Обязательные кадровые документы в организации 2021 года: список и нюансы хранения

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Что такое кадровый учет в организации и для чего он нужен
• Документы кадрового учета
• Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации
• Как настроить кадровый учет в организации с нуля: пошаговая инструкция
• Какие ошибки могут возникать при ведении кадрового учета в организации
• Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету
• Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации
• Почему стоит доверить учет персонала и кадровый учет организации консалтинговой компании

Кадровый учет в организации позволяет достоверно отражать информацию, которая не только демонстрирует прозрачную деятельность компании, но и помогает ей полноценно функционировать. Эта работа сопряжена с оформлением огромного числа разнообразных документов – от личных дел сотрудников до создания правил трудовой дисциплины, поэтому ведение кадрового учета попросту невозможно игнорировать.

Несомненно, ведение такого объема документации требует регламентации, стандарты которой установлены на законодательном уровне. Однако одного лишь знания того, как должен вестись кадровый учет в организации, недостаточно. И потому мы расскажем, с чего нужно начинать, чтобы не допустить ошибок, чреватых большими штрафами.

Что такое кадровый учет в организации и для чего он нужен

Кадровый учет представляет собой совокупность мероприятий, направленных на регламентирование трудовых взаимоотношений работодателя и сотрудника. Персонал организации – это ее главная ценность и основной ресурс. Поэтому очень важно уметь выстроить эффективную систему кадрового учета на предприятии. Для этого необходимо разбираться в действующем законодательстве и обладать определенными компетенциями.

Грамотно подобранный персонал кадровой службы позволит компании минимизировать возможность возникновения ошибок и послужит гарантией защиты прав ее коллектива.

Кадровый учет является обязательной составляющей деятельности любой организации.

В обязанности сотрудников кадрового отдела входит:

• наем работников;
• увольнение сотрудников;
• оформление горизонтального (перевод между подразделениями) и вертикального (карьерный рост) передвижений;
• оформление командировок;
• учет больничных листов;
• заполнение табелей рабочего времени;
• оформление отпусков;
• заполнение личных карточек работников и т. д.

Кадровый учет в бюджетной организации включает в себя:

• воинский учет;
• регулирование трудовых отношений;
• разработку, внедрение и регистрацию кадровой документации (приказы о приеме на работу, поощрении сотрудников и т. п.);
• организацию труда и другие моменты.

Вся документация компании должна быть оформлена в соответствии с действующими нормативными актами. Это правило распространяется и на унифицированные документы, и на локальные (разработанные самой организацией).

Правильное построение кадрового учета позволяет решить большинство проблем и задач фирмы, связанных с персоналом.

Совместная работа и хранение документов

Кадровый документооборот не существует в вакууме, являясь частью бизнес-процессов компании. Помимо департамента расчета заработной платы и бухгалтерии, с кадровиками взаимодействуют сотрудники отделов охраны труда, нормирования, подбора персонала. Взаимодействие через бумажные документы или различные Word-файлы может привести к их потере или несинхронному ведению, когда, например, один отдел использует актуальный список кадровых переводов на начало месяца, а другой – предыдущую версию документа.

Кадровое ПО позволяет хранить все документы в одном месте, а также регулировать доступ и очередность сотрудников к их редактированию, поддерживая таким образом актуальность данных. Например, в системе можно дать доступ руководителю отдела охраны труда к приемам на работу, а отделу нормирования труда ограничить доступ к больничным листам или отпускам сотрудников.

Документы кадрового учета

Существует обязательная и необязательная документация, входящая в кадровый учет в организации. Документы, обязательные для применения, определены Трудовым кодексом РФ.

К ним относятся:

• приказ о приеме на работу (Т-1);
• контракт (договор) с сотрудником (ТД-1);
• трудовая книжка (обязательное использование установлено постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003);
• личная карточка сотрудника (Т-2);
• документы о переводе (Т-5);
• приказ об оформлении отпуска (Т-6);
• график отпусков (Т-7);
• штатное расписание (Т-3);
• табель учета рабочего времени (Т-12);
• приказ об увольнении (Т-8).

