Порядок сдачи отчета 4-ФСС
Форма 4-ФСС ежеквартально подается всеми работодателями, использующими труд наемных сотрудников. С 2021 года в связи с переменой администратора страховых взносов этот отчет стал содержать только сведения о взносах на страхование от несчастных случаев. Бланк отчета, сдаваемого в 2020-2021 годах, и порядок его заполнения утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 № 381.
Основным нормативным актом, регламентирующим порядок начисления и уплаты взносов на страхование по травматизму, является закон «О страховании от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Законодатели предусмотрели 2 срока для сдачи расчета (п. 1 ст. 24 закона № 125-ФЗ):
- до 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом — для передачи отчета на бумажном носителе;
- до 25-го числа того же месяца — для сдачи электронной версии расчета.
Однако право выбора варианта отправки предоставлено лишь небольшим компаниям со среднесписочной численностью сотрудников до 25 человек включительно. Если в организации трудится более 25 работников, то сдавать файлы можно только в электронном виде. Несоблюдение способа подачи отчетности приводит к штрафу на сумму 200 руб. (п. 2 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
По факту получения расчета органы ФСС должны направить страхователю квитанцию с подтверждением приема отчета или отрицательный протокол проверки с описанием ошибок.
Особенности предоставления отчетов в ФСС
Отчет в Фонд соцстраха предоставляется в виде:
| Вид подачи отчета | Срок |
| бумажный | до 20 числа следующего после отчетного месяца |
| электронный | до 25 указанного выше срока |
Но право выбрать вариант отправки отчета предоставлено лишь тем фирмам, численность сотрудников у которых не превышает 25 человек. В противном случае документ формируется только в электронном виде.
До того, как передать отчет в ФСС, его следует очень тщательно проверить. В инструкции к заполнению документа имеется вся необходимая информация. Изучив ее, можно провести эту часть работы успешно. При обнаружении ошибки самостоятельно, или в процессе передачи отчета, следует внести в документ исправления.
Важно! Форму можно предоставить и в последний день указанного срока. Но разумнее сделать это раньше, чтобы оставалось время на исправление неточностей.
Что делать, если пришел отрицательный протокол проверки?
Если по итогам проверки орган ФСС прислал отрицательный протокол, расчет считается несданным. Необходимо исправить все указанные в документе ошибки и выслать отчет вновь. Датой представления расчета считается дата, когда файл прошел все этапы проверки и был принят фондом.
Если файл будет принят после 25-го числа, ФСС начислит штраф, который будет рассчитан как 5% от суммы начисленных взносов на травматизм за отчетный период, но не менее 1 000 руб. и не более 30% указанной суммы (п. 1 ст. 26.30 закона № 125-ФЗ).
Важно! Подсказка от КонсультантПлюс В ситуации, когда вы подаете уточненный расчет после того, как срок уплаты взносов и срок подачи первичного расчета прошли, избежать штрафа можно, если одновременно соблюдены следующие условия… Подробнее об условиях читайте в К+. Это можно сделать бесплатно, получив пробный доступ.
Рассмотрим наиболее частые коды ошибок в протоколе и порядок их исправления.
Санкции за отклонения от процедуры сдачи отчета
Датой предоставления отчета является число месяца, фиксирующее момент преодоления файлом всех этапов проверки и принятия его Фондом соцстраха.
Когда все допущенные ошибки устранены до крайней даты сдачи формы, то страхователь не несет никакой ответственности за их наличие в прошлом. Неточности вовремя исправлены – значит, регламент соблюден полностью.
Другое дело, если отчет был не принят, а отклонен контролирующим органом с указанием кода ошибки, и она вовремя не устранена страхователем. Вот тогда санкции неизбежно наступят. Бывают и иные причины наложения штрафа:
| Нарушения | Санкции | Ограничения |
| Несвоевременная сдача отчета | 5,0% от размера страховых взносов, которые были начислены в последнем квартале. Штраф накладывается за каждый месяц просрочки | Минимум – 1 000,00 руб. Максимум – 30% от суммы СТВ |
| Неправильный способ подачи документа (вместо электронного – бумажный) | 200 руб. | – |
| Админответственность руководителя предприятия за указанные выше нарушения | 300,00-500,00 руб. | |
Распространенные ошибки в протоколе и порядок их устранения
Полный перечень кодов ошибок и их расшифровку можно найти на сайте ФСС и ниже в нашей статье.
