Штрих код на справке 2-НДФЛ (налог на доходы физических лиц, документ)

Общая информация

Заполнение и сдача отчёта 2-НДФЛ необходимы для того, чтобы налоговая инспекция получила информацию о том, какие были доходы у данного физического лица, какую сумму подоходного налога он с них выплатил.
Отчётность сдаётся за календарный год и должна быть получена налоговой не позже первого апреля следующего после отчётного года.

Сдаёт такую справку налоговый агент, то есть тот, на кого законом наложена ответственность за перечисление этого налога.

Здесь также предусмотрена возможность подавать исправления к уже сданному документу. В соответствующей графе проставляется код вида справки.

Также есть возможность подавать аннулирующий документ. Там указывают строки, которые необходимо изъять из первоначального документа.

Как видно, существует несколько вариантов указанного вида отчётов

Кроме того, когда происходит сдача отчёта в налоговую, там присутствуют не только справки на каждого сотрудника, но и составляется реестр справок 2-НДФЛ.

Что собой представляет 2-НДФЛ?

Это специализированный документ. Оформить его можно непосредственно у работодателя. В справке четко определенной формы должны быть указаны реквизиты предприятия, обязательно ставится оригинальная печать. Чтобы оформить официальный документ нужно обратиться в бухгалтерию. В налоговом законодательстве указано, что срок выдачи справки составляет не более трех дней, при этом в расчет не включаются праздничные и выходные дни.

Сроки выдачи могут серьезно затягиваться в том случае, если запрос на предоставление документации был осуществлен устно. Чтобы защитить свои права и интересы в бухгалтерию нужно подавать письменное заявление в свободной форме. С момента его подачи в течение установленного срока должны предоставить готовую справку.

Что указывается в документе?

Существует специальная форма и определены данные и реквизиты, которые должны быть в обязательном порядке внесены в документ. Указываются данные не только на сотрудника, но также и на работодателя:

Наименование организации. В этом случае указываются все коды регистрации в налоговом реестре, а также иные реквизиты;
Паспортные данные сотрудника (берутся с первых двух страниц);
Указывается сумма совокупного дохода за четко определенный период времени;
Сумма всех вычетов;
Могут быть указаны данные об стандартных, социальных и имущественных вычетах с указанием их кодов (если сотрудник имеет право на их получение).

Как заполнить раздел 3 справки 2-НДФЛ

В разд. 3 справки 2-НДФЛ отражаются стандартные, имущественные, социальные вычеты и данные по уведомлениям, выданным налоговым органом (разд. V Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Для этого нужно указать:

в поле “Код вычета” – код из Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/ Например, для стандартного вычета родителю на первого ребенка предусмотрен код 126, а для имущественного вычета на покупку жилья – код 311;
в поле “Сумма вычета” – сумму вычета, соответствующую конкретному коду;
в полях “Код вида уведомления”, “Номер уведомления”, “Дата выдачи уведомления” и “Код налогового органа, выдавшего уведомление” – информацию об уведомлении, на основании которого предоставлен вычет.

Показатель поля “Код вида уведомления” может принимать следующие значения:

“1” – уведомление, подтверждающее право на имущественный вычет;
“2” – уведомление на социальный вычет;
“3” – уведомление на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.

Какие коды вычетов отражаются в справке 2-НДФЛ

Коды вычетов нужно выбирать из Приложения N 2 к Приказу ФНС России от 10.09.2015 N ММВ-7-11/

Приведем примеры:

126 – стандартный вычет родителю (усыновителю) на первого ребенка;
127 – стандартный вычет родителю (усыновителю) на второго ребенка;
311 – имущественный вычет на покупку жилья;
312 – имущественный вычет по процентам по кредиту на покупку жилья;
320 – социальный вычет по расходам работника на свое обучение;
321 – социальный вычет по расходам работника на обучение детей.

Раздел 3. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Код вычета Сумма вычета Код вычета Сумма вычета

┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐

│1│2│6│ │1│6│8│0│0│─┼─│.│0│0│ │─┼─┼─│ │0│─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│

└─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘

┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐

│─┼─┼─│ │0│─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│ │─┼─┼─│ │0│─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│

└─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘

┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐

│─┼─┼─│ │0│─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│ │─┼─┼─│ │0│─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│

└─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘

┌─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

Код вида уведомления │-│ Номер уведомления │─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

└─┘ └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐

Дата выдачи уведомления │─┼─│.│─┼─│.│─┼─┼─┼─│ Код налогового органа, │─┼─┼─┼─│

└─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ выдавшего уведомления └─┴─┴─┴─┘

Если нужно отразить несколько уведомлений, на каждое из них заполняется отдельная страница справки 2-НДФЛ. На второй и последующих страницах заполняются только поля “ИНН”, “КПП”, “Стр.”, “Номер справки”, “Отчетный год”, “Признак”, “Номер корректировки”, “Представляется в налоговый орган (код)”, “Код вида уведомления”, “Номер уведомления”, “Дата выдачи уведомления” и “Код налогового органа, выдавшего уведомление”.

