Как оформить больничный лист — список документов и куда идти?

Зачем потребовался «цифровой» больничный

Вводя электронный больничный лист, законодатели преследовали три основных цели:

• упростить взаимодействие между лечебной организацией, работодателем, заболевшим работником и ФСС;
• уменьшить оборот бумажных документов;
• повысить контроль над подлинностью листков нетрудоспособности, сделать прозрачной их выдачу.

Несмотря на то, что оформление «цифровых» больничных – законодательно разрешенная медицинская госуслуга, выписать их врач сможет только при выполнении трех обязательных условий:

1. Работодатель сотрудника зарегистрировался на официальном ведомственном сайте ФСС и открыл там личный кабинет.
2. Медицинское учреждение подключилось к специальной информационной системе по выдаче электронных листков нетрудоспособности.
3. Пациент оформил и подписал согласие о выдаче цифрового документа.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Если хотя бы одно из вышеуказанных обстоятельств отсутствует, работнику будет выдан обычный бумажный больничный.

. Форма актуальна на январь 2021 года.

Законодательная база

Выдача электронных больничных листов, их заполнение в 2021 году регулируются несколькими нормативными актами:

Федеральный закон № 86 от 01.05.2017 о внесении изменений в отдельные правовые документы, запустивший эту систему в действие (повсеместно).

Федеральный закон № 255-ФЗ от 29.12.2006 – основной закон о страховании сотрудников на случай нетрудоспособности, беременности и родов. Услуге по выдаче больничных в электронном виде посвящена статья 13.

Правительственное Постановление № 1567 от 16.12.2017, утвердившее инструкцию взаимодействия между страхователем (работодателем), страховщиком (ФСС) и медучреждением.

Приказ Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 о порядке выписки больничных.

Как работают электронные больничные листы для пациента

Больничный лист нужен, чтобы работодатель (либо ФСС, если гражданин проживает в регионе, принимающем участие в пилотном проекте) оплачивал сотруднику период нетрудоспособности по причине болезни.

Одной из основных преград для повсеместного введения электронного документооборота в России является укоренившаяся в нашей стране привычка граждан к бумажным документам. В особенности это относится к старшему поколению граждан, привыкших ценить и сохранять документы в бумажном виде. Поскольку раньше утеря либо порча бумаг могла обойтись недешево, в особенности если человек не имел возможности документ восстановить.

По этой причине переход на электронные больничные листы в 2018 году ведется в максимальной степени плавно. Электронный документ выдается исключительно с согласия пациентов.

Если у гражданина нет доверия к электронному больничному листу, то он вправе отказаться от него и запросить выдачу стандартного бумажного документа. Но если он не противится электронному документу, то при выписке бумаг ему не выдают – просто сообщают номер его больничного в электронной системе.

Возвратившись на работу, гражданин называет данный номер своему работодателю. Тот, в свою очередь, вводит его в систему и получает всю нужную информацию, относящуюся к данному человеку – все, что требуется для начисления оплаты за время нетрудоспособности:

• наименование медучреждения,
• дата выдачи листа,
• период заболевания (открытие/закрытие больничного листа),
• ФИО пациента.

Получив всю нужную информацию, работодатель начислит оплату за больничный лист.

Работнику не стоит беспокоиться – работодатель/бухгалтер не будут иметь доступа к сведениям, их не касающимся. Скажем, они не будут иметь доступа к диагнозу, поставленному в больнице. Еще у них отсутствует доступ к больничным, выписанным сотруднику во время его работы в другом учреждении.

Фото: pixabay.com

Как это работает

Электронный больничный документ медицинское учреждение открывает по следующей схеме:

1. Работник, посетив кабинет врача, сообщает ему о желании взять электронный листок нетрудоспособности (кратко – ЭЛН). При этом он:
   сообщает доктору об участии работодателя-страхователя в информационном обмене сведениями, необходимыми для формирования «цифровых» больничных;
2. заполняет и подписывает заявление о согласии на выдачу документа в электронной форме;
3. предъявляет СНИЛС или сообщает его номер.
4. Врач отправляет онлайн-запрос в информационную систему («Соцстрах») о присвоении документу номера. Получив его, медработник при помощи специально разработанного программного обеспечения производит заполнение ЭЛН. Номер больничного сообщают застрахованному лицу (пациенту).
5. Завершив действия по оформлению электронного больничного, доктор удостоверяет его цифровой личной подписью.
6. Сформированный документ по сети медицинское учреждение заверяет собственной подписью и направляет в «Соцстрах».

