Работа на Севере
Лица, работающие на Севере, имеют право на получение государственных гарантий и компенсаций, которые установлены ТК РФ, другими федеральными законами и иными правовыми актами РФ (ст. 313 ТК РФ).
Одной из таких гарантий является компенсация оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно. Такое право устанавливает статья 325 ТК РФ. Предоставлять эту гарантию работникам обязаны работодатели, которые находятся в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.
Компенсация вахтовику затрат на проезд по маршруту дом — пункт сбора — место работы: что с налогами
Минфин рассмотрел обращение, касающееся порядка обложения налогом на прибыль, НДФЛ и страховыми взносами расходов организации на возмещение затрат работников-вахтовиков на проезд от дома до места сбора, затем до места проведения работ и обратно.
Налог на прибыль
Согласно пункту 1 ст. 252 НК РФ в расходах можно признать экономически оправданные и документально подтвержденные затраты компании.
По подпункту 12.1 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы на доставку работников от места проживания до работы и обратно компании, работающие вахтовым способом, могут отнести к категории прочих. Есть условие — возмещение затрат должно быть предусмотрено в коллективном договоре. При его выполнении данные суммы можно включить в состав расходов на оплату труда.
НДФЛ
Для освобождения сумм компенсаций на проезд необходимо, чтобы, согласно п. 1 ст. 217 НК РФ, выплаты были предусмотрены законодательно. Гарантии и компенсации работникам-вахтовикам установлены ст. 302 ТК РФ. В указанной норме расходы на проезд не указаны. Поэтому с данной компенсации работодателю придется удержать НДФЛ.
Правда, в некоторых случаях проезд от места сбора до пункта выполнения работ имеет свои особенности. Например, когда в силу транспортной недоступности объекта нет иной альтернативы, кроме как организованной самим работодателем доставки работников. В указанных случаях фактически работник приступает к трудовым обязанностям уже на месте сбора согласно правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР). То есть, если необходимость пункта сбора обусловлена специфическими условиями труда и по прибытии на место сбора работник обязан подчиняться ПВТР, тогда суммы компенсации НДФЛ не облагаются, поскольку экономическая выгода у работника не возникает.
Страховые взносы
Из обращения компании следовало, что она компенсировала работникам проезд от дома до места сбора и обратно согласно локальному нормативному акту в сумме фактических затрат ж/д и воздушным транспортом. В будущем организация планировала осуществлять компенсацию в фиксированном размере в соответствии с установленным лимитом.
В связи с этим ведомство напомнило, что объектом обложения страховыми взносами, согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ, являются выплаты работникам в рамках трудовых отношений, кроме выплат, приведенных в ст. 422 кодекса. Причем перечень этих выплат закрытый. В пункте 2 ст. 422 НК РФ среди таких необлагаемых выплат указаны законодательно установленные компенсации. Понятие компенсаций, предоставляемых вахтовикам, описано в ст. 302 ТК РФ. Компенсация стоимости проезда в данной статье не содержится. Однако если добраться самостоятельно до места выполнения работы общественным транспортом невозможно, такие затраты взносами можно не облагать.
Если речь идет о компенсации стоимости маршрута от дома до пункта сбора и обратно, не относящейся к категории законодательно установленных, такую выплату необходимо обложить взносами в обычном порядке.
Оплата дороги в отпуск
Конкретных правил оплаты дороги в отпуск северянам нет. Поэтому их фирмы определяют самостоятельно.
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно необходимо прописать в коллективных или трудовых договорах либо в локальных нормативных актах.
Обратите внимание: 2 года считают суммарно с момента начала работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях у всех работодателей.
Расходы на оплату стоимости проезда к месту проведения отпуска не компенсируют, если работник находится:
- в отпуске по беременности и родам;
- в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
- в отпуске без сохранения заработной платы;
- в ежегодном оплачиваемом отпуске с последующим увольнением.