Что означает и зачем нужен?

В 2015 году была утверждена форма документа, в которой в правом верхнем углу находится штрих-код. Теперь отчёт 2-НДФЛ сдаётся именно на таких бланках.

Поскольку в налоговой инспекции обрабатывается довольно большое количество документов, использование возможностей компьютерной обработки и учёта документов является актуальным.

На законодательном уровне было решено, что:

предприятия с количеством сотрудников больше 25 обязаны сдавать отчётность в электронном виде;
если их 25 или меньше, разрешено сдавать на бумажных носителях.

В первом случаю вся обработка может быть осуществлена с помощью компьютерной техники. Во втором случае речь идёт о ручной обработке, которая во много раз медленней.

Для того, чтобы облегчить работу, был создан бланк, содержащий штрих-код, который можно считать специальным устройством.

Это нововведение предназначено для того, чтобы облегчить работу сотрудникам налоговой при приёме таких отчётов.

Информация, которая содержится в коде, содержит не конкретные цифры отчёта, а информацию о форме документа.

Обязателен или нет?

Наличие штрих-кода — это важное изменение, которое призвано усовершенствовать работу налоговой инспекции с принимаемой отчётностью.

Бланк является обязательным и отказ от приёма, если бланк без штрих-кода, является полностью законным.

У всех разные или нет?

Поскольку код относится к виду используемой формы, он будет тем же самым у каждого бланка отчётности 2-НДФЛ.

Если программа не проставляет

Конечно, на некоторых фирмах бухгалтерская программа проставляет требуемый штрих-код на 2-НДФЛ. Но, конечно, далеко не все идут в ногу со временем. Если фирма пользуется программой, то имеет смысл обновить её до последней версии. Возможно, здесь уже учтены последние изменения.

Если же таким образом проблему решить не получается, можно просто скачать нужный бланк с сайта налоговой и заполнить его. В нём штрих код уже предусмотрен.

Примет ли налоговая справку без него?

По закону при приёме отчёта на неправильном бланке отказать в приёме имеют полное право.

Если сдавать отчётность в электронном виде, такая проблема не возникает.

Но если фирма сдаёт отчёты в бумажной форме, то надо соблюдать соответствующие требования законодательства.

Новая форма справки 2ндфл

Помимо этого, определенные стандарты также распространяются на формат печати всех необходимых отчетностей.

Цели использования PDF417 в сфере налогообложения В сфере бухгалтерии и налогов штрих код на 2 НДФЛ используется для достижения следующих целей:

упрощение процедуры ввода данных о деятельности предприятий;
повышение уровня работы базы данных;
сокращение ошибок при введении и обработке информации о налогоплательщиках.

Учет осуществляется с помощью стандартизированных правил размещения кодов на страницах отчетов и деклараций. Каждый документ и его страница соответствуют определенному двухмерному коду.

Налаженная классификация помогает избавиться от лишних трудностей и допущения ошибок во время проведения учета и проверок.Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Но иногда эти 11 месяцев не такие уж и отработанные. {amp}lt; …

Налог на прибыль: перечень расходов расширен Подписан закон, который внес изменения в перечень расходов, относящихся к оплате труда. Так, работодатели смогут учитывать в «прибыльной» базе затраты на оплату услуг по организации туризма, санаторно-курортного лечения и отдыха на территории России для работников и членов их семей (родителей, супругов и детей).

Способы обработки и сопоставления данных

Используя машинный способ и технологии центра обработки данных, налоговая инспекция сопоставляет полученную информацию. После этого происходит процедура сверки данных, выявляются отклонения, ошибки и недочеты. Далее 2 НДФЛ штрихкод может обрабатываться ручным способом, однако технологии PDF417 позволяют исключить такую необходимость.

Какие есть льготы по НДФЛ

Преимуществами технологии является:

экономия денежных средств и времени налоговых инспекторов;
простой и удобный способ учета предприятий и информации по их экономической деятельности;
увеличение скорости обработки данных.

Печать отчетностей также имеет определенные стандарты. Государство обязывает использовать качественную бумагу, современные принтеры для печати и одностороннюю подачу информации (на одной стороне альбомного листа).

С 2015 года форма 2-НДФЛ обзавелась специальным штрих-кодом в левом верхнем углу. Для чего нужен штрих-код на справке 2-НДФЛ, обязателен ли он, и как быть налоговому агенту, если штрих-кода на справке нет

Как выглядит штрих код?

В создании штрих кода для управления используется стандартная символика EAN, которая всегда размещается в верхнем левом углу документа. Каждая форма налоговой и бухгалтерской справки имеет определенный код, по которому и происходит идентификация данных.

