Можно ли принять НДС к вычету по кассовому чеку с выделенной суммой налога по командировочным расходам при отсутствии счета-фактуры

Документальное оформление командировки

Чтобы направить сотрудника в командировку, в первую очередь необходимо оформить соответствующий приказ. Для этого лучше использовать унифицированную форму № Т-9. Составление приказа в свободной форме тоже возможно (по этому поводу см. письма Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), но на практике может вызвать вопросы проверяющих.
А вот командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении с 08.01.2015 не являются обязательными. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749), более не содержит указаний на обязательность оформления этих документов. Разберемся, можно ли полностью отказаться от них.

Даже если компания оформит командировочное удостоверение, лицо, к которому командирован сотрудник, отметку в удостоверении может не поставить, поскольку такой обязанности тоже больше нет. Единственная цель командировочного удостоверения — подтверждение того, что сотрудник действительно был там, куда его направили. Но это можно подтвердить и непосредственно документами, свидетельствующими о выполнении цели командировки. Например, если инженера направили к клиенту починить оборудование, то он должен привезти акт выполненных работ, подписанный клиентом. Если на семинар — материалы этого семинара. Получается, что командировочное удостоверение в большинстве ситуаций не содержит ценных данных и его можно не оформлять.

То же можно сказать о служебном задании и отчете о его выполнении. Ведь непосредственно цель поездки отражается в приказе о направлении работника в командировку, а выполнение задания также можно подтвердить другими документами. Да и руководитель не утвердит авансовый отчет, если задание не выполнено.

Таким образом, представляется, что от обоих документов можно вполне безопасно отказаться. В этом случае нужно внести изменения в положение о командировках или иной локальный нормативный акт, который определяет порядок направления работников в командировки. Поскольку формы первичных учетных документов утверждаются одновременно с учетной политикой (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»), нужно также внести изменения в утвержденный перечень форм и исключить из него командировочное удостоверение и служебное задание.

Если организация не отказывается от оформления командировочного удостоверения и служебного задания, обязательность их оформления также нужно закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку раньше они оформлялись в силу прямого указания в Положении № 749, а сейчас такого указания нет.

Напомним, по возвращении из командировки работник обязан представить авансовый отчет и произвести окончательный расчет по выданному ему авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения № 749).

Документальное подтверждение расходов на командировки

Для учета командировочных расходов вам понадобятся следующие документы (п. 1 ст. 252 НК РФ, п. п. 3, 26 Положения о служебных командировках):

• приказ о направлении сотрудника в командировку на определенный срок. Для этого можно использовать, например, унифицированную форму N Т-9;
• утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника об израсходованных в командировке суммах.

К авансовому отчету работник должен приложить документы, которые подтверждают его расходы о найме жилья, о расходах на проезд, об иных расходах, которые связаны с командировкой.

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете (п. 26 Положения о служебных командировках).

Имейте в виду, что если подтверждающих документов нет либо если они оформлены с нарушениями, то расходы нельзя принять к учету при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ).

Также нужно подтвердить расчет размера суточных, например, справкой бухгалтера. Размер и порядок выплаты суточных должны быть закреплены в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения о служебных командировках).

Факт траты суточных не нужно подтверждать документами (Письмо Минфина России от 11.12.2015 N 03-03-06/2/72711).

Срок пребывания работника в командировке

Вам необходимо документально подтвердить фактический срок пребывания работника в служебной командировке (Письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).

Такой срок определяется (п. 7 Положения о служебных командировках):

• по проездным документам. Если работник едет в командировку на своем или служебном автомобиле, срок командировки определяется по служебной записке работника с приложенными путевыми листами, счетами, квитанциями или иными документами, которые подтверждают маршрут следования;
• если проездных документов нет – по документам о найме жилого помещения в месте командировки;
• если нет ни проездных документов, ни документов о найме жилья – по документам, в которых есть отметки принимающей стороны, куда был направлен работник, о дате прибытия и выезда работника.

