Если подотчетное лицо утеряло кассовый чек можно ли принять чек через онлайн

Авансовый отчет и общие правила его составления

Итак, в организации выдаются деньги под отчет. Для начала следует сказать, что за последнее время правила выдачи сильно изменились. Однако одно остается неизменным – механизм работы с подотчетными суммами должен быть прописан во внутренних документах компании.

Для того чтобы сотрудник мог получить необходимую сумму, директор издает приказ. С этим приказом подотчетное лицо идет в бухгалтерию и получает деньги. В настоящее время можно получить очередную сумму не отчитавшись по ранее полученной.

После того, как денежные средства потрачены, работник должен предоставить по ним авансовый отчет не позднее, чем через 3 дня, относительно даты, установленной в приказе. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие документы. Следует помнить, что, поскольку в настоящее время широкое распространение получили онлайн – кассы, чек может прийти в электронном виде, но его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету. Если документ утерян или его нет на руках, необходимо приложить к отчету письменные пояснения. В этом случае только директор (в соответствии с установленным внутренним порядком) решает принимать в составе отчета затраты без документов или нет.

Если работник часто берет денежные средства под отчет и у него всегда на руках остается определенная сумма, то налоговая инспекция может обязать приравнять такие суммы к доходу работника со всеми вытекающими отсюда последствиями. Решения в пользу налоговиков в таких случаях суды выносят.

Подотчет и онлайн-касса: нужно ли выбивать чеки

Выдача средств под отчет — это опосредованная форма расчетов за товары (работы, услуги) покупателя с продавцом через уполномоченное покупателем лицо (через подотчетное лицо). И в этом случае встает вопрос: нужно ли организации, выдавшей деньги под отчет и принимающей обратно неизрасходованный их остаток, проводить данные операции через онлайн-кассу (пробивать кассовые чеки)?

Что такое «подотчет»

Выдать деньги под отчет — означает предоставление средств для покрытия расходов, связанных с деятельностью юрлица или индивидуального предпринимателя. Данное определение дано в п. 6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014 (ССЫЛКА). Оформляется такая выдача средств расходным кассовым ордером, который, в свою очередь, составляется на основе одного из вариантов:

• распорядительного документа о выдаче подотчетных средств (чаще всего специального приказа);
• письменного заявления подотчетного лица.

Кроме того, не будет лишним (но закон это не обязывает делать), если на предприятии будет издан распорядительный документ, в котором будут определен список лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет. Образец такого приказа:

Заявление подотчетником пишется в произвольной форме, но с обязательным указанием запрашиваемой суммы наличных денег, направления их расходования и срока, на какой выдаются данные средства.

Подтверждается расход средств или его отсутствие путем оформления подотчетным лицом авансового отчета. Этот документ согласно формулировке п.6.

3 Указаний №3210-У служит отражением состояния сумм, выданных сотруднику под отчет, в том числе и неизрасходованных.

Фактически подотчетные средства — это форма реализации расходов предприятием, необходимых для осуществления его деятельности. И указанные средства могут быть потрачены на что угодно: на покрытие задолженности перед поставщиками, на покупку материалов, и т.д.

И выполнение таких платежей предприятие доверяет своему сотруднику, который после получения денег под отчет, является одновременно подотчетным лицом (с позиции происхождения средств) и уполномоченным лицом (с позиции порядка их расходования). Т.е.

подотчетник в ходе закупочной деятельности и при оплате счетов выступает от имени и за счет своего работодателя и обычно в пределах выданной ему суммы.

Чтобы понять, кому можно выдавать деньги под отчет, стоит обратиться к банковскому Указанию №3210-У. В нем сказано, что подотчетным лицом может быть сотрудник предпринимателя либо юрлица, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.

Об этом прямо говорит п. 5 Указания №3210-У и письмо Банка России от 02.10.

2014 №29-Р-Р-6/7859 (ССЫЛКА), которое для целей оформления и ведения кассовых операций признает работником организации лицо, с каким у данного предприятия заключен гражданско-правовой договор.