В различных сферах деятельности применяется линейный штрих код EAN, который может кодировать до двухсот пятидесяти шести символов. Данного набора символов недостаточно для выражения данных документов и деклараций, поэтому государство применяет двухмерное кодирование, которое позволяет отобразить всю необходимую информацию о той или иной справке.

Срок сдачи справки 2 НДФЛ

Двухмерный штрих код выражается в символике PDF417, которая обеспечивает кодирование двух тысяч семидесяти десяти знаков. Технология PDF417 применяется в следующих сферах деятельности:

цифровая идентификация личности;
учет товарной продукции;
учет документации и информации.

Самые распространенные ошибки справки 2-НДФЛ

Установлена стандартная форма с обязательными полями для заполнения. Документ может быть признан недействительным или же ошибочным в ряде случаев. Если были пропущены обязательные поля, если были сделаны ошибки или же опечатки, допущены зачеркивания. При формировании таких ошибок лучше всего осуществить заполнение нового бланка. Можно использовать уже разработанные стандартные шаблоны, что спровоцирует устранение распространенных ошибок.

Нередко причиной признания документа недействительным становится неправильное указание даты. В соответствии с требованиями нужно указывать дату исключительно цифрами. Написание даты прописью является недопустимым и является серьезной ошибкой. Печать на документе может быть поставлена только в четко определенном месте. То есть, она проставляется внизу страницы в левом углу, там есть указание – М.П. Обязательно нужно следить за тем, чтобы оттиск печати был четким и ярким, никаких потертостей или же размывов.

Сотрудники бухгалтерии, которые занимаются заполнением таких документов, должны внимательно проверять данные, которые вводятся в справку. Любые ошибки или же неточности в цифрах могут в дальнейшем стать основой возникновения серьезных проблем. При получении справки человек должен проверить наличие подписи бухгалтера – обязательный элемент. Стандарт предполагает, что подпись ставится ручкой шарикового типа, исключительно синей пастой. Она должна быть четкой и точной. Проверяется также качество проставленной печати.

Изменения в справке 2-НДФЛ

В 2021 году вышли новые изменения, которые коснулись лишь определенных разделов данного документа. Так, во втором разделе нужно будет указать не только все данные о физическом лице, но еще и ИНН. Это поле обязательно заполняется на тех сотрудников, которые не являются резидентами страны, но имеют официальное трудоустройство. В разделе появился новый список статусов налогоплательщиков. Появились такие позиции:

Переселенцы из зарубежных стран добровольные, которые являются соотечественниками;
Сотрудники иностранного типа, которые имеют статус беженца;
Иностранные лица, которые получили временное убежище на территории РФ;
Сотрудники, которые работают на основании патента.

Как заполнить раздел 1 справки 2-НДФЛ

В разд. 1 справки 2-НДФЛ нужно отразить данные о физлице – получателе дохода (разд. III Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

ИНН, присвоенный физлицу при постановке на учет в налоговом органе в РФ;

фамилию, имя, отчество (если есть) без сокращений, как в паспорте. При составлении справки в отношении иностранца эти поля можно заполнить латинскими буквами;
статус налогоплательщика – нужно указать соответствующий код, например “1” – если физлицо – налоговый резидент РФ;
дату рождения;
гражданство (код страны) – нужно указать код из справочника ОКСМ, например “643” – для России;
код документа, удостоверяющего личность, его серию и номер – код нужно выбрать из Приложения N 1 к Порядку заполнения справки 2-НДФЛ. Например, “21” – паспорт гражданина РФ. Знак “N” не проставляется.

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

Раздел 1. Данные о физическом ИНН в Российской │7│7│2│5│9│7│5│3│1│0│2│4│

лице – получателе дохода Федерации └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

Фамилия │С│Е│Р│Г│Е│Е│В│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

Имя │А│Л│Е│К│С│А│Н│Д│Р│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┤

Отчество │А│Л│Е│К│С│А│Н│Д│Р│О│В│И│Ч│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

<*> └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

┌─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┬─┐

Статус │1│ Дата рождения │2│5│.│1│0│.│1│9│8│7│ Гражданство │6│4│3│

налогоплательщика └─┘ └─┴─┘ └─┴─┘ └─┴─┴─┴─┘ (код страны) └─┴─┴─┘

┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

Код вида документа, │2│1│ Серия │4│5│0│7│ │6│0│5│5│0│6│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┤

удостоверяющего личность └─┴─┘ и номер └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

Можно ли сдать 2-НДФЛ без ИНН работника

Если у вас нет информации об ИНН работника, поле “ИНН в Российской Федерации” можно не заполнять (п. 3.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

ИНН физлица можно узнать не только от самого работника, но и на сайте ФНС России в разделе “Узнай ИНН”. Для этого нужно ввести паспортные данные физлица. Если таким образом узнать ИНН не получится, вы можете сдать справку 2-НДФЛ без указания ИНН работника.