НДФЛ с компенсаций и возмещений
Налоговое законодательство высвобождает от обложения НДФЛ суммы компенсаций. Тем не менее в ряде случаев с подобных выплат все-таки нужно удержать «подоходный» налог. О том, в каких случаях доход нужно удерживать, а когда такой необходимости не возникает, нашему журналу рассказали в Минфине России.
Организация оплачивает своим сотрудникам стоимость проезда на общественном транспорте к месту работы. Подлежат ли обложению НДФЛ суммы такой оплаты?
Полная или частичная оплата товаров, работ или услуг в интересах работников признается их доходом, полученным в натуральной форме. Оплата организацией проезда своих работников подходит под данное определение и также квалифицируется их «натуральным» доходом. Соответственно стоимость указанной оплаты подлежит обложению НДФЛ в установленном порядке.
В данном случае нужно сделать оговорку: это правило соблюдается в случае, когда работники имеют возможность добираться до места работы самостоятельно.
Сотрудник использует свой автомобиль в служебных целях, за что организация выплачивает ему компенсацию. В каких размерах освобождаются от обложения НДФЛ указанные суммы возмещения? Имеет ли значение, что работник управляет автомобилем по доверенности?
Предусмотренные законодательством компенсационные выплаты, в том числе связанные с исполнением работником его трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ. Это установлено пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса. В данной норме есть существенная оговорка о том, что освобождение от налогообложения производится в отношении сумм «в пределах норм».
Налоговым законодательством каких-либо норм в отношении компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях не определено. Не указан также и порядок их установления работодателем. Зато подобная информация есть в трудовом законодательстве.
Так, согласно статье 188 Трудового кодекса, при использовании сотрудником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения НДФЛ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Однако возмещению подлежат расходы работников, связанные с использованием в интересах компании исключительно личного имущества. Возмещение затрат, связанных с использованием не принадлежащего сотруднику имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.
Поскольку транспортное средство, управляемое физлицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса в таком случае не применяются. Суммы возмещенных организацией расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ.
Сотрудник, находясь в командировке, использовал такси для проезда от аэропорта до гостиницы и обратно. Данные суммы были возмещены организацией. Подлежат ли суммы возмещения стоимости проезда обложению НДФЛ?
В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель обязан возмещать расходы по проезду. При этом порядок и размеры возмещения командировочных затрат определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Обложению НДФЛ не подлежит в том числе и возмещение командировочных расходов. При оплате работодателем расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Ни Трудовой кодекс, ни статья 217 Налогового кодекса не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Таким образом, возмещение расходов сотрудника на такси в командировке относится к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. На этом основании эти суммы освобождаются от обложения НДФЛ.
Фирма возмещает своим сотрудникам стоимость санаторно-курортных путевок для их детей. Освобождаются ли от обложения полученные доходы, учитывая, что в ряде случаев дети являются приемными?
К доходам, освобождаемым от обложения НДФЛ, среди прочего относятся суммы полной или частичной компенсации (оплаты) работодателями своим работникам стоимости путевок для не достигших возраста 16 лет детей. Речь идет о путевках, на основании которых оказываются услуги санаторно-курортными и оздоровительными организациями, находящимися на территории России.
Указанная норма содержит закрытый перечень лиц, компенсация или оплата стоимости путевок которым не облагается НДФЛ. В данный перечень среди прочего включены члены семьи работников организации независимо от их возраста (в том числе и дети), а также дети, не достигшие возраста 16 лет, независимо от их родства с работниками организации.
Таким образом, суммы компенсации и оплаты стоимости путевок для приемных детей сотрудников освобождаются от обложения НДФЛ.
Организация арендует транспортные средства – автомобили и автобусы с водителями. В договоре аренды указано, что обеспечение питанием сотрудников организации-арендодателя является обязанностью арендатора. Таким образом, компания обеспечивает экипаж автомобилей питанием, стоимость которого затем возмещается ей организацией-арендодателем. Какая из организаций является налоговым агентом в отношении указанных доходов?
