Проверка контрагента перед узакониванием сотрудничества с ним требуется не только для собственного спокойствия в отношении его благонадёжности, но и чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности перед заключением деловых сделок. Рекомендуется не только единожды проверить документацию, но и периодически запрашивать актуальные версии всех документов, которые имеет смысл проверять. В статье расскажем про документы для проверки контрагента при заключении договора, приведем полный перечень с описанием.
Какие документы нужно запросить у контрагента перед сотрудничеством
О том, что ваша компания должна требовать определённые документы перед заключением договоров, лучше указать в Положении о договорной работе фирмы. В этом случае проще будет обосновать потенциальному партнёру, на каком основании вы требуете предъявить те или иные бумаги. Перечень документов, которые следует проверить, зависит от того, с каким предприятием придётся работать:
- с российским юридическим лицом,
- с индивидуальным предпринимателем,
- с иностранным юридическим лицом.
В любом случае, документы должны быть актуальными на момент предъявления, в действующей редакции. Проверить это можно через сведения в выписке из ЕГРЮЛ (в случае с юридическими лицами) или ЕГРИП (если речь идёт об ИП). Документ нужен в полной версии – первая и последняя страницы или выписка не подойдут.
Как развивалась система проверки контрагентов
Начиная с 2010 года в судах постепенно образовалось огромное количество дел, связанных с взаимодействием с контрагентами. В этих делах так или иначе рассматривался вопрос о том, могут ли компании принять к вычету входной НДС от поставщика и поставить к вычету расходы для целей налога на прибыль.
Вычеты по НДС и вычеты по налогу на прибыль представляли собой две разные темы. Но время от времени они пересекались, когда суды рассматривали споры о правомерности принятия расходов для целей налога на прибыль.
В этот же период набирала обороты тема борьбы с фирмами-однодневками и с незаконными вычетами по НДС и возмещениями по НДС. Накапливалась судебная практика. Проблема заключалась в одном: налогоплательщикам было неясно, какими действиями можно доказать свою добросовестность в выборе делового партнера. Ответ на этот вопрос впервые появился в Постановлении Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53.
В этом документе была предпринята попытка описать правила и желаемое поведение налогоплательщика и налоговых органов. Именно тогда сформировалась концепция необоснованной налоговой выгоды и появилась другая терминология, которую суды используют по сей день, рассматривая спорные ситуации с заявленными вычетами.
Еще до 2010 года был изменен подход к выбору налогоплательщиков для проведения выездных налоговых проверок. ФНС и Минфин выпустили первые письма, в которых пытались ответить на вопрос, какие меры нужно предпринять налогоплательщику, чтобы убедить налоговые органы в проявлении должной осмотрительности при выборе контрагента.
После 2010 года ситуация прояснилась еще больше. Помимо писем и разъяснений ведомств появилась автоматизированная система контроля за возмещением НДС — АСК НДС-2. К этому моменту уже стало понятно, что налоговые органы решили довольно системно подойти к решению вопроса, а значит и ответ бизнеса тоже должен быть системным.
В 2021 году появилась ст. 54.1 НК РФ, которая требует от налогоплательщика не злоупотреблять правом. То есть сделка должна быть реальной, она должна осуществляться тем контрагентом, который заявлен по документам, и у сторон не должно быть намерения не платить или недоплатить налоги.
Перечень запрашиваемых документов у ИП
Список документов, подтверждающих правовой статус ИП, отличается от комплекта документов, имеющегося у законно функционирующих юридических лиц: (нажмите для раскрытия)
- Учредительные документы у ИП отсутствуют как таковые – нет ни Устава, ни учредительного договора.
- Работа ИП считается законной после получения свидетельства о гос. регистрации предпринимателей (ЕГРИП).
- ИП должен предоставить выписку из Единого реестра предпринимателей (ЕГРИП), не из ЕГРЮЛ.
Заключать договор и подписывать его предприниматель может на основании наличия у него свидетельства ЕГРИП и паспорта России.
Ответ для банка о причинах выбора контрагента
Близким по содержанию окажется и ответ банку, запрашивающему информацию в рамках требований закона № 115-ФЗ. В дополнение к обоснованию выбора определенного контрагента здесь может потребоваться еще и аргументация условий заключения конкретной сделки.
Поскольку банкам грозит достаточно серьезная ответственность за непринятие мер по противодействию легализации доходов, получаемых преступным путем, они могут ориентироваться на любые (не только приведенные в числе обязательных) признаки, делающие сделку подозрительной (Методические рекомендации, прилагаемые к письму Банка России от 13.07.2005 № 99-Т). По этой причине запрос от банка может поступить в отношении любой сделки с любым из контрагентов и потребовать максимально полного документального обоснования.
