Положение о служебных командировках — образец 2021

Выполнение трудовых функций за пределами основного места работы – достаточно распространенное явление. Такой вид деятельности называется служебными командировками. Работодатель обязан соблюдать законодательство о командировках: правильно оформить направление сотрудника для работы в другой местности, сохранить за ним средний заработок, а также компенсировать все сопутствующие расходы.

Рассмотрим подробней, как это происходит на практике и какие подводные камни возникают для работодателя и труженика.

Регулирование в ТК РФ

В трудовом законодательстве (ст. 166 ТК РФ) дается четкое определение что следует считать командировками. Это поездки, осуществляемые по поручению (распоряжению) работодателя на некоторый срок (обычно день и больше) для выполнения трудовых функций за пределами осинового места труда.

При этом законодатель определил, что поездки сотрудников, имеющих разъездной, либо передвижной характер работы (например, водители, проводники вагонов, разъездные кассиры) не следует считать командировками.

Общие правила оформления и компенсации командировочных расходов обозначены в правительственном постановлении № 749 от 13.10.2008. среди базовых моментов, о которых следует помнить стоит выделить такие:

• размер максимальной, не облагаемой налогом суммы командировочным установлен законодательно. Все что выше – облагается налогами по общим правилам;
• работодатель обязан определить внутренним локальным документом порядок направления сотрудников в командировки, а также подтверждение понесенных расходов;
• дни отъезда, приезда, нахождения в пути, вид транспорта, сопутствующие расходы и их максимальные размеры определяются локальным документом компании;
• понесенные расходы необходимо документально подтвердить;
• продолжительность командировки устанавливается работодателем по согласованию с тружеником;
• законодательно установлен перечень лиц, которых запрещено направлять в командировки, даже при наличии их согласия (беременные, несовершеннолетние, инвалиды).

Помните, общие правила направления в командировку урегулированы законодательными нормативными актами. Особенности каждой конкретной компании должны отображаться в локальных документах.

Возвращение из поездки. Служебная записка о командировке: образец-2020

С 2015 года перестал применяться еще 1 документ — отчет о командировке. Хотя это не означает, что сотруднику, вернувшемуся из служебной поездки, не придется отчитываться за проделанную в командировке работу. Документ по окончании служебной поездки оформить все равно придется, только по иной форме и под другим названием.

ВАЖНО! В соответствии с п. 7 положения № 749 подтверждением срока пребывания в командировке и иных нюансов командировки может являться оформленная сотрудником служебная записка о командировке. Образец-2020 для нее нормативно не установлен, и работодатель может разработать его самостоятельно. При этом он вправе либо предусмотреть для всех без исключения командированных сотрудников обязанность по составлению такой служебной записки, либо отразить в положении о командировках отдельные случаи ее оформления (к примеру, командировка на личном транспорте или отсутствие проездных и иных подтверждающих срок командировки документов).

Помимо служебной записки вернувшемуся из поездки сотруднику придется оформить обязательный для всех документ — авансовый отчет. Фирма может разработать собственную форму такого отчета или использовать унифицированную форму АО-1.

Правила заполнения формы АО-1 см. здесь.

На оформление авансового отчета и окончательный расчет по выданному авансом командировочному платежу дается 3 рабочих дня после возвращения из служебной поездки (п. 26 положения № 749). К отчету прилагаются документы, подтверждающие все расходы, произведенные в поездке (на проживание, проезд и иные командировочные расходы).

