Кассовая книга – это документ финансовой отчетности, позволяющий вести учет о движении наличных средств на предприятии, в организации и учреждении, у индивидуального предпринимателя. В документе фиксируется выдача, а также принятие денежных средств.
С помощью кассовой книги можно контролировать финансовое состояние организации. Она полезна не только для проверяющих способ ведения учета на предприятии (зачастую это налоговая инспекция), но и для самого предприятия, так как определяется количество полученных и расходуемых средств.
Это обязательный официальный документ, который существует в организации в единственном экземпляре. Не допускается одновременное ведение нескольких разных кассовых книг.
Кто её должен вести?
Кассир на предприятии – материально ответственный специалист в финансовой сфере, осуществляющий ведение кассы, выдачу и прием материальных ценностей, ценных бумаг. Кассир принимает и выдает подотчетные деньги, в случае получения наличными – зарплаты, материальной помощи, премий и т.д., заполняет доходные и расходные бумаги.
Контроль за осуществлением кассовых операций и за работой кассира ведет главный бухгалтер. Встречаются случаи отсутствия должности главного бухгалтера в организации, тогда финансовым контролем занимается директор (генеральный директор), руководитель предприятия.
Правила ведения
Порядок ведения кассовой книги в обновленном варианте существует с 2014 года в соответствии с указанием Центрального банка. Этим указанием закреплен новый формат осуществления кассовых операций, однако же, внешний вид документа остался прежним.
Ведение кассовой книжки зависит от формата ее существования.
Как известно, на сегодня существует возможность вести кассовую книгу в двух вариантах:
- печатном (заполняется от руки);
- электронном (автоматизированный вариант).
Правила заполнения печатной кассовой книги:
- Бланки для всех одинаковы и имеют установленную форму. Не может существовать на предприятии какая-либо «особенная» кассовая книга, которая бы отличалась от установленной законодательством. Это связано с упрощением для самих предприятий процедуры оформления. Унификация позволяет упростить учет, способствует достижению единого и четкого результата.
- Кассовая книга оформляется каждый год, то есть отчетный период, показывающий движение наличных на предприятии равен календарному году.
- Что касается заполнения, то в ней нумеруется каждый листок. Не допускается пропуск страниц. Все страницы книги сшиваются, в конце указывается общее количество пронумерованных листов, сама книга скрепляется подписью руководителя и печатью организации.
- Кассир в книге, оформленной вручную, ведет записи в двойном экземпляре. Это связано с тем, что один экземпляр является элементом кассовой книги, а второй – элемент отчета перед бухгалтерией. Каждый кассир должен избегать исправлений, ошибок и каких-либо помарок.
Правила заполнения электронной кассовой книги:
- Практически существуют незначительные различия между печатной ручной и электронной книгой, но все же определенные нюансы существуют. Оформленная в электронном виде книга распечатывается, чтобы иметь материальный вид.
- В конце года, как и «ручная» книга, скрепляется подписью и печатью. Обложка также распечатывается в конце года.
- Если же на предприятии ведется кассовый электронный реестр, допускается поквартальное оформление кассовой книги. В отличие от рукописаного варианта, в которой второй экземпляр отрезается по соответствующей вертикальной линии, электронные книги разрезаются по горизонтали, и второй вариант является также отчетом кассира.
- Кассир обязан вносить записи ежедневно, указывая при этом в начале рабочего дня остаток на счету, а в конце дня после учета проведенных операций за день итог за день, где закрепляет внесенную сумму в кассу, а также растраты. Каждая операция, проведенная за день, должна быть отражена в книге.
Что собой представляет кассовая книга
Кассовая книга представляет собой бумагу, которая фиксирует перемещение денег внутри кассы фирмы. В ней отражаются эти сведения:
- Объем наличности, которые поступили в кассу.
- Объем денег, которые изъяты из аппарата.
Зафиксированные данные нужно сравнить с кассовым лимитом, который утвержден в конкретной фирме. Если произошел выход за рамки лимита в большую сторону, излишки направляются на хранение в банковское учреждение.
Под кассой в законодательстве понимается не только непосредственно аппарат, а любой объект, где выполняется прием-выдача денег. Это может быть любое место, где присутствует прием-выдача средств. То есть касса может быть не только на предприятии, но и в любом субъекте. Главный признак кассы – это перемещение средств. Под перемещением понимаются эти операции:
- Выдача ЗП.
- Предоставление и возврат командировочных.
- Предоставление и возврат денег под отчет.
Прием денег от покупателей в магазине или в центре по предоставлению услуг – это также перемещение средств. Использование кассы обязательно сопровождается ведением КК. При ее ведении используются вспомогательные регистры. В частности, это приходные и расходные ордера. На базе этих бумаг заносятся записи в КК. В книге фиксируются сведения о документации. К примеру, это могут быть следующие документы: талоны на бензин, питание сотрудников, путевки.
