Проводки по авансовым отчетам с примерами и разъяснениями

Выдача денег под отчет: кто их получает?

Подотчетным лицом может быть работник фирмы (указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У).
Можно ли выдать подотчет не работнику, см. здесь.

Выдача денежных средств в подотчет происходит на нужды фирмы (покупка канцелярии, командировки, приобретение мелкой офисной техники, мебели и т. п.).

В путеводителе от КонсультантПлюс вы найдете нюансы выдачи средств под авансовый отчет. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Порядок выдачи подотчетных денежных средств

Важно! Порядок документооборота при работе с подотчетными сотрудниками должен быть прописан в учетной политике компании для целей бухучета. Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления служебных поручений организации, о расходе которого необходимо отчитаться, является подотчетом.

Денежные средства, выданные в подотчет могут быть потрачены на:

• хознужды организации (например, покупка товаров, работ, услуг);
• командировку (сотруднику выдаются суточные, деньги на проезд и проживание);
• представительские расходы.

Правила выдачи денежных средств под отчет:

В приказе руководителя на выдачу подотчетных денежных средств должна содержаться следующая информация: ФИО лица, которому выдаются подотчетные средства, сумма денежных средств, выдаваемая сотруднику и срок, на который выдаются денежные средства.

Важно! Подотчетные средства могут быть перечислены на зарплатную карту работника или на его личную банковскую карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления

Выдача в подотчет: оформляем документы

Шаг 1. Издаете приказ о подотчетных лицах, где указываете фамилии или должности работников.

Как его оформить, читайте в статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2021 — 2021».

Шаг 2. Работник пишет заявление или руководитель предприятия подписывает распоряжение на получение им денег под отчет.

Образец такого заявления см. в статье «Составляем заявление на подотчет — образец 2021 — 2021 годов».

Шаг 3. Работник составляет авансовый отчет на полученную в подотчет сумму.

Подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную на расходы сумму. С 30.11.2020 срок сдачи подотчетником авансового отчета организация может установить самостоятельно. Прежнее требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.

Как оформить авансовый отчет, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

С формой авансового отчета можно ознакомиться в статье .

Как его правильно заполнить, вы можете узнать из материала «Образец заполнения авансового отчета в 2020 — 2021 годах».

Фирма может составить и утвердить свою форму отчета. В ней должны быть обязательные реквизиты, указанные в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Подотчетное лицо обязано приложить к отчету оправдательные документы (чек, квитанции, акт приемки-передачи, накладную ТОРГ-12, железнодорожные и авиабилеты, платежные поручения и др.).

Компенсация перерасхода из кассы

Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, выдайте ему из кассы. Для этого оформите расходный кассовый ордер формы № КО–2. Номер и дату этого документа укажите в строке авансового отчета «Перерасход выдан по кассовому ордеру». Это предусмотрено в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

Ситуация: можно ли внести запись о компенсации перерасхода (реквизитах расходного кассового ордера, по которому произведена выплата) подотчетных сумм в авансовый отчет сотрудника после его утверждения?

Да, можно.

Срок, в течение которого организация должна компенсировать перерасход денег сотруднику, законодательством не ограничен. Поэтому внести запись о погашении долга в авансовый отчет можно и после его утверждения. Запрета на этот счет указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55, не содержат.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм во время его отпуска?

Да, можно.

Дожидаться, когда сотрудник выйдет из отпуска, не обязательно. Выплачивать сотруднику перерасход в период, когда он находится в отпуске, действующее законодательство не запрещает (ст. 22 ТК РФ, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).

Поэтому при необходимости организация вправе возместить сотруднику перерасход во время его нахождения в отпуске.

Ситуация: можно ли возместить сотруднику перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска? Сотрудник представил авансовый отчет и на следующий день ушел в отпуск.

Да, можно.

После того как бухгалтер проверил авансовый отчет, его должен утвердить руководитель. Срок, в течение которого руководитель утверждает авансовый отчет, законодательно не ограничен. Сделать это он может через несколько дней, после того как сотрудник представил отчет в бухгалтерию. Рассчитаться же с сотрудником бухгалтерия должна только после утверждения авансового отчета руководителем. Поэтому организация вправе возместить перерасход подотчетных сумм после выхода сотрудника из отпуска. Такой вывод позволяют сделать указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче денег из кассы в счет компенсации перерасходованной суммы сделайте проводку:

Дебет 71 Кредит 50

– возмещены сотруднику расходы, превышающие сумму, выданную ранее под отчет.