Документальное подтверждение расходов по найму жилого помещения

Расходы на проживание подтверждаются:

• в гостинице – кассовым чеком или бланком строгой отчетности (п. 28 Правил предоставления гостиничных услуг, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085);
• в арендованной квартире – документами, косвенно подтверждающими пребывание в ней работника (Письмо Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803), например командировочным удостоверением, договором аренды квартиры, квитанцией об уплате арендных платежей.

Документальное подтверждение расходов на проезд

Расходы на проезд подтверждаются:

• на поезде – железнодорожным билетом, контрольным купоном электронного билета, посадочным талоном (Письмо Минфина России от 14.04.2014 N 03-03-07/16777);
• на самолете – любыми документами, подтверждающими произведенные расходы (Письмо Минфина России от 25.06.2018 N 03-03-07/43484). Такими документами могут быть, например, маршрут/квитанция и посадочный талон (Письмо Минфина России от 13.01.2017 N 03-03-06/2/893);
• на такси – заказ-нарядом и квитанцией, кассовым чеком (п. 111 Правил перевозок пассажиров и багажа, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112, Письмо Минфина России от 02.03.2017 N 03-03-07/11901). Расходы можно подтвердить также электронным документом, подписанным простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, Письмо Минфина России от 12.09.2018 N 03-03-06/1/65357);
• на служебном или личном автомобиле – любыми правильно оформленными первичными учетными документами, которые подтверждают, что работник находился в пути (Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368), например путевыми листами, чеками, квитанциями на покупку ГСМ.

Вычет НДС по командировочным расходам

Согласно п. 7 ст. 171 НК РФ вычет НДС допускается только по тем командировочным расходам, которые принимаются для целей налогообложения прибыли. И это ограничение касается не только части нормируемых расходов (данное положение отменено с 01.01.2015), а вообще любых причин, по которым те или иные расходы могут быть не приняты в налоговом учете.

При этом нет никаких норм в отношении командировочных расходов для исчисления налога на прибыль. То есть если расходы действительно осуществлены (для деятельности, направленной на получение доходов, облагаемых НДС) и подтверждены документально, то они признаются при налогообложении прибыли, а соответствующий НДС принимается к вычету в общем порядке.

Так, по расходам на проживание основанием для вычета является, как правило, счет-фактура. Но для вычета по расходам на проезд счет-фактура не нужен. Ведь билеты, маршрут-квитанции электронных авиабилетов или контрольные купоны железнодорожных электронных билетов — это бланки строгой отчетности, они сами по себе являются основанием для вычета. Это указано в п. 18 Правил ведения книги покупок (утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).

Если налог не выделен в билете, но выделен в отдельно выставленном счете-фактуре, то с 01.10.2014 его также можно принять к вычету. Ведь п. 18 Правил ведения книги покупок позволяет теперь зарегистрировать в книге не только бланк строгой отчетности или его копию, но и счет-фактуру. Напомним, что ранее налоговики возражали против вычета по счету-фактуре в такой ситуации (письма УФНС России по г. Москве от 31.08.2009 № 16-15/090448.1, от 10.01.2008 № 19-11/603).

Налог принимается к вычету после использования билета и утверждения авансового отчета, в котором этот билет будет отражен. До этого момента нельзя подтвердить, что услуги по перевозке действительно оказаны и приняты к учету. Ну а НДС в отношении услуг посредника принимается к вычету в общем порядке: по счету-фактуре, после принятия этих услуг к учету.

Счет-фактура или БСО

Основанием для получения вычета по командировочным расходам является либо счет-фактура, либо бланк строгой отчетности (БСО), в котором сумма налога выделена отдельной строкой.

Читайте по теме:

Вычет НДС без счета фактуры

Если организация заранее приобретает для своего сотрудника проездные документы и услуги гостиниц, то рассчитывается в безналичном порядке. В этом случае, и перевозчик, и организация, предоставляющая услуги по проживанию (налогоплательщик НДС), выставляют счета-фактуры, в которых сумма налога выделена отдельно, и в таких ситуациях, как правило, проблем с вычетами нет.

Проездные билеты

Работник отражает эти документы в своем отчете о служебной командировке. В части расходов на транспорт требуется предоставить перевозочный документ и кассовый чек.