При этом длительность такого договора не имеет значения. Более того, не важна и должностная принадлежность подотчетного лица. Поэтому деньги под отчет может получить и директор компании.

Подпадают ли расчеты по подотчетным суммам под действие закона №54-ФЗ

Подотчетные суммы могут выдаваться, как в наличной форме, так и путем их перевода на корпоративную и даже личную карточку сотрудника с пометкой «Подотчетные деньги».

Стоит напомнить, что банковская карточка согласно пп.19 ст.

3 закона №161-ФЗ (о национальной платежной системе) относится к электронным средствам платежа, которые на основании Положения Банка России № 383-П являются безналичной формой расчета.

А в июльской редакции закона №54-ФЗ от 2021 года утверждено, что онлайн-касса используется при наличных и почти любых безналичных формах расчетов. Однако расчеты по подотчетным суммам в любой их форме в случае их возврата и выдачи не являются расчетами в понимании закона №54-ФЗ, поскольку не относятся:

• к получению и выплате денег непосредственно за товары, работы, услуги (т.е. к денежным отношениям, которые возникают между покупателем и продавцом);
• к приему ставок, интерактивных ставок и к выплате выигрышей по ним;
• к приему денег в ходе продажи лотерейных билетов (включая электронные);
• к приему лотерейных ставок;
• к выплате выигрышей по лотереям.

Все эти виды операций признаются ст. 1.

1 закона №54-ФЗ расчетами, при осуществлении которых применяется онлайн-касса, за исключением тех случаев, в каких сам закон предусматривает возможность не работать с ККТ.

Кроме того, к расчетам, на которые распространяется обязанность по использованию ККТ или право ее не применения, еще относятся следующие операции, направленные на оплату товаров, работ, услуг:

• прием и выплата денег в форме предварительной оплаты и (или) авансов;
• зачет и возвращение предварительной оплаты и (или) авансов;
• выдача и погашение займов (включая кредитование ломбардами);
• предоставление либо получение встречного предоставления для расчетов за товары, работы, услуги.

И к этим операциям выдача и возврат подотчетных сумм тоже не относится, поскольку данные деньги являются лишь кассовой операцией, которая направлена на будущее совершение расхода, а не отражает сам факт оплаты товаров (работ, услуг). Да и подотчетное лицо не является по отношению к своему работодателю покупателем.

Поэтому, выдавая своему сотруднику или получая от него остаток либо всю сумму неиспользованных подотчетных денег, предприятие не должно использовать онлайн-кассу, но обязано соблюдать требования Указаний банка №3210-У по оформлению кассовых документов (авансовых отчетов, кассовых ордеров, Кассовой книги).

Нужно ли применять онлайн-кассу, когда подотчетное лицо совершает покупку у другой организации или предпринимателя

В этой ситуации подотчетное лицо выступает в качестве покупателя, действующего от имени и за счет своего работодателя. А значит, на продавца распространяются все требования закона №54-ФЗ по применению онлайн кассы и по выдаче (предоставлению) кассового документа такому покупателю. Такие разъяснения даются в пункте 2 письма ФНС России от 10.08.2018 № АС-4-20/[email protected] — ССЫЛКА.

Исключение составляют те виды безналичных расчетов между юрлицами и (или) предпринимателями, в том числе через подотчетных лиц, при которых не происходит предъявления электронного средства платежа (например, банковской карты).

В этом случае ККТ продавцом не применяется (п. 9 статьи 2 закона №54-ФЗ — ССЫЛКА).

Если наоборот, — и электронное средство платежа при подобных расчетах предъявлено, — то продавец должен использовать контрольно-кассовую технику для оформления расчетной операции.

Выводы

1. Выдача и возврат подотчетных денег на предприятии, которое предоставило эти средства своему сотруднику, не является расчетной операцией в понимании закона №54-ФЗ. Поэтому применяться при таком расчете онлайн-касса не должна.
2. В случае если подотчетное лицо рассчиталось выданными ему деньгами за товар, работу, услугу, то указанному лицу продавец должен выдать кассовый документ (чек, БСО или иной документ).
   Причем, не имеет значения форма платежа — наличная или безналичная с предъявлением покупателем электронного средства платежа (ЭСП).
3. Если расчеты за товары (работы, услуги) между организациями и (или) предпринимателями произошли в безналичном порядке без предъявления ЭСП, то продавец онлайн-кассу для таких расчетов не использует.

