Кадровый учет для индивидуального предпринимателя имеет не меньшее значение, чем для крупной компании. Почему? Ответ прост: ИП должен вести учет заработной платы своим сотрудникам и взносы в ПФ РФ. При этом совершенно неважно, сколько сотрудников числится у него в штате.
При освещении этого вопроса нужно заострить внимание на разграничении двух различных работодателей: физического лица и ИП. К первым относятся физические лица, которые нанимают сотрудников для целей личного обслуживания – они кадровый учет не ведут.
Индивидуальные предприниматели, выступающие в роли работодателей, нанимают сотрудников для осуществления деятельности, приносящей прибыль, – они обязаны осуществлять кадровый учет.
Когда ИП нужно вести кадровый учет
Для индивидуального предпринимателя кадровый учет является обязательным только тогда, когда он выступает нанимателем рабочей силы, то есть у него есть хотя бы один сотрудник, принятый на работу.
Принятие будущего сотрудника в штат к ИП должно быть оформлено подписанием трудового договора. Когда этот факт можно считать свершившимся, для ИП кадровый учет становится обязательным. Он должен соблюдать регулирующие положения действующего законодательства.
Организация кадрового учета ненадлежащим образом грозит ИП привлечением к ответственности, в том числе вплоть до уголовной.
Органы трудовой инспекции в ходе проверок вправе потребовать предъявить необходимые документы на сотрудников, а индивидуальный предприниматель обязан их предоставить.
Кроме обязанности ведения кадрового учета, можно выделить некоторые его права и отдельные обязанности:
- право заключения трудовых договоров в письменном виде на неопределенный срок, а также договоров срочного характера;
- право издания приказов, основанных на положениях подписанных договоров;
- обязанность ведения трудовых книжек, оформления их принятым на работу в первый раз;
- обязанность по обеспечению сотрудников свидетельствами пенсионного страхования, если имеется такая необходимость;
- обязанность принимать все необходимые и требуемые законодательством локальные нормативные документы;
- право заключать коллективные договора;
- право проведения среди работников обучения требованиям охраны труда и контроля этих знаний.
Зарплата и кадры
Пособие по временной нетрудоспособности (болезни или травме) работника, либо по уходу за больным ребенком или другим членом семьи выплачивается когда работник предъявит листок нетрудоспособности. Сделать это он вправе в течение 6 месяцев со дня окончания болезни.
Больничный следует проверить. Там не должно быть помарок и исправлений. Сведения должны указываться заглавными печатными русскими буквами, между словами – пустые ячейки. На листке должны стоять подпись врача и печать медорганизации, правильно указываться ФИО гражданина, дата рождения, пол, место работы (наименование вашего ООО). При наличии ошибок, неточностей работник должен получить дубликат больничного.
Получить консультацию по предоставлению сотруднику больничного
Как оплатить больничный.
1. Рассчитать средний заработок, для этого нужно:
а) определить расчетный период (два календарных года, предшествующих году болезни);
б) определить сумму выплат за расчетный период (это будет база для расчета больничного). Учитывать нужно все выплаты работнику на которые начислялись взносы в ФСС. Если сотрудник только устроился к вам, то учитывается его заработок у предыдущего работодателя. Для этого сотрудник должен предоставить справку о зарплате;
в) сумма выплат не должна превышать предельную базу: в 2015 г. – 670 000 руб., в 2014 г. – 624 000 руб. в 2013 г. – 568 000 руб.;
г) сумма выплат не должна быть меньше 24-кратного МРОТ, установленного на дату начала нетрудоспособности: в 2015 г. — 143 160 руб. (5965 руб. x 24), в 2014 г. — 133 296 руб. (5554 руб. x 24);
д) посчитать средний дневной заработок: учитываемые выплаты (с учетом минимума и максимума) разделить на 730.
2. Определить стаж работника, так как пособие зависит от страхового стажа. При стаже работника 8 лет и более выплачивается 100% среднего заработка, от 5 до 8 лет – 80%, и менее 5 лет – 60%.
3. Посчитать число оплачиваемых дней. При болезни самого работника пособие выплачивается за все календарные дни болезни. При уходе за больным ребенком или членом семьи пособие выплачивается в ограниченных размерах в зависимости от возраста ребенка (ч. 5 ст. 6 Закона № 255-ФЗ).