Читайте по теме:

«Взлетно-посадочные» расходы при командировках

Следует учитывать, что согласно п. 5.8 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ в бланк проездного билета могут быть включены реквизиты кассового чека (БСО). К ним относятся: QR-код либо дата и время осуществления расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета и его сумма, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа.

То есть, покупателю может выдаваться бланк проездного документа без «классического» чека. Такой чек приравнен к обычному чеку, поэтому работник вправе распечатать его и предъявить работодателю для подтверждения своих расходов на командировку. Если же по какой-либо причине печать QR-кода невозможна, то на бланке билета должны быть отражены все шесть вышеуказанных реквизитов кассового чека, либо покупателю следует выдать обычный кассовый чек.

Билеты: как их отразить в учете

Чтобы выполнить задание работодателя, сотрудник должен доехать до места командировки и вернуться из нее. Расходы на проезд работодатель должен либо компенсировать сотруднику, либо оплатить сам.

Для бухгалтера проще всего, когда работник приобретает билеты самостоятельно. Тогда они указываются в авансовом отчете, а их стоимость после утверждения авансового отчета относится на командировочные расходы. В бухгалтерском учете в этом случае отражаются лишь расходы на основании авансового отчета.

Однако если работники ездят в командировки регулярно, для компании дешевле приобретать билеты от своего имени. Порядок учета в этой ситуации меняется. Приобретенный билет — это денежный документ, который уже в момент получения необходимо отразить в учете организации. При этом сразу отнести его стоимость на расходы нельзя: оплата билета — это фактически предоплата перевозчику за поездку в будущем.

Для осуществления поездки билет выдается сотруднику. В учете в этот момент стоимость билета нужно отнести на расчеты с сотрудником как с подотчетным лицом, так как билет также выдается работнику под отчет, а после возвращения из командировки включается в авансовый отчет. Расходы в этом случае признаются на дату утверждения авансового учета (в том числе в налоговом учете).

Данная схема применима и в отношении электронных билетов. Ведь это тоже документы, подтверждающие право пассажира на проезд. Более того, маршрут-квитанция и контрольный купон являются бланками строгой отчетности (ч. «а» пп. 2 п. 1 приложения к Приказу Минтранса России от 08.11.2006 № 134; п. 2 Приказа Минтранса России от 21.08.2012 № 322).

Изменится ли что-то, если билет приобретается через посредника? В этом случае отражение в учете самого билета остается таким, как описано выше. А вот расходы на оплату комиссии посредника, если они оплачиваются отдельно от стоимости билета, можно списать сразу после получения от посредника соответствующих документов.

Поскольку стоимость билета — это оплата по договору перевозки, она не может включаться в расходы раньше, чем перевозка состоялась. А услуги агента, через которого приобретен билет, будут считаться полностью оказанными уже в момент получения билета, значит, его вознаграждение можно сразу включить в состав расходов как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Рассмотрим пример.

Работник направлен в командировку в период с 6 по 9 апреля. Для этого работодатель (торговая организация) приобрел через посредника электронные авиабилеты стоимостью 11 800 руб. (в том числе НДС 1 800 руб.), которые получил 30 марта и в тот же день передал работнику. Вознаграждение агента составило 590 руб. (в том числе НДС 90 руб.), отчет агента утвержден одновременно с получением билетов. НДС выделен в маршрут-квитанции каждого билета отдельной строкой, от агента получен счет-фактура на его вознаграждение. Авансовый отчет утвержден 10 апреля.

Как отразить ситуацию в бухучете, смотрите в таблице. В налоговом учете расходы на проезд признаются 10 апреля (на дату утверждения авансового учета), а расходы в виде вознаграждения агента — 30 марта (на дату оказания его услуг).

Необходимые документы

Согласно п.1 ст. 172 НК РФ, вычет по НДС можно получить при наличии счета-фактуры, оформленного в соответствующем порядке.

