Представительские расходы: алкоголь поможет договориться

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм. Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Относятся ли представительские расходы к расходам, связанным с производством и реализацией?

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
2. Время проведения. Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.
3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
4. Результат встречи. Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.
5. Количество участников также не определяет представительские расходы. Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
   завтрак;
2. обед;
3. выездное заседание.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

4. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
5. Трансфер участников до места приема и обратно.
6. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

• обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
• средства на развлекательную программу для участников;
• стоимость экскурсий;
• деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
• финансы на оформление зала для мероприятия;
• медицинские траты, если они потребовались;
• проезд и проживание гостей;
• оплата визовых услуг участников;
• траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
• любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах. Поэтому их можно толковать с расширительным значением. Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

• прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
• их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

МНС предупреждает: алкоголь на прибыль не влияет

Представительские расходы дают коммерсанту много возможностей. Под них можно списать почти все левые затраты. Вопрос открыт лишь с расходами на алкоголь и сигареты. Давайте его закроем «Хотите кофе? …Ну тогда, может быть, чего-нибудь покрепче?» Зачастую хорошие отношения с людьми налаживаются именно так. Поэтому дорогой коньяк в сейфе генерального директора, кубинские сигары на столе давно стали нормой. Затраты, а порой немалые, как говорится, налицо. Неплохо было бы их списать. Для этого подходят представительские расходы. Правда, особо размахнуться не получится: такие расходы не могут превышать 4 процентов от суммы расходов на оплату труда с начала года (п. 2 ст. 264 НК РФ). Так что статья будет в первую очередь интересна бухгалтерам фонд зарплаты богатый.

Возник спор: относить ли к представительским расходам спиртные напитки и сигареты. И хотя «битва за алкоголь» ведется давно, в последнее время перевес явно оказывается на вашей стороне… Обо всем по порядку.

Инспекция бьется за здоровый образ жизни…

В некоторых регионах учитывать спиртные напитки при расчете налога на прибыль налоговики запрещают. К примеру, такой позиции они придерживаются в Московской области (письмо УМНС по Московской области от 10 марта 2003 г. № 04-27/03000). Инспекторы приводят всего один аргумент. Они считают, что список представительских расходов, приведенный в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса, является закрытым. Алкогольная же продукция в нем не поименована. УМНС по г. Санкт-Петербургу отстаивает это мнение в письме от 7 марта 2003 г. № 02-05/4803.

Давайте выясним, насколько оно состоятельно. Обратимся к тому же документу, на который ссылается налоговая, – Налоговому кодексу. Вот что он относит к расходам на представительские цели: «…расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)…, буфетное обслуживание во время переговоров…» (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Как мы уже отметили, проверяющие почему-то считают, что спиртные напитки в этот перечень не входят. Кстати, блюда, подающиеся на официальных приемах, тоже в нем не перечислены. Почему же алкоголь нельзя отнести к «буфетному обслуживанию» или «расходам на проведение обеда или иного аналогичного мероприятия»? Не совсем понятно. Итак, это была позиция региональных инспекторов.

…а мы не уступаем

У федерального налогового ведомства она лояльнее. Ее озвучил на одном из семинаров заместитель руководителя департамента налогообложения прибыли Олег Хороший. Он сослался на письмо МНС России от 15 декабря 2003 г. № 02-5-10/127 .

Чиновники признали, что алкогольные напитки и табачные изделия могут включаться в «…представительские расходы, которые учитываются при налогообложении прибыли…».

Радует, что количество выпитого МНС не нормирует. Правда, в письме есть одна любопытная фраза. Так, их разрешается потреблять только в размерах, предусмотренных «обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров». Забавно, не правда ли? Отметим лишь, что в кодексе такого ограничения (если так можно назвать) нет.

Подытожим. Помимо вышеприведенного высказывания чиновника в вашу пользу есть два аргумента. Во-первых, главный налоговый документ включать в представительские расходы стоимость алкоголя и сигарет не запрещает. Во-вторых, эту стоимость вы можете отнести к буфетному обслуживанию во время встречи. Ведь чем именно украсить стол переговоров, решать вам. Если и это проверяющих не убедит, обратите их внимание, что с вами солидарны и судьи (см., например, постановление Федерального арбитражного суда Приволжского округа от 28 августа 2003 г. по делу № А55-2139/03-6).