4. Сумма пособия определяется умножением среднего дневного заработка, процента (исходя из стажа) и числа оплачиваемых дней. В ближайшую зарплату нужно выплатить и пособие.
Кстати, проверить правильность своих расчётов вы можете на сайте ФСС. Но получить цифру – половина дела. Первые три дня больничного оплачиваются за счет работодателя. Оставшиеся дни – за счет ФСС. Помимо расчёта и выплаты больничных, нужно заполнить больничный лист, указав расчетные сведения и некоторые регистрационные данные.
Далее – налоги. С больничных удерживается НДФЛ. Взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС. Расходы на выплату пособий обязательно отражаются в форме 4-ФСС. На сумму начисленных пособий, финансируемых за счет ФСС, уменьшаются взносы. Если же сумма пособий превышает сумму взносов в ФСС, можно либо зачесть ее в другие месяцы, либо обратиться в фонд и вернуть сумму.
Рассчитать больничные и учесть их в составлении отчётности Вы можете в сервисе «Моё дело» бесплатно
Документы кадрового учета ИП
Кадровый учет предполагает оформление соответствующих документов. Отношения между ИП и его сотрудником обязательно должны быть задокументированы.
В компаниях для реализации этих целей обычно существует целое подразделение или должность специалиста по кадрам, используются специализированные программы, а ИП часто вообще пренебрегают требованием документирования отношений трудового характера. В итоге представители трудовой инспекции в ходе контрольных мероприятий выписывают значительные административные штрафы.
Все кадровые документы, обязательные к ведению индивидуальным предпринимателем, классифицируются на три типа.
Организации, использующие учет ЕНВД, освобождаются от перечисления следующих налогов: НДС, налог на прибыль или НДФЛ (для частных предпринимателей), имущественного налога и взносов по страхованию.Для ведения учета хозяйственных операций ИП достаточно учитывать свои расходы и доходы. Для этого нужна расходно-доходная книга. О ведении бухгалтерии ИП читайте в этой статье.
Нормативные документы внутреннего характера. К ним причисляют правила распорядка труда, коллективные договора (когда применимо), необходимые инструкции, касающиеся защиты персональной информации и охраны труда. Их наличие регламентировано Трудовым Кодексом.
К этой же группе относится положение об оплате труда и прочие кадровые документы ИП, когда они требуются в виду специфичности предпринимательской деятельности.
Не менее важно и наличие должностных инструкций: их составление необходимо для исключения возможных спорных ситуаций в суде.
Например, увольнение работника из-за неудовлетворительных результатов по итогам испытания может быть признано незаконным, так как должностная инструкция отсутствовала, и аттестация работника не могла быть проведена.
Организационные документы. К этому типу кадровых документов относят различные учетные журналы. В них регистрируются трудовые договора, командировки сотрудников, приказы.
Организационными документами также считаются:
- книга, в которой ведется учет трудовых книжек;
- табель учета рабочего времени;
- составленный график ухода сотрудников в отпуска;
- штатное расписание.
Что это такое, основы процесса
Кадровое делопроизводство можно рассматривать как процесс ведения документооборота, связанного с трудовыми отношениями, существующими в организации. Так, необходимо обеспечивать:
- Правильное заполнение документов.
- Удобное хранение.
- Внесение необходимых исправлений.
- Ведение номенклатуры документов.
- Своевременное уничтожение.
Важно понимать, что по своей сути практически все кадровые документы имеют ту или иную юридическую ценность. Так, например, должностная инструкция является обоснованием для отказа в получении должности неподходящему кандидату. Соответственно, в случае судебного разбирательства компания сможет отстоять свою позицию. Кроме того, для получения налоговых льгот также потребуется ряд документации, связанной с управлением человеческими ресурсами.
Большинство кадровых документов позволяет разграничить ответственность сотрудников и улучшить межфункциональную координацию. Правильное их заполнение позволяет подтвердить или опровергнуть те или иные юридические факты и, как следствие, четко определить права и ответственность работника.
Для того чтобы успешно вести делопроизводство по кадрам, необходимо:
- Ориентироваться в Трудовом кодексе, на основании которого устанавливается порядок оформления документов, относящихся к кадровой службе.
- Знать Федеральный закон 1995 года, касающийся работы с персональными данными сотрудников (был принят 20 февраля).
