Практические рекомендации, как правильно рассчитать отпускные

Расчетный период для отпуска

Какая будет продолжительность расчетного периода для отпуска зависит в первую очередь от того, какое время в организации проработал сотрудник. Но в любом случае, больше, чем 1 год, данный период быть не может.

Например, сотрудник начал трудиться в организации более, чем год назад. Расчетный период тогда будет равен 12 месяцам до его ухода в отпуск. Месяц в расчет берут календарный, полный, с 1 по последнее число.

Когда сотрудник собрался в отпуск, отработав меньше 1 года, то за расчетный период принимают все то время, которое он трудился в организации.

И в расчет период включается следующим образом: с первого рабочего дня по последнее число месяца, который предшествует началу отпуска.

Организация также вправе самостоятельно устанавливать расчетный период. Прописать это нужно в локальном документе организации, например, в коллективном договоре. Например, работодатель может установить расчетный период, равный не 12, а 6 месяцам. ТК это не запрещено, но если соблюдается следующее условие: Рассчитанные исходя из такого расчетного периода отпускные не должны быть меньше рассчитанный по общим правилам.

Отпуск в рабочих днях

Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:

• работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).

За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.

Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях

Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:

1. Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
2. Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
3. Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.

Что исключить из расчетного периода

Из расчетного периода исключить следует следующие дни, когда:

• Сотруднику выплачивался средний заработок. Под такими днями понимаю периоды оплачиваемого отпуска, командировки (За исключением периода кормления ребенка);
• Сотрудник находился на больничном или в декретном отпуске;
• Сотрудник брал отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты);
• Сотрудник брал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за инвалидами;
• Сотрудник по независящим ни от работодателя ни от самого работника причинам не работал. Например, дни отключения электричества;
• Сотрудника от работы освободили.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

Пример определения расчетного периода

Бухгалтер Петрова О.П. трудится в ООО «Континент» четвертый год. Она написала заявление на положенный ей оплачиваемый отпуск с 6 ноября 2021 года.

Определяем расчетный период:

1 ноября 2021 года – 31 октября 2021 года.

Определим дни, исключаемые из расчетного периода Петровой:

1. Период отпуска за свой счет – 12 декабря – 25 декабря 2016 года;
2. Период командировки – 1 апреля – 16 апреля 2021 года;

Таким образом, из расчетного периода исключаем 30 дней (Читайте также статью ⇒ Как рассчитать отпускные 2021, пример расчета отпускных).

Когда из расчетного периода исключают все дни

Нередки и такие случаи, когда все дни из расчетного периода нужно исключить. В таком случае, расчетный период нужно заменить на тот, который предшествует исключаемому.

Для расчета также берется период, состоящий из полных 12 месяцев.

Если до нужного расчетного периода у сотрудника также не было отработанных дней, то в расчет принимаются те дни, которые сотрудник отработал в месяце ухода в отпуск, непосредственно до его наступления. Так же поступают и в том случае, если работнику в месяце трудоустройства предоставляется отпуск авансом (Читайте также статью ⇒ Когда платить НДФЛ с отпускных 2021).

Рассмотрим подробнее на примере:

Бухгалтер Петрова О.П. работает в ООО «Континент» с 24 июля 2017 года. Заявление на отпуск Петрова написала с 6 ноября 2017 года.

Так как Петрова до отпуска проработала в организации меньше года, то за расчетный период принимаем следующий:

24 июля 2021 года – 31 октября 2021 года.

Из этого периода нужно исключить следующие дни:

1. Дни командировки – 24 – 31 июля 2021 года;
2. Учебный отпуск – 1 августа 2021 года – 31 декабря 2017 года.

Так как весь расчетный период Петровой состоит из исключаемого времени, а предшествующий расчетному период Петрова еще не трудилась в организации, то для расчета отпускных возьмем дни месяца ухода в отпуск, то есть:

1 – 5 ноября 2021 года.

Как считать продолжительность отдыха

Работодатель обязан предоставлять сотруднице то количество дней, которое ей необходимо в пределах годовой продолжительности оплачиваемого периода. Расчет нужен для понимания, какая часть этого отдыха предоставлена в счет имеющегося стажа, а какая — авансом.

Вот инструкция, как рассчитать период отпуска после декрета:

1. Установить общую продолжительность работы сотрудницы в организации.
2. Установить периоды, которые разрешают отдохнуть, — они перечислены в ст. 121 ТК РФ.
3. Вычислить количество дней, которые приобрела сотрудница за каждый из таких периодов, и сложить их между собой.

Право на оплачиваемый отдых сотруднице дают: периоды непосредственной работы, в том числе периоды очередных отпусков и больничных, БиР. Отпуск по уходу за ребенком не засчитывается в стаж для получения ежегодного отдыха, кроме случаев, когда работник работает на полставки, не покидая ОПУХ.

При стандартной продолжительности ежегодного отдыха в 28 дней полный месяц дает 2,33 дня. Если в календарном месяце отработаны менее двух недель, он в стаж не засчитывается, если больше — засчитывается.

Если сотрудник по болезни продлил отпуск

Когда сотрудник в отпуске заболевает, он вынужден продлить его на период болезни. В такой ситуации из расчетного периода время болезни следует исключить. То есть, первоначально при расчете отпускных рассчитывается расчетный период, исходя из времени работы сотрудника в организации. А затем из этого периода исключается дни болезни.

Подробнее на примере:

Бухгалтер ООО «Континент» написала заявление на отпуск с 17 по 31 октября 2021 года. Все дни отпуска она болела и перенесла его на период с 1 по 15 ноября 2021 года. Расчетный период будет следующим:

С 1 ноября 2021 года по 16 октября 2021 года, при этом дни с 17 по 31 октября 2021 года из расчетного периода следует исключить.

Порядок расчета отпускных

Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.

Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде

Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.

Нельзя включать в расчет отпускных:

• гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
• компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
• выплаты социального характера (например, материальную помощь).

Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.

Шаг 2. Определить расчетный период

Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).

Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2021 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2021 года.

Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

• за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
• работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
• работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
• работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
• работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.

На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).

Вебинар про отпускные Расчет и начисление в 2021 году. Разбор сложных практических ситуаций

Пример

Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2021 года. Расчетный период: с 1 февраля 2021 г. по 31 января 2021 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2021 г. по 31 января 2021 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2021 г. по 31 января 2021 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.

Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).

Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2021 г. Расчетный период: с 1 февраля 2021 г. по 31 января 2021 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2021 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2021 г.

Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных

Онлайн-обучение в Контур.Школе Курсы повышения квалификации и профпереподготовки для бухгалтера Посмотреть расписание

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан

Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2021 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.

Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).

Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан

Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2021 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2021 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:

Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2021 года по 31 мая 2021 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2021 г. по 30 сентября 2021 г.

Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.

Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2021 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.

Страховые взносы с отпускных

Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).

Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2021 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2021 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.

Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2021 г. включительно.

Законодательная база