Как подтвердить расходы в командировке: документы

Что такое командировка

Некоторые виды работ могут быть связаны с необходимостью для сотрудников совершать дальние или близкие поездки, имеющие непосредственную связь с выполнением основных трудовых обязанностей. По ст. 166 ТК РФ, служебная командировка — это любой выезд работника в рабочее время за пределы предприятия, связанный с выполнением трудовых задач. Минимальный срок служебной командировки может составлять один рабочий день, а вот максимум не ограничен. Длительность командировки определяется необходимостью выполнить поставленную задачу с учетом ее сложности и объема. Оформлять отъезд сотрудников в командировки работодатель должен официально, заранее определяя их цели и задачи.
В долговременных командировках, связанных с выездом за пределы родного населенного пункта, сотрудникам полагаются суточные — дополнительные средства на проживание. Также они могут рассчитывать на компенсацию транспортных расходов и оплату найма жилья.

Важно понять отличия командировки от работы, выполнение которой связано с постоянными разъездами. Представим сходства и различия в виде таблицы:

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

Командировка: оформление документов 2021 год

По результатам изменений, внесенных Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для официального оформления командировки в настоящее время используются всего два документа:

1. Приказ по форме Т-9 или Т-9а — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.
2. Авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

В соответствии со вступившими в силу изменениями, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд в специальном журнале, теперь не обязательно. При этом организации, которые привыкли к такому способу оформления, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг, тем более что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах организации.

Основной список документов

Полный расширенный в 2017-2018 годах пакет документов включает в себя:

• Командировочный приказ (вид поручения руководства), который оформляется предварительно по типовой форме. Бланк должен быть заполнен в формате № Т-9 или № Т-9а в случае с несколькими командированными;

• Авансовый отчет. При его отсутствии используется отчет о потраченных средствах, составленный командированным лицом;
• Табель рабочего времени за календарный месяц или другой промежуток времени на усмотрение бухгалтерии, в котором отмечены дни, проведенные в поездке;
• Служебную записку (необходима в случае поездки на своем автомобиле или другом виде транспорта). Пример для скачивания;
• Командировочное удостоверение. В настоящее время оформление этого документа не является обязательным. Выдают его в случае, например, если предприятие во внутреннем регламенте предусматривает его обязательность;
• Служебное задание в формате № Т-10а. Еще один из документов, который не является необходимым всегда. Если по каким-то причинам задание было сформировано, то заполнять отчет по нему командированный гражданин должен уже после возвращения.

Оформление приказа

Составляет приказ о направлении в командировку кадровик организации. Существуют два вида бланков: форма Т-9 — на одного сотрудника и форма Т-9а — сразу на группу работников. Приказ может быть составлен в свободной форме, без использования утвержденного бланка, но в нем обязательно должны быть указаны:

• реквизиты организации-работодателя;
• Ф.И.О. и должность работника;
• место отправления;
• место назначения;
• срок пребывания в поездке;
• цель командировки;
• размер суточных.

Руководитель компании подписывает документ и возвращает его в отдел кадров. Командируемый знакомится с приказом под подпись. Если поездка планируется дальняя и продолжительная, работник самостоятельно или при помощи уполномоченных организацией лиц заказывает проездные билеты и бронирует для проживания номер в гостинице. На основании приказа и предварительной сметы предстоящих расходов бухгалтерия компании рассчитывает сумму аванса, который должен включать в себя суточные, средства на оплату проезда и проживания (если они не были оплачены заранее). Аванс можно выдавать сотруднику двумя способами:

• наличными из кассы организации;
• безналичным способом, путем перевода средств на карту сотруднику.

Срок выплаты аванса определяется локальными нормативными актами организации. В поездке следует собирать все чеки и квитанции, так как при написании авансового отчета они привлекаются в качестве подтверждения произведенных расходов.

Как гласит положение в п. 3 ст. 217 НК РФ, необлагаемые налогом суточные: 700 рублей — при поездке по территории РФ, и 2500 рублей — при заграничной командировке. Работодатель вправе устанавливать любой размер суточных, но в этом случае из суммы, превышающей указанные порядки, надлежит вычесть НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке, включая день отъезда и возвращения. Стоимость проезда и проживания должна быть подтверждена билетами, чеками и квитанциями. Другие расходы, связанные с командировкой, могут быть компенсированы по отдельному решению работодателя.

