудовому договору, который заключен на период до 2 месяцев, то согласно ст. 291 ТК РФ, компенсируются 2 рабочих дня за каждый месяц труда.

Расчет компенсации

Нужно определить размер денежных выплат за весь последний год, а затем посчитать за один день. После этого умножить на количество причитающихся не отгулянных отпускных дней.

Как рассчитываются денежные выплаты без увольнения

Алгоритм определения компенсация за неиспользованный отпуск работникам, которые продолжают трудиться на предприятии, ничем не отличается оттого, что при прерывании трудовой договоренности.
Законом установлены некоторые ограничения. В ст. 126 ТК РФ четко прописано, что сотрудник вправе по письменному обращению попросить денежное возмещение неотгулянного отпуска, но только за ту часть, которая превышает 28 дней.

Компенсация отпуска при увольнении

Для того чтобы бухгалтерия начала процесс определения финансов в этом случае, от сотрудника должно поступить письменное уведомление о прекращении сотрудничества с данной организацией.
Основными принципами данной процедуры являются:

производится расчет сразу перед выплатой;
обращается внимание на отработанный период.

Интересно! Подсчитываются количество трудовых месяцев. Если отработано более двух недель, то они округляются до полного месяца.

Расчет положенных календарных дней отпуска

Для таких математических вычислений необходимо знать количество полных фактически отработанных месяцев. Их умножают на 2,33 (это число положенных на год дней отпуска поделенных на 12). Если в результате получается дробное число, то его следует, согласно письму Минздравсоцразвития РФ, округлять в пользу труженика. Так, если в результате получится 25,23, то округляют до 26.

Важно! Компенсация за неиспользованный отпуск в 2021 году составляет 2,33 дня за один отработанный месяц.

Если учитываются рабочие сутки

Бывают ситуации, когда нужно определить число причитающегося отпускного периода, учитывая не календарные, а рабочие дни. Количество дней отпуска из этого расчета составляет 24 суток. Их делят на 12. Полученное число (2) следует умножить на количество отработанных месяцев. Такой принцип подсчета применяется в таких случаях:

для сезонных работников;
при составлении трудового договора на период до 60 дней.

Читать так же: Серая зарплата

Основные правила расчета

Не секрет, что размер компенсации напрямую зависит от неиспользованного в течение 12 рабочих месяцев подряд отпускного стажа, который может составлять все 28 дней или какую-то их часть. Но как быть, если сотрудник проработал без отдыха несколько лет подряд, ведь тогда получается, что он может претендовать на возмещение не за 28 дней, а за гораздо больший период.
Определить, за сколько лет можно выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск, поможет Трудовой кодекс, в поправках к действующим законам которого подробно описываются все спорные ситуации без исключения. При этом на денежную выплату может претендовать не только увольняющийся работник, но и любой другой сотрудник, который не отгулял положенные ему дни, правда, речь идет о частичном возмещении, регулируемого статьей 126 ТК РФ «Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией».

Претенденты на компенсацию

Размер денежного возмещения за неотгуленный отпуск пропорционален его продолжительности, поэтому нередки ситуации, когда работнику предлагается выйти на отдых непосредственно перед увольнением, хотя он вправе отказаться, требуя полной или частичной (актуально при двухнедельном отпуске перед расчетом) компенсации в денежном эквиваленте. Так, работодатель обязан выплатить положенную увольняющемуся сумму, вне зависимости от причин его ухода с занимаемой должности.

Однако существует категория лиц, которая не имеет права претендовать на компенсацию, и в этот список попадают следующие сотрудники:

беременные;
несовершеннолетние;
работники, трудящиеся в тяжелых и опасных условиях.

В этих случаях сотрудники обязаны полностью отгуливать положенные им по закону отпускные дни, и отсутствие права на денежную компенсацию является для них дополнительным стимулом. При этом сотрудников, не уходивших в течение длительного периода времени на оплачиваемый отдых, часто интересует один и тот же вопрос по поводу компенсации отпуска при увольнении (за сколько лет можно вернуть деньги, и обязано ли их, вообще, выплачивать предприятие).

