Как заверить документы правильно с 01 июля 2021 года

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся о. При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Как правильно заверить трудовую книжку

В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:

1. Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
2. Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
3. Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
4. Обязательно указывается дата создания документа.
5. Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
6. Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.

Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.

К кому обратиться, чтобы заверить трудовую книжку?

Чтобы получить заверенную выписку или копию своей трудовой книжки, сотруднику необходимо обратиться либо к непосредственному работодателю (начальнику), либо в отдел кадров своей организации. В некоторых случаях из-за отсутствия отдела кадров в компании руководитель назначает определенного сотрудника, который становится уполномоченным лицом по вопросам ведения и хранения трудовых книжек всех работников.

В том случае, если вашим работодателем является частное лицо, то просить о выдаче заверенной трудовой книжки следует у самого предпринимателя. Он сам делает все необходимые отметки и ставит свои печати в документе.

Заверение трудовой книжки в особых случаях

Некоторые учреждения относятся с особой придирчивостью к копиям трудовых книжек. В таких случаях потребуется оформить документ надлежащим способом

Первым делом нужно сделать дубликаты каждой страницы, и неважно, одна или две страницы будут находиться на одном отксерокопированном листе. Затем производятся все те же записи (за исключением последней записи, которая необязательна), удостоверяющие подлинность документа

Следующим действием является прошивка всех листов белыми нитками и приклеивание к ним кусочка белой бумаги (обычно в виде квадрата), на котором должна присутствовать следующая запись о количестве прошитых листов. После этого каждую страницу нумеруют (если они не были пронумерованы ранее) и ставят печать работодателя на последней странице документа.

Если у вас все же присутствует неуверенность в том, примет ли конкретная организация такую копию трудовой или нет, то обратитесь напрямую в саму инстанцию, которая требует ее от вас. Там вам предоставят образец для правильной заверки трудовой книжки. Только тогда можно будет со спокойной душой идти к своему работодателю и просить выдать данный документ.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2021 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2021 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Вам будет интересно:

Как исправить ошибки в трудовой книжке: 6 распространенных ситуаций

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую о.

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Как правильно заверить трудовую книжку

В случае, если работник обратился за заверенной трудовой книжкой, то работодатель должен представить ему необходимые документы по истечении не более трех рабочих дней с момента обращения. Бывают случаи, когда необходима информация обо всей трудовой деятельности работника, а также выборочные записи. В первом случае следует заказать копию трудовой книжки, во втором – выписку.

Копия трудовой книжки должна содержать дубликаты всех страниц (включая первую и последнюю – о текущем месте работы). Каждую страницу сначала ксерокопируют (в очень редких случаях переписывают вручную или набирают на компьютере) на листе формата А4, а затем отдают на подписи уполномоченным в данном вопросе лицам.

С выпиской дела обстоят практически так же, за тем лишь исключением, что в дубликат трудовой книжки включают только первую страницу (на которой должны быть указаны данные о ее обладателе: Ф.И.О. владельца, его дата рождения, образование, профессия) и те страницы, которые были потребованы у работника для предоставления в ту или иную инстанцию.

Процедура заверения проходит довольно быстро. Чтобы дубликаты стали юридическими документами, на каждой странице копии должны быть следующие отметки:

1. Отметка о том, что копия верна. Именно это и прописывается на каждой странице.
2. Указывается должность того лица, который проводит процедуру заверения.
3. Заверяющий ставит свою подпись (должна иметь рядом расшифровку) также на всех страницах-дубликатах.
4. Обязательно указывается дата создания документа.
5. Последняя страница отличается от остальных. На ней ставится пометка: «Работает по настоящее время». Затем – должность заверяющего сотрудника, его подпись с расшифровкой фамилии и дата.
6. Печать организации обязательна. Ставится на каждом листе недалеко от надписи «Копия верна». При этом нужно сделать так, чтобы часть печати заходила на саму копию, а часть – на свободное место на листе.

Только при выполнении всех этих требований трудовая книжка может считаться оформленным документом и иметь юридическую силу сроком на один месяц.

К кому обратиться, чтобы заверить трудовую книжку?

Чтобы получить заверенную выписку или копию своей трудовой книжки, сотруднику необходимо обратиться либо к непосредственному работодателю (начальнику), либо в отдел кадров своей организации. В некоторых случаях из-за отсутствия отдела кадров в компании руководитель назначает определенного сотрудника, который становится уполномоченным лицом по вопросам ведения и хранения трудовых книжек всех работников.

В том случае, если вашим работодателем является частное лицо, то просить о выдаче заверенной трудовой книжки следует у самого предпринимателя. Он сам делает все необходимые отметки и ставит свои печати в документе.

Заверение трудовой книжки в особых случаях

Некоторые учреждения относятся с особой придирчивостью к копиям трудовых книжек. В таких случаях потребуется оформить документ надлежащим способом

Первым делом нужно сделать дубликаты каждой страницы, и неважно, одна или две страницы будут находиться на одном отксерокопированном листе. Затем производятся все те же записи (за исключением последней записи, которая необязательна), удостоверяющие подлинность документа

Следующим действием является прошивка всех листов белыми нитками и приклеивание к ним кусочка белой бумаги (обычно в виде квадрата), на котором должна присутствовать следующая запись о количестве прошитых листов. После этого каждую страницу нумеруют (если они не были пронумерованы ранее) и ставят печать работодателя на последней странице документа.