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Авансовый отчет подается сотрудником в течение 3-х рабочих дней, следующих за последним днем командировки (на основании приказа). К примеру, сотрудник, который вернулся из командировки 09.04.2021, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позже 12.04.2021 года.

Ниже рассмотрим, какие документы необходимы для подтверждения командировочных расходов

Как подтвердить суточные

Сумма суточных подлежит возмещению на основании следующих документов:

• приказ;
• авансовый отчет.

Суточные начисляются за каждый день пребывания сотрудника в командировке согласно приказу (как рабочие, так и выходные). Таким образом, работодатель выплачивает сотруднику суточные не только за дни пребывания в другом населенном пункте, но и за дни в дороге.

Размер суточных определяется в соответствие с внутренними положениями компании. При этом сумма суточных, включаемая в налогооблагаемую базу, не должна превышать 700 руб. (для РФ) и 2.500 руб. (для загранкомандировок) за каждый день пребывания сотрудника в командировке. Если локальным нормативным актом компании предусмотрены суточные свыше установленного лимита, то разница между фактической выплатой и предельной величиной суточных:

• не учитывается при расчете налога на прибыль;
• облагается НДФЛ по установленной ставке (13% для резидентов РФ, 15% для сотрудников-нерезидентов).

Табельный учет

Во время рабочей поездки за работником сохраняется его рабочее место и начисляется заработная плата. Тариф за этот период равен среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни, либо удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздники. В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается, поскольку они оплачиваются по среднему заработку и фактически отработанные часы в эти дни в расчет не принимаются.

Если на выполнение работы, поручения выделены сжатые сроки, а сделать предстоит много, и трудится приходится больше, чем в обычные дни, то в табеле это тоже надо будет отразить кодом, который для этого принят в организации. Работа будет оплачиваться по сверхурочному тарифу.

Документы для командировки в 2020 году: направляем сотрудника в поездку

Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа. Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:

• Т-9, если командируете одного человека;
• Т-9а, если нескольких.

Оба бланка вы найдете в этой статье. А образец приказа на командировку можно скачать здесь.

На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.

В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.

Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.

Подробнее см.: «Как оплачивается командировка в выходной день (нюансы)?».

Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.

См.: «Как оплачивается командировка на один день?».

Подготовить другие документы по командировкам вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.

Однодневная командировка: оформление документов, 2021 год

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Оформление командировки: пошаговая процедура

1. Устанавливаем цель поездки.

Командировкой называется поездка сотрудника по указанию работодателя за пределы места работы для выполнения определенного поручения, вытекающего из его должностных обязанностей.

Первым делом необходимо определить цель командирования сотрудника, ведь именно от нее в первую очередь зависит, какими знаниями и умениями должен обладать направляемый сотрудник или в каком отделе организации он должен работать.

Раньше цель командировки указывалась в документе, называемом служебным заданием.

Сейчас этот документ принимается только в том случае, если это установлено локальными актами фирмы.

2. Выбираем сотрудника.

При выборе человека, который будет отправлен в командировку, необходимо помнить об установленных законодательством гарантиях работникам.

Так, есть категории лиц, которые, по общему правилу, вообще не могут быть отправлены в служебные поездки.

К ним относятся, например, беременные женщины, а также сотрудники, не достигшие 18 лет.

Некоторых сотрудников (родителей-одиночек с детьми до пяти лет, женщин, имеющих детей до трех лет, и других работников, в соответствии со статьями 259, 264 ТК РФ) можно отправлять в командировку только при следующих условиях:

1. отсутствие противопоказаний в соответствии с медицинским заключением;
2. наличие согласия этих работников на командировку.

Постановление Правительства №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (.docx)»

3. Уведомляем о возможности отказа.

В случае, если человека нельзя направить в служебную поездку без его согласия, необходимо ознакомить его с возможностью отказаться от нее.

Для этого составляется письменное уведомление, в котором содержится информация о предстоящей командировке и о возможности от нее отказаться.

Один экземпляр уведомления передается работнику, на втором он может написать, согласен ли он на отъезд и не запрещено ли ему выезжать по медицинскому заключению.