Вопреки распространенному мнению ситуация эта не является спорной, несмотря на то, что по законодательству работодатель обязан предоставлять годовые отпуска с оплатой по средней тарифной ставке всем сотрудникам без исключения и в особенности беременным, лицам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, и трудящимся в тяжелых условиях. То есть переносить идущий по графику отдых на более поздний срок нельзя и чаще всего такие случаи обусловлены форс-мажором.

Тем не менее на практике дела могут обстоять совершенно иначе и некоторые сотрудники по своей инициативе или по желанию руководства сознательно не уходят в отпуск по несколько лет подряд. При расчете работодатель может предложить таким сотрудникам возмещение в денежной форме только за один неотгуленный отпуск, хотя на самом деле он обязан выплатить компенсацию за все отпускные дни, проведенные на рабочем месте, о каком бы периоде времени ни шла речь.

Примеры вычисления отпускного стажа

Если же в течение нескольких лет сотрудник использовал положенные ему по закону отпуска только частично, то при получении расчета ему должна быть выплачена компенсация за неотгуленные дни этих лет. Для наглядности можно привести такой пример:

Дано: сотрудник Иванов брал 23 дня отпуска в 2014 году, 28 дней в 2015, 20 дней в 2021, 6 дней в 2021 и не уходил в отпуск в 2021. 25.09.2018 он подал заявление на расчет, взяв 14 дней отпуска до официального увольнения 9.10.2018 и фактически проработав 9 полных месяцев в этом году.
Найти: расчетный период для определения компенсации за отпуска, которые не были использованы сотрудником.
Решение: Р/п=(28−23)+(28−28)+(28−20)+(28−6)+28/12*9−14=42 дня.

При определении расчетного периода при расчете компенсации при увольнении необходимо учитывать не только основной отпуск продолжительностью в 28 дней, но и дополнительный оплачиваемый отдых, если он полагается сотруднику по трудовому договору.

В настоящее время существуют следующие категории претендентов на дополнительные отпуска:

сотрудники, работающие в тяжелых или опасных для здоровья условиях;
работники, ведущие какую-то особую профессиональную деятельность;
трудящиеся сверх нормы (при условии фиксации ненормированного рабочего графика);
работающие в суровых климатических условиях (на Крайнем Севере или на территориях со статусом, приравненном к этому);
сотрудники предприятий, на которых дополнительный отдых предусмотрен внутренним регламентом в качестве поощрения или компенсации за какие-либо заслуги или достижения.

Встречаются и другие ситуации, когда сотрудник не использует дополнительный отдых или отгулы, но в отпускной стаж для расчета компенсации будут входить только те отпуска, которые оплачиваются предприятием. Причем в эти дни входят не только праздники, но и больничные, поэтому отдельная компенсация за них не будет предусмотрена.

Сроки выплат и просрочка

Если предприятие в лице руководства отказывается выполнять свои обязательства и на следующий день после официального увольнения работник получил одни только расчетные или недостаточную сумму компенсации, то он может смело обращаться с жалобой в трудовую инспекцию. В случае если и эта мера не принесет желаемого результата, то следующей инстанцией для разбирательства с недобросовестным работодателем станет суд.
При этом за каждый последующий день просрочки будет начисляться пеня за несвоевременную выплату, которая рассчитывается по отдельной формуле. Сам расчет компенсации проводится непосредственно перед его выплатой. Если же была зафиксирована задержка, то работодатель обязан погасить задолженность (возмещение за отпуск и набежавшая за этот срок пеня), учитывая и день проведения выплаты.

За отказ от погашения задолженности на работодателя накладываются штрафные санкции в размере от 100 до 500 тысяч российских рублей или же в сумме, равной среднегодовой заработной плате сотрудника, неполучившего пособия. Кроме того, руководство, нарушившее регламент, может быть отстранено от занимаемого поста с запретом работы на руководящих должностях в последующие несколько лет. В особо тяжелых случаях недобросовестным работодателям грозят принудительные работы или годовое тюремное заключение.