Вести КК обязаны только ЮЛ. ИП освобождены от этой обязанности даже в том случае, если они осуществляют денежные операции. Соответственно, ИП также не должны следовать кассовому лимиту. ЮЛ, являющиеся малыми предприятиями, могут не обращать внимания на лимит ККТ. Но они обязаны вести КК.
ВАЖНО! Если лицо обязано вести КК, но не делает этого, на него накладывается штраф в размере 40 000-50 000 рублей (основание – статья 15.1 КоАП РФ).
К СВЕДЕНИЮ! Рекомендуется назначить сотрудника, ответственного за правильность ведения КК.
Инструкция по заполнению
Как уже упоминалось выше, существует установленная форма кассовой книги. Проведем краткий экскурс в метод и форму заполнения кассовой книги.
Для того чтобы правильно заполнить кассовую книгу, необходимо знать алгоритм:
- Каждая книга начинается с обложки. Обложка является лицом. На обложке указываются общие данные, то есть наименование предприятия либо же анкетные данные индивидуального предпринимателя (фамилия, имя и отчество). Если книга заполняется в структурном подразделении организации, то и его название. Также титульный лист должен содержать отчетный период, на который заводится книга.
- Далее идут обычные стандартные листы кассовой книги, в которых, собственно, и отражаются операции. Каждый лист состоит из двух частей, имеющих отрывной характер. Вверху указывается дата, то есть тот день, за который ведется учет, а также номер листа. Далее идет таблица, разделенная на 5 столбцов: номер документа;
- субъект (физическое лицо, предприятие, предприниматель), от которого получена либо же которому выдана сумма;
- номер корреспондирующего счета (к/с);
- сумма прихода;
- сумма расхода.
После этих оглавлений указывается сумма на начало дня (остаток), а после уже таблица заполняется в соответствии с названиями столбцов.
Если за день проведено операций меньше, чем линий в таблице для заполнения информации, то пустующие графы заполняются большой латинской буквой «Z» во избежание внесения дополнений и исправлений. В конце таблицы подбивается общая сумма, а также остаток на конец дня. Если в этот день была выдана заработная плата и социальные выплаты, то соответствующий пункт таблицы заполняется, в случае отсутствиz таких растрат – ставится прочерк.
В конце, документ подписывается кассиром с расшифровкой подписи и заверяется бухгалтером с отметкой о получении кассового документа в двух экземплярах.
Правила и порядок формирования на бумажном носителе
Главными элементами книги являются вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно одинаковы, с идентичной нумерацией страниц за определенный рабочий день, но вкладной лист остается в книге, а отчет кассира прикладывается к ордерам, выписанным в течение дня.
Кассир каждый рабочий день сводит остатки денежных средств, их остатки автоматически переносятся на последующий день.
Поступившая наличность оформляется приходным ордером, выдача — расходным документом.
Этим бланкам присваивается порядковая, последовательная нумерация, сведения о них фиксируются в книге.
Движение финансовых активов, их записи поступают на проверку главному бухгалтеру.
Кассовая книга (бланк №КО-4) оформляется каждый календарный год, начиная с первого дня и заканчивая последним.
Если операций много и страницы закончились, тогда до завершения отчетного периода оформляется следующая, продолжающая хронологию записей.
Правила ведения книги и требования к данной процедуре:
- допускается заполнение от руки и при помощи компьютера;
- данные вносятся по порядку, не путая очередность операций;
- документ разделен на 2 части: титульный лист и основные страницы ежедневных операций с денежными средствами;
- каждый лист представлен в 2-х экземплярах: один остается в книге, другой — передается сотруднику бухгалтерии;
- все листы прошнуровываются и пронумеровываются, их количество фиксируется на последней странице;
- помарки и поправки не допускаются в документе, но если исправление все-таки необходимо, то неверные данные нужно зачеркнуть, а правильные аккуратно вписать и заверить их подписью кассира и главного бухгалтера;
- заполнять можно только шариковой ручкой, без каких-либо записей «на карандаш»;
- осуществлять ежедневное ведение кассы, а при отсутствии движения денежных средств листы не заполняются;
- две книги в одной организации не заводятся, исключением является наличие у организации представительств или филиалов, причем копии документов из филиала необходимо регулярно направлять в головную организацию.
Ведение кассовой книги также допускается электронно. Документ заверяется электронно-цифровой подписью.
