Неиспользованный отпуск: как предоставить и оформить отпуска за прошлые периоды

05.07.2019

0

92

4 мин.

Ежегодный отпуск – это установленный Трудовым кодексом временной промежуток, в течение которого сотрудник отстраняется от своих служебных обязанностей без потери должности и зарплаты. По желанию работника этот период может быть перенесен, но только по предварительному соглашению с работодателем. Как долго за подчиненным сохраняется его неиспользованный отпуск, и полагается ли за него материальная компенсация, выясним в статье ниже.

Нормы Трудового Кодекса

Во исполнение норм закона, а именно ст.123 ТК РФ в каждом учреждении составляется график очередности отпусков до 15 декабря из расчета установления плановых периодов отдыха на будущий год.
При этом, учитывая, что оговоренный документ является локальным актом, утвержденный и руководителем, и председателем профсоюзного комитета, график подлежит обязательному соблюдению обеими сторонами правоотношений, которыми в данном случае являются работник и предприятие.

Также, учитывая, что предусмотреть на год вперед все возможные проблемы, как производственного характера, так и личного не реально, законом дано право внесения изменения в график с перенесением времени отдыха на другое время. Ведь сотрудник не может заранее знать о том, что ему возможно понадобится санаторно-курортное лечение в виду ухудшения здоровья, а руководитель не может предугадать ту же производственную аварию или иные обстоятельства.

Именно поэтому для подобных ситуаций законом и предусмотрена возможность перенесение ранее запланированного периода отдыха на другой срок, особенно в случае, если отсутствие труженика на рабочем месте может неблагоприятно сказаться на производственном процессе.

При этом во исполнение норм ст.124 ТК РФ передвинуть основной отпуск можно не просто так, а только при соблюдении нескольких условий, в частности:

• наличия согласия труженика;
• веского основания для изменения срока использования законного отдыха;
• предоставления неиспользованного вовремя отпуска в другое время, а именно до конца текущего года либо не позднее следующего.

А ведь в следующем году в порядке ст.114 ТК РФ труженику будет полагаться еще один отпуск, который также должен быть реализован в соответствии с периодом, оговоренным в графике, что, по сути, и приводит к тому, что отпуск за прошлый год остается вне графика, в то время, как ежегодный отдых в настоящий момент и используется, таким образом, накапливая дни неотгуленного отпуска.

Пример расчёта неотгуленного отпуска

Как рассчитывается количество дней отпуска при увольнении? Для того чтобы понимать, как правильно производить расчёты, нужно привести наглядный пример.

Работник П. устроился на работу в декабре 2021 года, в декабре 2019 года он решил уволиться, проработав ровно 1 календарный год. В течение всего этого года он получал ежемесячно оклад 35 тысяч рублей. Кроме того, в ноябре он получил премию в размере 6 тысяч рублей. В отпуск он не ходил. При увольнении ему положена компенсация за полные 28 дней законного отдыха.

Бухгалтер производит расчёт среднего заработка:

1. Годовой заработок – (35 000 * 12) + 6 000 = 426 000 рублей.
2. Усреднённый заработок за 1 рабочий день – (426 000 / 12) / 29,3 = 1 211, 6 рублей.
3. Компенсация за отпуск – 1 211,6 * 28 = 33 925 рублей.

При увольнении он получит компенсацию за неиспользованный ранее отпуск в размере 33 925 рублей, плюс заработную плату за полностью отработанный календарный месяц.

Сколько может “накопиться”

На основании ст.124 ТК РФ запрещено не предоставление отдыха на протяжении двух лет подряд, что в принципе и исполняется, учитывая, что сотрудники на протяжении года используют, как правило, часть отдыха, в то время как оставшиеся дни переносятся на потом.

При этом в следующем году складывается аналогичная ситуация, которая в итоге и приводит к достаточно большому количеству нереализованных дней отдыха за несколько лет кряду.

А так как предоставить все дни законного отпуска за два года работодатель не может, учитывая, что предполагается достаточно длительное отсутствие труженика, о неиспользованных отпусках предпочитают не вспоминать, вплоть до момента прекращения трудовых правоотношений. При этом, если сотрудник работает достаточно длительное время в компании, которая в целях производственной необходимости практикует разделение и перенесение отпусков, к моменту увольнения сотрудника накапливается достаточно солидное количество дней нереализованного отпуска, которые можно компенсировать только двумя путями, денежной компенсацией либо предоставлением отпуска.

Следует отметить, что подобная ситуация складывается потому, что законом не установлена граничная продолжительность нереализованных отпусков, ведь предполагается, что сотрудники отдыхают вовремя на основании графика очередности либо используют нереализованную часть в последующие два года.