Иногда спорные вопросы возникают на почве вычисления отпускного стажа при увольнении в середине рабочего месяца, ведь от этого показателя напрямую зависит размер компенсации. Решаются эти споры по правилам простой арифметики посредством округления в большую или меньшую сторону количества отработанных дней в месяц расчета.

И если, к примеру, сотрудник отработал две недели, то ему засчитается этот месяц как полный, то есть компенсация будет начисляться и с учетом этого расчетного периода. В обратной ситуации (работа в месяц расчета до 14 дней) этот период не будет учитываться вовсе, притом что речь идет только о вычислении размера денежного возмещения за отпуск, а вовсе не об определении суммы выходного пособия, которая рассчитывается отдельно.

Исключать из отпускного стажа приходится и все отгулы, которые сотрудник брал за свой счет. В эту же категорию попадает такое понятие, как отпуск за свой счет. В качестве примера можно привести довольно распространенную ситуацию:

Условие: сотрудница Николаева проработала инспектором второй категории в период с 22.08.2016 по 25.10.2017, и ей положена при увольнении компенсация за неиспользованный отпуск. За сколько лет и месяцев она будет рассчитываться, если в 2021 Николаева брала 15 дней отпуска по уходу за матерью-инвалидом за свой счет в период с 10.10 по 25.10.2017.
Решение: Так как в месяц приема сотрудница проработала менее 14 дней, то он не будет входить в отпускной стаж. В месяц увольнения сотрудница проработала 25−15 = 10 дней, поэтому он так же не может быть учтен как полный. То есть по факту она проработала 1 год 1 месяц или 13 месяцев. Расчетный период по этим данным составляет 28/12*13=30 дней.

Получаемые при расчетах сотые доли принято округлять в большую или меньшую сторону по законам арифметики. Такой же алгоритм необходимо использовать и при определении расчетного периода для денежной компенсации за неиспользованный отпуск без последующего увольнения.

Как получить компенсацию

Иметь финансовое возмещение гражданин может только после подачи прошения в письменном виде. Специально установленного образца законом не предусмотрено. Писать нужно на имя главы предприятия в свободной форме.

Заявление

При его составлении целесообразно указывать такие моменты:

персональные данные обращающегося;
наименование фирмы и фамилия руководителя;
при указании своей просьбы ссылаться на статьи законов;
период работы, за который должен быть отпуск и его вид (основной или дополнительный);
в конце проставляется дата и подпись.

Образец заявления на компенсацию за неиспользованный отпуск

Совет! Документ может быть составлен в печатном варианте или быть написано от руки.

Ответственность и штрафы за нарушение по выплате компенсации

Необходимо обратить свое внимание сразу на несколько законодательных актов. В результате анализа, можно выделить следующие особенности:

Если организация по каким-либо причинам не осуществила выплату полагающейся компенсации за неиспользованный отпуск, трудовая инспекция может привлечь ее к ответственности по административному законодательству. При этом сотруднику должны будут выплатить всю полагающуюся сумму долга. Сумма административного штрафа может доходить до пятидесяти тысяч, так что стоит несколько раз подумать, прежде чем решаться оставить своего, пускай и бывшего, коллегу, без оплаты его не предоставленных дней для законного отдыха.
Достаточно часто случаются ситуации, когда непосредственный работодатель издал соответствующий приказ о выплате средств за неиспользованные дни отдыха, но бухгалтер по каким-то своим личным причинам не осуществил выплату. Это может произойти по многим ситуациям начиная от преднамеренной задержки и заканчивая забывчивостью сотрудника. В подобном случае работодатель может наказать провинившегося бухгалтера следующим способом:
сделать выговор;
сделать замечание.
Если работодатель не выплатил в предусмотренные сроки своему работнику причитающуюся сумму, он попадает под материальную ответственность. А значит, ему придется также предоставить эту компенсации в совокупности с дополнительными процентами, установленные законодательством.