Без бюрократии никуда

Чтобы со спокойной совестью списать расходы как представительские, у вас должно быть несколько документов. Во-первых, приказ руководителя о представительских расходах. В нем руководитель утверждает предельные размеры (нормативы) по каждому виду расходов. Заметим, что эти ограничения носят формальный характер. Во-вторых, кассовые чеки. Они подтвердят расходы. И в-третьих, должен быть отчет о проведении мероприятия. В нем указывают дату и место проведения приема (переговоров, встречи), программу мероприятия, участников и величину представительских расходов.

Напомним, в Налоговом кодексе прямое требование о положительных результатах встречи отсутствует. Целью переговоров может быть просто установление хороших отношений с партнерами.

Право фирмы включать в представительские расходы стоимость спиртных напитков инспекторам оспорить будет сложно. Однако вы можете не вступать в споры с проверяющими. Достаточно лишь принимать к учету только те счета, в которых алкоголь не упомянут. Для этого попросите ресторан, в котором происходит встреча с партнерами, не выделять спиртные напитки в счете отдельной строкой. Их нужно просто включить в общую стоимость обеда. Тогда повод для претензий к вам исчезнет.

Чтобы купить, лицензия не нужна

Бывали случаи, когда проблемы возникали с приобретением алкоголя для фирмы. Так, в своем официальном письме от 27 марта 2000 г. № 29-09/11278 столичное УМНС отметило, что для такой покупки коммерсант должен иметь лицензию. Причем она должна быть независимо от того, на какие цели эти спиртные напитки закупаются. Инспекторы ссылаются на закон о регулировании оборота алкогольной продукции (Закон от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ). Он запрещает «поставку алкогольной и спиртосодержащей пищевой продукции организациям, не имеющим предусмотренных законом лицензий» (п. 3 ст. 20). В противном случае, говорят налоговые работники, лицензия самого поставщика на производство и оборот спиртосодержащей продукции может быть отозвана.

Но не обращайте внимания на эти требования. Они необоснованные. Инспектор и сам это поймет, если вы откроете ему статью 1 вышеприведенного закона. В ней сказано, что этот документ касается лишь тех, кто занимается «…розничной продажей алкогольной и спиртосодержащей продукции».

Ю. Перебейнос, эксперт ПБ

Источник материала:
«Практическая Бухгалтерия»

Документы для подтверждения представительских расходов

ВАЖНО! Образец сметы представительских расходов от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации.

В качестве таких актов могут выступать:

• приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
• программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
• смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
• отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
• акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
• платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Как оформить авансовый отчет по представительским расходам?

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал. Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов. При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются. Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы. Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на приобретение алкогольных напитков для организации официального приема? Посмотреть ответ

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб., на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб., на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют. Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Зачем нужно

Компании и индивидуальные предприниматели при ведении деятельности вступают в деловые отношения друг с другом. Это деятельность основана на взаимной выгоде сторон. Зачастую переговоры проходят в неформальной обстановке: в кафе или ресторане. Понятно, что в ресторан без денег не пускают, поэтому такие посиделки связаны с расходами. Можно ли списать алкоголь на представительские расходы? Давайте разбираться.

Списка с конкретным перечнем представительских расходов не существует. Вместо него действующее налоговое законодательство предусматривает направления расходования денежных средств, которые можно отнести к представительским расходам (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• затраты на официальный прием контрагентов при участии должностных лиц приглашающей компании;
• затраты на доставку деловых партнеров и представителей компании к месту проведения встречи и обратно;
• буфетное обслуживание участников встречи во время проведения переговоров.

При первом взгляде на этот список не понятно, входит ли в представительские расходы 2021 алкоголь.

В расчете единого налога на УСН представительские расходы не участвуют. Объясняется это следующим. Фирмы, платящие налог с доходов, при расчете налоговой базы вообще не могут учитывать расходы.

В свою очередь, не включают представительские расходы в расчет единого налога, потому что этот вид затрат не поименован в закрытом перечне расходов для упрощенной системы налогообложения (п. 1 ст. 246.15 НК РФ, письмо Минфина от 11.10.2004 № 03-03-02-04/1/22).

Чтобы ответить на вопрос, можно ли списать алкоголь на представительские расходы в 2021 году, нужно присмотреться к первому направлению расходования средств на прием представителей контрагентов – официальному приему.