Как заполнить поле “Статус налогоплательщика” в 2-НДФЛ

В поле “Статус налогоплательщика” нужно проставить одно из следующих значений (п. 3.5 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

“1” – если физлицо – налоговый резидент РФ;
“2” – нерезидент;
“3” – нерезидент – высококвалифицированный иностранный специалист;
“4” – нерезидент – участник госпрограммы по добровольному переселению в РФ соотечественников или член экипажа судна, плавающего под Государственным флагом РФ;
“5” – нерезидент – иностранец (лицо без гражданства), который признан беженцем или получил временное убежище в РФ;
“6” – иностранец, который работает в РФ по патенту (независимо от того, резидент он или нерезидент).

Цели использования PDF417 в сфере налогообложения

В сфере бухгалтерии и налогов штрих код на 2 НДФЛ используется для достижения следующих целей:

упрощение процедуры ввода данных о деятельности предприятий;
повышение уровня работы базы данных;
сокращение ошибок при введении и обработке информации о налогоплательщиках.

Учет осуществляется с помощью стандартизированных правил размещения кодов на страницах отчетов и деклараций. Каждый документ и его страница соответствуют определенному двухмерному коду. Налаженная классификация помогает избавиться от лишних трудностей и допущения ошибок во время проведения учета и проверок.

Данные с заполненной налоговым агентом декларации отправляются в электронный файл, в котором собирается самая необходимая информация. Файл электронного формата обрабатывается с помощью единого модуля печати, система отправляет полученные данные в определенный шаблон налогового органа. После этого из системы базы данных налоговые инспекторы могут вывести на печать любые данные, которые необходимы для контроля, учета предприятий и организаций. После совершения необходимых мероприятий, налоговый агент отправляет отчет по месту регистрации и учета.

Цель применения штрих-кода на справке 2-НДФЛ

В современной сфере налогов и бухгалтерии использование штрих-кодов на справке 2-НДФЛ осуществляется с целью достижения нескольких целей:

существенное упрощение процессов, связанных с введением информации о деятельности тех или иных организаций;
увеличение уровня работы используемой базы данных;
сокращение ошибок, связанных с вводом и обработкой данных о тех или иных налогоплательщика.

Ведение учета осуществляется с применением стандартизированных правил, принятых для размещения подобных кодов на отчетных страницах или же в процессе оформления декларации. Каждый отдельный документ или же разные его страницы полностью соответствуют установленному двухмерному коду, в связи с чем налаженная классификация позволяет полностью исключить возникновение каких-либо сложностей или же допущение ошибок в процессе проведения всевозможных проверок или собственного учета.

Информация с налоговой декларации, предоставленной уполномоченным агентом, в дальнейшем переносится в электронный файл, в связи с чем все необходимые данные собираются в одном месте. После этого проводится процедура детальной обработки электронного файла с применением специализированного модуля печати, и система отправляет всю полученную информацию в соответствующий шаблон налогового органа.

Когда данная процедура будет окончена, любое уполномоченное лицо или налоговый инспектор получат возможность выводить на печать любые нужные сведения из базы данных, если они требуются для ведения контроля и учета различных организаций или же предприятий.

После того, как все необходимые мероприятия будут полностью проведены, налоговый агент отправляет отчетность по месту проведения учета и регистрации предпринимателя.

С помощью машинного способа, а также специализированных технологий центра обработки информации, сотрудники налоговой службы проводят сопоставление всех полученных сведений, после чего вся полученная информация сверяется для определения всевозможных ошибок, недочетов или же отклонений от реальных показателей.

После этого уже осуществляется дополнительная обработки штрих-кода на справке 2-НДФЛ вручную, но с недавнего времени постепенно также начали внедряться специализированные технологии PDF417, которые позволяют избавиться и от такой необходимости.

Если говорить о преимуществах использования такой системы, благодаря которой она и стала настолько необходимой на сегодняшний день, то стоит отметить несколько основных:

экономия денежных средств и времени, которое нужно потратить налоговым инспекторам для проведения обработки всей полученной информации;
возможность ведения удобного и простого учета для современных компаний, в связи с чем тратится гораздо меньше ресурсов для сбора всей необходимой информации по основной экономической деятельности;
существенное увеличение скорости обработки всей необходимой информации.

Помимо этого, определенные стандарты также распространяются на формат печати всех необходимых отчетностей. В соответствии с требованиями действующего законодательства предусматривается необходимость использования только высококачественной бумаги, современных моделей принтеров, и при этом печатать данные в одностороннем формате.

Стоит отметить, что раньше использование графического изображения требовалось при оформлении некоторых других документов, таких как налоговая декларация по прибыли, 3-НДФЛ, НДС и других документов.