Оформление компенсации

Если руководитель согласен возместить денежные средства подчиненному за неотгулянный отпуск, то на заявлении проставляет резолюцию.
Согласовывается этот вопрос с начальником подразделения и главным бухгалтером. Далее, такой сотрудник включается в приказ, которому присваивается номер. Он состоит из двух частей:

Повторяется текст заявления;
Дается распоряжение бухгалтерии о выдаче средств.

Сотрудник подтверждает ознакомление с данным документом своей подписью.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

ООО «СтройМет»

Приказ № 15-ОК

О замене части отпуска денежной компенсацией

г. Рязань 18.05.2020 г.

В связи с превышением ежегодного оплачиваемого отпуска, а также на основании заявления, поступившего от бухгалтера Мишиной А. В. от 11.05.2020 г. и согласно ст. 126 ТК,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Бухгалтеру Мишиной А. В. вместо части очередного отпуска, превысившей 28 дней, в количестве 5 календарных дней, выплатить денежную компенсацию.
Главному бухгалтеру Ильиной П. К. начислить и произвести компенсационную выплату.
Ответственность за исполнение приказа возложить на главного бухгалтера Ильину П. К.

Генеральный директор Ушкин Ушкин Р.А.

С приказом ознакомлены: Мишина Мишина А.В.

Ильина Ильина П.К.

В каких случаях можно заменить отпуск деньгами

Право на отдых, в том числе и в период ежегодных оплачиваемых отпусков, устанавливает ТК РФ. Продолжительность отдыха должна быть не менее 28 дней в году (ст. 21, 115 ТК РФ). Право на отдых является одновременно и обязанностью работника: получить вместо отпуска денежный эквивалент, продолжая работу, он не может.

Вместе с тем, некоторым категориям работников положен более длительный ежегодный отпуск либо дополнительный.

К примеру, работники-инвалиды имеют право отдыхать более длительно — не менее 30 дней в году (ФЗ-181 от 24/11/95 г.), а работники с ненормируемым режимом труда, трудящиеся на Крайнем Севере, имеют право на дополнительные отпуска (ст. 116 ТК РФ).

Могут устанавливаться такие дополнительные выходные и локальными актами компании, предоставляться и оплачиваться по инициативе администрации.

Разница между установленной нормой отпускных дней (28) и более длительным отпуском, предоставленным работнику, может по его желанию компенсироваться. Отпуск в 28 дней или его часть не заменяется денежной компенсацией, за исключением случая, когда работник увольняется, не успев уйти в отпуск за проработанный ранее период.

Дополнительные отпуска, однако, не во всех случаях закон позволяет заменить компенсацией.

Бывают ситуации, когда работник, не пользуясь отпуском течение 2 лет, рассчитывает получить деньги за весь этот период или его часть: к примеру, отгулять 28 дней, а за оставшееся время, которое ему «должна» фирма, получить деньги. Однако компенсацию ему начислить в данном случае нельзя.

Законодатель позволяет «взять деньгами» все те же дополнительные дни за каждый год, все сразу или частями, а период по 28 дней за каждый год – отдыхать (абз. 2 ст. 126 ТК РФ). Конечно, это возможно только при условии, что эти дни ему положены по закону. Разберем указанные ситуации более подробно и рассмотрим порядок оформления денежной компенсации отпуска.

Вопросы налогообложения

Как и другие доходы граждан данная выплата компенсации за неиспользованный отпуск облагается налогом. Однако, согласно ст. 217 НК РФ, они могут быть взяты только в таких случаях:

выплата происходит в финальный трудовой день;
сотрудник получает деньги в день зарплаты и не увольняется.

В остальных случаях НДФЛ не предусмотрен.

Внимание! Финансовые затраты на компенсацию отпуска работнику учитываются в общих расходах компании (ст. 255 НК РФ).

Работодатель в бюджет страны обязан передать налог не позднее за днем после выплаты средств работнику (ст. 226 НК РФ).