Что такое командировка

Теперь немного подробней постараемся разобраться, что же стоит считать командировкой. Законодатель определил, что это нахождение за пределами своего основного рабочего места определенный срок. Из этого следует сделать некоторые выводы:

• выполнение трудовых функций в период командировки должно осуществляться за пределами основного места работы, куда сотрудник не имеет возможности быстро добраться;
• для такой работы требуется не менее одного рабочего дня. Но не на постоянной основе;
• обычно требуется передвижение транспортом, организация временного проживания, необходимость питаться, организовывать себе временный быт;
• нужно письменное распоряжение работодателя с обоснованием причин направления в командировку;
• начало командировки считается днем отъезда (определяется по билету на поезд, автобус, самолет, дате путевого листа водителя). Окончание – день приезда, подтвержденный аналогичными документами;
• на весь период командировки за тружеником сохраняется должность, а также его рабочее место. Уволить сотрудника, находящегося в командировке, не имеют права до ее окончания;
• обязательства по выполнению трудовых функций по основному месту работы не период командировки приостанавливаются. Обычно эту работу (если она срочная) распределяют между другими сотрудниками.

Помните, суть командировки – необходимость делать работу в другом городе, местности, на другом предприятии. Наличие письменного распоряжения работодателя на такой вид деятельности обязательно.

Как собраться в поездку: список вещей

В любом случае вам понадобятся вещи следующих категорий:

• документы;
• деньги;
• гигиенические принадлежности;
• одежда и обувь;
• электроника (смартфон, ноутбук и т.п.);
• лекарства.

В командировку обычно берут с собой чемодан, сумку или большой рюкзак. Важно, чтобы он выглядел аккуратно, был достаточно вместительным, но не громоздким.

ВАЖНО! Особое значение имеет надежность и крепость чемодана. Будет обидно и неприятно, если он порвется прямо в зале ожидания.

Виды командировок

Служебные командировки могут быть самыми различными. Здесь все зависит от сложности выполняемой задачи, а также цели, к которой следует стремиться. Поэтому выделяют такие виды командировок:

1. По времени нахождения за пределами материнского предприятия. В эту классификацию стоит отнести длительные и краткосрочные поездки. Как правило, краткосрочной считается командировка, не превышающая 5 рабочих дней (стандартную неделю). В этом случае не требуется захватывать законных выходных сотрудника, и предусматривать необходимость их компенсации. Долгосрочные командировки начинаются с двух недель и более. В некоторых случаях нахождение за пределами основного предприятия может достигать полугода. Для работников силовых структур этот период может быть еще больше.
2. По количеству направляемых служащих. Тут стоит выделить одиночные (когда для решения задачи направляется один специалист), либо групповые (если требуется направить двух и более сотрудников) командировки. Зависит от сложности решаемой задачи, а также необходимости задействовать специалистов различных профилей.
3. По способу планирования. Компания может запланировать поездки на весь отчетный период (квартал, полугодие, год). Обследование своих удаленных филиалов и подразделений, сезонная помощь, другие прогнозируемые факторы позволяют сбалансировано предусматривать будущие расходы. Это плановая командировка. Но если возникают неординарные ситуации и требуется направлять сотрудников внепланово (например, для ликвидации аварийной ситуации) тогда командировка считается внеплановой.

Помните, классификация командировок весьма условная. Обычно ее используют в процессе прогнозирования возможных расходов на подобные поездки и отображения их в бухгалтерском учете.

Как лучше сложить вещи?

Итак, вы составили список вещей в командировку. Затем посмотрели на чемодан. И сразу возник вопрос — как же всё это туда сложить?

Приведем несколько полезных советов:

1. Одежду разложите в пакеты. Например, один пакет для рубашек, второй — для нижнего белья и носков, третий — для брюк и т.д. Это поможет, во-первых, рассортировать вещи. Во-вторых, уберечь их от намокания, если вдруг что-то в чемодане прольется или в него просочится влага от дождя.
2. Гигиенические и банные принадлежности раскладывайте в прозрачные косметички.
   

   КСТАТИ! Если вы уезжаете ненадолго, то рекомендуется покупать маленькие тюбики с шампунем, гелем для душа, пеной для бритья и т.д. Либо приобрести дорожный набор с маленькими бутылочками и переливать ваши средства в них. Это сэкономит место в дорожной сумке или чемодане.