Если болезнь сотрудника затянулась, и понадобилось продление листка нетрудоспособности, он, по мере необходимости, дополняется новыми записями. После закрытия больничного, в ЭЛН вносится соответствующая запись, документ заверяется цифровой подписью доктора и клиники, а затем отправляется в «Соцстрах».

Данная услуга оказывается пациентам лечебных организаций бесплатно. Вся информация передается по специальным защищенным каналам, которые считаются недоступными для чужого взора или коррекции данных со стороны постороннего лица.

Как работать с больничным (где искать и что делать)

Электронный листок нетрудоспособности 2021 заполняют в специальной компьютерной программе. Документ выглядит так же, как и бумажный бланк, и заполняется он по тем же правилам.

Для страхователя алгоритм действий схематично представлен в памятке ФСС. При переходе на новый вариант документа организация должна обладать следующими опциями:

1. Иметь выход в Интернет.
2. Установить на компьютер, где предполагается работа с ЭЛН, сертифицированное средство криптозащиты информации (например, КриптоПро или ViPNet).
3. Получить на сайте ФСС усиленную квалифицированную цифровую подпись. Использовать можно также электронные подписи, выданные аккредитованными удостоверяющими центрами ранее.

Получить файл с больничным листом можно двумя способами: первый — из программного обеспечения по ведению автоматизированного бухгалтерского (кадрового) учета (например, 1С); второй — в личном кабинете страхователя на сайте ФСС.

Действия кадровиков при получении ЭЛН

Узнав номер электронного листка нетрудоспособности, сотрудник сообщает его работодателю. По нему и номеру СНИЛС самого работника кадровики или бухгалтеры в электронном виде запрашивают данные о больничном в ФСС. Чтобы она высветилась на экране, необходимо щелкнуть по кнопке «ПОЛУЧИТЬ ЛН».

Важное замечание! Работодатель получает доступ к цифровому больничному листу сотрудника только после того, как документ будет закрыт медицинской организацией. Просмотреть действующий ЭЛН он не сможет.

Когда представитель работодателя получит электронный документ, он вносит в него недостающую информацию, и исправляет, если что-то заполнено неверно (сообщение об этом он видит внутри системы). Для него в программе имеется красноречивая вкладка: «Заполняется работодателем». Туда он, в частности, вносит:

• наименование компании, где трудится застрахованное лицо;
• совместителем или основным работником является владелец гражданин, которому выписан больничный;
• его ИНН;
• фамилии с инициалами – руководителя фирмы и главбуха;
• средний заработок застрахованного сотрудника и его стаж;
• период нетрудоспособности;
• дата, когда он приступил к работе, и иные сведения.

На основе введенных данных пособие, положенное сотруднику в связи с нетрудоспособностью, рассчитывается программой автоматически. Сотрудник получает выплату за больничный лист, а данные о ее размере сообщаются страховщику – в ФСС.

Образец заполнения больничного листа

Заполнение больничного листа — это процедура освидетельствования врачом нетрудоспособности трудящегося.

Работник, желающий оформить листок нетрудоспособности, должен прийти в медицинскую организацию с документом, удостоверяющим его личность. После чего медицинский сотрудник проводит осмотр пациента, назначает осмотр у дополнительных врачей (если это требуется) и заносит данные, свидетельствующие о здоровье и состоянии больного, в его амбулаторную карту.

Больничный лист обосновывает причину вашей нетрудоспособности, он заполняется врачом. Данный документ предоставляет вам право на получение социальных страховых выплат (больничного пособия). Документ выполнен в голубой расцветке.

Поля для заполнения представлены в виде клеточек светло-желтого цвета. Обратная сторона листа содержит информацию по заполнению акта.

Для того, чтобы защититься от подделок, каждому листу присваивается свой уникальный номер и штрих код. Также на листке имеется водяной знак (логотип ФСС РФ).

В настоящее время ведется разработка электронных листков нетрудоспособности, это поможет избежать мошенничества со стороны работников и псевдоврачей.