- Самый распространенный код ошибки в протоколе проверки формы 4 ФСС — ошибка 508, которая обозначает, что формат файла некорректный и расчет не прошел форматно-логический контроль.
Основные ее причины:
- при заполнении отчета в программе 1С выгружается только часть данных;
- не обновлена программа для формирования отчета.
В данном случае отчет можно заполнить на официальном сайте ФСС portal.fss.ru (вкладка «Форма 4-ФСС»), а далее — выгрузить корректный файл и отправить его через своего оператора связи.
Отправка также доступна и с портала самого фонда, однако перед этим необходимо зарегистрироваться на сайте и запросить ключ электронно-цифровой подписи. Сделать эти шаги нужно заблаговременно, чтобы не пропустить сроки сдачи расчета.
- Код ошибки 503 в отчете ФСС означает, что задано неверное имя файла и оно не соответствует XSD-схеме.
Согласно приложению 1 к приказу ФСС «О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде…» от 12.02.2010 № 19 название файла должно выглядеть следующим образом:
<�номер страхователя>_<�расчетный год>_<�отчетный квартал>. xml.
Например, 1234567891_2020_12.xml.
При этом номер страхователя — 10-значное цифровое обозначение регистрационного номера плательщика. Он должен соответствовать регистрационным документам. Расчетный год записывается в формате ГГГГ, например 2021. Отчетный квартал должен содержать 2 цифры: для 1-го квартала ставится обозначение 03, для 6 мес. — 06, 9 мес. — 09, года — 12.
Чтобы исправить ошибку 503, необходимо переименовать файл или же сформировать файл в программе и выгрузить его снова.
- Ошибка 598 в отчете ФСС означает, что в предоставленном файле указан ИНН, не совпадающий с регистрационным номером страхователя.
Причиной может служить ошибочное внесение сведений в базу данных спецоператором связи, через которого подписывается и отправляется расчет, а также ошибка бухгалтера.
Для устранения расхождений необходимо проверить ИНН и регистрационный номер на титульном листе формы. Если ошибки не выявлены, стоит связаться с представителем компании оператора и проверить числящиеся в его базе данные.
Имейте в виду, что судебные инстанции не считают ошибку, допущенную в регистрационном номере страхователя, достаточной причиной для непринятия расчета. Подробнее об этом — в материале «Ошибка в регистрационном номере — не повод для штрафа за несдачу 4-ФСС».
Если вам нужно составить уточненный 4-ФСС, воспользуйтесь рекомендациями экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Как ограничить вероятность появления ошибок и быстро их исправить
На официальном сайте Фонда соцстраха отчет можно проверить самостоятельно. На нем имеется электронный Портал, который всегда предоставляет только актуальную информацию.
Разумно воспользоваться возможностями официального сайта ФСС и тогда, когда все усилия по устранению ошибки закончились неудачно. Если показатели в отчетную форму вносятся с помощью Портала, то в корректности результата можно не сомневаться.
На нем осуществляется:
- выгрузка формы, заполненной бухгалтером, и ее проверка. Система проведет автоматический контроль. Если ошибки выявлены, на них будет указано. В результате бухгалтер вовремя их устранит и освободит себя от будущих проблем. Ему не придется тратить силы, если контрольная система отчет не примет. Этого не случится, поскольку все наявные неточности уже исправлены на онлайн Портале;
- заполнение отчета с нуля и отправка на проверку.
Важно! Работа на сайте фонда становится возможной после того, как пользователь пройдет этапы процедуры предварительной регистрации.
Что означают иные коды ошибок?