Советуем посмотреть ПОДБОРКУ ПОЛЕЗНЫХ ОНЛАЙН-СЕРВИСОВ и ПО, которые будут полезны многим предпринимателям.

Звоните по телефону (работаем во всех регионах РФ), если хотите узнать цены на ККТ, зарегистрировать кассу в ФНС, выпустить КЭП, подключить онлайн-кассу к ОФД.

На что обратить внимание с 1 июля 2021 года

Закон об онлайн – кассах внес свои коррективы и в порядок подтверждения правомерности использования подотчетных средств. Здесь нужно обратить внимание на два основных нововведения, которые касаются использования бланков строгой отчетности и содержания кассовых чеков.

Утрата документов

Возможны ситуации, когда сотрудник приобретает необходимые товары (работы, услуги), передает их организации, но по каким-либо причинам не может подтвердить расходы документально. Это может быть и забывчивость работника, которая выразится в том, что он просто не взял документы, либо их утрата, – причины потери могут быть разными, при этом отсутствие документов не является основанием для того, чтобы не отчитываться по потраченным суммам.

Возмещать работнику расходы или нет в данной ситуации целиком зависит от решения руководителя, поэтому даже при отсутствии оправдательных документов бухгалтерия компании на основании письменного распоряжения руководителя принимает авансовый отчет от работника, где подтверждающим документом может являться объяснительная записка, в которой указываются обстоятельства и причины отсутствия бумаг.

Если сотрудник не предоставил чек

Работник обычно не предоставляет чек в двух случаях: он его потерял или продавец работает без кассового аппарата.

Бывает, что подотчетное лицо просто по невнимательности теряет чек или происходит порча чека. Обычно в таких случаях к авансовому отчету прикладывается служебная записка, где работник поясняет где, когда и по какой причине он потерял конкретный чек. Если директор посчитает нужным возместить такие расходы, то потраченные средства сотрудник получит, однако в расходы такую сумму лучше не включать, особенно при применении УСН. Ведь все расходы должны быть в обязательном порядке документально оформлены.

В том случае, когда продавец не выдает чек в связи с отсутствием новой кассы, нужно запросить у продавца письмо – подтверждение о правомерности отсутствия кассовых аппаратов или копию подтверждающего документа о нахождении на спецрежиме.

Есть возможность получить товарный чек или квитанцию без кассового чека.

Подотчетник предъявил кассовый чек с перечнем товаров, нужно ли требовать товарный чек

Вместе с тем в письме ФНС России от 25.06.2013 N ЕД-4-3/[email protected] «О документальном подтверждении расходов в целях налогообложения» обращено внимание, что Перечень обязательных реквизитов кассового чека ККМ не содержит всех реквизитов первичного учетного документа в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете. В частности, в кассовом чеке ККМ отсутствуют такие реквизиты, как «наименование должности» и «подпись» лиц, совершивших хозяйственную операцию (письмо относилось к периоду действия Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30.07.1993 N 745). Основанием для признания расходов на приобретение подотчетным лицом товаров в данном случае будет являться утвержденный руководителем организации авансовый отчет с приложенным к нему кассовым чеком, содержащим перечень товаров. Товарный чек при этом может не прикладываться.

Обратите внимание => Как оформляется квартира в собственность в новостройке

Покупка товаров с использованием подотчетных сумм

Наверно, самым распространенным способом траты подотчетных средств является покупка товаров.

В большинстве случаев покупки кассовый чек выдается сразу же на кассе. Это идеальный вариант, когда берется чек, составляется авансовый отчет и передается в бухгалтерию предприятия для проведения отчета.

С вводом в эксплуатацию онлайн – касс, появилась еще одна возможность получить чек. Продавец отправляет в виде СМС сообщения или ссылки на электронную почту всю информацию, касающуюся чека. Его распечатывают и прикладывают к авансовому отчету.