Все перечисленные выше документы имеют унифицированную форму. Остальная кадровая документация разрабатывается самой организацией.

К необязательным документам относятся:

• коллективный договор;
• правила внутреннего распорядка;
• положения об оплате труда;
• положения о персональных данных сотрудников;
• положения об охране труда;
• положения о премировании.

Однако трудовое законодательство защищает наемный персонал, поэтому недопустимо применение в организации локальных нормативных актов, ущемляющих права работников. Этот момент регулируется 8 статьей Трудового кодекса РФ.

Учетные документы разрабатываются сотрудниками кадровой службы предприятия. После этого руководитель компании их проверяет и утверждает. Далее происходит ознакомление работников с документом под личную подпись каждого.

Топ-3 статей, которые будут полезны каждому руководителю:

• Как выбрать систему налогообложения, чтобы сэкономить на платежах
• Как минимизировать налоги и не заинтересовать налоговую
• Как создать электронную подпись быстро и без проблем

Составление некоторых кадровых документов является необязательным в тех случаях, когда информация, которая должна быть в них отражена, уже внесена в другие кадровые бумаги. Например, нет необходимости составлять должностную инструкцию, если все функции сотрудника прописаны в трудовом договоре. Также обстоят дела и с положением об оплате труда. Оно является необязательным в том случае, когда все существенные условия по оплате содержатся в контракте с сотрудником.

Необходимость формирования того или иного документа кадрового учета определяется спецификой деятельности организации и функционалом конкретного работника. Так, график сменности необходим только тем фирмам, работники которых выполняют свои функции по сменам. Положение о коммерческой тайне, документы, регламентирующие доступ (и его прекращение) к ней и ответственность за ее разглашение, должны быть составлены на объектах повышенной секретности. Договор о полной материальной ответственности подписывается с сотрудником, в обязанности которого входит обеспечение сохранности материальных ценностей.

Кадровый учет. Зачем бизнесу кадровое делопроизводство

Полный перечень кадровых документов для юрлиц в 2021 году

В этот перечень входят важные инструкции, графики, правила и приказы

Согласно актуальным требованиям ТК, в перечень кадровой документации, которую обязаны вести юридические лица, входят:

• правила трудового распорядка внутри компании;
• документы о защите персональных данных;
• штатное расписание компании;
• трудовые договоры с каждым штатным работником;
• должностные инструкции на каждую позицию;
• трудовые книжки и журнал учёта их перемещения;
• положение о зарплате, обучении и плановой аттестации специалистов;
• табель учёта рабочего времени и выходных дней;
• графики отпускных периодов каждого наёмного сотрудника;
• приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудника, предоставлении ему отпуска, а также книги учёта таких приказов;
• приказы по основной деятельности предприятия;
• личные карточки на каждого штатного сотрудника (форма Т-2);
• договоры о материальной ответственности штатного работника;
• книга учёта проверок контролирующих ведомство;
• протоколы заседаний;
• книги инструктажа техбезопасности;
• журнал прохождения обязательных медосмотров;
• книга актов о несчастных случаях.

Все приведённые выше распорядительные документы, сопутствующие реализации трудовой деятельности, входят в список обязательных кадровых бумаг, которые должны быть корректно оформлены в ООО.

В том случае, если в штат предприятия зачисляется резидент иностранного государства, список обязательных кадровых бумаг дополняется уведомлением о подписании трудового договора с иностранным гражданином.

Кому можно поручить ведение кадрового учета в организации

Кадровый учет в компании может быть организован несколькими способами. Все они имеют свои достоинства и недостатки. Остановимся на них подробнее.