Варианты «избавления» от неиспользованных периодов отдыха

По сути, реализовать неиспользованный в установленный срок накопленный отдых можно только двумя способами, а именно:

• в денежном эквиваленте, посредством получения компенсации;
• предоставлением части неиспользованного отдыха путем его присоединения к основному отпуску в течение последующих лет.

При этом независимо от того, какой способ погашения нереализованных дней отдыха будет избран, стоит учитывать некоторые законодательные нюансы. Так в частности, в соответствии со ст.126 ТК РФ замена отпуска в полном объеме денежной компенсацией за текущий год не допускается. А вот части отпуска, оставшиеся за прошлые года, таким способом погашены могут быть, но при условии, что компания располагает достаточными средства и руководство учреждения согласно на подобный эквивалент отдыха.

Также следует учитывать тот факт, что заменить в денежном выражении можно только те отпуска, которые являются основными и только в части превышающей 28 дней. В то время как дополнительные отпуска, предусмотренные для восстановления здоровья, замене в виде материальной компенсации не подлежат, особенно если речь идет о периодах отдыха, предоставляемых в связи с занятостью в опасных условиях либо за труд в северных районах.

Как рассчитать отпуск за предыдущие года пример

На первый взгляд кажется, что отпуск относится к прошлому году. А раз так, то и финансироваться должен из бюджета соответствующего года. Но это не совсем правильно. Бюджетный период — один календарный год.

Внимание

А значит, и все фактические бюджетные расходы осуществляются только в пределах этого периода независимо от того, к какому периоду они относятся. Вывод: отпускные при предоставлении отпуска за предыдущие годы выплачивают за счет фонда оплаты труда текущего бюджетного года. При разработке сметы на текущий год вам надо заложить суммы для предоставления отпуска не только за текущий год, но и за прошлые годы.

Данные для определения суммы на эти цели можно взять из графика отпусков (в нем также планируют использование всех неиспользованных ранее отпусков).

Порядок предоставления периодов за прошлые года

По сути, нереализованный в свое время отдых ни чем не отличается от основного отпуска, который предоставляется ежегодно, следовательно, порядок оформления неотгулянного периода будет аналогичным, за некоторым исключением.

В частности, в порядке ст.123 ТК РФ при предоставлении ежегодного отпуска предполагается вручение уведомление за две недели до отдыха, в случае же если отпуск предоставляется не по графику и по просьбе работника уведомление не требуется.

В подобной ситуации на рассмотрение руководства труженик предоставляет заявление, в котором собственно и отражается просьба об использовании нереализованной части отпуска за прошлые года в виде отдыха с определенной даты либо материальной компенсации. При этом учитывая, что неиспользованные части в график не включаются, работодатель имеет право отказать в предоставлении отдыха именно в требуемое работников время, но опять же с условием его использования в более поздний срок, допустим, после сдачи квартального отчета.

Если же руководитель не возражает против реализации остатков отпуска за прошлые года, на заявление налагается резолюция, на основании которой уже издается приказ о предоставлении законного отдыха в полном объеме либо только его части с последующей реализацией уже в другой период.

При этом если работник желает нереализованные части отпуска использовать не в виде отдыха, а в денежном эквиваленте, заявление также подается, на его основании опять же издается приказ о выплате компенсации, но только в том случае, если учреждение располагает достаточными средствами.

Расчет компенсации

В соответствии со ст.114 ТК РФ на период использования ежегодного отдыха за работником сохраняется не только должность, но и средний заработок, порядок расчета которого осуществляется с нормами ст.139 ТК РФ. Так в частности, к учету принимаются все начисленные суммы за последние 12 месяцев, включающие в себя оклады, больничные и надбавки, не говоря уже о стимулирующих выплатах.

Оговоренные начисления суммируются и делятся на 12, таким образом, вычисляется средний заработок за месяц. Затем из полученной суммы исчисляется уже дневной заработок путем деления среднемесячной оплаты труда на коэффициент 29,3, который, по сути, является усредненным показателем количества дней в месяце.

По завершении исчислений полученная сумма дневного заработка умножается на количество дней предоставляемого отпуска и перечисляется работнику уже в качестве отпускных.

Если же труженик не планирует использовать накопленные дни отпуска в натуре, то есть посредством отдыха и желает получить оговоренный отпуск в виде денежной компенсации, расчет отпускных производиться аналогичным образом.

Примеры расчета неиспользованного отпуска

#1. Если сотрудник был в отпуске без содержания

Согласно ТК РФ в стаж работы включаются только 14 дней отпуска без содержания. Иванов отдыхал 20 дней без содержания, значит 6 дней нужно будет исключить из его стажа. Время основного отпуска из стажа исключать не нужно.

