Суточные при командировках в 2021 году

Оформление стало проще

Еще постановлением Правительства РФ от 29 декабря 2014 года № 1595 внесены коррективы в отдельные правовые акты, регулирующие вопросы выполнения служебного задания вне места работы. Нововведения направлены на оптимизацию движения документов в организации, сокращение и упрощение такого документооборота.

Так, с января 2015-го года отменено обязательное требование:

о выдаче командировочного удостоверения работнику;
оформление служебного задания в письменном виде.

По вновь установленным правилам факт пребывания в командировке подтверждают билеты и/или иные проездные документы.

Также возможно использование сотрудником личного транспорта в служебных целях (в командировке). Для подтверждения таких затрат он должен предоставить отчетные документы: квитанции, кассовые чеки, выписки, путевые листы и т. п.

Основными целями изменения в оформлении командировок в 2017 году и ранее стали:

упрощение документооборота при направлении в командировку;
совершенствование формы отчета по итогам выполнения задания по распоряжению работодателя.

К тому же, по новым правилам от работника, направленного в командировку, не требуется предоставлять начальству в письменной форме отчет о выполненной поездке.

Размеры суточных при загранкомандировках

Коммерческая компания самостоятельно определяет размер суточных на заграничные командировки.

Однако для бюджетных учреждений нормы суточных установлены Правительством РФ (постановление от 26.12.2005 № 812).

Есть частные компании, которые в своих положениях о командировочных расходах указывают, что при командировке за границу суточные выплачивают в размере, установленном для бюджетных учреждений Правительством РФ – постановлением от 26.12.2005 № 812 “О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств».

Также можно в свое распоряжение о командировках скопировать Таблицу с расчетом суточных при командировке за границу из этого Постановления. Так будет удобно находить размер суточных при командировке.

Или компания может разработать свои нормы с учетом отдаленности и финансового положения в иностранном государстве.

Основной документ в 2021 году

Согласно тому же постановлению Правительства РФ (№ 1595 от 29.12.2014), в 2021 году командировки оформляют на основании письменного решения работодателя – приказа, распоряжения. Эти изменения по служебным командировкам в 2021 году уже должны войти в привычку.

Имейте в виду: относятся к командировкам теперь не только служебные разъезды по заданию работодателя вне места выполнения сотрудником должностных обязанностей, но и выезды в структурное подразделение предприятия (филиал, представительство и др.). Оно расположено обособленно по другому адресу, в другом населенном пункте. В том числе в пределах административной территории, на которой зарегистрирована организация работодателя.

Подробнее об этом см. «Обособленное подразделение организации: что это?».

Упрощенный порядок командирования не требует объемного документооборота, однако введенные в законодательство изменения требуют более тщательного документального подтверждения понесенных затрат. Это сделано в целях контроля за финансовой деятельностью предприятия. Как следствие – имеет место усложнение учета имущественного и финансового положения организации, его результатов.

Размер суточных устанавливает организация

Командировка – это служебная поездка работника вне места постоянной работы для выполнения служебного поручения (ст. 166 ТК РФ). Сотрудникам, направленным в командировку, нужно возместить (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы по найму жилья;
суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

Размер суточных не регламентируется действующим законодательством и остается на усмотрение работодателя (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Обычно организации, устанавливая суточные, ориентируются на лимиты суточных выплат, необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами. Напомним, что не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные в пределах 700 рублей/день при командировках по РФ и 2500 рублей/день при загранкомандировке. Однако привязка размера суточных к лимиту – не догма, и их можно установить в любом размере. Главное, что бы они не были меньше суточных выплат, установленных для учреждений, финансируемых из бюджета (размер суточных для работников федеральных учреждений составляет 100 рублей) (подробнее об этом см., «Размер суточных в 2017 году»).

Структура затрат

Бухгалтерские операции и отчеты по командировочным затратам подпадают под требования Закона служебные командировки в 2021 году изменения по структуре расходов на них не затронули. Сюда по-прежнему входят:

заработок, исчисленный из расчета среднедневного жалованья, за весь период служебной поездки;
оплата билетов на проезд к месту назначения в прямом и обратном направлении авиа-, ж/д транспортном, автобусом (за исключением такси);
компенсация расходов на использование подчиненным собственного авто при выполнении служебного задания в рамках командировки;
гостиничные траты (плата за проживание) или расходы на аренду жилья;
дополнительные затраты (это могут быть ремонт обуви, химическая чистка одежды, покупка товаров и комплектующих материалов для техники, представительские траты).