Случается, что подотчетное лицо получает деньги наличными, а оплату производят по карте. В этом случае необходимо предоставить чек об оплате с помощью карты. Если оплата проходит с карты другого человека, например, родственника, то необходимо в письменном виде объяснить, почему товар оплачен кем – то другим, а также расписку, что деньги переданы тому, кто расплатился картой.

Бесплатная юридическая помощь

О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ). Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом. Более того, спустя год хранения, можно даже сделать их копии и положить к оригиналам, так как со временем на квитанциях может теряться четкость изображения и на них уже нельзя будет стопроцентно положиться.Как можно остаться без квитанции, и что с этим делать? Весьма неприятная ситуация может случиться, если потерять квитанцию об оплате еще до того как долг будет полностью погашен. Иногда без чека можно остаться по вине терминала, в котором закончилась бумага.

Подтверждение подотчетных сумм по командировочным расходам

При подтверждении коммерческих расходов необходимо иметь в виду следующие нюансы:

1. Чека за проживание может и не быть, так как гостиницы не используют кассы до 1 июля текущего года. В этом случае может быть предоставлен только счет на оплату
2. Если работник ездил в командировку на своей машине, то к отчету прикладываются чеки на топливо, путевка на маршрут поездки
3. Если сотрудник добирался до места назначения поездом или самолетом, то необходимо предоставить не только билет, но и документ, который подтвердит, что поездка действительно состоялась. Если использовался электронный билет, то необходимо предоставить его распечатку, а также посадочный талон. Если талона нет, то можно запросить у перевозчика, например, справку, которая подтвердит, что сотрудник действительно был в дороге. Нужно разъяснить работникам, что посадочный талон необходимо распечатывать в обязательном порядке и закрепить этот момент во внутренних документах компании, которые касаются командировочных расходов
4. Если работник находясь в командировке перемещался на такси, то нужно иметь чек на такую перевозку и прилагать его к авансовому отчету

Принимаем кассовый чек от подотчетного лица

Для подтверждения понесенных расходов физическое лицо предоставляет в организацию чек как документ, подтверждающий оплату товара, а также товарный чек, при отсутствии расшифровки приобретенного товара в кассовом чеке. Кроме этого должен быть оформлен авансовый отчет.

Это интересно: Указ мо об увольнение в запас 2020

Подотчетное лицо покупает товар по договору поставки

Таким образом, учесть в расходах кассовый чек, в котором не указаны обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 6.1 статьи 4.7 Федерального Закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г., при соблюдении остальных необходимых условий, является возможным вариантом.

В 2021 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Хотя список, какие документы требовать от подотчетников во втором полугодии, не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали уже новым требованиям.

Эти данные важны, если работник приобретает товары или услуги от имени компании или ИП. Если он тратит деньги на такси, мойку или ремонт авто, ему обязаны выдать чек, а не БСО, подобная замена кассового чека осталась в исключительных случаях.

Оформление кассовых документов в электронном виде

Благодаря решениям Центробанка стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанция вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде.

Эта позиция отражена так же в письме Минфина России от 25 июня 2007 г. № 03-03-06/1/392. Чиновники указали, что товарная накладная (форма № ТОРГ-12) является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Бумаги же, косвенно обосновывающие произведенные расходы (в частности, счета-фактуры), могут служить только дополнением к уже имеющейся «первичке». Таким образом, расходы на приобретение товаров, поступивших без товарной накладной от поставщика, считаются документально не подтвержденными.

И не забываем, что по мнению Минфина на сегодняшний день, верно оформленный кассовый документ может служить подтверждением только оплаты. Для принятия к учету, например, оплаченных материалов, необходима товарная накладная или УПД.

Чек без расшифровки товаров

Новый БСО почти не отличается от обычного онлайн-чека. В нем должны быть все реквизиты, как и в кассовом чеке, в том числе QR-код. Разница только в том, что он называется бланком строгой отчетности (п. 2 и 4 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).