Основные преимущества аутсорсинга кадрового учета

1. Главная причина «ухода» на аутсорсинг в любой сфере деятельности – сокращение расходов. Организация платит фиксированную сумму и «забывает» обо всех дополнительных расходах на кадровую службу.
2. Снижение рисков. Отдав кадровый учет «на сторону», организация может позволить себе не следить за постоянными новшествами в законодательстве. Изменения в трудовом праве станут «головной болью» аутсорсинговой компании, как и особенности их применения в кадровом делопроизводстве. Поэтому существенно снизится возможность «заработать» штраф.
3. Профессиональный опыт. Компании, предлагающие услуги аутсорсинга, пользуются наработанными и эффективными методиками. Поэтому можно легко воспользоваться их опытом и совершенствовать систему управления, используя самые современные методы.
4. Поддержка в любое время. Работников собственной кадровой службы необходимо отпускать на законный отдых или обучение. Также штатные сотрудники болеют, уходят в декрет или могут неожиданно уволиться. Специалисты аутсорсинговой компании, безусловно, также иногда «отключаются» от рабочего процесса, но они взаимозаменяемы, поэтому без помощи ни один клиент не останется.
5. Согласованность кадрового учета с остальными службами. Как правило, в компаниях-подрядчиках работают не только специалисты в области кадров, но и сотрудники юридических и финансовых подразделений. Таким образом, возникающие проблемы решаются с поддержкой специалистов из «смежных» сфер деятельности.

Как настроить кадровый учет в организации с нуля: пошаговая инструкция

Руководитель всегда может наладить ведение учета в организации, даже при отсутствии опыта. Для этого лишь необходимо действовать в соответствии с определенным алгоритмом. Кадровый учет в организации с нуля пошагово выглядит следующим образом.

Шаг 1. Изучите основы кадрового делопроизводства.

Помимо новейшей редакции трудового кодекса РФ, необходимо изучить нормативные акты в сфере трудового права и комментарии к ним. В этих документах уже содержится большинство ответов на вопросы в области трудовых отношений. Недостаточное знание трудового законодательства влечет за собой ошибки при работе с персоналом, а следовательно, привлечение организации к административной ответственности.

Шаг 2. Узнайте, какие компьютерные программы можно использовать.

Для облегчения работы могут быть использованы специализированные программы для ведения кадрового учета в организации. Они позволяют минимизировать рутинные операции и оптимизировать работу с документами. Автоматизируются такие процессы, как учет фактически отработанного времени, формирование отпускных графиков, составление приказов и распоряжений.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2021 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Какие ошибки могут возникать при ведении кадрового учета в организации

Если контролирующими органами обнаруживаются нарушения в области кадрового учета, то организация привлекается к ответственности (административной или уголовной).

Далее приведены типовые нарушения.

1. Ошибки при работе с личными делами

Личное дело на сотрудника заводится в момент его принятия на должность и ведется вплоть до увольнения.

При заполнении личных дел встречаются следующие ошибки:

• отсутствие необходимых документов;
• нарушение порядка документов;
• отсутствие личных дел как таковых;
• не проводится сверка в установленные сроки;
• заполнение анкеты работника вместо личного листка учета;
• внесение лишних документов;
• несоблюдение сотрудниками кадровой службы порядка передачи личных дел сторонним лицам (компаниям).

Если личные дела сотрудников сформированы должным образом, то это значительно облегчает работу с ними. Правильно организованное хранение позволяет обеспечить целостность документов и быстрый доступ к ним.

2. Ошибки при оформлении трудового договора

В случае возникновения трудовых споров ошибки, допускаемые работодателем при заключении или расторжении договоров с сотрудниками, могут иметь достаточно серьезные последствия для компании.

Ошибки могут быть такие:

• подписание одного экземпляра контракта;
• трудовой договор не зарегистрирован или не проставлена дата регистрации;
• нет подписи на трудовых договорах;
• отсутствуют обязательные сведения и/или условия;
• трудовой договор не заключен;
• один из экземпляров трудового договора не отдан сотруднику или отсутствует отметка о получении;
• не определены сроки действия контракта;
• не оговорены условия прохождения испытательного срока (при его наличии);
• не указаны заработная плата работника, даты ее выплаты, способ выдачи, режим работы и продолжительность отпуска.

АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Для начала посмотрим, как можно использовать системы электронного документооборота при работе с документами на бумажных носителях.

Словарь кадровика Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

В кадровой службе обрабатываются документы:

• входящие (поступающие из других организаций);
• исходящие (отправляемые в другие организации);
• внутренние (создаваемые в организации для использования в управленческих процессах).

Особенность кадровой документации состоит в том, что в основном это внутренние документы.

Процесс работы с документами всех видов сводится к их передаче от одного должностного лица к другому, т. е., по сути, к их перемещению внутри компании по определенному маршруту:

• входящие — от получения до исполнения;
• исходящие — от создания до отправки;
• внутренние — от создания до исполнения. При движении документов выполняются определенные процедуры,
• набор которых зависит от вида документа. Некоторые из них могут быть автоматизированы.

Какие процедуры работы с документами можно автоматизировать?

Прежде всего, согласование проектов документов, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документооборота.

Отметим основные особенности выполнения этих процедур применительно к кадровой документации.

1. Электронное согласование документов.

Потребность в согласовании документов возникает при подготовке приказов по личному составу, представлений и предложений о переводе на другую работу, поощрении работников и во многих других случаях.

Подготовка кадровых документов в автоматизированном режиме позволяет избежать трудоемкой и длительной процедуры традиционного согласования при помощи размноженных экземпляров проекта документа.

Наличие у ответственных исполнителей электронной подписи позволяет отказаться от «бумажного» согласования документов и ускорить процесс их подготовки и принятия.

Как организовать электронное согласование документов?

Система электронного документооборота должна включать перечень документов, подлежащих согласованию, с указанием следующей обязательной информации:

При наличии в организации представительного органа работников, например, профсоюзного комитета, в названном перечне следует указать все предусмотренные ТК РФ случаи издания документов по вопросам работы с персоналом, требующих учета мнения профкома (иного представительного органа работников).

2. Регистрация документов.

Регистрация кадровых документов традиционно осуществляется с использованием книг, журналов регистрации, карточек учета, перечисленных в ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень документов со сроками хранения).

Какие регистрационные формы можно вести в электронном виде?

Большую часть кадровых документов можно учитывать в автоматизированном режиме. Исключение из этого правила составляют только те регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа — например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Однако в отдельных случаях должны применяться регистрационные формы, установленные нормативными правовыми актами:

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69;

• НА № 12‘2009журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, формы которых утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н.

Как автоматизировать процесс регистрации документов?

Соответствующие регистрационные формы с указаниями по их заполнению должны быть включены в систему электронного документооборота. Приведем примеры таких форм.

Электронная регистрация документов позволяет в дальнейшем вести поиск информации о работе с персоналом и составлять аналитические справки и статистические сводки в автоматизированном режиме.

С момента создания нашей компании учет кадровых документов велся в бумажных журналах и книгах регистрации. Со следующего года мы хотим перейти на автоматизированную регистрацию и перенесли имеющиеся регистрационные формы в электронные таблицы. Такая работа к тому же позволила убедиться, что у нас есть некоторые проблемы с нумерацией кадровых документов. Хотелось бы построить логичную и грамотную систему их регистрации. Есть ли какие-то правила, в соответствии с которыми документам должны присваиваться регистрационные номера?

При построении системы регистрации кадровых документов, действительно, нужно уделить внимание их индексации (нумерации). Этот вопрос не регламентирован нормативными актами и решается работодателем, но желательно учитывать следующие рекомендации.

1. Трудовые договоры регистрируются в пределах календарного года.

Для индексации используются простые порядковые номера, к которым в целях ускорения поиска документов можно добавлять: год, когда был заключен трудовой договор, индекс структурного подразделения, в которое принят работник, и др.

2. Приказы по личному составу регистрируются и индексируются раздельно в зависимости от сроков их хранения.