1. Расчет отпускного стажа

Отпускной стаж нужно считать с 10.08.2011 по 22.04.2013.

С 10.08.2011 по 09.08.2012 было отработано 12 полных месяцев.

С 10.08.2012 по 22.04.2013 было отработано 8 месяцев 12 дней.

Исключаем 6 дней отпуска без содержания.

Итого стаж = 12 мес. + 8 мес. 12 дней — 6 дней = 20 мес. 6 дней.

6 дней не учитываем, так как отработано меньше половины месяца. Значит, итоговый отпускной стаж — 20 месяцев.

2. Формула расчета дней неиспользованного отпуска

Теперь нужно рассчитать сколько дней отпуска осталось у Иванова за 20 месяцев стажа.

Дни неиспользованного отпуска = 28 / 12 * 20 — 28 = 18,67 дней.

#2. Если сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком

1. Расчет отпускного стажа

Стаж будет исчислять с 01.03.2010 по 21.04.2013.

Отпуск по уходу за ребенком следует исключить из стажа, дающего право на отпуск.

Всего в периоде с 01.03.2010 по 21.04.2013 — 37 месяцев и 21 дней.

Исключаем период с 10.10.2010 по 20.06.2012, то есть 19 месяцев и 10 дней.

Итого отпускной стаж = 18 месяцев и 11 дней. 11 дней не учитываем, получаем стаж 18 полных месяцев.

2. Неиспользованные дни отпуска. Формула расчета

28 / 12 * 18 = 42 дня отпуска положено Петровой.

#3. Если сотрудник увольняется, не отработав 11 месяцев

Отпускной стаж: с 01.08.2012 по 31.03.2013 — это полных 8 месяцев, плюс 7 дней в июле и 22 дня в апреле, итого 8 месяцев 29 дней, округляем до 9 полных месяцев. Дни больничного исключать из стажа не нужно.

Дни отпуска = 28 / 12 * 9 = 21 день.

#4. Расчет неиспользованных дней отпуска при увольнении

В данном случае по окончании отпуска необходимо сделать расчет с работником, в том числе выплатить компенсацию по неиспользованному отпуску. Тут нужно не забыть, что тот период, когда сотрудник находился в последнем отпуске перед увольнением, также нужно включить в отпускной стаж, так как время основного отпуска включается в стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск.

В статье рассмотрены основные моменты, касающиеся отпускного стажа и расчета дней неиспользованного отпуска. Если у вас остались еще какие-то вопросы, касающиеся этой темы, можете задать их ниже.

Как поступить перед декретом

На основании ст.260 ТК РФ беременной женщине в преддверии родов в качестве дополнительной меры поддержки предоставлено право на использование основного отпуска вне графика и продолжительности стажа занятости. При этом оговоренным видом отдыха сотрудница по своему выбору может воспользоваться как до ухода в декрет, так и после, сразу же по окончании больничного либо отпуска по уходу за ребенком.

В случае, если у беременной труженицы не достаточно стажа для использования отдыха в полном объеме отпуск ей предоставляется авансом. Если же у женщины отпуск не использован, более того накопились дополнительные дни отдыха за прошлые года, период освобождения от работы все равно предоставляется только в размере ежегодного отпуска, учитывая, что оговоренная норма закреплена законом и работодатель не имеет права отказать.

При этом вопрос о предоставлении дополнительных дней отдыха, неиспользованных в установленное графиком время, решается уже по согласованию с руководством компании, в связи с тем, что обязанности по их реализации именно перед декретом либо после него законом не установлено. То есть, по сути, вопрос использования неотгуленных отпусков в отношении беременной женщины решается в рабочем порядке и с учетом производственных процессов.

При увольнении

В соответствии со ст.127 ТК РФ при расторжении трудовых правоотношений компания обязана выплатить сотруднику компенсацию за все дни неиспользованного отпуска, который к моменту увольнения реализован не был.

То есть по сути, независимо от того, использовался ли ежегодный отпуск в установленное графиком время или нет, а также невзирая на то, какое количество дней было накоплено, работодатель обязан выплатить компенсацию за все дни в размере средней оплаты труда, рассчитанной с учетом норм, закрепленных в ст.139 ТК РФ.

Расчёт отпускного стажа

Чтобы правильно определить количество дней неиспользованного отпуска, необходимо знать порядок расчёта стажа. В первую очередь, нужно подсчитать стаж, который необходимо иметь для получения определённого количества дней. Учитывается не календарный год, а рабочий. Отправной точкой отчёта выступает дата приёма конкретного человека на работу.

Например, человек устроился на работу 19 января 2021 года. Его рабочий год закончится 18 января 2021 года. Именно этот период учитывается при расчёте дней ежегодного законного отдыха. Он не привязан к календарному году.