| № п/п | Код ошибки | Значение | Возможные причины | Порядок устранения |
| 1 | 10 | Невозможно расшифровать файл | Недействительный или просроченный сертификат | Проверить срок действия сертификата ЭЦП и его действительность |
| 2 | 11 | Невозможно проверить ЭЦП | 1. Ошибка сертификата. 2. Файл подписан дважды. 3. Нарушен алгоритм шифрования файла | 1. Связаться со спецоператором и устранить ошибку сертификата. 2. Повторно подписать файл и отправить. 3. Сначала подписать файл, а затем зашифровать |
| 3 | 13 | Отсутствие в сертификате регистрационного номера страхователя | Ошибка, допущенная спецоператором при выпуске сертификата | Связаться с представителем спецоператора и перевыпустить сертификат |
| 4 | 14 | Отсутствие кода подразделения ФСС в сертификате | См. п. 3 | См. п. 3 |
| 5 | 15 | Ошибка шифрования | Сбой системы при передаче файла | Повторно направить файл |
| 6 | 16 | Неправильный формат регистрационного номера страхователя в сертификате | Количество символов регистрационного номера менее или более 10 | Перевыпустить сертификат |
| 7 | 17 | Неправильный формат кода подразделения ФСС в сертификате | Количество символов кода более или менее 4 | Переиздать сертификат |
| 8 | 18 | Файл зашифрован неверным ключом ЭЦП | 1. Выбран неверный сертификат уполномоченного лица ФСС. 2. Выбран просроченный сертификат | 1. Подписать, зашифровать файл, используя действующий сертификат уполномоченного лица ФСС. 2. Загрузить с сайта ФСС новый сертификат и установить его в хранилище сертификатов |
| 9 | 19 | Файл не подписан или не зашифрован | Повторно подписать, зашифровать и отправить файл | |
| 10 | 20 | Неизвестный формат файла | Имя файла не соответствует XD-схеме | Заново сформировать файл xml (см. порядок действий при ошибке 503) |
| 11 | 41 | К издателю сертификата нет доверия | 1. Сертификат спецоператора не соответствует закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. 2. Сертификат спецоператора отозван или просрочен | Обратиться в компанию спецоператора, предварительно проверив действие корневого сертификата в таблице кросс-сертификации |
| 12 | 42 | Ошибка при проверке сертификата | Отправить расчет повторно | |
| 13 | 43 | Сертификат страхователя отозван | ЭЦП сертификата недействительна | Переиздать сертификат |
| 14 | 44 | Список отозванных сертификатов (далее СОС) издателя сертификата просрочен или не найден | Ошибка СОС удостоверяющего центра | Связаться с представителем компании-оператора связи |
| 15 | 45 | Сертификат поврежден | Повторно направить расчет | |
| 16 | 46 | Сертификат страхователя просрочен | Переиздать сертификат | |
| 17 | 50 | ИНН организации отсутствует в сертификате | Ошибка при создании сертификата | Переиздать сертификат |
| 18 | 504 | В сертификате записано неверное подразделение ФСС | См. п. 17 | См. п. 17 |
| 19 | 505 | Некорректное название файла | Формат файла не соответствует XD-схеме | Повторно сформировать файл в xml-формате |
| 20 | 506 | Одинаковые шифры налогообложения во 2-м разделе отчета | Ошибка при заполнении формы | Исправить ошибку в отчете, выгрузить и отправить |
| 21 | 507 | Файл xml отсутствует | Файл расчета не загружен в систему | Загрузить файл, подписать, зашифровать и отправить |
| 22 | 509 | В файле записан период, отличающийся от периода в его названии | Ошибка при заполнении расчета | Сформировать файл повторно и отправить в ФСС |
| 23 | 511 | Ошибка при чтении файла | Файл пуст или не в формате xml | Сформировать файл повторно и отправить |
| 24 | 512 | Отчетный год в файле отличается от года в его наименовании | Ошибка при заполнении расчета | Исправить ошибку, сформировать и отправить файл |
| 25 | 513 | В файле указан регистрационный номер, отличающийся от номера в названии файла | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 26 | 514 | Регистрационный номер страхователя в файле отличается от номера в сертификате | 1. Ошибка при заполнении расчета. 2. Ошибка при выпуске сертификата | 1. Исправить ошибку, сформировать файл и отправить его повторно. 2. Связаться с удостоверяющим центром и переиздать сертификат |
| 27 | 515 | Регистрационный номер в имени файла отличается от номера в отчете | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 28 | 516 | Код обособленного подразделения в имени файла отличается от кода в файле | См. п. 24 | См. п. 24 |
| 29 | 517 | Размер файла больше допустимого | Файл должен быть не больше 655 килобайт | Сформировать новый файл расчета |
| 30 | 518 | Файл имеет нулевой размер | Файл имеет нулевой размер | Сформировать новый файл |
| 31 | 519 | ИНН в сертификате отличается от ИНН в файле расчета | См. п. 26 | См. п. 26 |
| 32 | 520 | ОГРН в файле отличается от ОГРН в сертификате | См. п. 26 | См. п. 26 |
| 33 | 550 | Сертификат не квалифицирован | Сертификат не квалифицирован | Обратиться в компанию спецоператора и перевыпустить сертификат |
| 34 | 599 | Данные страхователя еще не внесены в базу данных ФСС | Отчет будет обработан по факту внесения в базу ФСС | |
Как расшифровать отрицательный протокол к СЗВ-СТАЖ, смотрите здесь.