Большинство кадровых приказов имеют длительный срок хранения — 75 лет. Исключение составляют приказы со сроком хранения 5 лет: о предоставлении ежегодных оплачиваемых и учебных отпусков, о командировании работников внутри страны, о наложении дисциплинарных взысканий, о дежурствах (п. «б» ст. 19 Перечня документов со сроками хранения).

В сложившейся практике много лет применяется метод буквенно- цифровой индексации, когда к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение, например 1-к, 1 л/с и т. п. В случае большого количества приказов по личному составу при регистрации их делят не только по срокам хранения, но и по разновидностям (предметно-вопросному признаку): о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении и т. д. Каждому массиву присваивается свой буквенно- цифровой индекс.

3. При регистрации личных карточек работника и личных дел могут применяться разные методики — например, документам и делам присваиваются простые порядковые номера, причем вновь принятым на работу сотрудникам достаются «по наследству» номера личных карточек и личных дел тех, кто уволился (по аналогии с присвоением работникам табельных номеров). Нередко для нумерации личных карточек и личных дел просто используют табельный номер работника.

4. Заявления, акты, протоколы, внутреннюю переписку (докладные и объяснительные записки) нумеруют в пределах календарного года простой порядковой нумерацией.

5. Служебные письма, как правило, регистрируются централизованно с присвоением индексов, построенных по схеме: порядковый номер документа с начала календарного года и номер дела, в которое в дальнейшем будет подшит исполненный поступивший документ, или номер дела, в которое будет помещена копия отправленного документа.

Обратите внимание! Не все регистрационные книги (журналы) могут существовать только в электронном виде

Как уже упоминалось, регистрационные формы для кадровых документов включены в Перечень документов со сроками хранения.

Книги регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу (с длительным сроком хранения), личных дел, личных карточек работников и др. хранятся 75 лет.

Следовательно, они не могут существовать только в электронном виде. В работе с такими регистрационными формами следует придерживаться следующих правил.

Правило 1. По окончании календарного года электронные регистрационные книги (журналы) должны быть распечатаны постранично и переплетены в твердые или мягкие обложки в зависимости от срока хранения, который равен сроку хранения зарегистрированных в книге (журнале) документов.

Правило 2. Все регистрационные формы, независимо от срока хранения, должны быть прошиты, а не проклеены или скреплены металлическими скобками. Страницы книг (журналов) нумеруются до начала использования формы.

Правило 3. Книги (журналы), в которых регистрируются документы длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, не только прошиваются и нумеруются, но и прошнуровываются, а затем заверяются. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество прошитых и пронумерованных листов книги (журнала). Заверитель- ная надпись делается руководителем или специалистом кадровой службы и удостоверяется печатью отдела кадров. При ее отсутствии заверительная надпись делается руководителем организации или уполномоченным им лицом и удостоверяется печатью организации.

Какие особенности оформления регистрационных форм установлены нормативными актами?

Особые требования предъявляются к книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

3. Контроль исполнения документов.

Большое значение для кадровой службы имеет контроль исполнения документов, а также контроль за соблюдением требований ТК РФ при работе с персоналом.

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).

Какие еще ошибки может обнаружить инспектор ГИТ при проверке организации работы по кадровому учету

Государственная инспекция по труду периодически устраивает выездные проверки. Организации дается десять дней, чтобы подготовиться.

Ошибки, которые чаще всего выявляются при проверке, приведены в таблице.

Недочеты в документации, связанные с неполным заполнением граф или отсутствием обязательной подписи, весьма досадны. Поэтому надо тщательно проверить все бумаги и внести необходимые сведения еще до визита сотрудников ГИТ, которые применяют отдельные санкции за каждое нарушение (три ошибки – три штрафа).