Компенсация расходов на проживание происходит 2 путями:

по предоставленным документам – квитанциям, счетам;
руководство выделяет четко фиксированную сумму, установленную внутренними правилами предприятия.

Также см. «Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года».

Порядок осуществления выплат

На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.

Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.

Суточные в 2021 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.

Главное изменение в 2021 году

Обратите внимание, что основное изменение по командировкам в 2021 году затронуло нормы суточных, которые ранее не устанавливались в отношении страховых взносов.

С 1 января 2021 года страховые взносы не начисляют только с определенной фиксированной суммы суточных:

700 рублей – для командировок в пределах РФ;
2500 рублей – для зарубежных служебных поездок.

Однако учтите, что Трудовой кодекс РФ вообще не содержит ограничений на право работодателя устанавливать определенные размеры суточных при направлении персонала в командировки для выполнения служебных заданий.

В 2021 году предприятие может самостоятельно определять размеры суточных, что также предусмотрено ст. 346.16 НК РФ (подп. 13 п. 1), и закреплять их в своих внутренних актах. В этом случае организация отчисляет страховые взносы с разницы между нормативом и фактической величиной выданных суточных.

Подробнее об этом см. «Как суточные облагаются страховыми взносами с 2021 года».

Читать также

15.01.2021

Суточные при командировке по России

Ульяна работает начальником отдела в IT–компании и едет на конференцию в Санкт–Петербург на пять дней. Бухгалтер Анна выплатила ей суточные в размере 800 рублей за каждый день. Нужно ли рассчитать НДФЛ и взносы?

Да, согласно ст. 217 и ст. 422 НК РФ суточные освобождаются от налога и взносов, когда укладываются в сумму 700 рублей

за каждый день нахождения в командировке на территории России. Анна должна рассчитать НДФЛ и страховые взносы с суммы в
500 рублей (800 руб. * 5 дн. – 700 руб. * 5 дн.)
.

Как рассчитать суточные при пересечении границы

Расчет суточных по «заграничной» ставке начинается со дня пересечения границы. Здесь действует принцип страны прибытия – если после дороги сотрудник оказывается вне России, то и платить ему нужно по ставке, установленной для страны пребывания. Для учета факт пересечения государственной границы осуществляется по штампам пограничников в заграничном паспорте.

В том случае, если деловая поездка охватывает несколько стран, то суточные при таких командировках выплачиваются по ставкам, установленным для каждой из стран. День прибытия в новую страну должен оплачиваться по ставке для этой страны или региона, в который она входит.

Норма суточных при поездках по России и за границу

Норма суточных командировочных расходов в 2021 году закреплена законодательно. Размер суточных для государственных организаций составляет 100 рублей. Минимально допустимые суточные на командировочные расходы для коммерческих организаций не должны быть менее размера суточных, выплачиваемых государственными организациями, то есть тоже равен 100 рублям.

Максимальный размер суточных для коммерческих организаций назначается на основании постоянного внутреннего Положения о КР (командировочных расходах) или единовременно изданного распоряжения. Но в соответствии с действующим налоговым законодательством Российской Федерации, максимальный размер расходов в сутки, не облагаемых НДФЛ (налог на доход физических лиц), составляет: размер командировочных в 2021 году по России – 700 рублей в сутки, командировочные расходы за границу в 2021 году – 2 500 рублей в сутки. Оплата производится за каждый день, в том числе и при выпадении на этот период выходных и праздничных дней.

Лимит командировочных расходов 2021 по России не ограничен законодательно, но при превышении максимальных значений в 700 и 2500 рублей соответственно, сумма превышающая данные максимальные значения облагается НДФЛ.

Бухгалтерский учет командировок

Если руководитель компании отправляет сотрудника в командировку, он должен отразить в хозяйственном учете следующие операции:

Дт 71 Кр 50 – отражена выплата сотруднику командировочных;
Дт 71 Кр 51 – отражено перечисление командировочных на зарплатную карту;
Дт 10, 20, 23, 25 Кр 71 — отнесение величины расходов на оплату труда в командировке;
Дт50, 51 Кр 71 – произведен возврат неиспользованных сумм.

Невыплата командировочных сотрудникам также как и невыплата любых иных обязательных перечислений в виде заработной платы, пособий частично или полностью для организаций караются штрафом в крупных размерах.

Для того чтобы произвести расчет зарплаты во время командировки, бухгалтер должен ориентироваться на актуальную нормативно-правовую базу.

Как рассчитать суточные при командировке за границу