Кассовая книга оформляется на основании нескольких документов:
- книга учета выдачи и принятия денежных средств, показывающая движение денег за день;
- приходные и расходные ордера, необходимые для внесения наличности в кассу или ее выдачи;
- платежная ведомость, оформленная для выдачи заработной платы сотрудникам компании;
- расчетно-платежная ведомость, учитывающая рабочее время, удержания и выплату вознаграждения за труд.
и образец заполнения кассовой книги КО-4 можно здесь.
Как правильно сшить за год – пример прошивки
Начиная ведение кассовой книги, следует посчитать и распечатать необходимое число листков.
Чтобы оставить место для возможности внесения изменений правильнее распечатать еще несколько добавочных страниц.
Если выявленная неточность никак не повлияет на кассовый итог, то ошибка зачеркивается, а правильная надпись прописывается сверху. Порядок внесения исправлений в кассовую книгу.
При изменении итогового результата неверная страница полностью аннулируется, а правильная информация отражается на новом листе.
По факту внесения поправок оформляется специальная справка. Кассир или другой ответственный работник указывает в ней измененные значения.
Все страницы должны быть пронумерованы, применяется сквозная нумерация. Кассовая книга за период прошнуровывается, сшивается толстыми нитками, заверяется автографами руководителя фирмы и главного бухгалтера.
При сшивании листов документа, особое внимание стоит уделить на тот факт, чтобы листы невозможно было изъять, поменять, добавить. Итоговый лист книги содержит информацию о количестве пронумерованных листов, они прописывается и в цифровом, и в буквенном выражении.
Скрепки и иные виды переплета не применяются, так как не дают абсолютную гарантию целостности документа.
Возможен вариант опечатывания концов ниток с помощью небольшого прямоугольника белой бумаги.
Образец кассовой книги, которая прошита пронумерована и прошнурована:
Срок хранения
В Налоговом кодексе (статья 23) прописано, сколько лет хранятся налоговые и бухгалтерские документы в организации, срок хранения составляет 4 года.
Закон о бухгалтерском учете (№402-ФЗ) определяет срок хранения кассовой книги — 5 лет, отсчитывать срок необходимо со следующего года.
На руководителя предприятия возложена ответственность за обеспечение сохранности отчетности кассира, максимальный период хранения — 5 лет.
Указания Центробанка от 11.03.2014 г. (№3210-У) освобождают индивидуальных предпринимателей от ведения кассовой книги.
Они лишь обязаны сформировать платежные, расчетные ведомости при выплате заработной платы при расчетах с сотрудниками наличными денежными средствами.
Отмена данного требования к кассовой документации для ИП не означает, что у них отсутствует необходимость ведения книги. Как ведут книгу ИП?
Указания лишь освобождают их от ответственности перед контролирующими органами за ее отсутствие.
Если учет предпринимателю удобно вести при помощи кассовой книги, то это его право.
Общие правила ведения кассовых операций для организаций (кроме ИП и субъектов малого бизнеса) гласят о необходимости установления лимита кассы.
Если в организации обозначен лимит кассы, то хранить денежные средства в кассе без опаски можно лишь в заявленных рамках.
В конце каждого рабочего дня в распоряжении кассира не может оказаться сумма больше, чем лимит. Излишние средства необходимо сдавать в кредитное учреждение.
Если произойдет задержка передачи наличности, и данный факт обнаружат контролирующие органы, то предприятию грозит штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, должностным лицам — от 4 до 5 тыс. рублей (статья 2.4, 15.1 КоАП РФ).
Исключением являются дни выдачи заработной платы сотрудникам, пособий или стипендий. Денежные средства разрешено хранить в кассе на эти цели в течение 5 дней.
Но если кто-то из персонала деньги не получил, то напротив его ФИО пишется «депонировано», а сверхлимитные средства следует отнести в банк.
Исправления
Опечатки, описки, исправления, зачеркивания и прочие ошибки никогда не приветствовались. Но все мы люди и иногда допускаем свои ошибки. Конечно, это не критично, но лучше внимательно отнестись к заполнению кассовой книги. Любые исправления считаются нарушением, в связи с чем можно схлопотать выговор или же понести какое-либо наказание.
Есть два вида допускаемых ошибок:
- Не связанные с суммой, отраженной в документе, и не влияющие на итог. Эта проблема решается путем зачеркивания неверно указанного элемента, над ним пишется правильный вариант. Указанная ошибка заверяется подписью составляющего отчет кассира, а также проверяющего бухгалтера.
- Связанные с неправильным указанием суммы остатка. Данный вариант несет более глобальный характер. При таких ошибках перечеркивается полностью заполненный кассиром лист, указывается пометка «аннулировано» и заполняется новый лист. Так как кассир несет ответственность за неверное указание этих данных, то он составляет на имя бухгалтера служебную записку (рапорт) о том, что им была обнаружена ошибка такого характера. Этот рапорт рассматривается созданной комиссией, которая несет ответственность за внесение каких-либо исправлений, корректировок. После этого кассир вносит вышеуказанные исправления и по итогу составляет справку о внесенных изменениях.