Оплата работодателем питания (как полная, так и частичная) признается доходом сотрудника, полученным в натуральной форме. Налоговая база в таком случае определяется как стоимость обедов.
Налоговыми агентами (именно они удерживают и перечисляют НДФЛ) признаются те организации, от которых или в результате отношений с которыми физлицо получило доходы. При возникновении у сотрудников организации-арендодателя дохода в натуральной форме в виде оплаты за них питания организацией-арендатором налоговым агентом признается именно последняя фирма, то есть арендатор.
В силу судебного решения фирма возмещает физлицу судебные расходы. Нужно ли удерживать с указанного возмещения НДФЛ?
Пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса установлен исчерпывающий перечень компенсационных выплат, не подлежащих обложению НДФЛ. Выплаты, производимые организацией в качестве возмещения понесенных физическим лицом судебных расходов, в вышеуказанный перечень не включены.
Следовательно, такие выплаты подлежат обложению налогом на доходы физлиц в общеустановленном порядке.
Редакция журнала «Практическая бухгалтерия»
Что с НДФЛ?
Для «северян» такая оплата проезда к месту проведения отпуска и обратно является компенсацией, предусмотренной законодательно. Поэтому со всей суммы компенсации расходов на проезд не нужно удерживать НДФЛ.
Однако такое мнение разделяют не все чиновники Минфина России.
Есть и такое мнение. Отпуск – это время, когда работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. То есть, если сотрудник во время отпуска не исполняет трудовых обязанностей, то он и не несет затрат, связанных с их выполнением. Получается, что стоимость проезда к месту отдыха и обратно в период отпуска работников, оплаченная организацией-работодателем, не является по своему содержанию компенсационной выплатой и облагается НДФЛ в общем порядке.
А суды считают, что компенсация расходов на оплату проезда подпадает под действие пункта 3 статьи 217 НК РФ и не облагается НДФЛ. Но на сегодняшний день таких положений в перечне доходов, освобождаемых от налогообложения, нет.
Сотрудника вызвали из отпуска и компенсировали расходы на проезд
Сумма оплаты (компенсации) внепланового перелета (проезда) работника из места проведения отпуска или обратно в полном объеме облагается страховыми взносами и НДФЛ.
В этом уверен Минфин. В Письме от 21.02.2019 № 03-15-06/11330 ведомство отвечает на вопрос компании, которой пришлось на один рабочий день вызвать из отпуска директора. Компания компенсировала директору перелет из места отдыха к месту работы и обратно (после того, как директор решил срочные вопросы, для которых понадобился).
Компанию интересовало: облагается ли данная компенсация страховыми взносами и НДФЛ? По мнению компании, выплата была произведена в производственных целях, а работа директора (по трудовому договору) носит разъездной характер, поэтому есть возможность считать выплату освобождаемой от НДФЛ и взносов компенсацией.
Чиновники разъяснили, что:
- Перечень сумм, исключаемых из-под обложения страховыми взносами, изложенный в статье 422 НК РФ, является закрытым и не содержит такого пункта, как компенсация работнику проезда из отпуска на работу или обратно. Таким образом, оснований исключать сумму оплаченных работнику билетов для таких перемещений нет. Компенсацию проезда следует в полном объеме облагать страховыми взносами.
- Вызов работника из отпуска возможен только с согласия работника. При этом ни в трудовом, ни в налоговом законодательстве не содержится требования работодателю компенсировать работнику расходы на проезд из отпуска на работу и обратно в отпуск. То есть, директор добровольно прервал отпуск, а компания добровольно оплатила ему перелет. Поэтому ни о какой освобождаемой от НДФЛ компенсации речь в данном случае не идет. Оплата таких билетов считается доходом работника (какую бы должность и на каких бы условиях он ни занимал) и подлежит обложению НДФЛ на общих основаниях (ст. 41 и ст. 210 НК РФ).