Это правило легко выполняется при оформлении вычета по расходам на проживание. Основанием для вычета выступает счет-фактура, выставленный гостиницей (отелем, иной организацией, предоставляющей услуги проживания). При этом счет-фактура может быть оформлен как на организацию, так и на сотрудника. В первом случае, на основании счета организация производит безналичный расчет с гостиницей, после чего принимает НДС к вычету. Во втором случае счет оплачивает сотрудник за наличные средства, после чего получает от организации возмещение затрат. Организация, в свою очередь, принимает НДС к вычету на основании счета-фактуры и авансового отчета сотрудника.

Если счет-фактура отсутствует

Однако, зачастую, счет-фактура, выставленный гостиницей и отражающий расходы на проживание сотрудника в командировке, отсутствует. Работник оплачивает стоимость проживания наличным средствами и получает квитанцию без счета-фактуры и каких-либо дополнительных документов.

Также не стоит забывать о проездных документах, получение которые не предусматривает оформление счета-фактуры. Можно ли принять вычет НДС в таком случае? Ответ на этот вопрос является весьма спорным.

С одной стороны представители налоговой службы безапелляционно ссылаются на п. 1 ст. 172 НК РФ, согласно которой основанием для принятия НДС к вычету может выступать исключительно счет-фактура. С другой стороны имеется ряд судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков:

• – ФАС Центрального округа №А62-1547/03 от 21.06.2004 года;
• – ФАС Восточно-Сибирского округа № А19-1855/04-5-51-Ф02-3411/04-С1 от 09.09.2004 года;
• – ФАС Уральского округа № Ф09-554/04-АК от 02.03.2004 года.

По мнению судебных арбитров, организации могут принять к вычету НДС на основании проездных документов (ж/д, авиа-, автобусных билетов и пр.) и квитанций об оплате стоимости проживания при условии, что оплата данных расходов производилась сотрудником за наличные средства. Обоснование данной позиции судебных органов – п.7 ст. 168 НК РФ, согласно которой реализаций товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет оформление счета-фактуры не предусматривает. Подобные операции сопровождаются выдачей гражданину иного документа на бланке строгой отчетности – проездного билета или кассовой квитанции.

• Таким образом, основываясь на действующей судебной практике, организация может принять НДС по командировочным расходам к вычету без наличия счета-фактуры при одновременном выполнении следующих условий: расходы на проезд/проживание оплачены сотрудником за наличные средства;
• имеется подтверждающий документ (билет, квитанция), оформленная на бланке строгой отчетности

.

Если НДС не выделен

Еще один популярный вопрос, касающийся вычета НДС по командировочным расходам – имеет ли компания право на вычет, если НДС в документах не выделен?

К примеру, сотрудник оплатил услуги проживания в командировке и получил квитанцию на общую сумму, без выделения НДС. Может ли организация получить вычет?

В подобных случаях налогоплательщикам также следует обращаться к судебной практике. В соответствие с позицией арбитров, при наличных расчетах с населением выдача документов с выделением НДС не является обязательной. Таким образом, организация может уменьшить налогооблагаемую базу НДС за счет вычета в случае, если сотрудник оплатил билеты или наем жилья самостоятельно за наличные средства.

В качестве вывода отметим, что во избежание споров с налоговыми органами налогоплательщику следует выбирать один из следующих форматов оформления командировочных документов:

1. Расходы на проезд и проживание организация оплачивает в безналичной форме на основании счета-фактуры с выделенной суммой НДС.
2. Сотрудник приобретает билеты (оплачивает стоимость проживания) самостоятельно наличными средствами. Основываясь на судебной практике, организация может оформить вычет без счета-фактуры, на основании бланка строгой отчетности (проездного документа, квитанции), в котором не выделена сумма НДС.

Работник отдыхает в месте проведения командировки

Допустим, работник проводит некоторое время в месте командировки, используя его для отдыха: остается для проведения отпуска после командировки или, наоборот, сначала использует отпуск, а потом в этом же месте выполняет служебное задание. Можно ли в данном случае признать в налоговом учете расходы на проезд сотрудника и нужно ли удержать НДФЛ с суммы таких расходов?

По мнению финансового ведомства, если срок пребывания в месте командирования значительно превышает срок, установленный приказом о направлении в командировку, то фактически оплачивается проезд не в командировку или из нее, а в отпуск или из отпуска. В этом случае стоимость проезда признается доходом работника для целей НДФЛ (письма Минфина России от 30.07.2014 № 03-04-06/37503, от 12.09.2013 № 03-04-08/37693).