Теперь же было принято решение также использовать штрих-коды в верхнем левом углу в процессе оформления справки 2-НДФЛ, где проставляется специализированная символика PDF417, обеспечивающая оперативную идентификацию используемого документа. Каждый тип отчетности использует собственный уникальный код, и данная классификация является достаточно отлаженной, полностью избавляя от каких-либо сложностей в процессе оформления или обработки поданных документов.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ?

Заполненная форма 2-НДФЛ является официальным документом, подтверждающим полученный доход физическим лицом. В ряде случаев, когда гражданин претендует на получение крупного банковского займа, 2-НДФЛ могут потребовать в доказательство не только платежеспособности, но и стабильного места работы.

Кому и зачем потребуется справка о доходах?

Налоговые агенты, т.е. работодатели, использующие труд наемных работников и осуществляющие им выплаты, обязаны представлять форму 2-НДФЛ по каждому из наемных граждан. На основании выплаченных сумм исчисляется и уплачивается в бюджет соответствующий налог.
Гражданин вправе запросить справку у работодателя в подтверждение своих доходов. Это необходимо в следующих случаях:

при подаче заявки на крупный кредит, ипотечный заем, автокредит в случае, когда кредитное учреждение требует этот документ;
для составления налоговой декларации при пользовании социальным вычетом на приобретенное жилье, обучение свое или ребенка, свое лечение;
при увольнении, чтобы представить 2-НДФЛ по новому месту работы;
иные ситуации.

Если работнику такая справка необходима, ему потребуется обратиться к работодателю с заявлением. В случае, когда работник уже уволен, он обращается в бухгалтерию по прежнему месту работы с заявлением, предъявив паспорт и трудовую книжку.

Новая форма 2-НДФЛ в 2021 году

Обозначим отличия в формах справок прежнего образца с новой.

Изменен штрих-код документа — 3990 9015.

В разделе 1, содержащем сведения о налоговом агенте, добавлены поля, которые заполняются правопреемником в случае ликвидации (реорганизации) юридического лица.
Введены наименование и реквизиты правопреемника организации — налогового агента.
Исключены сведения об адресе регистрации физического лица в разделе 2.
В разделе 4 исключены суммы инвестиционных вычетов.

Если говорить о сроках, в которые работодатели обязаны представлять 2-НДФЛ в органы налоговой службы, то это даты года, следующие за налоговым периодом:

1 апреля в большинстве случаев;
1 марта при отсутствии возможности удержать исчисленный налог в налоговом периоде.

Как заполнить справку 2-НДФЛ с признаком “2”

Признак “2” в справке 2-НДФЛ означает, что она подается вами как сообщение для налоговой инспекции о том, что вы выплатили физлицу доход, но не смогли удержать с него налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

В справке 2-НДФЛ с признаком “2”, кроме данных о вашей организации (ИП) и физлице, нужно указать:

в Приложении – суммы доходов физлица (по месяцам), с которых вы не смогли удержать налог (п. 6.3 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ);
в разд. 2 (п. 4.11 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ): в поле “Общая сумма дохода” – общую сумму дохода физлица, с которой вы не удержали налог;
в поле “Сумма налога исчисленная” – сумму начисленного, но не удержанного налога;
в полях “Сумма налога удержанная”, “Сумма налога перечисленная”, “Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом” – нули;
в поле “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом” – еще раз сумму начисленного, но не удержанного налога.

Зачем может потребоваться справка 2-НДФЛ?

Чаще всего такой документ требуется при оформлении кредита в банковских организациях. Справка позволяет увидеть, что человек действительно имеет официальное трудоустройство и является платежеспособным. На основании точных данных о полученном доходе сотрудники банка могут принять правильное решение по вопросу предоставления кредитных средств. По сути, справка является отражением уровня платежеспособности клиента и позволяет определить какой лимит средств по кредиту может быть предоставлен.

2-НДФЛможет быть также запрошена в таких случаях:

Когда осуществляется процесс оформления, а также получения причитающихся вычетов налогового характера;
При оформлении различных социальных пособий и льгот. Например, такой документ может потребоваться в том случае, если человек рассчитывает на возврат средств за платное обучение ребенка;
При определенных судебных процессах, спорных ситуациях и разбирательствах нередко может потребоваться справка, как документ, определяющий наличие постоянного и официального места работы, и суммы получаемых доходов;
Во время расчета будущей пенсии по старости, предоставление такой справки является необходимостью (на ее основании и производятся основные элементы расчета);
При оформлении опекунства или же усыновления обязательным условием является подтверждение статуса рабочего гражданина;
Рекомендуется оформлять справку при увольнении, так как в дальнейшем новые работодатели нередко требуют предоставление данных о заработной плате и налогах;
При оформлении заграничной визы чаще всего запрашиваются выписки банковского формата о начислении заработной платы на карту, также может потребоваться справка о наличии постоянного места работы. Но, в некоторых случаях в консульстве могут потребовать предоставление 2-НДФЛ;
При начислении пособия по безработице обычно используют данные о размере заработной платы за последние полгода (учитываются данные с последнего места работы). Соответственно, в таких ситуациях предоставление документа формата 2-НДФЛявляется обязательным, иначе центр занятости может отказать в начислении специализированного пособия.