Если допущены ошибки
Исправить неточность легче в книге электронного образца, если она еще не сдана как отчет, для этого достаточно стереть неверные данные и внести новые. Но делать это можно строго до того момента, как бланк форма КО-4 будет заверен электронной подписью, поэтому перед тем, как поставить ее, нужно еще раз точно проверить все данные.
Сложнее обстоят дела с книгой, которая заполняется вручную. Допускать ошибки в ней нежелательно. Но все мы люди и никто не застрахован от опечаток, неточностей и прочих огрехов при заполнении документов. Итак, что же делать, если ошибка все-таки появилась? Оказывается, существует целый порядок ее исправления.
Для этого в первую очередь необходимо составить рапорт главбуху или начальнику. Во-вторых, назначить комиссию для контроля за внесением изменений. Далее придется изъять неверный ордер и оформить новый. После этого, собственно, можно вносить изменения и в саму кассовую книгу. Воспользоваться можно спец. способом для корректировки (его порядок прописан законодательно) – аккуратно перечеркните недостоверную цифру или текст. Вверху укажите правильные данные, заверьте их подписью главбуха и кассира. Возле подписей напишите: «Исправлено» и проставьте дату.
Дальше составляется бухгалтерская справка-отчет о причинах исправлений и сути ошибки, указываются и данные про исправления. Справка заверяется руководителем и главбухом.
Как сшивать
Книга по итогу года должна быть пронумерована и прошита:
- книга прошивается специальными нитками таким образом, чтобы концы нитки после связывания находились на оборотной стороне книги;
- на узел, сформированный нитью, наклеивается специальная бумага, на которой указывается количество прошитых и пронумерованных листов;
- такая прошивка заверяется печатью организации, ИП, и подписывается руководителем.
Особенности кассовой книги для ИП и ООО
Для индивидуальных предпринимателей отсутствует обязанность по ведению кассовой книги. Но при этом предприниматели должны все равно вести в ней учет доходов. Однако, если предприниматель уже ведет либо желает вести именно кассовую книгу, его никто не ограничивает, это является его правом.
Если же индивидуальный предприниматель ведет кассовую книгу, то нюансы по заполнению будут касаться только внутренних листов. Так, в табличке, указанной на листах книги, столбик с указанием корреспондирующего счета не заполняется в отличие от организаций. Предприниматели не указывают лимит остатка наличных денег.
Примечательным также является то, что ИП не оформляют так называемые расходники – кассовые ордеры.
Что касается обществ с ограниченной ответственностью, то здесь также немножко упрощена процедура, не указывается:
- корреспондентский счет;
- отсутствует графа, определяемая как «субсчет»;
- коды аналитиков;
- целевое назначение.
Однако, все так же указывается лимит кассы.
Порядок хранения кассовых книг на предприятии
В Указании Банка России N 3210-У от 11 марта 2014 года приведены правила ведения кассового учета. Однако, многие вопросы, в том числе порядок ведения и хранения кассовой документации и кассовых книг возлагается на непосредственного руководителя компании. В данном случае решения руководства должны быть оформлены в некий обобщающий документ. Это может быть положение о ведении учета кассовых операций. В нем необходимо прописать, в каком виде будет вестись учёт кассовых операций, то есть, если сотрудники компании будут обязаны вести бумажный документооборот, то в положении прописывается, что кассовая книга будет вестись от руки или же с помощью информационных технологий, но при этом она должна иметь непременно физическую форму – располагаться на бумажном носителе. Когда руководство выбрало электронную версию документирования, необходимо указать в положении, что в распечатывании бумажной версии документа нет необходимости, а заверение формы КО-4 будет происходит с участием средств электронной цифровой подписи. Здесь же указываются место и срок хранения кассовой книги, при чем в случае хранения кассовой книги в электронной форме следует обеспечить должным образом ограничить количество лиц, имеющих возможность просмотра и изменения такой информации, а также защитить такие информационные ресурсы от несанкционированного доступа.
Важно! При ведении на предприятии документооборота в специализированной информационной системе в положении об учете кассовых операций в организации следует подробно прописать места хранения и резервного копирования документации, список лиц, которым разрешён доступ к указанной информации. Так же следует указать порядок отмены действия учетных записей и смены паролей.
Так же при любом варианте ведения кассового учета следует назначить должностное лицо, которое будет отвечать за сохранность информации, а так же указать меры наказания за несоблюдение установленных правил и требований.