Если у вас все же присутствует неуверенность в том, примет ли конкретная организация такую копию трудовой или нет, то обратитесь напрямую в саму инстанцию, которая требует ее от вас. Там вам предоставят образец для правильной заверки трудовой книжки. Только тогда можно будет со спокойной душой идти к своему работодателю и просить выдать данный документ.

Для каких целей требуется заверять записи в трудовой

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

• Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
• Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
• Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
• Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
• Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года:

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2021 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом:

Таким образом заверение трудовой будет выглядеть примерно так:

Как заверить копию трудовой книжки

Если вы являетесь ответственным за ведение, хранение и учет трудовых книжек в организации, и такая обязанность возложена на вас по приказу, заверить копию трудовой книжки придется именно вам. Инструкция 1 Попросите работника, обратившегося к вам с просьбой заверить копию трудовой для банка, написать заявление на выдачу заверенной копии трудовой книжки.

Важно

Выполнить его просьбу вам необходимо в срок не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника с таким заявлением. 2 Сделайте ксерокопии всех заполненных листов трудовой книжки, включая ее первую страницу с указанием фамилии, имени и отчества ее владельца

На копии последней страницы поставьте ручкой надпись «Работает по настоящее время в должности…», укажите свою должность, распишитесь, расшифруйте подпись, проставьте дату заверения копии и печать отдела кадров.

Пошаговая инструкция для работодателя: как оформить? Копия выдается по просьбе работника работодателем в трехдневный срок (62-я ст. Трудового Кодекса). Работодатель не вправе требовать за это вознаграждение и интересоваться зачем понадобилась копия.

Инфо

Право на доступ гражданина к своим персональным данным предусмотрено 89-й ст. ТК, за его нарушение 90-й ст. предусмотрена ответственность для должностных лиц, вплоть до уголовной.

• Работник составляет письменное обращение к работодателю, которое выглядит следующим образом: адресуется руководителю организации (указывается полное наименование фирмы, должность и ФИО руководителя полностью);
• указываются ФИО и должность работника;
• обращение именуется «Заявлением»;
• в содержательную часть включается просьба выдать копию трудовой книжки со ссылкой на 62-ю ст.

Основные ошибки

При заверении трудовых часто встречаются следующие ошибки:

• Штамп «Копия» проставлен не на всех листах, а только на отдельных (например, первом и последнем);
• На всех листах, кроме содержащего последнюю запись, не проставлена заверяющая надпись с оттиском печати;
• На последнем листе копии не проставляется надпись «Работает по настоящее время»;
• При заверении проставляется только подпись, без указания должности и личных данных ответственного работника;
• Сотрудник, который производит заверение копии не обладает для этого необходимыми полномочиями (не имеет права подписи);
• С 1 июля 2021 года будет ошибкой отсутствие ссылки на место хранения оригинала документа;
• Оттиск печати на всех листах проставлен на «белой» части листа. Необходимо, чтобы он захватывал часть копии.

Выдавать ли сотруднику на руки трудовую книжку

Правила ведения трудовых закрепляют, что этот бланк нельзя выдавать работающему на руки, если он не увольняется, а прочит его для каких-то личных целей. Если после ее передачи работник ее потеряет или испортит, то его текущий работодатель по правилам обязан будет оформить ее полный дубликат.

Помимо этого, при выдаче происходит прямое нарушение вышеупомянутых правил. В результате, на должностное лицо может быть наложен штраф от 1 до 5 тысяч рублей, а на компанию — от 30 до 50 тысяч рублей.

Данное правило не действует для ситуации, когда сотруднику нужно предъявить трудовую для оформления пенсионных выплат. Это оговаривают внесенные в 2015 году поправки в ТК. В этой ситуации компания не может отказать просьбе сотрудника, но последний обязан в срок трех дней после возврата документа из органа принести его назад в организацию.

Внимание! Если работнику необходим документ, то ему на руки можно выдать копию, которая будет заверена по установленным правилам. Делать отметку в нотариальной конторе не требуется.

Как правильно заверить копию трудовой книжки образец, нюансы и ошибки

Если же гражданин не числится в штате организации или не трудоустроен, то документ может и должен находиться на руках. Способы заверения напрямую зависят от того, где храниться книжка:

1. В первом случае документ заверяет работодатель или начальник кадрового отдела.
2. При втором условии заверение проходит в нотариальной конторе.

Как правило, если вам отказывают в заверении, требуйте письменное объяснение, где пропишут причину отказа.

Внимание

А вообще, на практике происходит так, что гражданину не отказывают, и без каких-либо проблем оформляют копию книжки — а затем и заверяют. Оформление выписки документа осуществляется в несколько этапов:

1. Личное обращение в организацию.