Также такое согласие (несогласие) может быть оформлено работником отдельным письмом и передано в отдел кадров.

Не следует также забывать, что согласие необходимо получить от любого работника, если в отъезде надо будет находиться в выходной день.

4. Издаем приказ и знакомим с ним работника.

В случае, если согласие работника на командировку не требуется, можно сразу издавать приказ о командировании.

До 1 января 2013 года необходимо было использовать образец приказа по унифицированной форме № Т-9.

Сейчас это не является обязательным требованием, поэтому в организации может быть разработана своя форма приказа.

Если в организации не используются служебные задания, то в приказе следует как можно четче обозначить цель поездки.

Кроме того, в приказе должны быть указаны сроки командировки, место, в котором она будет проходить.

В качестве основания вынесения приказа может быть указано служебное задание, если его оформление все еще предусмотрено локальными актами организации, либо реквизиты какого-то иного документа, обосновывающего необходимость выезда сотрудника за пределы места работы (приглашения, договора и т.д.).

Подписав приказ, руководитель должен ознакомить с ним работника под роспись.

5. Выдаем аванс.

Пунктом 10 Положения о командировании установлено, что до служебной поездки сотруднику выдается аванс на командировочные расходы, предназначенный для оплаты расходов на проезд, помещение и дополнительных расходов.

При этом на основании приказа работодателя или заявления подотчетного лица, в котором указаны сумма денег и срок, на который они выданы, оформляется расходный кассовый ордер по форме 0310002.

Сумма зависит не только от продолжительности командировки, но и от средней стоимости аренды жилья в месте командировки, размера суточных, установленных в организации, и других факторов.

Деньги выдаются работнику под отчет, в связи с чем по приезде ему необходимо будет документально подтвердить все произведенные расходы.

6. Делаем отметки в журнале выбытия и в табеле.

До 2015 года, согласно Положению о командировании, на работодателя была возложена обязанность по учету выбывших в командировку и прибывших сотрудников.

Отъезд сотрудника фиксировался в специальных журналах выбытия. Во многих организациях эти документы все еще ведутся, поэтому в случае его наличия в нем надо сделать соответствующую отметку.

А вот обязанность вести учет фактического времени, отработанного сотрудником, возложенную на работодателя статьей 61 ТК РФ, никто не отменял, поэтому сделать отметку в табеле учета рабочего времени необходимо обязательно.

Местная командировка: оформление документов, 2021 год

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Общий порядок документального оформления командировки

Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

• служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
• путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
• приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
• авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

Командировка в выходной день: оформление документов, 2020 год

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Командировка во время отпуска, особенности 2021 года

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Командировка за рубеж: правила 2021 год

Если сотрудник отправляется за рубеж и для заграничной командировки ему необходимо сделать заграничный паспорт и оплатить визовый сбор, то организация-отправитель должна компенсировать эти расходы. Аванс в данном случае может быть выдан в рублях или в валюте. Если сотрудник получил аванс в рублях и самостоятельно обменивал валюту, важно сохранить и приложить к авансовому отчету справку из обменного пункта. Изменение курса валют на дату обмена и дату утверждения отчета может отразиться на компенсации командировочных расходов. Без справки, в которой отмечен курс покупки-продажи, перерасчет в рубли будет проводиться по курсу, актуальному на день утверждения авансового отчета, и, в зависимости от экономической обстановки, сумма, положенная к возмещению, может уменьшиться.

Как уже упоминалось, в заграничных поездках полагаются повышенные суточные. Дни, в течение которых суточные начисляются по повышенному тарифу, ограничиваются отметками о пересечении государственной границы. В соответствии с Постановлением УФНС России по г. Москве от 08.08.2008 № 28-11/074505, в случае когда в бухгалтерии нет загранпаспорта командировочного, основанием для расчета суточных являются приказ руководителя об отправке в поездку, распечатка или ксерокопия билета или посадочного талона и счет за оплату проживания в отеле. Если от границы предстоит долгий путь или командировка еще некоторое время продолжается на территории РФ, то оставшиеся дни оплачиваются по внутреннему тарифу. Важно, чтобы все подтверждающие документы на иностранном языке прикладывались к авансовому отчету с построчным переводом на русский.