Список обязательных кадровых бумаг на микропредприятиях

Список обязательных документов микропредприятия уменьшен на несколько пунктов в отичиче от крупной корпорации

Микропредприятия, в штате которых числится до 15 человек, а годовой оборот организации не превышает 120 млн рублей, избавляются от необходимости оформлять некоторые кадровые документы. Так, согласно Статье 309.2 ТК РФ, для микропредприятия необязательны:

• графики рабочих смен специалистов;
• положение об оплате труда и премировании работников;
• нормы внутреннего трудового распорядка;
• прочие локальные документы, регулирующие трудовые отношения.

Ввиду возможного отсутствия локальных актов, осуществляющих регулирование трудовых правоотношений в компании, все ключевые положения данного процесса должны быть задекларированы в трудовом соглашении между работодателем и наемным сотрудником.

Кто несет ответственность за нарушения в системе кадрового учета в организации

Государственная инспекция по труду – это тот орган, который осуществляет контроль за правильным ведением кадрового учета в организациях. При обнаружении сотрудниками ГИТ нарушений они вправе привлечь работодателя к ответственности за несоблюдение трудового законодательства.

Исходя из норм 419 статьи Трудового кодекса РФ, можно выделить следующие виды ответственности:

• Административная ответственность
  Штрафные санкции для должностных лиц и компаний регламентируются статьями 5.7, 5.27–5.34, 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях. К этому виду ответственности, как правило, привлекаются работодатели в случае отсутствия какого-либо необходимого кадрового документа или отказа в его предоставлении по запросу работника (организации).

  Допустим, Петренко В. А. намерен взять кредит, и ему необходима копия трудовой книжки, а также справка 2-НДФЛ. Он обратился к работодателю с просьбой выдать ему копию трудовой книжки и получил отрицательный ответ. В этой ситуации Петренко В. А. имеет право обратиться в ГИТ и сообщить о неправомерных действиях работодателя. Инспекция, в соответствии со статьей 5.39 Кодекса РФ об административных правонарушениях, привлечет должностных лиц организации к ответственности и наложит штраф в размере от 1 000 до 3 000 руб.

• Гражданско-правовая ответственность
  Определена статьями 15, 151 и 59 главой Гражданского кодекса РФ.

  Рассмотрим пример. Корпенко Ю. С. получил травму на рабочем месте. Согласно статье 1085 Гражданского кодекса РФ работодатель должен оплатить ему время пребывания на больничном, компенсировать расходы на лечение и восстановление.

• Уголовная ответственность
  Предусмотрена статьями 143, 145,145.1,146, 147,215, 216, 217 Уголовного кодекса РФ.

  Кадровая документация может потребоваться и сотрудникам ФНС. Ее непредоставление влечет за собой наказание по 126 статье Налогового кодекса РФ.

Кадровая политика и кадровый документооборот организации

Существование любой организации невозможно без ведения документооборота. Уже на этапе планирования какой-либо организации, человек сталкивается с составлением и оформлением первичных документов, таких как бизнес-план, свидетельства о государственной регистрации, документы, оформляемые в налоговых органах и т.д.

Далее, наряду с ведением текущей документации фирмы или организации, согласно действующему законодательству, ведется и кадровый документооборот, обеспечивающий организацию работы по управлению персоналом. Для эффективной организации данной работы, необходимо четкое осознание кадровой политики, проводимой в организации.

Кадровая политика – генеральное направление кадровой работы, совокупность принципов, методов, форм, организационных механизмов по выработке целей и задач, направленных на сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала, на создание квалифицированного и высокопроизводительного коллектива, способного своевременно реагировать на постоянно меняющиеся требования рынка с учетом стратегического развития организации и стратегии управления ее персоналом.

Исходя из определения, можно сделать вывод, что главной целью кадровой политики является создание системы управления кадрами, базирующейся, в основном, не на административных методах, а на экономических стимулах и социальных гарантиях, ориентированных на сближение интересов работника и организации, достижение высокой производительности труда, повышения эффективности производства.

Главной задачей кадровой политики служит обеспечение условий реализации действующего законодательства в области трудовых взаимоотношений.