Игнорировать запрос кредитной организации о предоставлении документов не стоит. Это может стать для банка основанием для непроведения вызвавшей у него сомнение операции (п. 11 ст. 7 закона № 115-ФЗ).
Список запрашиваемых документов у юридического лица
Перед тем, как на законных основаниях начать работать с юридическими лицами, зарегистрированными в России, нужно проверить следующие документы:
- Правоустанавливающие или уставные.
- Регистрационные.
- Из налоговых органов.
- Свидетельствующие о наличии полномочий лица, которое будет подписывать договор.
- Выписку из ЕГРЮЛ.
- Лицензию на работу (если вид деятельности требует её наличия).
- Образец подписи руководителя компании.
Лучше всего просить предоставить нотариально заверенные копии документов или подписанные должностным лицом фирмы. Желательно приложение печати. Факт приёма вами бумаг может подтвердить опись или акт.
- Учредительные. Сюда относится Устав и/или учредительный договор, представленный в полной версии и в последней редакции (проверить данный факт можно по выписке из ЕГРЮЛ). Если появляются какие-либо сомнения относительно подлинности предъявленных бумаг, можно дополнительно запросить старые редакции.
- Выписка из ЕГРЮЛ. Требуйте выписку, которая выдавалась не позже даты передачи её контрагентом или того дня, который будет обозначен в ваших единых правилах по проверке бумаг. Ни при каких обстоятельствах не соглашайтесь принимать выписку, сделанную месяцем ранее.
Перепроверить сведения можно на официальном сайте налоговой службы. Если данные расходятся с информацией, предъявленной контрагентом, нужно иметь в виду, что портал ФНС обновляется раз в неделю.
Для дополнительной проверки следует посмотреть данные о компаниях в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. При этом следует обратить внимание на текст п. 22 Постановления Пленума Верховного суда РФ № 25, там даются разъяснения того, как работать с данным ресурсом.
Свидетельство о государственной регистрации
Непременно проверьте свидетельство ОГРН, каждую страницу ЕГРЮЛ, а также свидетельства о внесении изменений в ЕГРЮЛ и в текст учредительных документов. Убедитесь в том, что название компании в учредительных бумагах было таким же, как и в свидетельстве ОГРН. Они не совпадают лишь при одном условии – если юрлицо меняло имя. Но тогда данный факт будет отражён в записях ЕГРЮЛ.
Посмотрите, сколько фирм в управлении у директора
Если один и тот же человек является учредителем в разных компаниях, это нормально. Он может просто получать долю от прибыли, но не принимать фактического участия в управлении. Но если один человек руководит тремя-пятью компаниями, да еще и с противоположными сферами деятельности, это подозрительно. Такой признак есть у компаний с подставными управленцами.
Посмотрите на сайте ФНС, числится ли руководитель в других компаниях. Выберите признак «Руководитель» и укажите фамилию, имя и отчество. Если увидели целый список компаний, перепроверьте фирму на всякий случай. Если сервис ничего не нашел, все хорошо.
Это — основные пункты, которые обязательно нужно смотреть. Об этом говорит Надежда Колесникова, заместитель генерального директора по юридическим вопросам АО «ИКТ»:
«В настоящее время существуют ряд сервисов, в том числе бесплатных, позволяющих проверить потенциального контрагента. Для начала стоит заглянуть на сайт Федеральной налоговой службы за актуальной выпиской из ЕГРЮЛ в отношении контрагента, а также воспользоваться электронным сервисом «Прозрачный бизнес», содержащим комплексную информацию о налогоплательщиках. В частности можно получить сведения о том, не является ли адрес контрагента адресом массовой регистрации, или же о многократном участии физического лица (участника, руководителя) в организациях и др. Эти открытые данные позволяют оценить риски заключения сделки. Также, проверяя контрагента следует зайти на сайт Арбитражного суда РФ – проверить, не банкрот ли он, и в целом получить сведения о наличии судебных процессов, где стороной выступает потенциальный партнер. А еще стоит проверить его на сайте Федеральной службы судебных приставов на наличие долгов и исполнительных производств по их взысканию. Это тот минимум действий по проверке контрагента, который свидетельствует о проявлении должной осмотрительности при подборе делового партнера»
Елена Герасимова, генеральный директор , рекомендует также обязательно изучать документы компании:
«Для проверки контрагентов мы рекомендуем в первую очередь собирать всю доступную информацию о контрагенте онлайн. Мы используем специальные сервисы, такие как «Спарк» и «Контр.Фокус». Кроме того, на сайте ФНС России можно проверить, не начаты ли процедуры банкротства, реорганизации или ликвидации компании, нет ли задолженности по налогам и не числится ли юридический адрес за сотней «однодневок». Кроме того, можно заказать онлайн выписку из ЕГРЮЛ с электронной подписью, посетить сайт ФССП и убедиться, что в отношении интересующего лица не ведется исполнительное производство. На сайте Картотеки арбитражных дел можно посмотреть судебные дела потенциального контрагента. Кроме того, у потенциального партнера как правило запрашивается необходимый минимум документов, таких как свидетельство о госрегистрации и свидетельство о постановке на налоговый учет, учредительные документы, а также подтверждение полномочий лица, подписывающего договор, с учетом срока и возможных ограничений по суммам или видам сделок»
Можно устроить и дополнительную проверку контрагента — например, проверить подлинность лицензий и посмотреть, нет ли компании в реестре недобросовестных поставщиков. А еще посмотреть в другом реестре, к какому типу бизнеса относится контрагент. Если у него микробизнес, при этом он говорит об обратном, это должно насторожить.