При этом в отношении расходов на проезд разъяснения Минфина противоречивы. В одних письмах чиновники указывают, что расходы нельзя признать в налоговом учете (письма Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868, от 08.11.2013 № 03-03-06/1/47813). В других — что такие расходы учесть можно, но только если задержка или более ранний выезд произошли с разрешения руководителя, который и подтверждает целесообразность расходов. Ведь расходы все равно были бы понесены независимо от даты их осуществления (письма от 11.08.2014 № 03-03-10/39800 (п. 2), от 30.07.2014 № 03-04-06/37503 (п. 2) и др.).

Но если работник остается в месте командировки (или заранее выезжает в нее) на выходные, расходы учесть в любом случае можно (письмо Минфина России от 20.11.2014 № 03-03-06/1/58868), а доходом работника для целей НДФЛ стоимость проезда не признается (письмо Минфина России от 11.08.2014 № 03-03-10/39800).

Также читайте о том, как рассчитывать оплату во время командировок и чем подтвердить служебное поручение.

Начисление НДС по возмещаемым командировочным

Рассмотрим ситуацию, когда поставщик оказывает заказчику какие-либо услуги, для выполнения которых представителя поставщика приходится командировать в другую местность. Нужно ли в этом случае начислять НДС и с какой суммы?

По данному вопросу имеются две позиции. Минфин считает, что компенсация командировочных расходов предусматривает обложение НДС. Соответствующее мнение финансисты высказывают в письмах от 26.02.2010 № 03-07-11/37, 09.11.2009 № 03-07-11/288 и других.

В них Минфин поясняет, что оплата командировочных расходов связана с оплатой основных услуг, оказываемых поставщиком. В связи с этим данные возмещаемые расходы должны быть включены в налоговую базу по НДС. Сформулировав свою точку зрения, чиновники тем не менее осторожно уточняют, что это их личное мнение, а письма носят всего лишь разъяснительный характер.

Однако арбитры часто считают по-другому. Поскольку при возмещении услуг не осуществляется переход права собственности на них, то средства, получаемые поставщиком услуг в качестве компенсации, не могут быть объектом налогообложения.

Как это объясняется? Если в договор об оказании основных услуг не включены условия о возможности осуществления командировочных расходов за счет заказчика, то последние признаются компенсацией, которая не является выручкой и не облагается НДС. Примеры подобных решений: определение ВАС РФ № 6950/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 25.08.2008 № А42-7064/2007, ФАС Волго-Вятского округа от 19.02.2007 № А17-1843/5-2006 и другие).

Расчет и оплата командировочных расходов

По возвращении из командировки работник обязан в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию финансовый отчет о командировочных расходах, на основании которого будет сделан их перерасчет с учетом выданного аванса, косвенных и дополнительных расходов, связанных с выполнением командировочного задания и уплатой необходимых налогов и взносов.

На основании табеля учета рабочего времени, утвержденного работодателем, производится расчет заработной платы работника за дни командировки с учетом реально затраченного времени, в том числе выходных дней, отработанных работником ввиду производственной необходимости, которые должны быть оплачены в двойном размере или компенсированы предоставлением дополнительного выходного дня. Все такие случаи должны быть заранее согласованы с работодателем. К ним относятся также и случаи нахождения работника в пути к месту командировки и обратно в выходные дни.

Налогообложение командировочных расходов

Вычет НДС по командировочным расходам

НДС по командировочным расходам принимается к вычету при наличии следующих документов:

• счет-фактуры гостиницы, где проживал работник во время командировки, с указанием суммы НДС и документов, подтверждающих фактическую оплату расходов на проживание, за исключением затрат на дополнительные услуги;
• билетов, или других проездных документов, в которых сумма НДС выделена отдельной строкой. НДС на оплату за пользование постельными принадлежностями учитываются при предоставлении отдельного счета-фактуры.

Все вычеты НДС производятся только в случае, если командировка происходила на территории РФ.