Прочие ошибки в отчете ФСС
Среди других неточностей, перечень которых значителен, нередко встречаются такие:
| Код | Расшифровка | Содержание |
| 10 | Файл не удалось расшифровать | Речь идет об общей ошибке расшифровки. Не исключено, что всему виной выступают неполадки с сертификатом, который используется для раскодирования |
| 19 | Предоставленный расчет не подписан или не зашифрован | Бухгалтеру страхователя следует проверить наличие всех подписей. При их отсутствии – подписать документ, файл зашифровать и повторно отправить в ФСС |
| 511 | При считывании XML-файла обнаружена ошибка | В документе пусто или он не выступает XML-файлом |
| 517 | Объем файла слишком большой | Допустимый размер документа – 2097152 байт. Если фактически он больше, придется сформировать новый в пределах максимального объема |
Нередко наличие ошибки объясняется проблемами с сертификатом. Он может быть отозван (43), не найден (44), поврежден (45), просрочен (46). Не исключено, что в нем не зафиксирован регистрационный номер страхователя (13) или не прописан код нужного подразделения фонда соцстраха(14). В сертификате может отсутствовать ИНН страхователя (50), указываться то подразделение ФСС, которое не существует (504).
Если появился код 599, это означает, что страхователю придется обратиться в техподдержку. Цифры свидетельствуют о внутренней ошибке в модуле контроля принимаемой от бухгалтера информации.
Итоги
Все работодатели в 2021 — 2021 годах обязаны ежеквартально предоставлять расчет 4-ФСС в отношении взносов на травматизм в установленные сроки. Если форма заполнена некорректно, по факту проверки страхователю будет направлен отрицательный протокол. При этом отчет будет считаться непринятым до устранения выявленных ошибок. Если корректирующий отчет будет принят позже установленных сроков, то страхователю будут предъявлены штрафные санкции.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Действия по исправлению ошибки
После получения отрицательного протокола ответственное лицо должно исправить ошибку и выслать корректный документ.
Необходимо произвести ряд действий: (нажмите для раскрытия)
- Определить, является ли актуальной используемая версия программы. При обнаружении устаревшей версии потребуется произвести обновление. Часто ошибка 503 возникает при использовании некорректной версии программы.
- Проверить все внесенные данные на предмет обнаружения некорректного ввода, воспринимаемого программой как ошибку.
- Исправить сведения в документе.
- Переформировать расчет и выслать получателю.
Если самостоятельно не получается обнаружить ошибку или исправить отчет, необходимо обратиться за технической поддержкой к разработчику программы. Потребуется выслать комплект документов с файлом отчета, протоколом и другими документами по запросу. Отчет считается сданным только после получения положительного протокола.
Неточность 598, ее причины и исправление
Наличие ошибки, обозначенной кодом 598, означает, что в отправленном файле неправильно указан номер ИНН. Он не совпадает с тем, который значится в регистрационных документах. Ошибку мог допустить:
- бухгалтер;
- спецоператор связи, через которого отчет подписывался и отправлялся.
Что в таком случае следует сделать?
- Перепроверить ИНН на предприятии. Бухгалтер должен цифру за цифрой сравнить правильный ИНН с тем, который указан в файле на титульном листе.
- Когда у страхователя все проставлено правильно, следует связаться со специалистом компании оператора и сверить числа с теми, которые значатся в его базе данных. Не исключено, что именно там спряталась описка.
Третьей причины у ошибки 598 не бывает.
Другие причины возникновения ошибок
Проверка версии криптопровайдера
Самое первое, что должен сделать пользователь при возникновении ошибки — проверить актуальность версии установленного криптопровайдера. Узнать актуальную версию можно на сайте https://infotecs.ru/product/vipnet-csp.html
Для обновления криптопровайдера можно воспользоваться инструкцией оператора Калуга Астрал.
Обновление 1С
Второе не менее важное правило: перед глубоким погружением в проблему выполните две несложных проверки в1С:
- проверьте на актуальность релиз вашей 1С;
- уточните права пользователя, отправляющего отчетность.
Отправка отчетности всегда должна выполняться на актуальной версии 1С. Проверьте текущий релиз вашей программы на сайте поддержки пользователей и обновите конфигурацию, если установленный релиз вашей программы не актуальный.
Разработчики вносят изменения в 1С, подключают новые модули, поэтому соответствие релиза программы актуальному перед отправкой отчетности необходимое условие успешной сдачи отчетности.