Процедура заполнения бланка достаточно проста. Всего существует 2 раздела, представленных к заполнению. Вначале заполнение бланка осуществляет лечащий врач медицинского учреждения. Он заполняет 1 раздел:

• Проставляет отметку о том, выдается первичный бланк или дубликат;
• Записывает краткое наименование больницы, ее адрес и ОГРН;
• Вносит информацию о дате выдачи документа;
• Записывает ФИО работника, а также его дату рождения;
• Вписывает сокращенное наименование организации трудящегося;
• Если больничный оформляется по уходу за родственниками, то указывается их ФИО, а также степень родства с работником;
• Врач вписывает данные о периоде освобождения от работы;
• Медицинский работник указывает свою должность, фамилию и подпись.

Следите за правильностью заполнения листка, поскольку ошибка врача может лишить вас больничных выплат, полагаемых вам по закону.

После заполнения бланка врачом в больнице, его передают работодателю работника, который должен заполнить 2 раздел документа. Директор заполняет специально отведенные для него поля в листе:

1. Вписывает сокращенное название рабочей организации;
2. Потом заполняет поле со статусом места работы трудящегося (основное или по совместительству);
3. Далее директор заполняет номер, присвоенный его организации службой ФСС;
4. Затем вписывает код подчиненности работника (он состоит из 4 цифр) и указывает территориальный номер ФСС организации;
5. Работодатель заполняет поле с ИНН работника, если таковое имеется;
6. Вносит данные о номере СНИЛС трудящегося;
7. В строку «Условия исчисления» работодатель вносит данные об особых условиях зачисления выплат пособий. С цифровыми комбинациями для заполнения можно ознакомиться на обратной стороне больничного листа. В случае сочетания условий ставится несколько кодов. Если условий нет, то и код не записывается;
8. Далее директор заполняет клетки в бланке акта по форме Н-1 от числа получения производственной травмы. Если происшествия во время рабочего процесса не было, то клеточки остаются не заполненными;
9. Дата начала работы заполняется только при аннулировании трудового договора с работником. Это происходит в случае, если трудящийся не вышел на работу в срок. В следующую строчку вносится общий страховой стаж работника. Это время, в течение которого он был застрахован и отчислял взносы в федеральную службу страхования. Часто данное время совпадает со временем работы по трудовому договору;
10. Далее директор заполняет графу, в которой необходимо указать годы военной службы, поскольку она не входит в страховой период работника. Данное положение было введено 1 января 2007 года;
11. Затем вносятся данные о периоде начисления больничного пособия. Сюда вписывается время, когда сотрудник отсутствовал на работе и когда вернулся с больничного;
12. Строка среднего заработка заполняется работодателем, он вписывает в нее подсчитанный средний заработок за 2 предыдущих рабочих года трудящегося;
13. Следующим действием работодателя будет заполнение графы среднего заработка в день. Для того, чтобы подсчитать его, руководитель делит общую сумму заработанного за 2 года на число календарных дней в 2 годах (обычно 730). С помощью такой операции директор получает средний заработок работника в день;
14. В строчку «Сумма пособия: за счет средств работодателя» руководитель вносит сумму средств, которые получит трудящийся. По ТК РФ директор оплачивает первые 3 дня больничного из собственных средств;
15. Затем заполняется строчка с информацией о перечисляемых средств за счет фонда социального страхования. Первая часть была расписана пунктом выше. Вторая часть больничного пособия перечисляется ФСС;
16. Далее подсчитывается итоговая сумма больничного пособия, предоставляемая трудящемуся;
17. Руководитель записывает в бланк свою фамилию и инициалы, а также ставит подпись;
18. Последняя строчка содержит информацию о ФИО главного бухгалтера. Он так же ставит подпись в бланке;
19. Завершающим моментом в заполнении больничного листа является постановка печати организации работодателем.

Заполнение бланка требует внимательности и перепроверки.

Преимущества и недостатки электронного оформления

С одной стороны, сокращение бумажной работы и высокая степень достоверности ЭЛН являются его неоспоримыми преимуществами над бумажными аналогами. Однако и недостатков у данного метода пока хватает.

Таблица 1. Достоинства и недостатки оформления больничных листов в электронном виде