- Быть ознакомленным с законом №98-ФЗ, содержащим сведения о коммерческой тайне (так, там закреплен перечень сведений, считающихся служебной тайной, а также степень ответственности за распространение подобных данных).
- Ориентироваться в положениях, связанных с основами охраны труда (закон №181-ФЗ).
- Ознакомиться с методическими документами, содержащими рекомендации по оформлению документации и работе с ней (подобные сведения носят исключительно рекомендательный характер, который может упростить ведение документооборота, однако предприниматель может разработать собственные стандарты).
- Знать определенные стандарты для оформления большинства документов, которые закреплены ГОСТ Р 6.30-2003 (в них также указываются сроки хранения всей документации).
- Следует ознакомиться с постановлениями «О трудовых книжках» и Госкомстата от 5 января 2004 года (касается унифицированных форм для документов, связанных с учетом труда и его оплатой).
Ведение трудовых книжек у ИП
При оформлении нового сотрудника индивидуальный предприниматель должен в соответствии с трудовым законодательством издать приказ о приеме на работу и занести запись в трудовую книжку.
Оформление трудовой книжки производится в соответствии с установленными нормативными актами. У принимаемого работника она может иметься на руках или отсутствовать, если он принимается на работу впервые. ИП обязан завести трудовую книжку, если она отсутствует, и внести соответствующую запись о приеме на работу.
Обязанность ведения кадрового учета ИП, в частности, ведения трудовых книжек, возникла с внесением поправок в ТК РФ сравнительно недавно. До этого момента сотрудники, работающие у ИП, были несколько ущемлены в своих правах.
Теперь трудовая книжка для работающих, стала документом, подтверждающим трудовую деятельность в этот период.
ИП как работодатель считается ответственным за ведение трудовых книжек, организацию их хранения и учета. Новая трудовая книжка заводится ИП на основании письменного заявления работника, где он указывает причину отсутствия трудовой книжки.
Зачем он нужен?
В любой организации, независимо от количества людей, существует обязательство вести такой учет. Он помогает документально оформить перемещение всего персонала. Для этого необходимо обязательно знать нормативные документы, касающиеся труда. Кроме того, нужно владеть навыками ведения кадрового делопроизводства.
Этот вид учета предназначен для необходимости:
- правильно распределять людей в рабочих процессах;
- искать незадействованные резервы;
- вовремя определять и ликвидировать проблемы, касающиеся персонала.
Подробную информацию о данном процессе вы можете почерпнуть из следующего видео:
Кадровый учет ИП на аутсорсе
Индивидуальные предприниматели достаточно часто перепоручают кадровый учет сторонним организациям. Это происходит по нескольким причинам:
- держать штатного сотрудника, осуществляющего кадровую работу, невыгодно в плане финансовых затрат;
- если штатный сотрудник есть, то чаще всего это некомпетентный человек, который совмещает несколько функций за дополнительную оплату. Это обычно приводит к нарушениям ведения кадрового учета и трудового законодательства и, как следствие, к административным штрафам.
Такой сотрудник может выполнить лишь часть функций, он не отслеживает изменения законодательства и появление новых требований. На практике такое ведение кадрового учета может негативно отразиться на общем функционировании бизнеса.
Привлечение компании-аутсорсера позволяет ИП оптимизировать свои затраты и получить профессиональную помощь.
Как вести кадровые документы на микропредприятии, типовой договор
Список открыт – норма предусматривает и « другие документы ». Но эта «открытость» все-таки условна, иначе вряд ли «потерялись» бы некоторые (заявленные в законопроекте изначально) послабления. Кстати, часть из них исчезла после общественного обсуждения проекта к моменту внесения в Госдуму: первая версия предполагала, что для микропредприятий перестанет быть обязательным график отпусков (ст. 123 ТК РФ), такие работодатели не должны будут утверждать форму расчетного листка (ст. 136 ТК РФ).
Типовая форма подготовлена Минтрудом в целях реализации Федерального закона от 3 июля 2021 года №348-ФЗ, согласно которому работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесён к микропредприятиям, вправе не принимать локальные нормативные акты (ЛНА), содержащие нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, график сменности и другие). Но взамен эти нормы должны быть включены в трудовой договор, который заключается на основе типовой формы.