Также отметим, что до 1 июля 2021 года могут не использовать ККТ — при наличии права не выдавать документ, альтернативный кассовому чеку, хозяйствующие субъекты, поименованные в пункте 4 статьи 4 Закона от 03.07.2020 № 192-ФЗ (в их числе — участники правоотношений в сфере ЖКХ, капремонта, некоторых направлений потребительского кредитования) — ССЫЛКА .

Это интересно: Встать на учёт в центр занятости с 2021 года

Работник потратил собственные средства – подотчет это или нет

Иногда бывает такая ситуация – подотчетное лицо ездит по рабочим делам, а в организации срочно появилась необходимость в том или ином товаре. Зачастую в таких случаях сотрудник тратит на покупку свои личные средства, не возвращаться же специально за деньгами в офис. Он покупает необходимый товар, берет чек или другой документ, подтверждающий факт совершения сделки, а затем, вместе с авансовым отчетом, предоставляет все документы в бухгалтерию компании.

Если директор согласен с такими тратами, то работнику без проблем возвращается сумма покупки.

Нужно иметь в виду, что в такой ситуации о подотчетных средствах речь не идет, поскольку заранее денежные средства на конкретные цели организация работнику не выдавала. Соответственно, нормы, которые действуют в отношении подотчетных сумм, здесь не применяются. Возмещение средств происходит по заявлению сотрудника. Авансовый отчет составлять также не обязательно, можно просто предоставить подтверждающие документы.

Если у подотчетника нет документов, подтверждающих расходы

Что касается обложения подотчетных сумм страховыми взносами, то эта тема в решении суда затронута не была. Но по аналогии можно сделать вывод, что неподтвержденные расходы подотчетного лица также нужно облагать взносами (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).Ведь, по сути, подотчетные деньги необходимо рассматривать как вознаграждение сотруднику, а обратное доказать не получится из-за отсутствия документов. В рассматриваемом деле компания как раз таки решила не требовать от сотрудника деньги, уплаченные за товар или услугу. И принять авансовый отчет без подтверждающих расходы документов. Однако, по мнению суда, поскольку эти затраты не были подтверждены документами, у сотрудника с тех денег, которые были выданы под отчет, нужно удержать НДФЛ по ставке 13%. Объясняют служители Фемиды это тем, что в базе по налогу на доходы физических лиц должны учитываться все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (ст. 210 НК РФ).

Обратите внимание => Аресты на машину проверить по гос номеру

Выдача в подотчет при превышении лимита кассы

Еще одна причина, по которой в организациях любят выдавать деньги под отчет – если превышен лимит в кассе. Величину превышения просто выдают ответственному лицу, тем самым регулируя остаток. Тратятся и подтверждаются такие суммы в общем порядке.

Кстати, при необходимости, подотчетное лицо может вернуть средства обратно в кассу, как излишек подотчетных сумм.

Подотчетник является материально – ответственным лицом. Он получает денежные средства в кассе бухгалтерии, либо прямо на банковскую карту работника и тратит их на нужды организации. По всем потраченным суммам необходимо предоставить авансовый отчет, к которому прикладываются все подтверждающие документы. Закон об онлайн – кассах вносит в эту процедуру свои коррективы. Теперь очень тщательно необходимо проверять все ли необходимые реквизиты содержит чек и корректно ли выдаются бланки строгой отчетности.

Товарный чек без кассового

• суммы, выданные работнику под отчет и корректно использованные им, могут быть приняты компанией-работодателем к уменьшению налогооблагаемой базы (при наличии их в требуемой законом комплектности — нужны бумаги, подтверждающие как факт оплаты товаров или услуг, так и их получение); Так что с завтрашнего дня они должны пробивать чеки с применением новых касс. Единственное, в чем ФНС обещала пойти навстречу предпринимателям — в первое время не накладывать штрафы на тех из них, кто в силу нехватки аппаратов на рынке не смог ими обзавестись.

24 Дек 2021 marketur 168

Поделитесь записью

Похожие записи
• Калькулятор по расчету пени по ставке рефинансирования
• Справка о составе семьи бесплатная или платная
• Льготы пенсионерам в липецкой области в 2021 году
• Что будет если скрылся с места дтп