Понятие кадрового учёта и документооборота

Каждая организация, нанимающая работников, вступает с ними в официальные трудовые отношения. Приём и увольнение, выплата заработной платы и уход в отпуск — всё это сопровождается оформлением документов. И они должны строго соответствовать законодательству.

Для упорядоченной работы компании необходимо вести учёт кадров

Крупные организации, где трудится большое количество человек, формирует для таких задач отдел кадров. Но кадровый учёт не менее важен и для предпринимателя индивидуального. ИП должен вести его в том случае, если нанимает работников. При этом не имеет значения, сколько человек трудится на него, главное, что они есть. ИП должен вести кадровый учёт и документооборот наравне с ООО и предприятиями других форм собственности.

Кадровый учёт — это учёт деятельности всех сотрудников, занимающих определённые должности в компании. Он необходим для организации законных и максимально эффективных трудовых отношений между работником и нанимателем.

Документооборот в сфере кадров — это оформление и движение документов, фиксирующих данные о сотрудниках и условиях их труда, в частности расчёт зарплат, формирование графика рабочего времени и т. д.

В зависимости от того, чем занимается компания, учёт будет иметь свои специфические черты. Но существуют формы, обязательные для всех сфер деятельности. Они регулируются нормативными актами нашей страны.

Документооборот в организации осуществляется в соответствии с нормативной базой

Таблица: законодательные акты о кадровом документообороте

Другие нормативные акты

Помимо упомянутых законов, в сфере кадровой работы используются следующие:

1. Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от 02.05.06.
2. Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05.
3. Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04.
4. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
5. Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.

Программное обеспечение в кадровом документообороте

Для оптимизации работы кадровой службы в условиях усложнения документооборота используется программное обеспечение. Оно может быть базовым, включающим операционную систему, офисный пакет, средства работы в интернете и с электронной почтой и т. п. Стандартами являются версии программного обеспечения от Microsoft (Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office как пакет офисных приложений). Помимо этого, существуют специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров. Среди них наибольшей популярностью пользуется платформа 1С. Она позволяет:

• вести учёт нескольких предприятий в одной программе;
• учитывать рабочее время;
• учитывать движение сотрудников и вести статистику;
• заполнять личные карточки работников по установленным формам;
• создавать стандартные формы приказов и т. д.

Для упрощения процесса ведения кадрового документооборота используется программное обеспечение

Часто используется и «СБиС: Электронный документооборот». В программе можно:

• вести личные карточки сотрудников;
• вести архив записей об увольнениях;
• организовывать кадровый резерв;
• вести формы штатного расписания и справочника должностей;
• легко выводить на печать любые отчёты.

Руководство организации само должно решать, какой программой воспользоваться. Для этого следует ознакомиться с наиболее распространёнными и эффективными, чтобы сделать наилучший выбор.

Видео: обзор программы 1С

Этапы организации учета кадров

Итак, прежде чем приступить к организации кадрового учета пошагово с нуля, потребуется четкий план действий, разбитый на этапы. Это поможет не упустить важные моменты в этом процессе.

Итак, организация ведения кадрового учета в целом подразумевает прохождения следующих этапов:

1. Создание кадровой службы (отдела) в случае, если предприятие планирует трудоустраивать большое количество работников, или возложение обязанностей по ведению учета на определенного специалиста, если предприятие планирует иметь небольшое количество персонала.
2. Разработка основной регламентирующей документации (в области управления кадрами предприятия).
3. Организация делопроизводства (определение того, кто и как будет оформлять документацию, разработка форм приказов по кадровым вопросам, ведение журналов отчетности пр.).
4. Автоматизация кадрового учета (при необходимости).
5. Определение способов контроля за правильностью ведения учета (регламентация и возложение полномочий на должностных лиц, отвечающих за надлежащий учет).

Каждый из этих этапов имеет в себе определенные задачи и подзадачи. Необходимо рассмотреть все из них.