Евгения Попова, руководитель Accounting Group, рекомендует и другие способы проверки — получение выписки из ЕГРН и просмотр историй вакансий:
«Как же проверить контрагента? — Запрашиваем у контрагента документы: устав, свидетельство о постановке, свидетельство о регистрации, протоколы и приказы об исполнительном органе и лице ответственном за подписание документов. — На сайте ИФНС получаем выписку из ЕГРЮЛ, прочую информацию по данным бухгалтерской и налоговой отчетности. — Проверяем компанию в банке — большинство сейчас предоставляют информацию по контрагентам. Возможность реализована в клиент-банке. — Изучаем информацию о контрагенте в ленте новостей «Яндекс» и Google. — Пользуемся специальными информационными ресурсами («Контур.Фокус», «СПАРК» и иные источники). — Смотрим историю компании и ее вакансий через поиск по резюме в hh.ru. — Изучаем в интернете отзывы сотрудников и потребителей. — Проводим анализ информации о долгах руководителей и владельцев контрагента в «Банке данных ФССП РФ». — Делаем общий поиск в интернете с использованием языка поисковых запросов и портала archive.org в отношении неработающих сайтов организаций-должников. — Если вы заключаете договор аренды, не сочтите за труд получить выписку из ЕГРН, проверить право собственности и обременения. Часть сервисов совершенно бесплатная, часть стоит совершенно вменяемых средств. В судебном процессе по взысканию долгов и прочих предметах исков можно потерять гораздо больше»
Перечень запрашиваемых документов у иностранной компании
Очевидно, что при сотрудничестве с зарубежной фирмой, нужно проявлять большую осмотрительность, чем при заключении договора с российской компанией. Нужно учесть некоторые особенности:
- Все без исключения документы, доказывающие правовой статус зарубежного предприятия, должны иметь официальный перевод на русский язык. Также для компаний всех стран, с которыми Россия не заключала международного договора об упрощённом порядке сотрудничества, требуется провести легализацию документов (иметь отдельный документ, иногда – апостиль). Это касается Устава, сертификата об инкорпорации, учредительного договора. Апостиль требуется для тех государств, кто не участвует в Гаагской конвенции. Заверению в аналогичном порядке подлежит и доверенность подписывающего договор сотрудника.
- Дополнительно нужно запрашивать выписку из торгового реестра того, государства, где фирма зарегистрирована (такой реестр ведётся не во всех странах – если это ваш случай, просите сертификат, доказывающий благополучное функционирование фирмы). Текущий статус предприятия в выписке должен быть “действующее”.
Причины проверки контрагентов на добросовестность
Принимая решение о сотрудничестве с новым контрагентом, достаточно часто руководство организации задается вопросами о надежности контрагента (выполнит ли контрагент работу после ее оплаты) и рисках, связанных с возможными вопросами со стороны налоговых органов.
Можно исходить из общего принципа добросовестности и не проводить проверок при заключении договора с новым партнером. Но разумнее и безопаснее поступить осмотрительно и позаботиться об успешности своего бизнеса.
Следовательно, получить вычет НДС по ним не получится.
Такую проверку лучше проводить еще и потому, что на это обращают пристальное внимание и налоговые инспекторы при проведении налоговых проверок, которые тщательным образом проверяют всех контрагентов организации на наличие признаков «однодневок». Основной аргумент — организация должна выбирать клиентов с должной осмотрительностью.