Справка 2-НДФЛ в декрет или же на больничном

Существуют ситуации, когда беременной женщине или же работнице в декретном отпуске необходимо осуществить оформление специального пособия денежного характера в социальных структурах. Такое пособие назначается в виде компенсации ухода за ребенком. Расчет пособия осуществляется на основании точных данных о заработной плате. Когда женщина уходит в декрет, обязательно предоставляются выплаты в размере ста процентов среднего заработка с места ее работы. На начисление влияет исключительно сумма заработка, иные факторы, так как стаж, не могут повлиять на сумму пособия. Чтобы осуществить корректное и грамотное определение суммы денежного пособия, необходимо руководствоваться данными о заработной плате. По закону учитываются данные последних двух лет. Текущий работодатель должен получить справку 2-НДФЛс предыдущего места работы в том случае, если женщина в штате числится менее двух лет, только так можно произвести правильный и законный расчет.

В 2010 году были введены изменения, которые определили, что справка такого формата выступает основным источником для расчета выплат по больничным листам. Бухгалтер в процессе расчета должен использовать данные о средней заработной плате работника за последние два года. Справка 2 НДФЛиспользуется в различных случаях, выступает юридически значимым документом, считается официальным источником данных о полученных доходах физического лица.

Правила заполнения 2-НДФЛ

При оформлении формы документа используется унифицированный бланк. Он содержится во всех бухгалтерских программах, осуществляющих расчет заработной платы и налогов с начисленных физическим лицам сумм.

Все сведения, которые содержит справка, должны соответствовать регистрам налогового учета. Начисление в одном периоде (календарном году) сумм физическому лицу, которые облагаются по разным налоговым ставкам, требует заполнение соответствующих разделов справки (3-5) раздельно по каждой ставке.
Если форма не поместилась на одном листе, то формируется многостраничный документ. Каждый лист при этом подписывается руководителем или доверенным лицом и главным бухгалтером. Печать проставлять не требуется.
Документ состоит из пяти разделов, заполнение каждого мы рассмотрим подробнее.

Как заполнить раздел 2 справки 2-НДФЛ

Раздел 2 нужно заполнять отдельно для каждой ставки НДФЛ (разд. IV Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

В этом разделе приводятся сведения, которые рассчитываются на основе данных из разд. 3 и Приложения к справке, заполненных в отношении такой же ставки.

НДФЛ исчисленный и удержанный отражается в разд. 2 справки 2-НДФЛ. Порядок его отражения зависит от того, был ли налог удержан в полном объеме. Если налог удержан, вы подаете справку с признаком “1” (с признаком “3” – если вы правопреемник реорганизованной организации). Если НДФЛ не удержан или удержан не полностью, нужно также подать справку с признаком “2” (с признаком “4” – если вы правопреемник).

Если вы подаете справку 2-НДФЛ с признаком “1” или “3”, то в разд. 2 нужно указать (п. п. 4.3 – 4.10 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

в поле “Ставка налога” – ставку, по которой вы заполняете разд. 2;
в поле “Общая сумма дохода” – общий доход физлица по Приложению к справке, заполненному для этой ставки налога. Общий доход не нужно уменьшать на вычеты, указанные в разд. 3 и в Приложении;
в поле “Налоговая база” – общую сумму дохода физлица, облагаемого по данной ставке налога, за минусом вычетов, отраженных в разд. 3 и в Приложении. Если полученная сумма меньше нуля, в поле “Налоговая база” нужно указать “0.00”;
в поле “Сумма налога исчисленная” – сумму НДФЛ, исчисленную с налоговой базы по данной ставке;
в поле “Сумма налога удержанная” – сумму НДФЛ по данной ставке, удержанную из доходов физлица;
в поле “Сумма налога перечисленная” – сумму налога по данной ставке, которая была перечислена в бюджет.

Поле “Сумма фиксированных авансовых платежей” заполняется, если налог с дохода иностранца, который работает по патенту, был уменьшен на сумму уплаченных им авансовых платежей.

Поле “Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом” заполняется, если из доходов физлица налог был удержан в большей сумме, чем нужно, и лишний налог не был возвращен. Также это поле заполняется, если излишне удержанный налог – результат изменения статуса физлица.

Поле “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом” заполняется, если физлицу был выплачен доход, с которого налоговый агент не смог удержать налог.