Отчет о командировке

Важная задача для командировочного — аккуратно собирать и хранить все документы, подтверждающие траты средств, связанные с организацией рабочей поездки. По возвращении в течение трех дней работник должен предоставить в бухгалтерию организации подробный авансовый отчет о поездке и денежных тратах, сведения о которых нужно доказать приложением подтверждающих документов. Авансовый отчет является документом строгой отчетности и выполняется на двустороннем бланке по форме № АО-1. На лицевой стороне бумаги указываются личные данные сотрудника, информация о поездке, выдаче средств и итоги проверки сведений уполномоченными лицами. На обороте содержатся конкретные сведения о тратах, даты, суммы и документы, подтверждающие операции.

Образец заполнения бланка авансового отчета

По существующим правилам, перед сдачей в бухгалтерию все документы (чеки, квитанции, билеты) следует аккуратно друг за другом наклеить на лист формата А4. Если сумма аванса была потрачена не полностью, остаток работник возвращает в кассу организации либо недостача может быть принудительно высчитана из его заработной платы. Если расход превысил сумму аванса, затрата может быть возмещена после одобрения руководства и согласования с главным бухгалтером организации.

Возвращение из командировки

Как оформить документы по возвращении из командировки?

Прежде всего, по возвращении из поездки работник должен подготовить и сдать авансовый отчет. На это дано 3 дня. В это же время излишек выданного аванса должен быть возвращен работодателю: наличными в кассу или допустимо удержание из заработной платы по заявлению работника.

По загранкомандировке оформление документов аналогичное.

Если сотруднику не хватило полученного аванса, работодатель обязан возместить понесенные расходы на основании подтверждающих документов – билетов, счетов гостиницы, товарных чеков на приобретенные материалы и т. п.

Если работник не вернул остаток неиспользованного аванса, работодатель вправе удержать эту сумму из заработной платы согласно абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ. Однако это может быть сделано только если работник не спорит по поводу данной суммы.

Поэтому следует получить согласие работника на удержание из его заработной платы. Аналогичная позиция изложена в письме Роструда от 07.10.2019 г. № ПГ/25778-6-1. Если работник не согласен с суммой удержания, то взыскать ее можно только через суд.

Бухгалтерия

После сдачи авансового отчета командировка для сотрудника заканчивается и начинается основная работа бухгалтера, связанная с отражением в балансе движения средств и составлением налогового учета. Точнее, работа бухгалтера началась раньше. Еще когда сотруднику выдавали аванс, был сделан первый шаг, и появилась первая проводка: Дт 71 Кт 50 — если аванс был выдан наличными в кассе организации. При этом кассир составил расходно-кассовый ордер, в котором командируемый расписался за получение суммы аванса. Если аванс переводился на расчетный счет сотрудника или его зарплатную карту, то проводка такая: Дт 71 Кт 51. Подтверждением авансирования в данном случае является банковская выписка.

Следует учитывать, что любые командировочные траты, положенные к покрытию из средств организации, прежде всего должны быть обоснованы:

1. Сумма расходов должна быть документально подтверждена. Подтверждающими документами считаются проездные билеты (для авиаперелета — посадочный талон); товарные чеки; кассовые чеки с указанием приобретенного; бланки строгой отчетности (квитанции, счета и проч.).
2. Необходимость затрат подтверждается и оправдывается заданием командировки.
3. Командировочное задание имеет прямую связь с деятельностью компании.

Если перечисленные условия соблюдены, бухгалтер вправе уменьшить базу налога на прибыль по авансовому отчету в части проезда и оплаты найма жилья.

Сумма НДС, как правило, прописывается в подтверждающих документах отдельной строкой, так что определить ее не составляет труда. Затраты, выделение НДС и его предъявление к вычету должны отражаться отдельными бухгалтерскими проводками. Сначала списываются расходы на билеты и проживание без учета НДС (Дт 20 Кт 71), затем отдельно проводится НДС (Дт 19 Кт 71) и последней проводкой налог отправляется к вычету (Дт 68.НДС Кт 19). В стоимость билетов за рубеж и обратно НДС не закладывается, поэтому предъявлять к вычету нечего. НДС, уплаченный непосредственно за границей в сумме стоимости проездных билетов или оплаты гостиницы и выделенный в квитанции отдельной строкой, предъявить к вычету на территории РФ нельзя.