Суды считают, что организация должна выбирать таких контрагентов, связь с которыми не повлечет для нее дополнительных налоговых начислений. Если инспекторы заявляют об использовании схемы минимизации налогов, то в общем случае суды проверяют следующие обстоятельства:
- проявил ли налогоплательщик должную осмотрительность при выборе контрагента;
- есть ли у контрагента расходы на ведение хозяйственной деятельности;
- носят ли платежи, проходящие через эту компанию, транзитный характер;
- поступили ли денежные средства реальному производителю товаров (работ, услуг) либо вернулись тому, от кого ушли;
- соответствует ли размер цены на товар, приобретенный налогоплательщиком, средним ценам, сложившимся на рынке;
- целесообразны ли сделки с экономической точки зрения.
Налогоплательщик считается добросовестным, пока не доказано обратное.
Законодательные акты по теме
Рекомендуется заранее изучить документы:
Документ | Название |
ст. 174 ГК РФ | О признании сделки недействительной в случае, если полномочия директора второй стороны были каким-либо образом ограничены на момент подписания договора |
п. 1 ст. 186 ГК РФ | О признании доверенности уполномоченных лиц недействительной в случае отсутствия в ней даты её оформления |
ст. 1, ст. 12 Федерального закона от 04.05.2011 № 99-ФЗ “О лицензировании отдельных видов деятельности” | Перечень видов деятельности, подлежащих лицензированию |
Типичные ошибки при оформлении
Ошибка №1. Российская компания стала сотрудничать с иностранной фирмой без тщательной проверки информации об её деятельности.
Если не проявить должную осмотрительность, налоговая инспекция обвинит предприятие в попытке снижения налогооблагаемой базы, что приведёт ко всесторонней проверке фирмы и доначислению налогов.
Ошибка №2. Отечественная фирма заключила договор с предприятием, статус которого в торговом реестре страны регистрации значился как “прекращено”.
Если начать сотрудничество с организацией, прекратившей деятельность, невозможно будет в случае неисполнения ей обязательств отстаивать свои интересы в суде.
Когда и зачем нужна проверка контрагента
Проверять контрагента нужно в самых разнообразных ситуациях, например, если:
- сделка с ним осуществляется впервые. При проверке можно еще до заключения договора обнаружить подозрительные моменты и обезопасить себя от возможных проблем в будущем;
- потенциальный контрагент недавно зарегистрировался. Новая компания не представляет особой опасности как контрагент, а вот работа с ней может таить в себе массу различных угроз и рисков;
- о контрагенте присутствует масса отрицательных отзывов. В некоторых ситуациях негативная информация о компании может распространяться конкурентами или недовольными работниками. Однако в большинстве случаев она характеризует сотрудничество с контрагентом как ненадежное и проблемное;
- контрагент работает только по предоплате. В этом случае компания может столкнуться с тем, что заплатит деньги по договору, но поставки товара или выполнения работы не будет.
Проверка контрагента позволяет выявить, что компания не исполняет обязательства по договору, имеет проблемы с госструктурами, занимается мошенничеством или обналичиванием, находится на стадии ликвидации или банкротства, имеет долги по налогам и сборам, участвует в судебных разбирательствах и т.д. Полученные результаты оценки деятельности контрагента помогут обезопасить компанию от проблем с налоговой инспекцией, а также потерь времени и финансов.
Ответы на распространённые вопросы
Вопрос №1. На что обратить внимание, если договор с юридическим лицом подписывает уполномоченный её представитель, не руководитель?
В первую очередь проверьте, выдана ли данному лицу доверенность на совершение указанных действий. Если документ имеется, посмотрите на дату, когда он оформлен – если дата отсутствует, доверенность признаётся недействительной. Также обратите внимание на срок её действия. Документ заверяется нотариально или руководством предприятия, выдавшего его. В тексте доверенности должно быть прямо прописано, что сотрудник имеет право на заключения договоров от имени фирмы.
Вопрос №2. Если все документы были проверены, но владелец бизнеса не знал или не мог знать о некоторых существенных моментах, из-за которых впоследствии возник спор, будет ли суд на его стороне?
Нет. В таком случае будет считаться, что бизнесмен не проявил должную осмотрительность, ведь он мог нанять юриста или проконсультироваться где-либо ещё.
Мероприятия, проводимые в целях проверки контрагента
Для проверки добросовестности потенциального партнера по бизнесу рекомендуется провести следующий комплекс мероприятий:
- запросить документы непосредственно у контрагента;
- провести проверку будущего партнера по общедоступным базам данных, электронным сервисам;
- проверить нахождение юрлица, а также его торговых, производственных и иных площадей по заявленному адресу;
- осуществить личные контакты с руководством предприятия или его представителями, действующими по доверенности;
- принять участие в непосредственном подписании договора (данный пункт не всегда может быть исполнен в связи с удаленностью партнера, однако когда сумма договора является существенной, лучше потратить деньги на поездку в другой регион, чем получить негативные последствия).
Ниже рассмотрим первые 2 мероприятия более подробно.