Взносы в Пенсионный Фонд, ФСС и ЕСН не выплачиваются.

Статья 217 Налогового кодекса РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению (освобождаемые от налогообложения)»

Статья 255 Налогового кодекса РФ «Расходы на оплату труда»

Читать так же: Признаки дробления бизнеса

Статья 226 Налогового кодекса РФ «Особенности исчисления налога налоговыми агентами. Порядок и сроки уплаты налога налоговыми агентами»

Налогообложение и страховые взносы

Налогообложение компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении регулируется Налоговым Кодексом РФ. Статья 226 обязывает работодателя перечислить НДФЛ не позднее одного рабочего дня, следующего за датой увольнения сотрудника. В любой ситуации – при увольнении либо при продолжении трудовой деятельности – с выплаченной суммы отчисляются обязательные страховые взносы в ФСС и ПФР (ФЗ №212, п.2, ч.1, ст.9).

В бухгалтерских документах организации (малого предприятия), не имеющей фонда оплаты отпусков, возмещение неиспользованных суток отражается как статья расходов (ст. 225 НК РФ), поэтому влияет на выплату налога на прибыль организациями, применяющих систему налогообложения «доходы минус расходы» и не влияет на использующих в качестве объекта налогообложения только доходы.

Особенности расчета компенсации в некоторых ситуациях

При любом подсчете нужно определить количество наработанных дней отдыха, а потом и неиспользованных. А потом узнать и саму сумму возмещения средств.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Число неиспользованных дней

Средний дневной заработок

Декретнице. Данный вопрос контролируется Правилами о дополнительных отпусках и ст. 127 ТК РФ. При этом нужно учитывать размер заработной платы за сутки, общее количество отпускных дней, за которые будет получена компенсация. Данная категория трудящихся тщательно контролируется со стороны правительства державы. Поэтому необходимо ответственным лицам проявить внимательность;
Совместителю. Согласно ТК РФ, процедура начисления происходит аналогично, как и для обычных сотрудников;
При увольнении переводом. В этом случае работодатели руководствуются ст. 127 ТК РФ. Механизм компенсации за неиспользованные дни отпуска не отличается от стандартного;
За дополнительный отпуск. Подсчитывается размер выплаты точно также, как и все остальные возмещения. Отдается на руки сотруднику в день выплаты заработной платы.

За сколько неоплаченных отпусков может быть выплачена компенсация?

Практика показывает, что очень часто при увольнении сотрудника кадровики обнаруживают «куски» неиспользованного отпуска в предыдущие годы. В п.1 ст. 127 ясно прописано, что при увольнении работодатель должен компенсировать дни за ВСЕ неиспользованные отпуска, а это значит, что количество неотгулянных в предыдущие рабочие года дней суммируется, а не сгорает.

Пример

Сотрудник, увольняющийся в марте 2021, в 2015 г. был в отпуске 19 дней вместо положенных 28, в 2014 — 23, а в 2013 — 22.

Предусмотренный законом период отдыха за предыдущие годы должен составить 28х3= 84 дня, вместо этого работник отдыхал 19+23+22 = 64 дня, следовательно, ему полагается доплата за 20 дней.

Ответственность за невыплату компенсации

Законом предусмотрено наказание работодателям, которые нарушают сроки и объемы выплат. Это может быть:

отстранение от занимаемой должности сроком на один год;
лишение свободы до 12 месяцев;
принудительные работы на несколько лет.

Предусмотрены такие штрафные санкции:

для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 р.;
индивидуальных предпринимателей — 1000–5000 р.;
для должностных лиц — от 10 до 20 тыс. р.

После принятия решения прекратить трудовое сотрудничество со своим работодателем, гражданин вместе с трудовой книжкой вправе получить и денежные выплаты. Основная их часть может состоять из компенсации за неиспользованный трудовой отпуск. Поэтому зная правила подсчета их количества и принципа выплаты, можно проконтролировать свои поступления.