3. Документы и деньги следует везти в ручной клади. Разложите документы в специальный органайзер. Так вы ничего не потеряете и в нужный момент без проблем найдете паспорт, билеты и т.д. Деньги можно распределить между органайзером и кошельком, чтобы снизить риск потери или кражи.
4. Аптечка должна быть в отдельной косметичке или органайзере. Причем собрать ее лучше заранее. Это удобно, ведь вам не придется суетиться в последний день и бегать по аптекам в поисках нужного лекарства. Собранную аптечку можно будет брать в новые поездки: не только в командировку, но и в отпуск.

Как составить положение о служебных командировках

На законодательном уровне определены базовые положения, которыми должен руководствоваться работодатель в процессе оформления командировок своим сотрудникам. На практике присутствует множество особенностей и нюансов. Чтобы их честь необходимо разрабатывать локальный документ, как будет осуществляться оформление, подтверждение, учет, оплата командировочных расходов. Тут же должны найти отображение и некоторые организационные аспекты.

Порядок направления работника в командировку

Теперь, когда в компании разработано локальное Положение, целесообразно ознакомиться, как оформление командировки происходит практически.

Обычно основание направления в командировку является:

1. Докладная записка руководителя подразделения. Это может быть собственная инициатива, либо необходимость проинформировать о каком-то событии или факте, где для устранения проблемы требуется помощь компетентного специалиста, отсутствующего в данном подразделении.
2. План работы компании по части служебных поездок (проверок, посещений). Обычно утверждается в начале финансового года.
3. Приглашение (письмо с просьбой о помощи) принимающей стороны. Участие в различных семинарах, совещаниях, необходимости помочь решить проблемный вопрос, либо устранить аварийную (чрезвычайную) ситуацию.

Перед тем, как начать оформлять приказ, необходимо удостовериться, что труженик находится на рабочем месте, не болеет, не оформил отпуск на этот период. Тут же уточняется, имеет ли право работодатель отправлять его в командировку (запрещено командировать беременных женщин, инвалидов, а также несовершеннолетних). Отправление в командировку молодых мам одиночек, имеющих несовершеннолетних детей, матерей с детьми не старше 3 лет может осуществляться исключительно с их согласия.

Можно ли отказаться

Командировка – это часть технологического процесса работы компании. Направление сотрудником для осуществления такого вида труда происходит по приказу работодателя. Необоснованный отказ от командировки может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины с вытекающими отсюда дисциплинарными последствиями.

Но здесь следует выделить некоторые нюансы. В частности, на законодательном уровне установлен перечень лиц, которых запрещено направлять в длительные поездки за пределами основного рабочего места. Это:

• несовершеннолетние труженики (до 18 лет);
• беременные (официально уведомившие о своем положении работодателя и предоставившие соответствующий медицинский документ);
• инвалиды (1 и 2 групп инвалидности);
• ученики (принятые на предприятие по ученическому договору).

Кроме этого, присутствует категория лиц, командировать которых можно исключительно при наличии их согласия. Сюда вошли:

• матери, у которых малышам не исполнилось 3 годика;
• родителей одиночек с несовершеннолетними детьми;
• воспитывающих детей инвалидов;
• осуществляющих уход за больным родственником по медицинскому заключению;
• опекунам несовершеннолетних.

Среди уважительных причин отказа от командировок остальных тружеников являются такие:

1. Болезнь. Это может быть нахождение на больничном, либо какое-то хроническое заболевание, связанное с поездкой в другую местность, нахождению во вредных или опасных условиях.
2. Несчастный случай.
3. Семейные обстоятельства. В эту категорию можно отнести свадьбу, похороны, необходимость устранения бытовых проблем (прорыв водопроводной трубы в доме).

Помните, безосновательный отказ от командировки чреват дисциплинарным взысканием. Поэтому необходимо иметь уважительную причину, по которой вы не сможете покинуть основное рабочее место.