Права пользователя, отправляющего отчетность
Пользователи, работающие с 1С-Отчетность, должны иметь права:
- Право на защищенный документооборот с контролирующими органами;
- Полные права.
Если с отчетностью работает пользователь не с полными правами, ему необходимо добавить право на защищенный документооборот, например, в Конфигураторе: меню Администрирование — Пользователи на вкладке Прочее.
Если работать с отчетностью стал новый пользователь и у него стала выходить ошибка, а у прежнего пользователя все было нормально — дело, скорее всего. в правах нового пользователя.
Если проверки выполнены, а ошибка осталась — переходите к поиску решения проблемы с помощью:
- технической поддержки Калуга-Астрал;
- самостоятельной настройки криптографии.
Ошибка код 10 на USB-устройствах
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
В диспетчере устройств зачастую можно увидеть код ошибки 10 на USB-устройствах. Она отображается как восклицательный знак. В большинстве случаев эта проблема касается устройств с внутренней память, однако, такая ошибка может возникнуть и USB-модемов. Ниже мы опишем самые распространенные способы решения этой проблемы.
Способ 1 — решение проблемы с USB
Иногда система не может выделить на устройство то количество питания, которое необходимо для его функционирования, в следствии чего возникает ошибка 10. Питания же не хватает из-за того, что оно распределяется на другие устройства, а соответственно на новое выделить не откуда. Поэтому если на ПК установлен карт-ридер, то его необходимо отключить. Это можно сделать двумя способоами6 аппаратно и программно. В первом случае нужно отсоединить устройство от материнской платы. ВНИМАНИЕ: Помните, что нужно быть внимательным при отключении устройств от материнской платы, если вы не уверены, что вы отключаете в данный момент, то делать этого не рекомендуется. Для того чтобы программно отключить карт-ридер нажать правую кнопку мыши на карт-ридере в диспетчере устройств и выбрав пункт отключить. После этого рекомендуется перезагрузить систему, однако, в некоторых случаях достаточно переподключить нужный накопитель. Достаточно действенный способ, часто встречающийся на тематических сайтах и YouTube.
Способ 2 — код 10 (программное решение)
В случае если не подействовал первый способ, нет карт-ридера или нет возможности его отключить, проблема может заключаться не в недостатке питания.
Нажмите комбинацию клавиш «Win» + «R». В появившемся окне «выполнить» нужно ввести команду: diskmgmt.msc
Если у вас возникнут вопросы, можете бесплатно проконсультироваться в чате с юристом внизу экрана или позвонить по телефону (консультация бесплатно), работаем круглосуточно.
Перед вами откроется окно
«Управление дисками» — правое окно на рисунке ниже.
Здесь нужно проверить, назначена ли буква тома для носителя, т.е. буква С, D, Е и т.д.
- Найдите требуемый носитель, ориентируясь на его размер, название, метку.
Если буква тома не присвоена, то перед названием тома не будет стоять буквы, например, (E:). В этом случае эту букву нужно присвоить. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на носитель и выберите «Изменить букву диска или путь к диску».
- Далее нажать кнопку добавить…
- Выбрать «Назначить букву диска (A-Z)
- Выбрать буква, при этом сразу будет установлена первая не занятая.
- Для подтверждения нажать ОК
- Ещё раз нажать ОК
После этого ошибка должна быть устранена. Однако к 3G и 4G usb-модемам такой способ не подойдет, поскольку у модема имеется собственный виртуальный привод, а также может иметься встроенный разъем для MicroSD накопителей. Отсюда можно сделать вывод, что проблема кроется не в питании, а в ошибке, вызванной конфликтом на программном уровне. Она возникает из-за того карт-ридер это оставное устройство, Включающее в себя несколько устройств, чаще всего четырех, а соответственно и резервирующее для всех составных частей необходимое количество букв.
Возможные причины ошибки 508
Практика показывает, что чаще всего бухгалтерские работники не до конца проводят логический контроль данных составленного отчета. Они не сверяют числа в отдельных графах, которые должны совпадать или просто зависят одни от других. В результате отчет не проходит логический контроль, он возвращается исполнителю с извещением об ошибке с кодом 508. Именно под этими тремя цифрами подразумевается наличие логической погрешности. В таком случае необходимо исправить суммы, в которых она присутствует. Когда бухгалтерский работник проверил отчет вдоль и в поперек, но все равно получил его обратно со ссылкой на ошибку 508, следует разобраться в ситуации внимательнее (