┌─┬─┐

Раздел 2. Общие суммы дохода и налога Ставка налога │1│3│

по итогам налогового периода └─┴─┘

Общая ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐ Сумма ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

сумма │2│6│2│0│0│0│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│ фиксированных │0│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

дохода └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘ авансовых └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

платежей

Нало- ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ ┌─┬─┐ ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

говая │2│4│5│2│0│0│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│.│0│0│ Сумма налога │3│1│8│7│6│─┼─┼─┼─┼─┼─│

база └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ └─┴─┘ перечисленная └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

Сумма ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ Сумма налога, излишне ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

налога │3│1│8│7│6│─┼─┼─┼─┼─┼─│ удержанная налоговым │0│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

исчис- └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ агентом └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

ленная

Сумма ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐ Сумма налога, ┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

налога │3│1│8│7│6│─┼─┼─┼─┼─┼─│ не удержанная │0│─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─┼─│

удер- └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘ налоговым агентом └─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

жанная

Если вы подаете справку 2-НДФЛ с признаком “2” или “4”, то в разд. 2 нужно указать (п. 4.11 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ):

в поле “Общая сумма дохода” – общую сумму начисленного и фактически полученного дохода физлица, с которой не удержан налог, из Приложения;
в поле “Сумма налога исчисленная” – сумму исчисленного, но не удержанного налога;
в полях “Сумма налога удержанная”, “Сумма налога перечисленная”, “Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом” – нули;
в поле “Сумма налога, не удержанная налоговым агентом” – еще раз сумму начисленного, но не удержанного налога.

Как отразить в справке 2-НДФЛ перечисленную сумму налога

Сумму перечисленного налога в справке 2-НДФЛ нужно указать в поле “Сумма налога перечисленная” разд. 2 (п. 4.8 Порядка заполнения формы 2-НДФЛ). Она отражается в справке за тот год, в котором начисленный физлицу доход считается фактически полученным по правилам ст. 223 НК РФ.

Например, если зарплата за декабрь 2021 г. выплачена в январе 2019 г. и налог с нее удержан и перечислен в бюджет в январе 2019 г., то сумму перечисленного налога все равно нужно отражать в справке 2-НДФЛ за 2021 г., так как зарплата за декабрь 2021 г. считается фактически полученной в 2021 г. независимо от даты выплаты (п. 2 ст. 223 НК РФ).

Если налог удержан и перечислен после подачи справки 2-НДФЛ, то придется подать корректирующую справку с уточненными данными об удержанном и перечисленном налоге.

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если доходы облагаются по разным ставкам

Если в течение года вы выплачивали физлицу доходы, которые облагаются НДФЛ по разным ставкам, то разд. 1, 2, 3 (при необходимости) и Приложение нужно заполнить отдельно для каждой ставки (п. 1.19 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

Потребуется заполнить несколько страниц справки и несколько страниц Приложения к ней (п. 4.2 Порядка заполнения справки 2-НДФЛ).

На второй и последующих страницах нужно заполнять:

следующие поля общей части справки: “ИНН”, “КПП”, “Номер справки”, “Отчетный год”, “Признак”, “Номер корректировки”, “Представляется в налоговый орган (код)”;
разд. 1;
разд. 2;
разд. 3 (при необходимости).

В остальном справка заполняется в обычном порядке.

Должен быть или нет

Главным предназначением указания штрих-кодов является обеспечение автоматизации ведения отчетности для налоговой службы. Определенная маркировка присутствует у каждой налоговой и других форм, и все это в целом представляет собой отдельный элемент развития электронного документооборота в нашей стране.

Если отчетность сдается в бумажном, а не в электронном виде, сотрудникам налоговых органов нужно самостоятельно заниматься перенесением всей необходимой информации в свои программы.

Штрих-код, который считывается с помощью специального оборудования, предоставляет возможность полностью отказаться от необходимости ручного введения данных, в связи с чем исключаются также и неизбежные ошибки. Чтобы данное поле не повредилось, крайне не рекомендуется в процессе оформления документации скреплять несколько листов стандартным степлером.

На справке 2-НДФЛ его нужно ставить в обязательном порядке, то есть с уже размещенным штрих-кодом, в связи с чем была утверждена определенная форма справки. Если же он отсутствует, то в таком случае налоговые органы просто не примут информацию о прибыли, а в качестве основания для отказа укажут то, что переданные справки не соответствуют принятым нормам.

Если справки о прибыли заполняются с помощью специализированных бухгалтерских утилит, то в таком случае не должно возникать никаких сложностей с проставлением штрих-кодов на 2-НДФЛ, так как программа проводит автоматическую загрузку актуальных бланков.

Если же по какой-либо причине такой формат не используется, то в таком случае можно вручную заполнять все необходимые документы и подавать отчетность в бумажном виде, но допускается это только в том случае, если средняя численность сотрудников организации составляет менее 25 человек.