Пример компенсации сотруднику расходов сверх выданных ему под отчет сумм

Секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова приобрела для организации канцтовары. На эти цели 31 марта ей было выдано 2000 руб. Но она израсходовала 2100 руб. На эту сумму она представила в бухгалтерию оправдательные документы (товарный и кассовый чеки, где выделен НДС в сумме 320 руб.), счет-фактура отсутствует.

1 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой.

3 апреля кассир «Альфы» выдал Ивановой перерасход в сумме 100 руб. (2100 руб. – 2000 руб.).

Эти операции бухгалтер «Альфы» отразил так.

31 марта:

Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.

1 апреля:

Дебет 10 Кредит 71 – 1780 руб. (2100 руб. – 320 руб.) – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;

Дебет 19 Кредит 71 – 320 руб. – учтен НДС по приобретенным канцтоварам;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 320 руб. – списан НДС за счет собственных средств организации.

3 апреля:

Дебет 71 Кредит 50 – 100 руб. – компенсированы сотруднице расходы сверх сумм, выданных ей под отчет.

Выданы деньги под отчет: проводки

В бухгалтерском учете расчеты с подотчетниками отражаются на сч. 71.

Выдача подотчет — проводки зависят от того, откуда выдаются денежные средства:

• выдача денежных средств из кассы отражается проводкой Дт 71 Кт 50;
• если деньги выданы с расчетного (валютного) счета, то вместо Кт 50 используется Кт 51 или Кт 52.

Списание задолженности подотчетного лица происходит в зависимости от целевого назначения выданных денежных средств:

• если деньги были выданы на хозяйственные нужды: Дт 26 Кт 71;
• если это командировка, то списание производится записью Дт 26 (44) Кт 71;
• если покупка товаров, материалов: Дт 41 (10) Кт 71;
• если после использования денег у подотчетного лица остается излишек, то возврат денег в кассу отражается записью Дт 50 Кт 71.

Подробнее об этом см. статью «Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса».

В случае когда подотчетное лицо потратило больше, ему выдают недостающую сумму: Дт 71 Кт 50 (51).

А если работник не отчитался за выданные деньги, удержите сумму из зарплаты (ст. 137 ТК РФ): Дт 70 Кт 71.

ВНИМАНИЕ! Это возможно сделать по письменному согласию работника (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Помните, можно зачесть в счет долга не более 20% от его зарплаты (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее обо всех нюансах этой операции смотрите в статье «Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства?».

Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах

Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.

Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:

• билеты на самолет туда и обратно – 12 000 рублей;
• страховой сбор – 1 000 рублей;
• проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы – 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;

Таким образом, аванс составил:

• 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
• Дт 71 Кт 50 – 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.

По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:

• от аэропорта к гостинице и обратно – 1 000 рублей;
• из дома в аэропорт и обратно – 2 000 рублей;
• проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней – 330 рублей.

Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено. По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:

• Дт 71 Кт 50 – оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
• Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 – 29 930 рублей.

Итоги

Существует много обязательных мероприятий, о которых бухгалтер должен знать, работая с подотчетными денежными средствами. Ведь если что-то будет упущено, то при проверке налоговыми органами на фирму могут быть наложены штрафы.

Подробнее о налоговых проверках подотчетных лиц читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Проводка — приобретены материалы подотчетным лицом по доверенности

Если материальные ценности приобретены работником по доверенности у продавца- неплательщика НДС, то записи такие:

• Дт 71 Кт 50 (51) — выданы деньги подотчетнику;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) — отражено поступление материальных ценностей от конкретного поставщика;
• Дт 60 Кт 71 (счет учета расчетов с подотчетниками) — подотчетное лицо оплатило данные ценности поставщику;
• Дт 50 Кт 71 — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.

При приобретении материалов работником по доверенности у продавца-плательщика НДС и наличии счета-фактуры на имя организации-покупателя записи в учете следующие:

• Дт 71 Кт 50, 51 — выданы деньги под отчет;
• Дт 10 (15, 41) Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — приобретены ТМЦ у конкретного поставщика (отражается стоимость материальных ценностей без НДС);
• Дт 19 «НДС» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — отражен НДС по приобретенным активам;
• Дт 68.2 «Расчеты с бюджетом по НДС» Кт 19 «НДС» — НДС по приобретенным активам принят к вычету;
• Дт 60 (счет учета расчетов с поставщиками) Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — подотчетное лицо оплатило данные активы поставщику;
• Дт 50 Кт 71 (взаиморасчеты с подотчетниками) — возвращены в кассу непотраченные подотчетные суммы.