Если же среднее число работников компании больше, то в таком случае можно использовать специальную программу, размещенную на официальном сайте налоговой службы, которая помогает провести подготовку данных по форме 2-НДФЛ на любое число работников с целью их дальнейшей подачи в виде налоговой отчетности.

Если программа не ставит штрих код

При использовании последних версий бухгалтерских программ налоговый агент избавлен от необходимости проставлять на 2-НДФЛ штрихкод. За него это автоматически делает система. В результате программа выдает уже заполненные справки с проставленными штрих кодами.

Также см. «Электронные сервисы для бухгалтера на сайте ФНС: используем с умом».

Если же используемая система не проставляет штрих коды, то поступать нужно в зависимости от среднесписочной численности работников.

Количество человек, работающих в организации	Как поступить
До 25 человек	Скачать актуальный бланк документа, внести все сведения по работникам, распечатать справки на бумаге и отнести их в ИФНС или отправить по почте
От 25 человек	Найти на сайте ИФНС специальный программный комплекс «Налогоплательщик ЮЛ» и пользоваться им

Данная ссылка ведет на сайт налоговой службы и поможет отчитаться о доходах физлиц: www.nalog.ru/rn77/program/5961229

А по этой ссылке на нашем сайте можно ознакомиться со справкой 2-НДФЛ и скачать ее:

Особенности бумаги

Необходимость распечатки таких документов со специализированными штрих-кодами закреплена уже более двух лет, причем для размещения этого элемента предусматривается строгое место на документе – их нужно ставить в верхнем левом углу сформированного документа. Данная маркировка на сегодняшний день является обязательной, так как с ее помощью обеспечивается существенное упрощение обработки отчетности.

С помощью использования данной маркировки данные из справки будут учитываться и записываться непосредственно в базу ИНФС, благодаря чему сотрудники налоговой службы смогут сэкономить огромнейшее количество времени.

В связи с этим, если требуется оформить справку по форме 2-НДФЛ, на ней в обязательном порядке должен присутствовать уникальный штрих-код, а если подача отчетности осуществляется в многолистовом варианте, то в таком случае крайне не рекомендуется объединять между собой страницы степлером, так как это может привести к повреждению двухмерных элементов, с помощью которых обеспечивается оптимизация электронного документооборота.

Если на использованных справках отсутствуют штрих-коды, то в таком случае сотрудники налоговых органов имеют полное право на то, чтобы отказать от приема этой документации, так как их оформление существенно отличается от принятой законом формы.

Конечно, если заранее заказать соответствующие бланки, то в таком случае на руки будут выданы бумаги, оформленные в правильном порядке, но в любом случае лучше все равно провести проверку штрих-кодов и в этой ситуации.

Как говорилось выше, единственным решением ситуации, когда на документе отсутствует маркировка, является оформление отчетности в бумажной форме, если в компании присутствует среднее количество сотрудников на уровне 25 человек, так как бухгалтерам подобных организаций предоставляется возможность подавать отчетность, заполненную от руки, и вполне достаточно обзавестись готовыми бланками. Для всех остальных остается только вариант с использованием программы «Налогоплательщик ЮЛ», размещенной на официальном сайте налоговой службы.

Пример штрих-кода на справке 2-НДФЛ

Онлайн журнал для бухгалтера

Основанием отклонения справок без штрих кода будет то, что редакция обновленной 2-НДФЛ – это утвержденная законом форма. Для чего нужен Уже несколько лет подряд налоговики занимаются кодированием форм отчетности.

Внимание

Это развивает сферу электронного документооборота, а значит, упрощает работу не только налоговых агентов, но и специалистов ИФНС. Штрих код на 2-НДФЛ появился в рамках этой программы.

Ранее двухмерные коды присваивали и другим документам. Он есть и на форме 3-НДФЛ. Преимущество документов с нанесенным на них штрих кодом – быстрота их обработки.

Вся информация из отчетности автоматически попадает в систему. Специалистам ИФНС не приходится вбивать данные вручную.

Инфо

Все они распознаются машинным способом. Внедрение таких технологий позволяет серьезно снизить вероятность совершения ошибок. Со стороны налоговой службы они равны практически нулю.

Также см.

Банковские работники обзванивают также ближайших родственников на предмет изучения личной информации о заёмщике.

Может быть создан запрос по месту работы с целью подтверждения данных из справки 2-НДФЛ.
Сверяется уровень заработной платы с зарплатой по региону профессии, которую занимает работник на рабочем месте.
Происходит обмен данными с другими банками на предмет задолженности или регулярных просроченных платежей.
Часто происходят ситуации, когда действующий наниматель не предоставляет банку запрашиваемую деталировку реальных доходов, в таком случае банк вправе отказать человеку в выдаче кредита. Служба безопасности Работники службы осуществляют более тщательную и глубокую проверку. Как правило, служба безопасности банка подключается в том случае, когда человек желает большую сумму денег.